System. moduł PPUS. Program Płatnika Urzędu Skarbowego komunikacja z systemem e-deklaracje Ministerstwa Finansów. instrukcja instalacji i użytkowania

Transkrypt

1 System FOKUS moduł PPUS Program Płatnika Urzędu Skarbowego komunikacja z systemem e-deklaracje Ministerstwa Finansów instrukcja instalacji i użytkowania Autor : Piotr Zielonka Studio Programistyczne Piotrków Tryb., styczeń 2010r. grudzień 2014r.

2 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 2) Spis treści Przeznaczenie aplikacji... 3 Do czego nie służy aplikacja PPUS... 3 Licencjonowanie i wsparcie techniczne... 4 Informacje dla informatyka... 5 Uwagi techniczne... 5 Uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych... 6 Instalacja... 7 Znane problemy... 9 Informacje dla użytkowników programu Tok postępowania przy obsłudze programu Uwagi końcowe... 19

3 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 3) Przeznaczenie aplikacji Zadaniem aplikacji Program Płatnika Urzędu Skarbowego 1, zwanej dalej PPUS, jest ułatwienie i zautomatyzowanie czynności związanych z przekazywaniem do systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów danych z dokumentów podatkowych (np. PIT-11, PIT-40, VAT-7, itp.). Wykaz dokumentów, które można przekazywać drogą elektroniczną oraz zakres ich danych informacyjnych wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 czerwca 2013r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz z kolejnych rozporządzeń, które je zmieniają. Program PPUS obsługuje większość z nich. Aplikacja PPUS przeznaczona jest dla płatników i podatników, których systemy księgowe generują pliki XML, zawierające dane z dokumentów podatkowych, ale same nie posiadają funkcji wysyłania tych dokumentów do systemu e-deklaracje. Obecna wersja aplikacji PPUS obsługuje wyłącznie dokumenty jednopozycyjne (tzn. nie obsługuje dokumentów zbiorczych PIT-11Z, PIT-40Z, itp. wysyłanych do tzw. bramki UBD). Nie oznacza to jednak konieczności wysyłania dokumentów pojedynczo aplikacja pozwala na ich zbiorcze załadowanie, podpisanie i wysłanie. Obecna wersja aplikacji PPUS obsługuje wyłącznie podpisywanie dokumentów przy użyciu podpisu weryfikowanego tzw. kwalifikowanym certyfikatem. Nie obsługuje podpisu w postaci tzw. danych autoryzujących. Należy pamiętać, że składanie podpisu elektronicznego pod dokumentami podatkowymi danego płatnika wymaga wcześniejszego upoważnienia osób składających podpis do ich występowania w imieniu tego właśnie płatnika. Dokonuje się tego poprzez złożenie w urzędzie skarbowych druku UPL. Szczegółowe informacje na temat zasad składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej są dostępne na stronie internetowej systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów : Do czego nie służy aplikacja PPUS Aplikacja nie służy do ręcznego wypełniania formularzy podatkowych. Aplikacja nie służy do przygotowywania plików XML, zawierających dane do wysyłki. Pliki takie muszą pochodzić z systemu księgowego użytkownika. 1 Nazwa nawiązuje do popularnego Programu Płatnika ZUS, aczkolwiek funkcjonalność aplikacji PPUS jest znacznie skromniejsza.

4 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 4) Licencjonowanie i wsparcie techniczne Aplikacja PPUS dostępna jest nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych podatników i płatników w celu przesyłania informacji PIT-11, PIT-40, itp. drogą elektroniczną do urzędów skarbowych. W tym trybie licencjonowania użytkownik aplikacji nie jest uprawniony do korzystania z pomocy technicznej autora. Odpowiedź na większość znanych problemów znajdzie jednak w niniejszej instrukcji. Aplikacja PPUS dystrybuowana jest też jako element systemu księgowego FoKus, tego samego autora. Tylko użytkownicy tego systemu uprawnieni są do korzystania z pomocy technicznej autora. Ze względu na szeroki wachlarz zagadnień, dotyczących całego procesu tworzenia poprawnych plików XML z treścią dokumentów, opatrywania ich podpisem elektronicznym, wysyłania oraz odbierania potwierdzeń, występuje szereg problemów zarówno technicznych, jak i merytorycznych. Dla ich uniknięcia, wymagane jest, aby użytkownicy zapoznali się z treścią odpowiednich aktów prawnych, procedur, opisów struktur danych oraz z instrukcjami opublikowanymi na stronie systemu e-deklaracje a także z niniejszą instrukcją. Poprawność przekazania dokumentów przy użyciu aplikacji PPUS można zweryfikować przy użyciu oferowanych przez nią funkcji, ale także przy użyciu mechanizmów oferowanych przez system e-deklaracje. Korzystanie z aplikacji PPUS nie zwalnia więc jej użytkownika od odpowiedzialności za terminowe przekazanie poprawnych dokumentów podatkowych do organów administracji skarbowej.

