OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Przemyślu Przemyśl Rynek 1 OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani ( ) Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarzadzania Kryzysowego w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Lp. Symbol Tytuł teczki Rok 1 ZK.III /03 Świadczenia osobiste na rzecz obronności ZK.5321 Baza służąca obronie cywilnej ZK.5322 Plany obrony cywilnej 2008

2 4 ZK.5323 Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności ZK.5340 Ochrona ujęć i urządzeń wodnych ZK.III/1/5350/09 Świadczenia osobiste na rzecz obronności ZK/1/5351/2009 Świadczenia rzeczowe na rzecz obronności ZK.0914 Kontrole jednostek podległych przeprowadzane przez organy gminy ZK.5321 Baza służąca obronie cywilnej ZK.5322 Plany obrony cywilnej ZK.5323 Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności ZK.5323 Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności ZK.5329 Zarządzanie kryzysowe ZK.III.5350/2010 Świadczenia osobiste na rzecz obronności ZK.III/1/5351/2010 Świadczenia rzeczowe na rzecz obronności ZK.5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie ZK.1639 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego ZK.5550 Plany obrony cywilnej ZK.5552 Organizacja formacji obronnych ZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej ZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie ZK Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie ZK ZK.173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań ZK.5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności ZK.5550 Plany obrony cywilnej ZK.5552 Organizacja formacji obronnych ZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej ZK.5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie ZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie ZK BZK.173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań BZK.5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności BZK.5551 Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej BZK.5552 Organizacja formacji obronnych BZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej BZK.5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK.5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności BZK.5550 Plany obrony cywilnej BZK.5551 Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej BZK.5552 Organizacja formacji obronnych BZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej BZK.5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK ZK.5565 Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie SOB.5010 Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców SOB.5011 Spisy wyborców SOB.5343 Sprawy meldunkowe BZK.5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności BZK.5550 Plany obrony cywilnej BZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej

3 55 Zaopatrzenie ludności 2014 BZK i zakładów pracy w sprzęt obronny BZK.5556 Baza służąca obronie cywilnej BZK.5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie BZK SOB.5570 Organizacja kwalifikacji wojskowej SOB.5010 Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców 63 SOB.5011 Spisy wyborców 64 SOB.5342 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności 65 SOB.5343 Sprawy meldunkowe 66 SOB Sprawy meldunkowe (dokumentacja związana z prowadzonymi sprawami o zameldowanie, wymeldowanie lub anulowanie zameldowania w drodze administracyjnej) 67 SOB.5344 Obsługa dowodów osobistych 68 SOB Obsługa dowodów osobistych (Wezwania w sprawie wyrobienia dowodów osobistych) 69 SOB Obsługa dowodów osobistych (Unieważnienia dowodów osobistych utrata, kradzież 70 SOB Udostępnienie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych (udostępnianie danych dowody osobiste) i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych (udostępnianie danych dowody osobiste) 71 BZK.5522 Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku 72 BZK.5530 Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego 73 BZK.5532 Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie 74 BZK.5535 Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwycz. i kryzysowych 75 BZK.5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej 76 BZK.5544 Planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia 77 BZK.5550 Plany obrony cywilnej 78 BZK.5551 Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej 79 BZK.5552 Organizacja formacji obronnych 80 BZK.5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej 81 BZK.5555 Zaopatrzenie ludności 82 BZK.5556 Baza służąca obronie cywilnej 83 BZK Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie 84 BZK SOB.5570 Organizacja kwalifikacji wojskowej 86 SOB.5571 Działalność komisji kwalifikacyjnej 3

4 Nie przekazanie powyższych teczek do archiwum zakładowego naruszyło przepis: ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Panią do: 1. Przekazania w/w dokumentacji do archiwum zakładowego w terminie do r. 2. Przestrzegania przepisów 63 ust ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Pani prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. zaleceń Obliguję ponadto Panią do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. 4

5 Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 2. A/a. 5