Zarządzanie projektami UE

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami UE

2 Konstruowanie projektu (czym jest projekt, projekt a wniosek) PROJEKT zbiór określonych działań, które będą podjęte w określonym czasie i doprowadzą do wcześniej określonych wyników, w celu rozwiązania konkretnego problemu lub wykorzystania konkretnej moŝliwości Wniosek jest formą przedstawienia projektu do realizacji (w projektach unijnych)

3 Cechy charakterystyczne projektów: Mają jasno określone cele Mają za zadnie rozwiązanie konkretnego problemu Realistyczne ich cele muszą być moŝliwe do osiągnięcia Ograniczone w czasie (mają początek i koniec) ZłoŜone Unikatowe, innowacyjne Polega na skoordynowaniu powiązanych ze sobą działąń

4 Pytania: DLACZEGO naleŝy zrealizować projekt jakie są problemy społeczne, ekonomiczne, na które odpowiada projekt? PO CO realizować projekt jaką chcemy osiągnąć zmianę? JAK projekt będzie realizowany? KTO powinien być zaangaŝowany w realizację projektu? KIEDY projekt będzie realizowany? ILE projekt będzie kosztował? CO projekt zmieni? (po zakończeniu) CZYNNIKI jakie mogą mieć wpływ na rezultat projektu? JAKIE są ryzyka?

5 Aby projekt kwalifikował się do wsparcia z EFS, musi: Rozwiązywać konkretny problem społeczno-gospodarczy Być warty swojej ceny Być zlokalizowany w odpowiednim miejscu określonym w Szczegółowym Opisie Priorytetów (SZOP)

6 Tytuł projektu Powinien sugerować czego dotyczy projekt Powinien być zwięzły i krótki (hasło marketingowe) Ustalany jest po opisaniu celu i grupy docelowej Tytuł projektu musi być inny niŝ nazwa Programu, Priorytetów, Działań i Poddziałań występujących w programie. Nazwa powinna nawiązywać do typu projektu, realizowanych działań, grupy docelowej i nie moŝe być dłuŝsza niŝ 200 znaków.

7 Etapy przygotowania projektu: ANALIZA: 1. Analiza zainteresowanych (kogo projekt dotyczy?) 2. Analiza problemów 3. Analiza celów

8 Problem Decyzja o realizacji projektu wynik z chęci (potrzeby) odpowiedzi na występujące w naszym środowisku bariery, problemy lub wyzwania. Zdefiniowanie tego obszaru jest punktem wyjścia do określenia zadania, które chcemy wykonać. Wszystkie fundusze i programy UE dotyczą CZŁOWIEKA!

9 Budowanie drzewa problemów Uboga oferta zagospodarowania czasu wolnego (dzieci, młodzieŝy, dorosłych) Mała integracja społeczności napływowej konflikty między starymi i nowymi PROBLEM GŁÓWNY Wysokie oczekiwania społeczne w stosunku do niskiej jakości infrastruktury społecznej Uboga oferta dla osób niepełnosprawnych Niewystarczające środki finansowe ograniczające wysoki poziom kapitału społecznego

10 Wzrost bezrobocia Niedostosowanie szkoleń do wymogów rynku Brak systemu monitoringu

11 Cele Cel to poŝądany kierunek działania, który obieramy ze względu na zdiagnozowane przyczyny problemu. Cel to nasza odpowiedź na problemy. Sformułowane cele projektu wyznaczają nam sposób jego realizacji. PROBLEM CEL Drzewo celów jest pozytywnym odbiciem drzewa problemów.

12 Zmniejszenie bezrobocia Dostosowanie szkoleń do wymogów rynku Stworzenie systemu monitoringu

13 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu wyszczególnienie problemów. Powinna być przeprowadzona analiza problemów opis, zdefiniowanie (wskaźniki istnienia problemu, źródło wiedzy np. na podstawie raportu, podać tytuł i stronę). W odpowiedzi na zdiagnozowany problem określamy cele projektu: Cel główny Cele szczegółowe Projekt powinien być zgodny z POKL (planem dla danego Priorytetu) oraz wymaganiami dokumentacji konkursowej.