5 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 5) Część I. Informacje dla informatyka Uwagi techniczne Pod względem sprzętowo-systemowym aplikacja wymaga na końcówkach : a) komputera klasy IBM PC z dostępem do Internetu, b) systemu operacyjnego Microsoft Windows XP SP3, Windows 7 lub Windows 8 2, c) ekranu o rozdzielczości min. 1024x768, d) zainstalowanych usług Microsoft SOAP XML (dołączonych do wersji instalacyjnej), e) zainstalowanych komponentów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego (od dostawcy podpisu elektronicznego), f) wiele funkcji programu wymaga zainstalowania aplikacji Adobe Acrobat Reader wymagana jest wersja 9.x lub nowsza, w polskiej wersji językowej, g) niektóre funkcje programu wymagają przeglądarki internetowej umożliwiającej otwieranie aktywnych dokumentów PDF niektóre przeglądarki blokują takie dokumenty lub otwierają je przy pomocy własnych wtyczek. Program został stworzony przy pomocy kompilatora Microsoft Visual Fox Pro 9.0 SP2 i podczas pracy korzysta z plików runtime u. Pliki te znajdują się na serwerze, w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Program wykorzystuje mechanizm Web Services z wykorzystaniem protokołu SOAP. Podczas pracy w środowisku sieciowym program może być uruchomiony jednocześnie na dowolnej liczbie końcówek. Jedyne ograniczenie stanowią możliwości serwera. Program należy uruchamiać bezpośrednio przez skrót do pliku PPUS.EXE z wykorzystaniem ścieżki uname lub lokalnej. Nie jest wymagane mapowanie dysku ani ustawianie żadnych zmiennych środowiskowych. Sam program nie wymaga oddzielnej instalacji na każdej stacji. Jedynie na końcówkach, na których wykonywane będzie podpisywanie i wysyłanie dokumentów należy zainstalować komponenty do obsługi podpisu elektronicznego oraz SOAP, zgodnie z opisem w rozdziale Instalacja. 2 Praca w innych wersjach systemu Windows jest zapewne także możliwa, lecz aplikacja nie była pod tym kątem testowana.

6 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 6) Uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych Podczas swej pracy, aplikacja PPUS przetwarza dane osobowe pochodzące z systemu księgowego użytkownika (nie umożliwia samodzielnego wprowadzania ani modyfikowania tych danych) nie wymaga zatem oddzielnej rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Należy ją określić w Polityce Bezpieczeństwa Informacji jednostki jako moduł pomocniczy systemu księgowego.

7 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 7) Instalacja Program PPUS należy zainstalować w dowolnym katalogu, w którym jego użytkownicy posiadać będą uprawnienia do odczytu, zapisu i usuwania plików. Sama instalacja sprowadza się do rozpakowania wersji instalacyjnej w wybranym katalogu. W rezultacie w katalogu tym powinny powstać plik PPUS.EXE i pliki DLL. Na każdej końcówce należy utworzyć skrót do tak zainstalowanego programu. Jeżeli końcówka będzie służyła tylko do przeglądania wysłanych dokumentów na tym instalację można zakończyć. Jeżeli z danej końcówki będą także przesyłane i podpisywane dokumenty albo odbierane potwierdzenia złożenia, należy z konta administratora wykonać pozostałe czynności opisane w tym rozdziale. Zainstalować Microsoft SOAP Toolkit 3.0, poprzez uruchomienie instalatora w postaci pliku Microsoft_SOAP_toolkit.EXE, dostępnego na stronach MSDN oraz udostępnionego dodatkowo na witrynie ppus.pl. Ze względu na przewidywane podpisywanie dużej liczby dokumentów, należy włączyć w oprogramowaniu do obsługi kart kryptograficznych opcję tzw. trwałego PIN-u (jeżeli oprogramowanie ją posiada). Włączenie tej opcji zapewni, że wystarczy jednokrotne wprowadzenie PIN-u, aby podpisać naraz wiele dokumentów, W przypadku popularnego oprogramowania CryptoTech, opcję tę włącza się następująco: Zainstalować certyfikaty serwerów systemu e-deklaracje. Certyfikaty te można zainstalować standardowo, poprzez otwarcie w przeglądarce strony bramki systemu, wyświetlenie i zainstalowanie certyfikatów, w sposób pokazany na poniższym rysunku.

