Podręcznik użytkownika aplikacji E-Hurt

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika aplikacji E-Hurt

2 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI MAPA STRON APLIKACJI FUNKCJONALNOŚĆ APLIKACJI DLA KLIENTA LOGOWANIE SIĘ DO APLIKACJI MÓJ PROFIL Moje konto Zmiana hasła Dane teleadresowe Kontakty Produkty Ceny Oświadczenia akcyzowe Alerty Alerty subskrypcja FINANSE Faktury Saldo Przelewy Moje konto bankowe w ORLEN Asfalt Przystąp do programu e-faktura Dane kontaktowe KONTRAKTY Kontrakty Linie kontraktu ZLECENIA Zlecenia Nowe zlecenie Procesowanie zleceń RAPORTY Historia logowań Sprzedaż według daty sprzedaży Sprzedaż według daty wysyłki Sprzedaż według daty księgowania Realizacja kontraktów...30

3 1.1 Mapa stron aplikacji Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 3/30

4 2 Funkcjonalność aplikacji dla Klienta Funkcjonalność aplikacji podzielono na spójne logicznie moduły aplikacji. Poszczególne moduły i funkcjonalności aplikacji dostępna dla Klientów zostały opisane poniżej. 2.1 Logowanie się do aplikacji Strona logowania Klient loguje się do aplikacji podając login i hasło. Po zalogowaniu się Klient zostaje przeniesiony do strony powitalnej. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 4/30

5 2.1-2 Strona powitalna Podanie błędnego loginu i/lub hasła skutkuje pojawieniem się informacji o niepowodzeniu logowania się. Taka sama informacja pojawia się przy próbie zalogowania się na nieaktywne konto. W przypadku zagubienia hasła do systemu po wybraniu opcji zapomniałem hasła na stronie logowania hasło zostanie wysłane na podany przy rejestracji adres Mój Profil W module Mój profil znajdują się informacje o koncie Klienta w aplikacji ehurt, dane dotyczące relacji Orlen Asfalt Klient, dane kontaktowe obu stron. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 5/30

6 2.2.1 Moje konto Moje konto Na stronie prezentowane są podstawowe dane konta zalogowanego Klienta: Login Imię i nazwisko Nazwa firmy Nr SAP Data i godzina ostatniego udanego zalogowania wraz z adresem IP, z którego to zalogowanie nastąpiło Data i godzina ostatniego nieudanego zalogowania wraz z adresem IP, z którego nastąpiła próba zalogowania Ponadto na stronie widoczna jest historia logowania Klienta do aplikacji. Dla każdego logowania lub próby zalogowania prezentowane będą: Data i godzina Informacja mówiąca o tym, czy logowanie zakończyło się powodzeniem Numer IP, z którego nastąpiło logowanie Ewentualne komunikaty o błędzie logowania Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 6/30

7 Lista umożliwia filtrowanie po dacie logowania (zakres od do). Rozmiar strony listy to 10 rekordów Zmiana hasła Zmiana hasła Poprzez stronę zmiany hasła można zmienić hasło używane przy logowaniu się do aplikacji ehurt. Na ekranie zmiany hasła użytkownik wprowadza stare hasło, nowe hasło, potwierdza nowe hasło. System sprawdza, czy hasło spełnia wymogi dotyczące mocy hasła. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 7/30

8 2.2.3 Dane teleadresowe Dane teleadresowe Na stronie danych teleadresowych prezentowane są podstawowe dane teleadresowe zalogowanego Klienta: Nr SAP Nazwa Miasto Kod pocztowy Kraj Ulica NIP Telefony Faksy Adresy Klientów powiązanych wraz z ich rolami Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 8/30

9 2.2.4 Kontakty Lista kontaktów Aplikacja ehurt prezentuje listę opiekunów zalogowanego klienta. Dla każdego z nich prezentowane są: Nazwa Rola Telefony Faksy Adresy Produkty Aplikacja prezentuje jedną statyczną treść oraz listę produktów powiązanych z klientem/umową. Dla każdego produktu prezentowane są: Indeks Nazwa skrócona Opis Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 9/30