14 Problem (problemy) i cele projektu tworzą DNA PROJEKTU Zrealizowanie działań ma przynieść konkretne EFEKTY (rezultaty) potwierdzające osiągnięcie CELU. Problem (np. niskie kwalifikacje) Cel wzrost kwalifikacji. Aby osiągnąć cel projekt musi przewidzieć DZIAŁANIA niezbędne do zniwelowania problemu (np. szkolenie zgodne z SzOP)

15 Metoda SMART SMART odpowiada pięciu cechom dobrze określonych celów przedsięwzięcia. Sprecyzowane Czy cele projektu jasno określają, co naleŝy osiągnąć? Mierzalne Czy istnieją jednoznaczne i mierzalne kryteria pozwalające stwierdzić, Ŝe cele zostały osiągnięte? Akceptowalne Czy osiągnięcie celów jest moŝliwe? Realistyczne są osiągalne dla zespołu odpowiedzialnego za projekt. Terminowe Kiedy projekt zostanie zakończony?

16 Przykład właściwie sformułowanego celu: Uzyskanie zatrudnienia do końca 2012 roku przez 30 osób długotrwale bezrobotnych zarejestrowanych w PUP, pozostających bez pracy powyŝej 36 miesięcy, zamieszkujących teren powiatu x S(szczegółowość) określono grupę, której dotyczy realizacja celu M(mierzalność) cel bezpośrednio przekłada się na rezultaty (mierzymy poprzez zawarte umowy pracy) R(realność) cel jest ambitny, ale realny do osiągnięcia T(określenie w czasie) wskazano dokładną datę osiągnięcia celu

17 Grupa docelowa: Objęte wsparciem zostaną osoby z SzOP przepisujemy te kategorie definicji formalnej, które nam odpowiadają. Opisujemy jakąś potrzebę grupy docelowej lub jej potencjał. Uzasadnienie wyboru: Dlaczego Co będzie pozytywnego jeśli wybierzmy tą grupę. Uzasadnić liczebność (dlaczego 100, a nie 1000) Opisać sposób rekrutacji.

18 Po określeniu celu i grupy docelowej przechodzimy do ustalania DZIAŁAŃ: W punkcie 3.3 uzasadniamy działania, ale ich opis jest w HARMONOGRAMIE.

19 Działania Działania (zadania) realizacji projektu to kroki, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych rezultatów projektu. Istotna jest umiejętność wyodrębnienia jednolitych pod względem charakteru zadań, co pozwala podzielić projekt na etapy. Realizacja staje się wówczas łatwa do zaplanowania i skoordynowania.

20 Zadania powinny logicznie wynikać z siebie! Zadania moŝemy podzielić na 2 kategorie: merytoryczne (związane z celami projektu, właściwe to co robimy dla uczestników) obsługowe (pomocnicze) niezbędne do zaistnienia tych pierwszych

21 Zadania pomocnicze (obsługowe): Informacja o projekcie promocja (od 4 do 6% wartości projektu) Rekrutacja najlepszy i najtańszy sposób (2 do 3% wartości projektu): nabór otwarty (media masowe) branŝowa (konkretna grupa) zamknięta (wewnątrz instytucjonalna) Ewaluacja (stwierdzenie rezultatów ok. 2% wartości projektu) Zarządzanie (biuro, finanse, obsługa prawna, monitoring, personel od 20 do 30% wartości projektu)

22 Produkty Produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) moŝe być: liczba publikacji wytworzonych w ramach projektu, liczba udzielonych porad, liczba osób, które otrzymały dotacje, liczba szkół, które zrealizowały programy rozwojowe.

23 Rezultaty Rezultaty odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku podjętych działań w ramach projektu, np. udzielenia wsparcia danej osobie/ grupie osób/ instytucji w ramach projektu. Przykładem rezultatu jest: Liczba osób, które podniosły swoje kwalifikacje dzięki uczestnictwu w szkoleniach, Liczba utworzonych miejsc pracy. Główną funkcją rezultatów jest zmierzenie na ile cel ogólny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane.

