Komputerowo wspomagane analizy procesów zmian w firmie. Computer added process analysis in the enterprise

Transkrypt

1 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 159 Komputerowo wspomagane analizy procesów zmian w firmie Computer added process analysis in the enterprise Agnieszka CHMIELEWSKA * Streszczenie. Proces wprowadzania zmian rzdzi si podobnymi prawami jak inne procesy w firmie. Jednak w odrónieniu od wielu innych decyzje innowacyjne s w pewnej mierze dobrowolne, przez co ich podejmowanie jest procesem trudnym i odpowiedzialnym. Dlatego te pozyskiwanie odpowiednich informacji i ich opracowywanie pod wzgldem jakociowym i ilociowym ma zasadnicze znaczenie w procesie decyzyjnym zwizanym z zarzdzaniem zmianami. Zadanie to jest bardzo czsto przeznaczone dla pracowników działów controllingu, którzy uzbrojeni w coraz to nowoczeniejsze systemy komputerowe po pierwsze dysponuj wskanikami pomocnymi przy tworzeniu planów, a po drugie tworz i systematyzuj bazy danych niezbdnych do oceny efektywnoci i opłacalnoci innowacji. cisła współpraca wszystkich osób zaangaowanych w proces zmian jest gwarancj zrozumienia zdarze zachodzcych w ramach danego projektu oraz właciwego oszacowania potrzeb informacyjnych, co pozwala na moliwie jak najdokładniejsze odwzorowanie rzeczywistoci za pomoc liczb. Summary. The process of introduction of changes is governed by similar principles as other processes in a firm. However, in contradistinction to many other ones innovative decisions are voluntary to some extend, which makes them more difficult and require more responsibility. For that reason obtaining relevant information and its elaboration as regards the quality and quantity is of great importance in the process of making a decision. Such a task is often meant for workers from the controlling department who are equipped with more and more up-to-date computer systems and have access to relevant indicators helpful in drawing up plans. Secondly, they are able to create and systematize the data base crucial for the innovation s efficiency and profitability estimation. Close cooperation of all the people involved in the process of changes is believed to be a guarantee that there will be an understanding of the events taking place within a certain project as well as proper evaluation of the informational needs, which makes it possible to represent the reality by means of numbers in a most accurate way. Innowacje s dla wikszoci firm wanym elementów funkcjonowania. Dla jednych z nich maj one przebieg samoistny i nieskoordynowany dla innych jest to proces zidentyfikowany i podlegajcy okrelonym procedurom takie podejcie nazywamy zarzdzaniem zmian. Zarzdzanie zmian polega na prowadzeniu szeregu kompletnych, spójnych i zsynchronizowanych w czasie działa majcych na celu wprowadzenie innowacji w którejkolwiek z dziedzin działalnoci, której efekt bdzie * Agnieszka Chmielewska, Sitech Sp. z o.o. 159

