INTERREG IVC Kwalifikowalno wydatków i kontrola I stopnia

Transkrypt

1 INTERREG IVC Kwalifikowalno wydatków i kontrola I stopnia seminarium informacyjne Zasady kwalifikowalnoci wydatków oraz budet projektu zostały okrelone w Rozdziale 2.4 Programme Manual Zasady raportowania oraz archiwizowania dokumentów zostały okrelone w Rozdziale 4.3 Programme Manual

2 BUDET PROJEKTU Budet projektu dzielony na linie budetowe (BL) i komponenty Rodzaje komponentów: C 1 Koordynacja i zarzdzanie (management & coordination) C 2 Komunikacja i rozpowszechnianie informacji (communication & dissemination) C 3 Wymiana dowiadcze (exchange of experience) C 4 oraz C5 Działania pozostałe merytoryczne Rodzaje linii budetowych BL: 1) Personel 2) Administracja 3) Podróe i zakwaterowanie 4) Sprzt 5) Zewntrzne ekspertyzy i usługi 6) Sub-projekty (dotyczy wyłcznie mini-programów) BUDET PROJEKTU Budet projektu okrelony w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym w podziale na partnerów. Budet dzielony na szeciomiesiczne okresy sprawozdawcze szczególnie zalecane Partnerom Wiodcym w celu planowania płatnoci oraz monitorowania wdraania projektu.

3 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 1 Personel Koszty wynagrodze pracowników partnera projektu wymienionego oficjalnie we Wniosku Aplikacyjnym bezporednio zaangaowanych w realizacj projektu. W tej linii wyłcznie pracownicy zatrudnieni na umow o prac (inne formy zatrudnienia np. umowa zlecenie, umowa o dzieło w linii budetowej 5 zewntrzne ekspertyzy i usługi). Pracownicy zatrudnieni wyłcznie do realizacji projektu (musi wynika to z umowy o prac i zakresu obowizków) lub czciowo do realizacji projektu Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o rzeczywiste stawki wynagrodzenia danej osoby za godzin robocz w danym miesicu (wynagrodzenie za dany miesic/liczba godzin roboczych w danym miesicu) Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o ewidencj czasu pracy na rzecz projektu w kartach czasu pracy BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Koszty kwalifikowalne przykładowe rodzaje: artykuły biurowe, kserokopie opłaty pocztowe, telefon, faks i Internet ogrzewanie, elektryczno koszty utrzymania pomieszcze, gdzie pracuj osoby realizujce projekt np. usługi sprztania, konserwacja sprztu IT, usługi dozoru czynsz za wynajem biura, meble inne wydatki administracyjne ekonomicznie uzasadnione i absolutnie niezbdne do skutecznego przeprowadzenia operacji i jasno wynikajce z realizacji projektu Koszty te mog by bezporednimi lub porednimi kosztami ogólnymi. Bezporednie koszty ogólne mona okreli jako bezporednio przypisane do projektu. Porednie koszty ogólne (koszty ogólnego zarzdu zwizane z działaniami w ramach projektu) s obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie. Oznacza to obliczenia proporcjonalne na podstawie faktycznych kosztów zgodnie z uzasadnion, rzeteln i sprawiedliw metod, która powinna obowizywa w tej samej postaci w całym okresie wdraania projektu.

4 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Kalkulacje kosztów porednich moliwe klucze: - stosunek liczby pracowników bezporednio pracujcych na rzecz projektu do liczby wszystkich pracowników jednostki - stosunek liczby godzin bezporednio przepracowanych na rzecz projektu w danym okresie do liczby wszystkich godzin przepracowanych w jednostce w danym okresie - stosunek powierzchni zajmowanej przez pracowników pracujcych bezporednio na rzecz projektu do powierzchni zajmowanej przez cał jednostk. Koszty administracyjne zwizane z usługami wiadczonymi przez ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w linii budetowej nr 5 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi. Linia budetowa nr 3 Podróe i zakwaterowanie BUDET PROJEKTU Koszty podróy i zakwaterowania wyłcznie personelu partnera w zwizku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach, konferencjach majcych miejsce na terytorium krajów UE. Wszelkie wyjazdy musz by wyranie motywowane działaniami projektu i musz by niezbdne dla skutecznego wdraania projektu. Koszty podróy i zakwaterowania ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w linii budetowej nr 5 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi.