8 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 8) Dla wygody użytkowników, certyfikaty te zostały dołączone do wersji instalacyjnej i znajdują się w folderze o nazwie CERTYFIKATY. Należy je zainstalować w systemie operacyjnym końcówki, przy czym certyfikat MINFIN.CER należy zainstalować do magazynu głównych zaufanych wydawców. Po wykonaniu w.w. czynności aplikację można udostępnić użytkownikom wraz z przeznaczoną dla nich częścią instrukcji obsługi.

9 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 9) Znane problemy Podczas użytkowania aplikacji mogą pojawić się rozmaite problemy, wymagające interwencji informatyka. Większość z nich będzie zapewne związana z samymi procedurami obsługi dokumentów elektronicznych w takich przypadkach rozwiązania należy szukać na witrynie Wystąpić też mogą problemy dotyczące samego użytkowania aplikacji PPUS. Należą do nich m.in.: Występują problemu podczas operacji wysyłania danych z XML do bramki w MF lub odbierania potwierdzenia: o Na końcówce nie został zainstalowany komponent SOAP: o Na końcówce nie zostały zainstalowane certyfikaty serwera lub bramki w MF: o Połączenie internetowe realizowane jest przez serwer proxy, który blokuje wysyłanie, oczekując wprowadzenia swojego hasła. o Program antywirusowy (lub zapora sieciowa) wstrzymał działanie programu lub zablokował wysyłanie danych do bramki w MF. Występują problemy podczas operacji masowego wczytywania danych z XML do formularzy PDF 3 funkcją <Wczytaj dane do PDF>: o Zainstalowana jest inna przeglądarka plików PDF niż Adobe Acrobat Reader. o Program Acrobat Reader został zainstalowany w wersji innej niż 9.x, albo w wersji językowej innej niż polska. Jest to funkcja działająca wyłącznie przy użyciu wersji 9.x PL Acrobat Reader. Jeżeli zainstalowana jest inna wersja AR, należy skorzystać z funkcji pojedynczego wyświetlania formularzy PDF z danymi, przy użyciu przycisku <Wyświetl PDF z danymi>. o Użytkownik zakłóca działanie skryptu wczytującego, usiłując samodzielnie wprowadzać coś do formularza. o System jest obciążony licznymi, uruchomionymi aplikacjami. o W systemie uruchomiony jest proces przechwytujący polecenia generowane przez skrypt. Mechanizm wczytywania obsługiwany jest poprzez Windows Scripting Host. Istotne jest, aby uzmysłowić użytkownikom, że w trakcie działania skryptu mają nie klikać myszką, ani nie wpisywać żadnych tekstów z klawiatury. To aplikacja PPUS steruje uruchomionym formularzem interaktywnym, zastępując użytkownika w czynnościach wybierania opcji z menu, wprowadzania nazw plików, itp. Tylko pojawienie się okna z komunikatem Zatrzymano 3 Korzystanie z tej funkcji nie jest w ogóle wymagane dla prawidłowego obsłużenia wysyłki elektronicznych dokumentów podatkowych. Zapewnia ona tylko wizualizację danych na formularzach PDF.