2 160 Agnieszka Chmielewska wspomagał realizacj strategii firmy. Powszechno wystpowania zmian w przedsibiorstwie wymaga dobrego przygotowania si do nich. Podstaw udanej innowacji jest zaangaowanie w to przedsiwzicie pracowników, których wiedza i kompetencje oraz co bardzo wane motywacja gwarantuj podjcie właciwych kroków wdroeniowych. Do zespołu roboczego czsto zapraszany jest przedstawiciel controllingu, niekiedy w roli koordynatora projektu, niekiedy jako osoba najpierw prognozujca, a nastpnie monitorujca finansowe skutki wdraania innowacji. Wiadomo, e głównym celem firm komercyjnych jest przynoszenie i maksymalizacja zysków, tak wic wszystkie innowacje powinny przekłada si na wyniki gospodarcze. Cz z nich traktowana jest jako bezporednio wpływajce na zyskowno firmy i s to np. zmiany dotyczce optymalizacji procesów produkcji czy logistycznych, a cz przemian takie jak np. poprawa warunków pracy maj za zadanie zwikszy atrakcyjno firmy, a przez to uzyska przewag konkurencyjn, majc w dłuszym okresie równie przełoenie na wyniki ekonomiczne. Codzienna praca działów controllingu oparta jest w wikszoci na pracy z systemami finansowymi lub zintegrowanego zarzdzania. Ustawienia programów tych maj za zadanie umoliwienie takich rozlicze, których efekty zobrazuj moliwie dokładnie wszystkie procesy zachodzce w firmie, w tym przebiegów innowacyjnych. Stopie realizacji tego zadania uzaleniony jest od nastpujcych czynników: kultura organizacyjna firmy, kompetencje pracowników, moliwoci systemu komputerowego, specyfika procesów zachodzcych w firmie. Procesy innowacyjne cechuje brak powtarzalnoci, który utrudnia opracowanie jednej idei przetwarzania i obrazowania danych dotyczcych zmian w firmie. Z drugiej jednak strony rozliczenie tych procesów musi by spójne z koncepcj rozliczania procesów cigłych. Rozwizaniem tu moe by wprowadzenie zestawu zmiennych, które umoliwia bd planowanie, monitorowanie, porównywanie oraz ocenianie innowacji. Zlecenia innowacyjne Sitech sp. z o.o. Finansowanie zewntrzne Finansowanie własne Finansownie bezporednie Finansowanie porednie Finansownie poprzez przyszłe korzyci Finansownie z wypracowanego zysku Zwikszenie zamówie Zmiana cen sprzedaowych Zmiana cen materiałowych Optymalizacja proc. produkcji Rysunek 1. Struktura zlece innowacyjnych W celu analiz procesów zmian w Sitech Sp. z o.o. ustalono struktur zlece innowacyjnych opart na sposobie ich finansowania (Rysunek 1). Układ taki determinuje nazewnictwo zlece, co umoliwia raportowanie w przekroju funkcjonalnym. 160

3 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 161 Koncepcja stosowana w Sitech Sp. z o.o. opiera si na przedstawianiu innowacji w nastpujcych płaszczyznach: rodzajów poniesionych nakładów, rodzajów planowanych korzyci, czasu trwania procesu, wskaników niefinansowych opisujcych przebieg realizacji procesu zmian. Zarzdzanie w firmie Sitech oparte jest na danych generowanych w systemie informatycznym MRP SAP R3. Moliwoci i ustawienia tego programu determinuj równie sposób rozliczania procesów innowacyjnych. Do ewidencji nakładów, przychodów i mierników niefinansowych dotyczcych zmian wykorzystywane s obiekty controllingowe zwane zleceniami. Za ich pomoc mona analizowa zaksigowane tam wartoci w przekrojach okresowych i rodzajowych. S na nie wprowadzane ksigowania rzeczywiste i planowane oraz obligo. Obcienia i przychody rzeczywiste projektu innowacyjnego mog by ksigowane na dowolnych kontach ksigi głównej z referencj do odpowiedniego zlecenia. W tym celu w firmie Sitech najczciej stosowane s konta klasy 4 koszty rodzajowe, 3 towary (np. oprzyrzdowanie lub prototypy) i 7 przychody. Jako informacj dodatkow system dopuszcza podawanie w dokumentach ksigowych iloci wykorzystanych jednostek np.: Konto Energia elektryczna ,24 zł 125 MWh Obok rzeczywistych ksigowa na zlecenia system dopuszcza take ksigowania statystyczne. Polegaj one na przesłaniu na dane zlecenie informacji o wartociach ksigowych, których dekretacja dotyczy innych obiektów controllingowych lub ksigi głównej np. cz przychodów, które powstały na wskutek wprowadzenia innowacji. Ksigowanie wyglda bdzie nastpujco: Odbiorca Przychody ze sprzeday produktów SU Przychody maj dodatkowy obiekt dekretacji Rysunek 2. Schemat ksigowania z uwzgldnieniem dekretowania statycznego Zlecenie SP 2411 Optymalizacja procesu produkcji 1T poprzez Q-Koncept opracowanie firmy DEE, planowany obnika kosztów spawalni o 0,12 EUR na sztuk 161