5 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 3 Podróe i zakwaterowanie Koszty w tej linii musz by planowane z uwzgldnieniem krajowych przepisów dotyczcych delegacji słubowych pracowników partnera oraz przepisów wewntrznych regulujcych ww. kwestie obowizujcych w instytucji partnera. Podróe powinny odbywa si najbardziej ekonomicznym rodkiem transportu na danej trasie. Podobnie koszty zakwaterowania winny by ekonomicznie uzasadnione. BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Sprzt W linii tej mona raportowa zakup lub amortyzacj sprztu (przede wszystkim sprztu IT) uywanego w okresie realizacji projektu przez pracowników zaangaowanych w realizacj projektu. Amortyzacja musi by wyliczona zgodnie z przepisami krajowymi, a metoda amortyzacji musi by przechowywana dla celów ksigowych, kontroli i audytu. Parametry techniczne sprztu powinny odpowiada celom, do których sprzt uywany jest w projekcie. Co do zasady partner winien posiada sprzt niezbdny do realizacji projektu. Co wicej zakupy w tej linii nie mog stanowi podstawowego celu projektu. Rekomenduje si, aby koszty raportowane w tej linii nie przekraczały 5% kosztów całkowitych. Zakupy sprztu winny by dokonywane na długo przed zakoczeniem projektu i powinny by dokonane zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Raportowa w projekcie mona sprzt zaplanowany w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym projektu.

6 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Sprzt Koszty amortyzacji sprztu mona planowa i rozlicza w projekcie wyłcznie dla sprztu, który: nie został ju sfinansowane z innych dotacji (np. europejskich, krajowych lub regionalnych) oraz nie został całkowicie umorzony tj. jest nadal amortyzowany w okresie realizacji projektu nie został ujty w innej linii budetowej np. Administracji jest absolutnie niezbdny dla wdroenia projektu. Koszty amortyzacji sprztu wykorzystywanego do realizacji projektu mog by przypisane do projektu w całoci wyłcznie w przypadkach, gdy dany sprzt jest wykorzystywany tylko i wyłcznie dla celów realizacji projektu. Jeli sprzt jest wykorzystywany take do innych ni realizacja projektu celów, amortyzacja moe by przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnion, rzeteln i sprawiedliw metod, która powinna obowizywa w tej samej postaci w całym okresie wdraania projektu. BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Zewntrzne ekspertyzy i usługi W linii tej naley umieci wydatki dokonywane przez partnerów na mocy zawartych umów/porozumie oraz faktur/rachunków z podmiotami zewntrznymi zarówno osobami fizycznymi, jak i prawnymi zatrudnionymi do realizacji działa, których partner nie ma moliwoci wykona własnymi siłami. Przykładowe koszty kwalifikowalne: organizacja spotka przez podmiot zewntrzny prelegenci i gocie z zewntrz na potrzeby spotka i konferencji pod warunkiem, e ich udział w spotkaniach przeniesie korzy projektowi tłumaczenia ekspertyzy, opracowania i analizy projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting wynajem sal na spotkania oraz catering zatrudnienie zewntrznego koordynatora merytorycznego i finansowego projektu przygotowanie, redagowanie, skład i drukowanie materiałów promocyjnych.

7 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Zewntrzne ekspertyzy i usługi Koszty zewntrznych ekspertyz i usług winny by zgodne z cenami rynkowymi a wybór wykonawców musi by dokonany zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Zewntrzne ekspertyzy i usługi musz by wyspecyfikowane we Wniosku Aplikacyjnym. Na etapie planowania budetu naley okreli rodzaj i natur usług i ekspertyz zewntrznych, partnera odpowiedzialnego za ich realizacj oraz ich budet. Jeli koszty te maj by kosztami dzielonymi, naley okreli, którzy partnerzy bd w nich partycypowa. BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 6 Sub-projekty Linia budetowa wystpujca wyłcznie w przypadku mini-programów (projekty co do zasady podobne do RFO wystpujcych w poprzednim okresie programowania). Kady mini-program moe mie max 12 sub-projektów, których realizacja powinna zakoczy odpowiednio wczeniej przed dat zakoczenia mini-programu. Na etapie planowania budetu naley okreli budet całkowity subprojektów, jakie planuje si wdroy w ramach mini-programu.