24 Główna róŝnica między produktami i rezultatami polega na tym, Ŝe produkty określają dobra i usługi powstałe w toku realizacji projektu, natomiast rezultaty odzwierciedlają efekty działań podjętych w ramach projektu i w związku z tym z reguły są dostępne dopiero po jego zakończeniu. Produkty i rezultaty projektu powinny wynikać bezpośrednio z działań i odnosić się do celów projektu. Rezultaty to opis zmian jakie zajdą w wyniku wdroŝenia projektu, związane są z korzyściami jakie osiągną uczestnicy projektu po zakończeniu uczestnictwa.

25 Przykład: spośród 30 osób uczestniczących w szkoleniu (produkt) 20 osób podniosło swoje kwalifikacje (rezultat) np. zaliczyło test końcowy. Innymi słowy, udział osób w szkoleniu przyczynił się osiągnięcia oczekiwanej zmiany (rezultatu), jakim było podniesienie kwalifikacji.

26 Wśród rezultatów projektu, naleŝy wyróŝnić równieŝ tzw. rezultaty miękkie dotyczące postaw, umiejętności i innych cech, których istnienie bądź zmianę moŝna zweryfikować jedynie w drodze badań lub obserwacji. Do takich rezultatów moŝna zaliczyć: poprawę umiejętności komunikacyjnych, rozwój umiejętności zarządzania czasem wzrost pewności siebie. Ta grupa rezultatów jest szczególnie istotna w przypadku projektów przewidujących wsparcie dla osób w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy, np. osób zagroŝonych wykluczeniem społecznym, osób niepełnosprawnych, czy kobiet powracających po przerwie związanej z macierzyństwem.

27 Planowanie zasobów projektu: Zasoby ludzkie Kompetencje: I inicjowanie D doradzanie, opiniowanie K kontrola P planowanie R realizacja O organizowanie W współdziałanie

28 Zestawienie zasobów projektu Działania/ czynności Opracowanie koncepcji Liczba pracowników Inne kluczowe zasoby 2 komputer Promocja 2 Samochód osobowy; komputer Koszty

29 W HARMONOGRAMIE wpisujemy etapy tych zadań po dodaniu wszystkich etapów przechodzimy do ustalania BUDśETU SZCZEGÓŁOWEGO W opisie działań moŝna umieścić szczegółowe informacje (nie wchodzą w limit znaków) W harmonogramie wpisujemy liczbę osób (w promocji nie podajemy 0 )

30 Harmonogram Plan pracy zawierający takie informacje jak: nazwa zadania do realizacji, termin rozpoczęcia i zakończenia zadania, osoba odpowiedzialna za realizację. Harmonogram wskazuje na nasze umiejętności organizacyjne i zarządcze.

31 Monitoring i ewaluacja Monitoring to systematyczne obserwowanie zjawiska w celu poznania jego dynamiki i zbierania danych do analiz. Ewaluacja to proces, polegający na badaniu przyczyn rozbieŝności między zaplanowanymi a rzeczywistymi rezultatami. Dzięki tym narzędziom moŝna zapewnić wysoką jakość realizacji oraz moŝliwość kontynuacji nowych działań w przyszłości uwzględniających doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji projektu.

32 BudŜet Finansowa prezentacja projektu. Odpowiada nie tylko na pytanie ile nas będzie kosztował projekt ale równieŝ pokazuje nasze umiejętności zarządzania posiadanymi zasobami oraz wskazuje źródła finansowania niezbędnych nakładów.

33 BudŜet KaŜda kategoria budŝetowa powinna zawierać informację o jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzień, miesiąc), liczbę jednostek niezbędnych do zrealizowania zadania (np. 100 szt., 2 miesiące) oraz koszt jednostkowy (np. 5 zł/szt.), np.: Nazwa kosztu Jednostka Liczba jednostek Cena jednostki Wartość Zatrudnienie trenerów godzina zł 8400 zł Zakup materiałów szkoleniowych sztuka zł 6000 zł Druk plakatów szt zł 4000 zł Koordynator projektu miesiąc zł zł

34 Zarządzanie projektem to: Planowanie, organizowanie, monitorowanie i sterowanie wszystkimi aspektami projektu Motywowanie wszystkich zaangaŝowanych, aby osiągnąć cele projektu w określonych ramach czasu, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

35 Bibliografia: R. Jones, Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa Podręcznik przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, Warszawa, 1 kwietnia 2011 r.