4 162 Agnieszka Chmielewska Tabela 1. Raport ze zlecenia rozliczajcego zmiany finansowane poprzez zwikszenie mary zysku Błd! Nieprawidłowe łcze. Obligo powstaje na wskutek wprowadzenia w system zgłoszenia zapotrzebowania (okrelanych w firmach nalecych do koncernu Volkswagen jako banf 1 ) na konkretne dobro lub usług i rezerwuje rodki finansowe na ich zakup. Przy tworzeniu banfów konieczne jest podanie odpowiedniego zlecenia, rodzaju kosztu oraz wartoci przyszłego zakupu. Aby banf mógł zosta przetworzony w zamówienie musi przej strategi zatwierdzania, czyli zosta zaakceptowany przez osoby odpowiedzialne za stan projektu, a nastpnie kierownictwo firmy, a jeeli warto przekracza ustalony próg take przez zarzd firmy. Rachunek moe zosta zaksigowany tylko wtedy, gdy w systemie istnieje zamówienie do niego przypisane. Rozwizanie takie pozwala kadrze menederskiej rónych szczebli monitorowanie poziomu kosztów w interesujcych ich obszarach. Suma zaksigowanych rachunków i wartoci obliga tworzy warto zadysponowan, która pozwala na odpowiednio szybkie reagowanie na przekroczenia planu. Plany wprowadzane na zlecenia zmian opracowywane s najczciej przez kierownika innowacji wraz z controllerem. Jako podstaw do oblicze stosuje si te same normy i wskaniki, co przy tworzeniu budetów firmy: budetowe roboczogodziny, koszt metra kwadratowego powierzchni itd. W firmie Sitech stosuje si dwa modele kalkulacji planowanych kosztów docelowych oraz szacunku przyszłych kosztów. Zakładanie mary zysku poprzez rachunek kosztów docelowych ma miejsce w przypadku, gdy zleceniodawca (najczciej firma zewntrzna) z góry 1 Od pierwszych liter niemieckiego zwrotu BestellANForderung - zgłoszenie zapotrzebowania. 162

5 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 163 okrela, w jakiej wysokoci finansowa bdzie zmian. Jest tak na przykład, kiedy innowacja w naszej firmie bdzie miała take pozytywne skutki dla klienta. Jest to czsto spotykana sytuacja w koncernach, gdzie producent finalnego produktu zwiksza swoj konkurencyjno finansujc optymalizacje procesów u dostawców i poddostawców, dziki czemu przy utrzymaniu okrelonego poziomu rentownoci dostawcy mog obniy ceny swoich produktów. Druga metoda polega na zidentyfikowaniu procesów potrzebnych do przeprowadzenia zmiany, ich wycenieniu oraz załoeniu mary zysku lub okresu zwrotu nakładów. Takie kalkulowanie kosztów i przychodów ma najczciej miejsce, jeeli zleceniodawc jest pracownik lub grupa pracowników firmy Sitech i to spółka włanie konsumowa bdzie w wikszoci efekty wdroenia innowacji. Tab. 2. Raport zlecenia rozliczajcego zmiany finansowane przez firm zewntrzn Opis Koszty rzecz. Obligo rodki zadysp. Plan Odchylenie % P³ace administracja , , , ,66 0% Pozosta³e energie 6 786, , ,00 213,13 3% Amort. Budynki Biuro 2 645, , ,00 54,13 2% Amort. EDV , , ,00 8,00 0% Energia 9 223, , ,00 776,06 8% EDV , , ,00-467,33-1% Czynsz,Dzierzawa 1 759, , ,00 240,88 12% Podroze sluzbowe , , , , ,84-15% Reklama nielimitowana 4 657, , , ,00-57,34-1% Szkolenia 9 265, , ,00 734,15 7% poz k-ty perso 765,90 765, ,00 234,10 23% EDL , , , , ,68 3% Ubezpieczenia 1 222, , ,00 27,13 2% Material pomocniczy 8 475, , ,00 524,55 6% Koszty ogolne inwestycji 876,99 876, ,00 123,01 12% Stat. koszt finansowania , , , ,00 4% * , , , , ,97 1% Stat. zysk na materiale , , , ,00 93% * Odci¹ enie z rozliczenia , , , ,00 93% ** , , , , ,03- Wskaniki Wskaniki rzecz Plan Odchylenie CW (czas wykonania) 88 DNI 85 DNI - 3 DNI DR (data rozpoczêcia projektu) DNI DZ (data zakoñczenia projektu) DNI OZ (okres zwrotu) 24 M-CE OR (okres rozliczenia) 2 M-CE KP (kierownik projektu) J.Nowak ZL (zleceniodawca) wewnêtrzne Status rozliczane Zlecenie SU 1105 Zmiana oprzyrzdowania WK64 11, zmiany konstrukcyjne opracowana przez firm ABA, przeróbki matrycy zlecone działowi prototypów, koszt dopuszczenia do obrotu w koncernie ley po stronie firmy Sitech, faktura sprzedaowa po otrzymaniu noty 1 od VW AG. Dodatkow moliwoci zlece jest przypisywanie do nich wskaników niefinansowych, które pozwalaj na dokładniejsz analiz danych finansowych ju w systemie, bez koniecznoci porównywania ich z notatkami z innych programów. Ilo i jako wskaników statystycznych nie jest w aden sposób ograniczona tak, wic ich zestaw podpity pod zlecenie jest opracowywany w zalenoci od potrzeb informacyjnych kierownika projektu lub innych osób oceniajcych innowacj. Fakt, e wartoci wskaników mona rónorodnie definiowa: jako pole tekstowe lub liczba, wykorzystywane s do przedstawiania stanu zaawansowania projektu, osoby odpowiedzialne, zleceniodawcy, liczb osób zaangaowanych, daty. dane analizy wskanikowej itp. Wymuszanie przez system wprowadzenia na koniec miesica 163