8 KOSZTY PRZYGOTAWCZE S to koszty bezporednio zwizane z przygotowaniem projektu i złoeniem Wniosku Aplikacyjnego, który finalnie został zaakceptowany do realizacji przez Komitet Monitorujcy. Musz one dotyczy działa realizowanych od dnia 1 stycznia 2007 do dnia złoenia Wniosku Aplikacyjnego. Koszty te musz by zaplanowane i opisane we Wniosku Aplikacyjnym w podziale na linie budetowe. S raportowane razem z kosztami pierwszego okresu sprawozdawczego musz do tego czasu by zapłacone. Maksymalny limit kosztów przygotowawczych wynosi EUR. Przykładowe koszty: przygotowanie idei projektu, poszukiwanie przyszłych partnerów, spotkania przyszłych partnerów, udział w spotkaniach dla przyszłych partnerów wiodcych. OKRES KWALIFIKOWALNO CI OGÓLNE RAMY CZASOWE Zgodnie z art. 56 rozporzdzenia (WE) nr 1083/2006, program musi si zakoczy dnia 31 grudnia 2015 r. Wszelkie działania w ramach projektów INTERREG IVC musz si zatem zakoczy najpóniej dnia 31 grudnia 2014 r.

9 OKRES KWALIFIKOWALNO CI Okres kwalifikowalnoci dla kosztów innych ni koszty przygotowawcze rozpoczyna si w dniu zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy programu. Realizacja projektu powinna si zacz w cigu dwóch miesicy od daty zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy. Kady projekt bdzie miał jedn oficjaln dat kocow jest to koniec miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month Jest to data koca kwalifikowalnoci wydatków dla danego projektu. Oznacza to, e wszystkie wydatki aby by kwalifikowalne musz by dokonane przed t dat. OKRES KWALIFIKOWALNO CI Zasady praktyczne: - wszystkie wydatki w ramach projektu musz by dokonane przed kocem okresu kwalifikowalnoci czyli przed kocem miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month. - ustalajc okres trwania projektu oraz plan realizacji działa w ramach projektu naley przyj, e działania merytoryczne powinny si zakoczy 2-3 miesice przed zakoczeniem okresu kwalifikowalnoci ostatnie 2-3 miesice powinny by powicone na czynnoci administracyjne zwizane z zakoczeniem projektu.

10 ZASADY KWALIFIKOWALNO CI PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, e został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucj partnera. Podatek VAT, który mona odzyska, nie moe by uznany za kwalifikowalny nawet jeeli nie został faktycznie odzyskany przez instytucj partnera. Oznacza to, e w przypadkach gdy partner moe odzyska podatek VAT ale rezygnuje z tej moliwoci, podatek VAT jest niekwalifikowalny. ZASADY KWALIFIKOWALNO CI OPŁATY FINANSOWE Opłaty transakcyjne za midzynarodowe transakcje finansowe s kwalifikowalne. Jeeli realizacja projektu wymaga otwarcia odrbnego rachunku, opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie rachunkiem równie uznaje si za kwalifikowalne.

11 ZASADY KWALIFIKOWALNO CI PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT Jeeli projekt generuje przychód np. poprzez usługi, opłaty za uczestnictwo w konferencji, sprzeda broszur lub ksiek, przychody te musz one by odjte od kosztów kwalifikowalnych w całoci lub proporcjonalnie, w zalenoci czy były generowane w całoci lub czci w wyniku dofinansowywanej operacji. Uwaga! Finansowanie z EFRR oblicza si na podstawie łcznych kosztów kwalifikowalnych po odliczeniu przychodów przypisanych do projektu. ZASADY KWALIFIKOWALNO CI WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH RODKÓW UE LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH Wydatek, który otrzymał ju dofinansowanie z innego ródła finansowania w ramach funduszy europejskich nie uznaje si za kwalifikowalny w kontekcie projektów INTERREG IVC. Jeli wydatek jest ju w pełni pokrywany przez inn dotacj krajow lub regionaln, równie nie moe by uznany za kwalifikowalny, gdy skutkowałoby to podwójnym finansowaniem.

