Sprawozdanie z działalności kontrolnej prowadzonej przez inspektorów Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Katowice w II półroczu 2004 r.

Transkrypt

1

2 OR.VI-AS /05 Sprawozdanie z działalności kontrolnej prowadzonej przez inspektorów Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Katowice w II półroczu 2004 r. Zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem kontroli na III i IV kwartał 2004 r. przeprowadzono ogółem 21 kontroli w jednostkach organizacyjnych miasta /1 zakończono w styczniu 2005 r./ i 14 w komórkach organizacyjnych Urzędu. Harmonogramy kontroli obejmowały niżej wymienione zagadnienia: 1. Kontrola w zakresie prowadzenia spraw organizacyjno-kadrowych w niżej wymienionych jednostkach: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Biuro Wystaw Artystycznych Instytucja Kultury Estrada Śląska Śląski Teatr Lalki i Aktora Ateneum Instytucja Promocji i Upowszechniania Muzyki Silesia Zespół Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia Muzeum Historii Katowic. 2. Kontrola w zakresie prowadzenia spraw organizacyjno-kadrowych oraz wykonanie zaleceń pokontrolnych dotyczących wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w niżej wymienionych jednostkach: Dom Dziecka Nr 1 Dom Dziecka Nr 2 Miejska Izba Wytrzeźwień i Ośrodek Pomocy dla Osób Uzależnionych od Alkoholu. 3. Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych w zakresie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Pogotowiu Opiekuńczym Nr Rekontrola w zakresie terminowości załatwiania spraw w Wydziale Urbanistyki, Architektury i Budownictwa i w Wydziale Geodezji i Gospodarki Mieniem.

3 5. Kontrola dostosowania zakresów czynności pracowników do zadań określonych dla danej komórki organizacyjnej Urzędu w obowiązującym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Katowice w sprawie ustalenia zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu Miasta Katowice. 6. Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących uaktualnienia zakresów czynności. 7. Kontrola spraw kadrowych w szkołach i placówkach oświatowych. 8. Kontrola w zakresie tworzenia i bieżącej aktualizacji podmiotowych stron Biuletynu Informacji Publicznej Miasta i jednostek organizacyjnych miasta Katowice. 9. Kontrole doraźne. Ad. 1 W II półroczu przeprowadzono łącznie 7 kontroli z zakresu spraw organizacyjno-kadrowych w jednostkach organizacyjnych miasta. W trakcie kontroli badano przestrzeganie przepisów Kodeksu Pracy, Rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika /z późniejszymi zmianami/. Zakresem kontroli objęto również prawidłowość zapisów zawartych w aktach wewnętrznych normujących działalność placówek tj. statutów, regulaminów organizacyjnych, regulaminów pracy, regulaminów wynagradzania i premiowania. Wyniki kontroli przedstawia załącznik nr 1 do sprawozdania. Ad. 2 Przeprowadzone 3 kontrole w zakresie spraw organizacyjno - kadrowych oraz wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej wykazały: W Domu Dziecka Nr 1 bez uwag w odniesieniu do zapisów zawartych w Regulaminie Pracy, Regulaminie Wynagradzania i Regulaminie 2

4 Premiowania. Odstąpiono od badania Regulaminu Organizacyjnego z uwagi na przekazanie projektu nowego regulaminu do Wydziału Spraw Obywatelskich celem zaopiniowania. W trakcie kontroli akt osobowych pracowników ustalono, iż pracownikom nie przekazano pisemnych informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych, o których mowa w art Kodeksu Pracy. W toku kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej ustalono, iż dokumentację Domu Dziecka Nr 1 sklasyfikowano z wykorzystaniem symboli klasyfikacyjnych czwartego rzędu. W Domu Dziecka Nr 2 bez uwag w odniesieniu do zapisów zawartych w Regulaminie Pracy, Regulaminie Wynagradzania i Regulaminie Premiowania. Odstąpiono od kontroli Regulaminu Organizacyjnego z uwagi na przekazanie projektu nowego regulaminu do Wydziału Spraw Obywatelskich celem zaopiniowania. W zakresie spraw kadrowych nie stwierdzono nieprawidłowości. W zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych dotyczących przestrzegania przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych /Dz. U. Nr 112, poz z 1999 r. z późn. zm./. nie stwierdzono nieprawidłowości. W Miejskiej Izbie Wytrzeźwień i Ośrodku Pomocy dla Osób Uzależnionych od Alkoholu wydano zalecenia odnośnie dostosowania zapisów zawartych w Regulaminie Organizacyjnym, Regulaminie Pracy oraz Regulaminie Wynagradzania do aktualnie obowiązujących przepisów natomiast w zakresie spraw kadrowych do przestrzegania zapisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika /Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm./ oraz przepisów Kodeksu Pracy. W zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej wydano zalecenia dostosowania jej postanowień do zapisów zgodnych z Instrukcją Kancelaryjną stanowiącą załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów i związków międzygminnych /Dz.U. Nr 112, poz z 1999r./. Ad.3 Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych w zakresie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej przeprowadzona w Pogotowiu Opiekuńczym Nr 1 wykazała wykonanie zaleceń w powyższym zakresie. 3