10 2.2.6 Ceny Ceny Aplikacja prezentuje jedną statyczną treść. Poniżej artykułu prezentowany jest cennik produktów, aktualizowany danymi z systemu SAP. Cennik składa się z następujących kolumn: Indeks Nazwa skrócona Kanał dystrybucji Aktualna cena Poniżej w sekcji Rabat sezonowy i indywidualny, prezentowane są: Kod Nazwa Rabat sezonowy Rabat indywidualny Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 10/30

11 Poniżej prezentowany jest Rabat za planowanie. Poniżej w sekcji Rabat z warunków płatności i formy zabezpieczenia, prezentowane są: Kod Nazwa Zabezpieczenie Rabat Oświadczenia akcyzowe Oświadczenia akcyzowe Na stronie oświadczeń akcyzowych prezentowane są: Nazwa Numer Nr systemowy Data od Data do Alerty Lista alertów Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 11/30

12 W momencie wystąpienia pewnych zdarzeń aplikacja ehurt wysyła alerty do klientów informujące ich o tym fakcie. Alert prezentowany jest za pośrednictwem aplikacji lub wysyłany pocztą na skrzynkę Klienta. Dla każdego alertu prezentowane są: Data i godzina utworzenia alertu Opis rodzaju alertu Status alertu Link do źródła alertu (opcjonalnie) Lista umożliwia filtrowanie po kategorii, statusie oraz dacie wygenerowania alertu (od do). Dla każdego alertu kliknięcie na status powoduje potwierdzenie zapoznania się z alertem (zmiana statusu z Nowy na Potwierdzony ). Dla alertu możliwe jest przejście do źródła alertu. Możliwe alerty: Upływa termin ważności oświadczenia akcyzowego Zbliża się termin ważności kontraktu Przypomnienie o składaniu kontraktów. Zbliżający się termin wyksięgowania limitu kredytowego Przekroczenie poziomu wykorzystania kontraktu. Przekroczenie określonego poziomu salda klienta. Zmiana stanu zlecenia klienta. Termin ważności dowolnego oświadczenia akcyzowego klienta upłynie za 90 dni (data do). Termin ważności dowolnego kontraktu klienta upłynie za 20 dni (data do) Zbliża się termin składania kontaktów na kolejny kwartał Zbliża się termin wyksięgowania limitu kredytowego. Termin upływa za 15 dni. Powiadomienie wysyłane do Opiekuna klienta i Klienta. Przekroczenie określonego globalnie (tj. dla wszystkich użytkowników takiego samego) poziomu wykorzystania kontraktu (tzn. np. realizacja 90% zamówionego w ramach kontraktu wolumenu). Powiadomienie wysyłane do klienta. Przekroczenie określonego globalnie (tj. dla wszystkich użytkowników takiego samego, np. 90%) poziomu salda Klienta. Powiadomienie wysyłane do klienta. Powiadomienie o zmianie statusu zlecenia Klienta. Powiadomienie wysyłane do Klienta lub Opiekuna klienta. Adresat uzależniony od tego w jaki status przechodzi zlecenie: Zapisane powiadomienie nie jest wysyłane Do akceptacji powiadomienie wysłane do Opiekuna Klienta Odrzucone powiadomienie wysłane do Klienta Usunięte powiadomienie wysłane do Klienta i Opiekuna Klienta Otwarte powiadomienie wysłane Koncesja, której termin ważności upływa Kontrakt, którego termin ważności upływa. Lista kontraktów Saldo klienta Kontrakt klienta Saldo klienta Szczegóły zlecenia, w którym zmienił się status. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 12/30

