System KADRY. Konsolidacja danych kadrowych BKIP. Wystawianie pism do pracowników. Autor : Piotr Zielonka tel

Transkrypt

1 System FOKUS KADRY Konsolidacja danych kadrowych BKIP Wystawianie pism do pracowników Autor : Piotr Zielonka tel pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., 15 lutego 2017r.

2 Wstęp W wersji systemu FoKus dodano pismo o numerze 135, przeznaczone dla pracowników BKIP, dotyczące ich przejścia do KIS. Niniejszy opis przedstawia sposób pojedynczego lub zbiorczego generowania tych pism i przesyłania do pracowników. Warunki wstępne Cały proces wystawiania pism do pracowników BKIP oraz późniejszego przekazania ich danych kadrowych do konsolidacji wymaga prawidłowych zapisów w ewidencji kadrowej systemu FoKus. Przed przejściem do następnych punktów należy upewnić się, że: 1. W ustawieniach systemu FoKus jest wpisana nazwa izby skarbowej w pisowni mieszaną wielkością liter (tj. np. Izba Administracji Skarbowej w Łodzi, a nie IZBA ADMINISTRACJI SKARBOWEJ W ŁODZI ). Należy zweryfikować i ewentualnie poprawić pisownię, korzystając z funkcji Ustawienia programu w menu administratora lub w menu kierownika kadr. Uwaga: Nie należy zmieniać nazwy skróconej, przeznaczonej do umieszczania w dokumentach dla ZUS. 2. W ustawieniach systemu FoKus jest wpisany adres strony WWW izby, nazwa ulicy, nr domu, kod pocztowy. Informacje te zostaną umieszczone w stopce pism do pracowników. Przed rozpoczęciem tworzenia pism, należy zweryfikować i ewentualnie uzupełnić te informacje, korzystając z funkcji Ustawienia programu w menu administratora lub w menu kierownika kadr. 3. W lokalnym słowniku jednostek podległych (w menu kierownika kadr) istnieją wydzielone jednostki, odpowiednie dla poszczególnych izb: a. w Izbie Administracji Skarbowej w Bydgoszczy jednostka o kodzie 0461 i nazwie Delegatura Krajowej Informacji Skarbowej w Toruniu, b. w Izbie Administracji Skarbowej w Łodzi jednostka o kodzie 1061 i nazwie Delegatura Krajowej Informacji Skarbowej w Piotrkowie Tryb., c. w Izbie Administracji Skarbowej w Warszawie jednostka o kodzie 1462 i nazwie Delegatura Krajowej Informacji Skarbowej w Płocku, d. w Izbie Administracji Skarbowej w Katowicach jednostka o kodzie 2461 i nazwie Wydział Krajowej Informacji Skarbowej w Będzinie oraz jednostka o kodzie 2461 i nazwie Delegatura Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku-Białej, e. w Izbie Administracji Skarbowej w Poznaniu jednostka o kodzie 3063 i nazwie Delegatura Krajowej Informacji Skarbowej w Lesznie. Dla prawidłowego wyglądu tworzonych pism, niezbędne jest dokładne zachowanie przedstawionej wyżej pisowni nazw (nie pisać ich w całości wielkimi literami). 4. Poszczególni pracownicy wykonujący pracę w biurach KIP mają wpisane właściwe z w/w jednostek w polu Miejsce świadczenia pracy na zakładce Zatrudnienie cz.ii. 5. Wykaz pracowników świadczących pracę w biurach KIP zawiera wszystkie osoby, które będą od 1 marca zmieniać pracodawcę na KIS w Bielsku-Białej. Wykaz taki można uzyskać z systemu kadrowego poprzez wykonanie zestawienia pracowników, z podaniem warunku na miejsce świadczenia pracy we właściwej z w/w jednostek.

3 Wzory pism Wzory (szablony) pism dotyczących konsolidacji BKIP zostały opracowane i dostarczone przez autora systemu na podstawie informacji otrzymanych z Wydziału ds. obsługi Pełnomocnika do spraw organizacji Krajowej Informacji Skarbowej. W razie konieczności szablony można edytować przy użyciu funkcji Rodzaje pism do pracowników, dostępnej w menu Słowniki lokalne kierownika kadr. Pojedyncze wystawianie pism Sam proces wystawiania pism do pracowników można obsłużyć zbiorczo (opis znajduje się w następnym rozdziale) lub też indywidualnie, poprzez istniejący od dawna mechanizm aplikacji kadrowej. Program wspomaga także konwersję pism do formatu PDF, opatrywanie ich podpisem elektronicznym i rozsyłanie mailem do pracowników. Funkcja umożliwiająca indywidualne wystawianie pism do pracowników dostępna jest pod przyciskiem <Pisma dotyczące pracownika> na zakładce Zatrudnienie cz.ii danych każdego pracownika. Po kliknięciu na ten przycisk widoczne są wszystkie pisma wystawione dotychczas dla danego pracownika i możliwe jest wystawianie kolejnych pism. Pojedyncze worzenie pisma do pracownika wygląda następująco: 1. Upewniamy się, że informatycy wgrali dostarczony z wersją wzór pism dotyczących konsolidacji (nr 135). 2. Wybieramy pracownika świadczącego pracę w biurze KIP i uruchamiamy moduł Pisma, klikając na przycisk <Pisma dotyczące pracownika>. W razie pojawienia się informacji o konieczności uzupełnienia danych kontaktowych lub innych parametrów, postępujemy zgodnie z wyświetloną informacją oraz opisem w rozdziale Uwagi niniejszego dokumentu. 3. Klikamy na przycisk <Dodaj nowy zapis>. 4. Wybieramy z listy właściwy rodzaj pisma Jako datę pisma podajemy przewidywaną datę podpisania pisma. Podajemy też znak pisma. 6. Zapisujemy wprowadzone informacje. W razie pomyłki poprawiamy je poprzez edycję. 7. Klikamy przycisk <Edytuj treść pisma>. Powoduje to wygenerowanie pisma o treści zgodnej z wybranym szablonem, lecz zawierającego już dane osobowe konkretnego pracownika. 8. Jeżeli pismo wymaga naszych poprawek edytujemy je. Uwaga: W treści pisma powinna być widoczna standardowa stopka, zgodna z wytycznymi, dotyczącymi wizualizacji pism. Jeżeli nie jest widoczna, wynika to z uruchomienia się niewłaściwego edytora. Zmiany edytora każdy użytkownik dokonuje samodzielnie przy użyciu funkcji Ustawienia użytkownika z menu Narzędzia, zaznaczając opcję Użyj własnego edytora. 9. Drukujemy pismo w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i zapisujemy ewentualne zmiany w treści pisma, zamykając edytor. 10. Przy kolejnym kliknięciu na przycisk <Edytuj treść pisma>, program nie będzie już tworzył pisma od nowa lecz wyświetli pismo wygenerowane w poprzednim kroku i ewentualnie zmodyfikowane przez użytkownika. 11. Po wygenerowaniu wszystkich pism, jeżeli planujemy podpisywanie ich podpisem elektronicznym i rozsyłanie mailem, wykonujemy funkcję 2. Eksport pism w sprawie konsolidacji z menu Inne funkcje kadrowe oraz następne zgodnie z opisem w następnym rozdziale (punktu 1 z następnego rozdziału już wówczas nie wykonujemy).