5 Ad 4 Rekontrole w zakresie terminowości załatwiania spraw przeprowadzone w Wydziale Urbanistyki, Architektury i Budownictwa i w Wydziale Geodezji i Gospodarki Mieniem zakończyły się wydaniem stosownych zaleceń. Ad. 5 W II półroczu 2004 r. w ramach kontynuacji kontroli dostosowania zakresów czynności pracowników do zadań określonych dla danej komórki organizacyjnej poddano kontroli 5 niżej wymienionych komórek organizacyjnych Urzędu: Administrator Bezpieczeństwa Informacji Miejski Rzecznik Konsumentów Wydział Komunikacji Biuro Prawne Wydział Obsługi Urzędu W wyniku kontroli ustalono, że zakresy czynności pracowników kontrolowanych komórek wymagają dostosowania do aktualnego stanu w związku z wprowadzeniem nowych zadań wynikających z Zarządzenia Prezydenta Katowic z dnia 15 lipca 2002 r. w sprawie przekazywania informacji publicznej na serwer urzędowego publikatora teleinformatycznego Biuletynu Informacji Publicznej, Zarządzenia Nr 195/02 Prezydenta Katowic z dnia 11 lipca 2002 r. w sprawie powołania auditorów wewnętrznych ds. systemu zarządzania jakością ISO:2000 w Urzędzie Miasta Katowice oraz Zarządzenia Wewnętrznego Nr 122/2003 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 16 lipca 2003 r. w sprawie ustalenia zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu Miasta Katowice. Dokonane podczas kontroli ustalenia przedstawiane są w sprawozdaniach, z których jeden egzemplarz przekazywany jest do kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej celem uzupełnienia lub zweryfikowania. Nowoopracowane zakresy czynności są ponownie poddawane weryfikacji pod kątem ich uaktualnienia. Ad. 6 W okresie sprawozdawczym skontrolowano sposób uaktualnienia zakresów czynności w następujących komórkach Urzędu: Wydział Spraw Obywatelskich Wydział Zarządzania Kryzysowego 4

6 Administrator Bezpieczeństwa Informacji Wydział Obsługi Urzędu Biuro Prasowe Skutkiem tych działań było wystosowanie zaleceń pokontrolnych do Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Wydziału Obsługi Urzędu. Ad. 7 W okresie sprawozdawczym przeprowadzono kontrole w niżej podanych placówkach oświatowych: Szkoła Podstawowa Nr 18 kontrola dotyczyła zasadności skargi oraz wykonania zaleceń pokontrolnych Nr OR.VI-EB /02 z dnia r. W toku kontroli ustalono, iż skarga jest bezzasadna. Stwierdzono nieprawidłowości dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników oraz nieprzestrzegania przepisów art i art i 4 Kodeksu Pracy, Miejskie Przedszkole Nr 40 kontrola dotyczyła prowadzenia spraw kadrowych. W trakcie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, Gimnazjum Nr 10 kontrola dotyczyła prowadzenia spraw kadrowych nauczycieli. Stwierdzono nieprawidłowości dotyczące nieprecyzyjnych zapisów w umowach o pracę, sposobu zatrudnienia nauczycieli, sposobu przyznania nauczycielom dodatków motywacyjnych oraz nie wystawiania nauczycielom delegacji służbowych w przypadku odbywania przez nich podróży służbowych do innych miejscowości. Ad 8 W II półroczu 2004 r. przeprowadzono 6 kontroli /1 prowadzona w Wydziale Zdrowia i Kształtowania Środowiska została zakończona w styczniu 2005 r./ w zakresie tworzenia i bieżącej aktualizacji podmiotowych stron Biuletynu Informacji Publicznej Miasta jednostek organizacyjnych miasta Katowice w następujących Wydziałach: Wydział Spraw Obywatelskich, Wydział Kultury i Sportu, Wydział Gospodarki Komunalnej, Wydział Działalności Gospodarczej i Przekształceń Własnościowych, Wydział Edukacji, Wydział Lokalowy 5