10 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 10) przetwarzanie na etapie... oznacza, że program przestał sterować formularzem i można przejąć mysz i klawiaturę. W takim przypadku należy zamknąć okienko Acrobat Reader (nie zachowując wprowadzonych zmian) i wznowić działanie funkcji programu, który będzie kontynuował ładowanie danych od miejsca, w którym się zatrzymał. Występują problemy podczas operacji wyświetlania potwierdzenia odbioru dokumentu funkcją <Pobierz UPO z MF>: o Zainstalowana jest domyślna przeglądarka internetowa, która nie obsługuje osadzonych w niej formularzy PDF albo obsługuje je przy pomocy własnej wtyczki. Zalecana przeglądarka to Microsoft Internet Explorer. o Zainstalowana jest inna przeglądarka plików PDF niż Adobe Acrobat Reader. Występują problemy podczas operacji <Wyświetl PDF z danymi>: Możliwość wyświetlania danych przy użyciu tej funkcji dotyczy tylko najnowszych dokumentów za rok 2014: PIT-4R (5), PIT-8AR (4), PIT-11 (21), PIT-40 (20), PIT-R (17), PIT-8C (7). Dla starszych formularzy możliwości takiej nie ma. Wynika to z faktu użycia do tego celu oficjalnych szablonów dokumentów publikowanych na witrynie e-deklaracje w zakładce Formularze. Formularze, na których można wyświetlać dane przy użyciu mechanizmu stosowanego w opisywanej funkcji, oznaczone są w tym wykazie kolorem czerwonym. Formularze te można samodzielnie pobierać ze stron systemu e-deklaracje i umieszczać je w podkatalogu PDF, w postaci plików o nazwach odpowiednich do nazwy i wariantu formularza: PIT-4Rw5.PDF, PT- 8ARw4.PDF, PIT-11w21.PDF, PIT-40w20.PDF, PIT-Rw17.PDF, PIT-8Cw7.PDF, itp. W razie opublikowania nowych formularzy na witrynie systemu e-deklaracje, należy to uczynić samodzielnie program PPUS nie wykonuje tej operacji automatycznie.

11 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 11) Część II. Informacje dla użytkowników programu Na początek warto zaznaczyć, że program PPUS może wysyłać dokumenty do systemu testowego (także udostępnionego i utrzymywanego przez MF) albo do oficjalnego, produkcyjnego systemu e-deklaracje, z którego trafiają do urzędów skarbowych. Jeśli chodzi o sposób postępowania, wysyłkę do obydwu tych systemów wykonuje się w sposób identyczny. Jednak dokumenty wysłane do systemu testowego nie są uznawane za złożone. Więcej informacji o systemie testowym można znaleźć na stronach internetowych systemu e-deklaracje. Dostęp do systemu testowego pozwala na bezstresowe przetestowanie działania programu oraz przygotowanych przez system księgowy plików XML. Można np. najpierw wysłać dokument do systemu testowego, a po upewnieniu się, że został przyjęty, wysłać go do systemu oficjalnego. Dokumenty przesłane do systemu testowego są w wyraźny sposób oznaczane w wykazie, można też je z tego wykazu usuwać bez szkody dla innych dokumentów. O systemie, do którego wysyłamy dokument, decydujemy w chwili wysyłania dokumentu, a nie w chwili jego przygotowywania. Tok postępowania przy obsłudze programu Niniejszy rozdział opisuje szczegółowo tok postępowania podczas procedury przekazywania danych pochodzących z systemu księgowego do systemu e-deklaracje. Obsługa programu w tym zakresie przedstawia się następująco: 1. Z systemu księgowego wyemitować pliki XML, zawierające dane do wysłania (np. informacje PIT-11 o wynagrodzeniach poszczególnych pracowników. Struktura i zakres informacyjny wyemitowanych plików XML musi odpowiadać wymaganiom określonym na witrynie systemu e-deklaracje, w zakładce Struktury dokumentów XML. 2. Następnie należy uruchomić program PPUS. Na ekranie pojawi się okno przedstawione poniżej