4 Zbiorcza obsługa pism Pisma dotyczące konsolidacji BKIP, ze względu na to, że dotyczą wielu pracowników, można też obsługiwać zbiorczo. Służą do tego funkcje w menu Inne funkcje kadrowe. Ich wykorzystanie nie jest oczywiście obowiązkowe, ale zalecane. Funkcje te pozwalają na wykonanie następujących czynności: 1. Masowe odnotowanie i wygenerowanie treści pism dla wszystkich pracowników biura KIP danej izby administracji skarbowej, wraz z pracownikami przebywającymi na urlopach wychowawczych. Jest to alternatywa w stosunku do pojedynczego odnotowywania pism, przedstawionego w poprzednim rozdziale. 2. Wyeksportowanie przygotowanych w p.1 (lub pojedynczo jak opisano w poprzednim rozdziale) pism do folderu EKSPORT\PISMA_ KONSOLIDACJA. Pisma zachowywane są w postaci plików RTF o nazwach xxxx_nazwisko_imie_id.rtf (bez polskich znaków). 3. Konwersja wyeksportowanych plików do formatu PDF. Pisma przeznaczone do konwersji należy umieścić w katalogu EKSPORT\PISMA_DO_WYSLANIA, tzn. te, które mają być skonwertowane przenieść z podkatalogu EKSPORT\PISMA_KONSOLIDACJA. Po skonwertowaniu, pisma w tym katalogu można następnie podpisać zbiorczo ze strony DIAS podpisem elektronicznym. Sam podpis należy złożyć poza systemem kadrowym. 4. Wysłanie pism mailem do poszczególnych pracowników. Funkcja ta pozwala wysłać zarówno same pliki RTF lub PDF (przygotowane w p.2) jak i odpowiadające im pliki z podpisami elektronicznymi. Jeżeli zostanie podjęta decyzja o podpisaniu pism podpisem elektronicznym, pliki oryginalne oraz podpisy złożone przez DIS i Pełnomocnika należy umieścić w folderze EKSPORT\PISMA_DO_WYSLANIA. Program wyśle do każdego pracownika posiadającego adres mailowy pliki o nazwach wymienionych w p.2 i rozszerzeniu RTF, RTF.XADES, PDF lub PDF.XADES. Przedstawi także raport z przeprowadzonej wysyłki. Po wykonaniu funkcji Wysyłka pism mailem pracownik kadr powinien sprawdzić, czy na Raporcie z wysyłki pism do pracowników, wygenerowanym automatycznie przez system przy nazwisku i imieniu pracownika KIP pojawił się status Dokonano wysyłki na adres (taki status oznacza, że pismo zostało wysłane). W przypadku, gdy na Raporcie z wysyłki pism do pracowników, wygenerowanym przez system FoKus, przy nazwisku i imieniu pracownika: pojawi się status Brak pisma do wysłania oznacza to, że w podkatalogu PISMA_DO_WYSLANIA nie ma pisma kierowanego do tego pracownika, pojawi się status Nie odnotowano adresu oznacza to, że dla wybranego pracownika w jego danych kadrowych nie wprowadzono adresu , pojawi się status Nie wykonano wysyłki oznacza to, że adres został wprowadzony w niewłaściwym formacie lub, że parametry dot. serwera pocztowego są niepoprawne.

5 Uwagi Do konwersji pism na format PDF potrzebne jest oprogramowanie Microsoft Word 2010 lub nowszy albo Libre Office 5.3 lub nowszy. Musi ono być zainstalowane na końcówce, na której wykonywana jest funkcja konwersji. Przed rozpoczęciem tworzenia pism, użytkownik wykonujący tę czynność powinien uzupełnić swoje dane kontaktowe (nr telefonu, faksu, adres , itp.) korzystając z funkcji Ustawienia użytkownika z menu Narzędzia. Informacje te będą umieszczone w stopce pisma. Procedurę konwersji, podpisu i wysyłki zbiorczej zaleca się wcześniej przetestować na 1 piśmie (np. dotyczącym osoby testującej). z poważaniem Piotr Zielonka