6 164 Agnieszka Chmielewska wartoci wskaników wprowadza du systematyczno przy okresowej sprawozdawczoci. Kade zlecenie podpite ma odpowiedni przepis rozliczeniowy definiujcy konto rozliczeniowe (klasy 49 ) oraz konto docelowe przy rozliczeniach miesicznych. Ksigowania statystyczne jako warto informacyjna nie podlegaj rozliczeniu. Prezentowane powyej raporty ze zlece zmian s tylko jedn z form przedstawienia danych. Przedstawione procedury pozwalaj na uzyskanie szczegółowych informacji dla potrzeb podejmowania decyzji przez kierownictwo firmy oraz na potrzeby jej właciciela. Powyej zaprezentowany sposób gromadzenia danych został wypracowany poprzez paroletnie dowiadczenia pracowników firmy Sitech w koncernie Volkswagen, poprzez rozwój systemu SAP w firmie oraz poprzez codzienn praktyk w procesach innowacyjnych. Elastyczno tego rozwizania i moliwo prezentacji zgodnej ze stylem kierowania danej grupy wdroeniowej przy jednoczesnym utrzymywaniu konwencji obowizujcych w całej firmie powoduje, e jest ono uznawane za wysoce efektywne i przyjazne dla uytkowników. Literatura [1] Antoszkiewicz J. (1998), Rozwizywanie problemów firmy, Poltex, Warszawa. [2] Dobija M, (1997), Rachunkowo zarzdcza i controlling, PWN, Warszawa. [3] Gabrusewicz W, Kamela-Sowiska A, Poetschke H, (1998), Rachunkowo zarzdcza, Polskie Wydawnictwa Ekonomiczne, Warszawa. [4] Goldratt E. (2000), Cel. Doskonało w produkcji, Werbel, Warszawa. [5] Gostkowska-Drzewiecka T, (1996), Projekty inwestycyjne, ODDK, Gdask. [6] Harry M, Schroeder R, (2001), Wykorzystanie programu poprawy jakoci do poprawy wyników finansowych, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. [7] Huelsenberg F, Wróbel J, (1995), Controlling, TNOiK, Zielona Góra. [8] Jarugowa A, Nowak W, Szychta A, (2000), Zarzdzanie kosztami w praktyce wiatowej, ODDK, Gdask. [9] Sapijaszka Z, (1997), Restrukturyzacja przedsibiorstwa, PWN, Warszawa. [10] Sierpiska M, Niedbała W, (2003), Controlling operacyjny w przedsibiorstwie, PWN, Warszawa. [11] Strategor, (1995), Zarzdzanie firm, Pastwowe Wydawnictwa Ekonomiczne Warszawa. [12] Wormack J, (2001), Odchudzanie firm. Eliminacja marnotrawstwa kluczem sukcesu firm, Centrum Informacji Menedera, Warszawa. 164