12 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 12) Okno programu jest podzielone na trzy części: W górnej części widoczny będzie wykaz dokumentów elektronicznych, wraz z informacjami o stanie ich przetworzenia. Środkowa część zawiera przyciski służące do zbiorczego zaznaczania oraz filtrowania dokumentów. Dolna część zawiera trzy bloki przycisków: o Zestaw przycisków po lewej stronie pozwala uruchamiać podstawowe funkcje obsługujące wysyłkę dokumentów do systemu e-deklaracje. Funkcje te odnoszą się do tych pozycji wykazu, które zostały zaznaczone. Naniesione na nich liczby sugerują kolejność, w której należy ich używać w odniesieniu do danego dokumentu. o Środkowy zestaw przycisków pozwala uruchamiać opcjonalne funkcje służące do zbiorczego wczytania danych z plików XML do formularzy PDF i ich zbiorczego wydrukowania. Funkcje te odnoszą się do tych pozycji wykazu, które zostały zaznaczone. o Zestaw przycisków po prawej stronie pozwala uruchamiać dodatkowe funkcje informacyjne dotyczące konkretnej pozycji wykazu. Funkcje te nie odnoszą się do zaznaczonych pozycji wykazu, lecz za każdym razem tylko do jednej pozycji wykazu tej, która jest podświetlona. Uwaga: Zaleca się, aby następnie opisane operacje wykonać za pierwszym razem tylko dla kilku dokumentów (np. pierwszych w wykazie), przy udziale informatyka, z uprawnieniami administratora systemu operacyjnego oraz w połączeniu z systemem testowym. Jeżeli w trakcie wykonywania procedury wynikną problemy, informatyk będzie w stanie rozwiązać te które dotyczą ogólnych zagadnień: konfiguracji oprogramowania i sprzętu, certyfikatów, podpisu elektronicznego, itp. Natomiast problemy specyficzne dla aplikacji PPUS opisane są (wraz z rozwiązaniem) w przeznaczonym dla informatyka rozdziale Znane problemy niniejszej instrukcji lub na stronach systemu e-deklaracje. 3. W pierwszej kolejności należy wczytać dane z plików XML, pochodzących z systemu księgowego. Pliki te należy umieścić w podkatalogu IMPORT. Ich nazwy mogą być dowolne. Struktury danych w plikach XML muszą być zgodne ze schemami właściwymi dla poszczególnych rodzajów dokumentów musi to zapewnić aplikacja księgowa, tworząca te pliki. Następnie, w aplikacji PPUS klikamy przycisk <1. Importuj z XML>. Program przeanalizuje wszystkie pliki XML z podkatalogu IMPORT i doda do wykazu te, które zawierają w swej strukturze niezbędne tagi. Operację tę można powtarzać dowolną ilość razy. Za każdym razem program doda do wykazu ewentualne nowe pozycje. Wczytane pliki są usuwane z podkatalogu IMPORT. Po zakończeniu importu program proponuje zapoznanie się z raportem z jego przebiegu. W raporcie znajdziemy zarówno informacje o pozycjach wczytanych, jak i o tych, których wczytanie nie było możliwe. Jeżeli wczytanie dokumentów było niemożliwe w związku z błędami w plikach XML, należy zwrócić się do autora aplikacji tworzącej pliki XML o ich przygotowanie zgodnie z wymaganiami systemu e-deklaracje.

13 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 13) Po wczytaniu przykładowych plików XML, ekran programu wygląda jak na poniższym rysunku: Jak widać, dla każdej z wczytanych pozycji dostępne są informacje o dokumencie oraz (po przewinięciu wykazu w prawo) stanie przetworzenia, ze szczegółowymi danymi dotyczącymi czasu wykonania poszczególnych operacji. Kwadraciki w kolumnie Wybór pozwolą zaznaczyć pozycje wykazu, do których odnosić się mają kolejne operacje. Uwaga: Punkty 4 i 5 służą do masowego wydrukowania wczytanych dokumentów i nie są związane z samym procesem wysyłania elektronicznych deklaracji zaleca się ich pominięcie. Ponadto, operacje opisane w tych punktach wymagają starszej wersji Acrobat Reader 9.x w nowszych nie zadziałają. Od roku 2015 wydruk pojedynczych dokumentów możliwy jest także przy użyciu funkcji <Wyświetl PDF z danymi>, która nie ma takich wymagań jeśli chodzi o wersję aplikacji Acrobat Reader. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Znane problemy niniejszej instrukcji. 4. Następnie można wczytać dane z plików XML do interaktywnych formularzy PDF systemu e-deklaracje, co zapewni prezentację wizualną danych zawartych w pliku XML. Do wykonania tej operacji niezbędne jest zainstalowanie aplikacji Adobe Acrobat Reader w wersji 9.x PL. Inne aplikacje do obsługi plików PDF, ani inne wersje Acrobat Reader nie zadziałają poprawnie. W celu wczytania danych do plików PDF należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma dotyczyć ta operacja. Wybrane pozycje oznaczane są ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niewczytane do PDF>. Po kliknięciu na przycisk <Wczytaj dane do PDF> program rozpocznie operację ładowania danych z plików XML do formularzy PDF. Operacja ta wykonywana jest przy użyciu mechanizmu Windows Scripting Host, który polega na wysyłaniu tekstów i poleceń do właściwych okien systemu Windows. a. W trakcie ładowania danych do formularzy PDF nie należy ingerować w działanie systemu: nie wprowadzać żadnych znaków z klawiatury, nie klikać myszką. Procedura będzie wywoływała okno programu Acrobat Reader, ładowała dane z plików XML