13 Zmiana cennika produktów Zmiana rabatów sezonowych Zmiana rabatu indywidualnego do Klienta i Opiekuna Klienta Blokada finansowa powiadomienie wysłane do Klienta i Opiekuna Klienta Zamknięte powiadomienie wysłane do Klienta i Opiekuna Klienta Alert tworzony ręcznie przez Administratora biznesowego. Alert tworzony ręcznie przez Administratora biznesowego. Alert tworzony ręcznie przez Administratora biznesowego Alerty subskrypcja Subskrypcja typów alertów Aplikacja ehurt prezentuje wszystkie obsługiwane typy alertów. Dla Alertu Klient może określić czy chce otrzymywać alert za pośrednictwem aplikacji (checkbox WWW) oraz czy chce otrzymywać alert za pośrednictwem poczty (checkbox ). Jeżeli użytkownik nie ma skonfigurowanego adresu opcja jest nieaktywna. Alert wysyłany pocztą elektroniczną będzie miał tytuł w formacie: [ehurt] + opis rodzaju alertu. W treści wiadomości prezentowane będą szczegóły alertu. Alerty wysyłane pocztą wysyłane są raz na dobę. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 13/30

14 2.3 Finanse W module Finanse znajdują się dane o rozliczeniach pomiędzy Klientem i Orlen Asfalt. Domyślną stroną modułu jest strona Faktury Faktury Lista faktur Na stronie wyświetlana jest lista faktur klienta. Dla każdej faktury prezentowane są: Rodzaj faktury, Numer faktury Data wystawienia faktury, Termin płatności, Kwota brutto, Status (Rozliczona, Nierozliczona) Dla faktur w statusie Nierozliczona prezentowana jest liczba dni, które pozostały do terminu płatności (np. +45) lub liczba dni, o które przekroczono termin płatności (np. -10) w porównaniu z datą bieżącą. Lista umożliwia filtrowanie po: Numerze faktury Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 14/30

15 Rodzaju faktury Statusie (rozliczona, nie rozliczona, nie rozliczona opóźnione) Dacie wystawienia (od do) Terminie płatności (od do) Kwocie (od do) Saldo Informacja o saldzie Na stronie prezentowane są informacje dotyczące salda klienta: Limit kredytowy Data wyksięgowania limitu kredytowego Suma należności Otwarta sprzedaż Wolne środki kredytowe Data aktualizacji salda Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 15/30

16 2.3.3 Przelewy Lista zaksięgowanych przelewów Aplikacja ehurt prezentuje wszystkie zaksięgowane przelewy klienta. Dla każdego z nich prezentowane są: Numer przelewu Kwota przelewu w PLN Opis Data wystawienia Data płatności Data wysłania Rok księgowania przelewu Lista umożliwia filtrowanie po: Opisie Dacie wystawienia (od do) Dacie płatności (od do) Kwocie (od do) Numerze przelewu Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 16/30

17 2.3.4 Moje konto bankowe w ORLEN Asfalt Dane o koncie bankowym ORLEN Asfalt dla klienta Na stronie prezentowane są dane konta bankowego ORLEN Asfalt, na które Klient powinien dokonywać płatności (nazwa banku, numer konta, waluta konta) Przystąp do programu e-faktura System prezentuje statyczną treść. Na ekranie nie można wykonać żadnych operacji Dane kontaktowe Lista kontaktów W sekcji dane kontaktowe: Nazwa Rola Telefony Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 17/30

18 Faksy Adresy W sekcji kontakt finansowy: Rola Kontakt 2.4 Kontrakty W module Kontrakty znajdują się dane o kontraktach w ramach umów zawartych pomiędzy Klientem i ORLEN Asfalt. Domyślną stroną modułu jest strona Kontrakty Kontrakty Lista kontraktów Aplikacja ehurt prezentuje wszystkie kontrakty klienta w ramach zawartych umów. Dla każdego kontraktu prezentowane są: Numer kontraktu Linie Warunki wysyłki (opis ze słownika) Incoterms 2000 (kod) Warunki płatności (kod) Data obowiązywania (daty ważności kontraktu od i do) Dla każdego kontraktu możliwe jest przejście do jego linii. Lista kontraktów umożliwia filtrowanie z użyciem następujących kryteriów: Numer kontraktu Warunki wysyłki (lista rozwijalna ze słownikiem warunków wysyłki) Data rozpoczęcia (od do) Data zakończenia (od do) Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 18/30