7 W wyniku ww kontroli wystosowano zalecenia pokontrolne do Naczelników Wydziałów celem przekazania kierownikom nadzorowanych jednostek organizacyjnych informacji o konieczności dostosowania zakresu informacji udostępnionych na stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej do wymogów wynikających z art. 6 ust. 1 i 26 Ustawy o dostępie do informacji publicznej. Ad 9. W ramach kontroli doraźnych przeprowadzono kontrole w niżej wymienionych komórkach i jednostkach organizacyjnych miasta: Wydział Geodezji i Gospodarki Mieniem: - w trakcie 2 kontroli badano realizację przejęcia przez Miasto Katowice mienia jednostek organizacyjnych przekazanych przez administrację rządową zgodnie z przepisami wprowadzającymi ustawy reformujące administrację publiczną /Dz.U. Nr 133, poz. 872 z 1998 r./ - ustalono, że w dalszym ciągu nie przejęto 2 jednostek Górnośląskiego Centrum Kultury i Pałacu Młodzieży. Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa: - kontrola postępowania administracyjnego w sprawie wydania pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania części pomieszczeń budynku mieszkalnego przy ul. Załęskiej 9 na bar piwny wykazała, iż postępowanie prowadzone było z naruszeniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i prawa budowlanego. Zakład Utylizacji Odpadów Szpitalnych i Komunalnych Składowisko Odpadów Komunalnych: - kontrola dotyczyła działalności składowiska i nie wykazała nieprawidłowości w tym zakresie. 6

8 Podsumowanie kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych Urzędu Miasta w zakresie spraw organizacyjno-kadrowych w II półroczu 2004 r. Lp Jednostka organizacyjna 1. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Nr OR.VI-AS /04 2. Biuro Wystaw Artystycznych Nr OR.VI-AS /04 3. Instytucja Kultury Estrada Śląska Nr OR.VI.EB /04 4. Śląski Teatr Lalki i Aktora Ateneum OR.VI-AS /04 5. Instytucja Promocji i Upowszechniania Muzyki Silesia Nr OR.VI-AS /04 6. Zespół Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia Nr OR.VI-JG /04 7. Muzeum Historii Katowic Nr OR.VI-JG- 0914/46/04 Termin przeprowadzenia kontroli /okres objęty kontrolą/ r. rok 2003 i 2004 do dnia kontroli r. rok 2003 i 2004 do dnia kontroli r. bieżący r. do dnia kontroli r. do dnia kontroli r. bieżący Wydane zalecenia Przestrzeganie postanowień zawartych w Roz. MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. Należy dokonać aktualizacji podstawy prawnej w związku ze zmianą obowiązujących przepisów w Reg. Premiowania Brak zaleceń z uwagi na nie stwierdzenie nieprawidłowości Należy zaktualizować postanowienia Statutu, Reg. Organizacyjnego i Regulaminu Pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami Należy zaktualizować Statut oraz Regulamin Wynagradzania i Premiowania Należy dokonać zmian w Reg.Pracy i Reg.Wynagradzania, uzupełnić akta osobowe pracowników, określić godziny rozpoczynania i kończenia pracy r. Brak zaleceń z uwagi na nie stwierdzenie nieprawidłowości Sposób wykonania zaleceń Odp. z dn r.Nr DS.0911/4/04 Sposób wykonania: Dokumentacja dot. ewidencjonowania czasu pracy oraz umowy zawierane z ZFŚS zostały usunięte z akt osobowych pracowników Odp. z dn r. Ldz.811/04/DFK. Sposób wykonania: Dokonano aktualizacji podstawy prawnej Odp. z dn r. Ldz. 759/2004. Dokonano aktualizacji postanowień Reg. Organizacyjnego i Statutu, Uzupełniono zapisy w aktach osobowych pracowników i zaprowadzono książki wyjść w godzinach służbowych Odp. z dn r. CS/112/2004 wszystkie zalecenia wykonano zgodnie z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi Uwagi Termin wykonania zaleceń r. 7