14 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 14) i zapisywała utworzone formularze w formacie PDF. Użytkownik ma w tym czasie nie dotykać myszki ani klawiatury! b. Przed uruchomieniem tej funkcji wskazane jest zamknięcie innych aplikacji, które mogłyby niepotrzebnie angażować zasoby systemu operacyjnego. c. Otwarcie pierwszego formularza trwa zauważalnie dłużej (nawet kilkanaście sekund) ze względu na konieczność załadowania i uruchomienia programu Adobe Acrobat Reader. Można ewentualnie wcześniej otworzyć puste okienko Acrobat Reader. d. Jeżeli działanie procedury zostanie zatrzymane (np. wskutek ingerencji użytkownika lub obciążenia systemu), należy zamknąć okno Acrobat Reader. Komunikat aplikacji PPUS Zatrzymano przetwarzanie należy potwierdzić przez kliknięcie na <OK>. Następnie należy wznowić wczytywanie danych poprzez ponowne kliknięcie na przycisk <Wczytaj dane do PDF>. W miarę wykonywania się procedury wczytywania, ptaszki w polu Wybór znikają dla wczytanych pozycji. Każdy z utworzonych w powyższy sposób formularzy można wyświetlić na ekranie, poprzez podświetlenie go w wykazie i kliknięcie przycisku <Wyświetl PDF z danymi>. 5. Wybrane dokumenty możemy wydrukować w podanej liczbie egzemplarzy. W tym celu klikamy przycisk <Drukuj dokumenty PDF>. Wcześniej należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznaczane są ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz wszystkie>. Przed rozpoczęciem zbiorczego drukowania, należy ustawić domyślną drukarkę w tryb wydruku dwustronnego. 6. Każdy z załadowanych plików XML można wyświetlić poprzez kliknięcie na przycisk <Wyświetl dane w XML>. Do wyświetlania używana jest aplikacja skojarzona z rozszerzeniem XML w systemie operacyjnym. Zaleca się, aby była to przeglądarka internetowa.

15 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 15) 7. Po upewnieniu się, że dane zawarte w załadowanych plikach są prawidłowe, należy je podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym celu należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie Wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niepodpisane>. Po kliknięciu na przycisk <2. Podpisz dokumenty> program rozpocznie operację podpisywania danych z wczytanych plików XML. Wcześniej należy oczywiście podłączyć czytnik kart i włożyć do niego kartę. a. W pierwszej kolejności program wyświetli okienko wyboru certyfikatu, który ma zostać użyty do popisania zaznaczonych dokumentów. Należy wybrać ważny, kwalifikowany certyfikat. b. Następnie pojawia się okienko wpisywania PIN-u. Okienko to miewa różną postać, w zależności od zainstalowanego komponentu technicznego do obsługi podpisu elektronicznego. Najczęściej jest to aplikacja Cryptotech multisign, przedstawiona na poniższym rysunku. Proszę pamiętać, aby zaznaczyć opcję Trwały PIN, żeby podpisać wszystkie dokumenty bez wielokrotnego podawania PIN-u (jeśli taka opcja nie jest dostępna, należy skonfigurować oprogramowanie do wprowadzania PIN-u zgodnie z opisem w rozdziale Instalacja niniejszej instrukcji). Następnie należy wprowadzić poprawny PIN do karty i wcisnąć <OK>. c. Po zakończeniu procesu podpisywania (dla dużej liczby dokumentów może to trwać nawet kilka minut) program PPUS informuje nas o ich podpisaniu. Dla każdego