19 Incoterms 2000 (lista rozwijalna ze słownikiem) Warunki płatności (lista rozwijalna ze słownikiem warunków płatności) Linie kontraktu Podgląd linii kontraktu Dla wybranego kontraktu, którego numer jest widoczny aplikacja prezentuje listę linii. Dla każdej linii wyświetlane są: Pozycja Produkt Miejsce wysyłki Rok i miesiąc Ilość Jednostka Domyślnie linie posortowane są po numerze linii. Lista umożliwia filtrowanie z użyciem następujących kryteriów: Nazwa produktu Kod miejsca wysyłki Ilość (od do) 2.5 Zlecenia Moduł Zlecenia służy zarządzaniu zleceniami w ramach kontraktów Klienta. Domyślną stroną modułu jest strona Zlecenia. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 19/30

20 2.5.1 Zlecenia Lista zleceń z prezentacją pozycji dla wybranego zlecenia W aplikacji ehurt wyświetlane są wszystkie zlecenia klienta. Dla każdego zlecenia prezentowane są: Numer zlecenia Numer kontraktu, w ramach którego złożono zlecenie Miejsce wysyłki (baza) Odbiorca towaru numer SAP i nazwa skrócona Kod warunków płatności Incoterms 2000 (kod) Początek ważności Koniec ważności Status zlecenia: o Usunięte o Zapisane o Do akceptacji o Otwarte o Blokada finansowa o Odrzucone o Zamknięte Typ zlecenia Zlecenia są domyślnie posortowane malejąco po numerze pozycji. Aplikacja umożliwia filtrowanie zleceń z użyciem następujących kryteriów: Numer zlecenia Numer kontraktu w ramach którego złożono zlecenie Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 20/30

21 Miejsce wysyłki (baza) lista rozwijalna kodów i opisów ze słownika miejsc wysyłki Odbiorca towaru lista rozwijalna klientów zdefiniowanych jako odbiorcy towaru dla zalogowanego klienta (poprzez rolę odbiorca towaru ) Data zlecenia (od do) Koniec ważności Incoterms 2000 (lista rozwijalna ze słownikiem) Status lista rozwijalna statusów Warunki płatności (lista rozwijalna ze słownikiem warunków płatności) Dla każdego zlecenia możliwe jest pokazanie pozycji tego zlecenia. Dla każdej pozycji prezentowane są: Nazwa produktu Numer indeksu produktu Zlecona ilość Jednostka miary Odebrana ilość Aplikacja umożliwia wyświetlenie lub ukrycie wszystkich pozycji wszystkich widocznych zleceń. Każde zlecenie w stanie Zapisane i Odrzucone można edytować przez kliknięcie w numer zlecenia. Edycja obejmuje dokładnie te same pola, które są definiowane w drugim kroku tworzenia nowego zlecenia opisanym w kolejnych punktach (rozdział Nowe zlecenie) Nowe zlecenie Tworzenie nowego zlecenia odbywa się w dwóch krokach. W pierwszym Klient wybiera dane podstawowe zlecenia, od których zależą pola wypełniane w kroku drugim Tworzenie nowego zlecenia krok 1 z 2 Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 21/30