12 ZASADY KWALIFIKOWALNO CI ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAANE S M.IN.: - wkłady rzeczowe pod adn postaci, - odsetki od zadłuenia, - grzywny, kary pienine i straty na rónicach kursowych, - odsetki karne, - prowizje bankowe za przelewy krajowe, - koszty przygotowawcze, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, - wydatki inwestycyjne, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, - podatek VAT jeli moe by odzyskany. KURSY WYMIANY Koszty i wydatki poniesione w walucie krajowej przeliczane na EUR po jednym z czterech moliwych kursów: kurs rynkowy z dnia poniesienia wydatku, kurs rynkowy z ostatniego dnia okresu raportowania tj. 30 czerwiec lub 31 grudzie, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk z miesica poniesienia wydatku, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk obowizujcy w ostatnim miesicu okresu raportowania tj. czerwiec lub grudzie. Koszty i wydatki poniesione w EUR powinny by raportowane w kwotach EUR wynikajcych z faktur VAT, rachunków i innych dokumentów o równowanej mocy dowodowej Uwaga: Oznacza to, e nie powinny mie miejsca sytuacje kiedy kwoty w EUR przeliczane s na PLN (dla celów ksigowych) i ponownie na EUR po kursie ustalonym dla wydatków w walucie krajowej Rodzaj kursu wymiany jaki winien zosta uyty jest ustalany przez Partnera Wiodcego projektu w porozumieniu z Partnerami projektu i winien obowizywa przez cały okres realizacji projektu. Co do zasady powinien zosta wpisany do Umowy Partnerstwa (Partnership Agreement).

13 ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Wszelkie dokumenty dotyczce realizacji projektu musz by przechowywane przez Partnerów co najmniej do koca 2020 roku. W tym celu naley ju na pocztku realizacji projektu dostosowa wewntrzne przepisy archiwizacyjne obowizujce w jednostce Partnera. Jest to wymóg konieczny na potrzeby póniejszych kontroli i audytów dokonywanych przez uprawnione do tego instytucje krajowe i unijne. OKRESY SPRAWOZDAWCZE Okres sprawozdawczy kolejne 6 kalendarzowych miesicy: stycze czerwiec lipiec - grudzie Okresy sprawozdawcze dla danego projektu zostan okrelone w Umowie Dotacji (Subsidy Contract). Partner składa raporty merytoryczne i finansowe za dany okres sprawozdawczy do Partnera Wiodcego, a Partner Wiodcy składa je do Wspólnego Sekretariatu Technicznego za okres stycze czerwiec do dnia 1 padziernika za okres lipiec grudzie do dnia 1 kwietnia

14 INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA KONTROL I STOPNIA: Władza Wdraajca Programy Europejskie Ul. Wspólna 2/ Warszawa KONTROLA I STOPNIA Dla Urzdów Marszałkowskich, Urzdów Wojewódzkich, Ministerstw i innych urzdów centralnych kontrol I stopnia mog prowadzi niezaleni od wdraania projektu kontrolerzy wewntrzni ww. instytucji. Jest to moliwe po uprzednim zatwierdzeniu kontrolera przez MRR. KONTROLA I STOPNIA Osoba odpowiedzialna za kontrol I stopnia przydzielana w momencie wpływu pierwszego rozliczenia Ten sam kontroler przez cały okres realizacji projektu Kontrola I stopnia = kontrola administracyjna dokumentów + kontrola na miejscu Kontrola I stopnia obejmuje cało wydatków partnera w ramach projektu Kontrola I stopnia jest bezpłatna dla polskich partnerów

15 DANE KONTAKTOWE Sylwia Tyszko Główny Ksigowy WWPE tel fax Katarzyna Suda Starszy Specjalista tel fax Dzikuj za uwag!