16 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 16) z podpisanych dokumentów ptaszki w kolumnie Wybór są wyłączane i wypełniane jest pole mówiące o dacie i godzinie złożenia podpisu. 8. Pozycje z wykazu, dla których złożony został podpis elektroniczny, należy przesłać do bramki systemu e-deklaracje, co odpowiada ich przesłaniu w formie elektronicznej (z zastrzeżeniem wysyłki do systemu testowego). W tym celu należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie Wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niewysłane>. Po kliknięciu na przycisk <3.Wyślij dokumenty> program zada bardzo istotne pytanie o system, do którego mają zostać wysłane dokumenty: Na początek zaleca się wybranie systemu testowego. Po wyborze systemu rozpocznie się operacja wysyłania. Trwa ona stosunkowo krótko i daje raport o wysłanych dokumentach lub o przyczynie niepowodzenia przy ich wysyłaniu. W razie wysyłki do systemu testowego, program przypomina też, że nie jest to równoznaczne ze skutecznym, wymaganym przez urząd skarbowy złożeniem dokumentów. Każda pozycja dla której dokonano z powodzeniem wysyłki, ma wypełniane automatycznie pola: data i czas wysłania, otrzymany numer referencyjny, status wysłanego dokumentu początkowo wszystkie przesłane dokumenty powinny otrzymać status 301, dopisek w uwagach Wysłano do bramki testowej oraz szare tło przy pozycjach wysłanych do systemu testowego. Jeżeli status przesłanego dokumentu uzyskuje od razu wartość z zakresu oznacza to, że przesłany dokument lub złożony podpis są błędne i nie zostały przyjęte. Wykaz statusów znajduje się na stronie systemu e-deklaracje. 9. W przeciwieństwie do wysyłki przeprowadzonej w sposób tradycyjny, przesłanie dokumentu do systemu e-deklaracje nie oznacza, że dokument został złożony do urzędu skarbowego. Przesłane dokumenty podlegają bowiem najpierw weryfikacji pod kątem poprawności podpisu elektronicznego oraz zgodności przesłanej struktury XML z wymaganiami określonymi dla danego typu deklaracji. Jeżeli przesłane dokumenty nie spełniają tych wymagań, są przez system odrzucane i nie trafiają do urzędu skarbowego. Dlatego po wysłaniu dokumentów do systemu e-deklaracje należy pobrać potwierdzenia i odczytać z nich stany przetworzenia poszczególnych dokumentów. Taka sama możliwość dotyczy też dokumentów przesłanych do systemu testowego. Służy do tego funkcja sprawdzania stanu przetworzenia dokumentu.

17 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 17) Po kliknięciu na przycisk <4. Sprawdź stan przetworzenia> program rozpocznie operację pobierania z systemu centralnego informacji, dotyczących zaznaczonych pozycji. Wcześniej należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niesprawdzone>. a. Czas pełnego przetworzenia przesłanego dokumentu w oficjalnym systemie e-deklaracje może wynosić nawet kilka godzin. Do odbioru potwierdzeń najlepiej więc przystąpić następnego dnia po wysłaniu. W przypadku systemu testowego, potwierdzenie dostępne jest kilka -kilkanaście sekund po wysyłce. b. Pożądanym stanem przetworzenia każdego z dokumentów jest uzyskanie statusu 200. Tylko taki status pozwala uważać dokument za złożony oczywiście przy wysyłce do systemu produkcyjnego, a nie testowego. c. Dopóki status dokumentu mieści się w przedziale oznacza to, że dokument jest jeszcze przetwarzany i trzeba za jakiś czas ponownie sprawdzić stan jego przetworzenia. d. W przypadku uzyskania przez dokument statusu z przedziału oznacza to, że dokument nie został poprawnie złożony. Należy ustalić przyczynę problemu i podjąć adekwatne działania. W ustaleniu przyczyny pomóc może szerszy opis błędu, który można uzyskać klikając na przycisk <Wyświetl status dokumentu>. Błędy wynikają najczęściej z niewłaściwej struktury plików XML, pochodzących z systemu księgowego i ich analiza należy raczej do informatyka lub autora aplikacji księgowej. Aktualny wykaz statusów wysyłanych dokumentów dostępny jest na witrynie internetowej systemu e-deklaracje. Najczęściej występują następujące statusy: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie (ten status oznacza prawidłowe zakończenie procesu składania dokumentu elektronicznego) Brak dokumentu (występuje podczas odbierania UPO przy nieprawidłowo podanym numerze referencyjnym dokumentu) Dokument w trakcie przetwarzania (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas) 302 Dokument wstępnie przetworzony (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas) 303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas)