22 W pierwszym kroku tworzenia nowego zlecenia Klient określa: Numer kontraktu (lista rozwijalna wszystkich kontraktów obowiązujących w momencie składania zlecenia) Baza, punkt wysyłki (lista rozwijalna wszystkich punktów wysyłki określonych w słowniku punktów wysyłki) Po kliknięciu na Dalej, uruchamiany jest formularz tworzenia zlecenia krok 2 z Tworzenie nowego zlecenia krok 2 z 2 Aplikacja ehurt prezentuje dane z pierwszego kroku oraz pozwala na edycję następujących danych: Data zlecenia od Czas trwania zlecenia (dzień, tydzień, miesiąc) Odbiorca faktury (lista rozwijalna klientów powiązanych z zalogowanym klientem rolą odbiorca faktury ) Warunki płatności (lista rozwijalna warunków płatności dostępnych dla wybranego kontraktu, dodatkowo zawsze powinna być widoczna przedpłata ) Incoterms (słownik kodów) Warunki wysyłki (lista rozwijalna wartości ze słownika: Samochód odbiorcy, Samochód innego spedytora ) Sposób rozładunku (wydmuch - pompa, bez wydmuchu - grawitacja) Odbiorca towaru (lista rozwijalna klientów powiązanych z zalogowanym klientem rolą odbiorca towaru ) Pora dnia dostawy (lista rozwijana wartość ze słownika: R, P, W, N) Uwagi (pole tekstowe) Ponadto dla każdej linii kontraktu, którego dotyczy zlecenie prezentowane są: Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 22/30

23 Produkt - nazwa indeksu i numer indeksu Ilość pole edytowalne, w którym wpisywana jest zlecana ilość Max. - maksymalna ilość jednostek określona w linii (ilość wynikająca z kontraktu) jednostka zlecania (jednostka miary). Jeżeli limity na liniach kontraktu definiowane są per miesiąc, maksymalna ilość jest sumą ilości ze wszystkich miesięcy cena przed rabatem - cena jednostkowa wynikająca z cennika produktów importowanego z SAP Wykorzystano wykorzystana ilość wynikająca ze zleceń wysłanych do SAP, które znajdują się w statusie otwarte lub zamknięte (wtedy uwzględniane odbiory). Pozostało ilość pozostała do wykorzystania wyliczana jako różnica pomiędzy Max. I Wykorzystano Ponadto przy każdej zmianie ilości dla dowolnego produktu wyliczana jest szacunkowa wartość zamówienia na podstawie cennika produktów Procesowanie zleceń Statusy mogą się zmieniać zgodnie z poniższych diagramem: Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 23/30

24 Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 24/30

25 Poniżej zebrano opisy sposobu przetwarzania zleceń w poszczególnych statusach. Status zlecenia Zapisane Do akceptacji Odrzucone Usunięte Otwarte Blokada finansowa Zamknięte Opis przetwarzania Zlecenie zostało zapisane przez klienta i nie zostało jeszcze wysłane do Opiekuna klienta Zlecenie zostało wysłane przez klienta do Opiekuna klienta i oczekuje na akceptację Opiekuna klienta. Opiekun może zaakceptować lub odrzucić zlecenie. Przy odrzucaniu podawany jest powód odrzucenia. Zlecenie zostało odrzucone przez Opiekuna klienta. Zlecenie w statusie Zapisane lub Odrzucone zostało usunięte przez klienta. Zlecenie zostało zaakceptowane przez Opiekuna klienta. Status nadawany przez system SAP. Zlecenie zostało zaakceptowane przez Opiekuna klienta. Status nadawany przez system SAP. Zlecenie zostało zaakceptowane przez Opiekuna klienta. Status nadawany przez system SAP. W tabeli poniżej zebrano uprawnienia do edycji zlecenia w poszczególnych stanach oraz jego widoczność dla użytkownika aplikacji w zależności od jego roli: Użytkownik Status Widoczność Edytowalność Klient Zapisane Tak Tak Klient Do akceptacji Tak Nie Klient Odrzucone Tak Tak Klient Usunięte Tak Nie Klient Otwarte Tak Nie Klient Blokada Tak Nie finansowa Klient Zamknięte Tak Nie Opiekun Zapisane Nie Nie klienta Opiekun Do akceptacji Tak Tak klienta Opiekun Odrzucone Nie Nie klienta Opiekun Usunięte Nie Nie klienta Opiekun Otwarte Tak Nie klienta Opiekun Blokada Tak Nie klienta finansowa Opiekun klienta Zamknięte Tak Nie Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 25/30