18 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 18) 401 Weryfikacja negatywna - dokument niezgodny ze schematem xsd (wynika to z błędnie przygotowanego pliku XML, np. braku lub niewypełnienia pól obowiązkowych) Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji (wynika to z niezłożenia w urzędzie skarbowym pełnomocnictwa UPL) Dokument z niepoprawnym podpisem Dokument z nieważnym certyfikatem Dokument z odwołanym certyfikatem Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką 408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie W razie wątpliwości należy zadzwonić na infolinię systemu e-deklaracje, gdzie dla podanego numeru referencyjnego dokumentu można uzyskać dokładniejszą informację o przyczynie wystąpienia błędu. 10. Po poprawnym przetworzeniu przesłanych dokumentów warto udokumentować ten fakt. Można to zrobić na dwa sposoby: a. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dla poprawnie złożonego dokumentu istnieje możliwość pobrania i wydrukowania UPO Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Poświadczenie takie jest ważne tylko w przypadku, gdy pochodzi z systemu, do którego dokumenty zostały złożone, a nie gdy jest drukowane przez aplikację z której wysłano dokumenty. W aplikacji PPUS UPO można pobrać i wydrukować dla każdego dokumentu oddzielnie poprzez kliknięcie na przycisk <Pobierz UPO z MF>. Powoduje to wywołanie formularza UPO ze strony internetowej systemu e-deklaracje. Program wykorzystuje tu usługę udostępnioną przez system e-deklaracje nie przewiduje ona zbiorczego drukowania UPO dla wielu dokumentów. Uwaga: Operacja ta powoduje otwarcie w przeglądarce internetowej aktywnego dokumentu PDF. Nie wszystkie przeglądarki poprawnie współpracują z takimi dokumentami. Zaleca się użycie do tego celu przeglądarki Microsoft Internet Explorer lub skonfigurowanie posiadanej przeglądarki w sposób opisany na witrynie systemu e-deklaracje. Tak naprawdę, program PPUS automatycznie pobiera UPO w postaci elektronicznej podczas sprawdzania stanu przetworzenia dokumentów i zachowuje je na dysku w postaci plików UPO_xxxxxx.XML. Samo drukowanie UPO nie jest potrzebne, ale doświadczenie uczy, że niektórzy użytkownicy nie potrafią się bez tego obejść. b. Dla mniej oficjalnego, lecz wygodniejszego udokumentowania poprawności wysyłki można użyć zbiorczego raportu, uzyskiwanego po kliknięciu przycisku <5. Drukuj wykaz>. Na wydruku wyraźnie oznaczone są też pozycje przesłane do systemu testowego.

19 Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 19) 11. Ostatnią funkcją wymagającą omówienia jest funkcja <Wyświetl PDF z danymi>. Pozwala ona wyświetlić i wydrukować dane z dokumentu elektronicznego w postaci formularza PDF ze strony systemu e-deklaracje. Funkcja ta odnosi się do tego dokumentu, który aktualnie jest podświetlony w wykazie. Jeżeli wykonano operacje opisane w punktach 4 i 5 niniejszej instrukcji, tj. załadowano dane z plików XML i zachowano je w oddzielnych plikach PDF program wyświetli dany plik PDF w okienku aplikacji Acrobat Reader. Jeżeli punktów tych nie wykonano program wyświetli dane we własnym okienku, jak w poniższym przykładzie. Możliwość wyświetlania danych w taki sposób dotyczy tylko najnowszych dokumentów za rok 2014: PIT-4R (5), PIT-8AR (4), PIT-11 (21), PIT-40 (20), PIT-R (17), PIT-8C (7). Dla starszych formularzy możliwości takiej nie ma. Więcej informacji w rozdziale Znane problemy. Należy jeszcze raz podkreślić, że: Uwagi końcowe Wysłanie dokumentu do produkcyjnego systemu e-deklaracje nie jest uznawane za złożenie dokumentu jeżeli dokument nie uzyska statusu 200. Wysłanie dokumentu do systemu testowego (nawet jeżeli uzyska w nim status 200) nie jest nigdy uznawane za złożenie dokumentu, zgodne z wymogami przepisów prawa.