26 2.6 Raporty Poprzez moduł Raporty Klient ma dostęp do danych z systemów Orlen Asfalt dotyczących sprzedaży i realizacji kontraktów dotyczących danego klienta. Dane z raportów Klient może przeglądać, filtrować oraz eksportować do plików w formacie MS Excel. Dostęp do każdego raportu z osobna przyznaje AB. Domyślną stroną modułu jest strona Historia logowania Historia logowań Podgląd raportu Historia logowań Na stronie Historia logowania prezentowane są te same dane, które są prezentowane na stronie Moje konto w module Mój profil przy czym w bieżącym module dane raportu można wyeksportować do pliku w formacie MS Excel. Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 26/30

27 2.6.2 Sprzedaż według daty sprzedaży Podgląd raportu Sprzedaż według daty sprzedaży W raporcie prezentowane są wszystkie zaksięgowane pozycje z faktur wystawionych przez Orlen Asfalt Klientowi aktualne na podany dzień. Dla każdej pozycji prezentowane są następujące dane: Data sprzedaży Rodzaj umowy Baza Rodzaj faktury Numer faktury Nazwa produktu Ilość produktu Cena netto Wartość akcyzy Wartość netto Wartość brutto Pozycje są domyślnie posortowane po dacie sprzedaży. Aplikacja umożliwia filtrowanie danych z użyciem następujących kryteriów: Data sprzedaży (od do) Rodzaj umowy (lista rozwijalna ze słownika rodzajów umów) Baza (lista rozwijalna ze słownika baz) Rodzaj faktury (lista rozwijalna ze słownika rodzajów faktur) Numer faktury Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 27/30

28 2.6.3 Sprzedaż według daty wysyłki Podgląd raportu Sprzedaż według daty wysyłki W raporcie prezentowane są wszystkie pozycje produktów wydanych przez Orlen Asfalt Klientowi aktualne na podany dzień. Dla każdej pozycji prezentowane są następujące dane: Rodzaj umowy Nazwa produktu Baza Data wysyłki Ilość produktu Aplikacja umożliwia filtrowanie danych z użyciem następujących kryteriów: Rzeczywista data wysyłki (od do) Rodzaj umowy (lista rozwijalna ze słownika rodzajów umów) Baza (lista rozwijalna ze słownika baz) Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 28/30

29 2.6.4 Sprzedaż według daty księgowania Podgląd raportu Sprzedaż według daty księgowania W raporcie prezentowane są wszystkie zaksięgowane pozycje z faktur wystawionych przez Orlen Asfalt Klientowi według daty miesiąca księgowego aktualne na podany dzień. Dla każdej pozycji prezentowane są następujące dane: Rodzaj umowy Nazwa produktu Baza Data księgowania (rok i miesiąc) Ilość produktu Wartość netto Pozycje są domyślnie posortowane po dacie księgowania. Aplikacja umożliwia filtrowanie danych z użyciem następujących kryteriów: Data księgowania (rok i miesiąc) Rodzaj umowy (lista rozwijalna ze słownika rodzajów umów) Baza (lista rozwijalna ze słownika baz) Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 29/30

30 2.6.5 Realizacja kontraktów Podgląd raportu Realizacja kontraktów W raporcie prezentowana jest realizacja sprzedaży poszczególnych produktów w ramach kontraktów zawartych przez Klienta z Orlen Asfalt aktualne na podany dzień. Dla każdej pozycji prezentowane są następujące dane: Numer kontraktu Data księgowania (rok i miesiąc) Rodzaj umowy Nazwa produktu Potwierdzona ilość produktu Zafakturowana ilość produktu Procent realizacji Pozycje są domyślnie posortowane po dacie księgowania. Aplikacja umożliwia filtrowanie danych z użyciem następujących kryteriów: Data księgowania (rok i miesiąc) Rodzaj umowy (lista rozwijalna ze słownika rodzajów umów) Podręcznik użytkownika aplikacji ehurt Strona: 30/30