OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Przemyślu Przemyśl Rynek 1 OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani ( ) Naczelnik Wydziału Mienia Komunalnego w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Mienia Komunalnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Lp. Znak teczki (część znaku sprawy) Tytuł teczki Rok założenia teczki Kat. arch

2 1 MK.I MKL.I MKL Nawiązywanie kontaktów i określenie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym A Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami 2011 A Współpraca z kancelarią rady miejskiej, radnymi, radami osiedla, posłami 2011 A 4 MKL-I.033 Wnioski i interpelacje radnych 2012 A 5 MKL-I.0052 Upoważniania osób (podmiotów do działania w imieniu wójta, burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy A 6 MK.I.0073 Narady pracowników własnej jednostki 2007 A 7 MK.I.077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne A 8 MK.I Uchwały BC 9 MKL.I.120 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów A 10 MK.I.0145 Audyty jakości wewnętrzne A 11 MK.0150 Uchwały Rady Miejskiej 2008, 2010 BC 12 MK.0151 Zarządzenia Prezydenta Miasta BC 13 MK.I.0155 Realizacja uchwał Rady Miejskiej 2007 BC 14 MKL MK MK MK.I.0719 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5 Redagowanie stron Biuletynu Informacji Publicznej A Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego B5 18 MK.I.0812 Jednolity rzeczowy wykaz akt 2007 BC 19 MK.I MK.1430 Ustalenie uprawnień do dostępu danych i systemów B10 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej A 21 MK.I MK.1610 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) A Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism B5 23 MKL-I.1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach 2011 A 24 GKK.3011 Informacja o stanie mienia komunalnego (dokumenty do zmian) A 2

3 25 MK.3011 Informacja o stanie mienia komunalnego (dokumenty do zmian) A 26 MK.I.3020 Przygotowanie projektu budżetu gminy 2013 BE5 27 MK.I.3021 Budżet gminy i jego zmiany 2013 A 28 MK.3023 Ewidencja nieruchomości (dokumenty do zmian) 2010, 2014 A 29 MKL.3023 Ewidencja nieruchomości (dokumenty do zmian) A 30 MK.I.3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE5 31 MK.3134 Opłata adiacencka B10 32 MKL.3134 Opłata adiacencka B10 33 MK.3220 Dowody księgowe 2014 B5 34 MK.3240 Wycena i przecena B10 35 MKL-I MK.I.5242 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 2012 B5 Organizacja zabezpieczenia danych osobowych 2007 B5 37 MK.6725 Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w mpzp (opłata planistyczna) B10 38 MKL.6822 Przyjmowanie nieruchomości na rzecz gminy A 39 MK.6823 Zakup nieruchomości 2012 A 40 MKL-III.6824 Zniesienie współwłasności nieruchomości 2011 A 41 MK.6825 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa A 42 MKL MK MKL MK MKL-IV MK MKL.III.6841 Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości 2013 A Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości 2014 A Roszczenia o przeniesienie własności nieruchomości 2012 A Odszkodowania za nieruchomości przyjęte pod drogi publiczne 2012 BE10 Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne 2011 BE10 wieczyste A wieczyste A 3

4 49 MK.6844 Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd BE MKL-IV.6845 Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem 2012 BE10 51 MKL-IV.6850 Użyczanie nieruchomości 2012 BE5 52 MK.6850 Użyczanie nieruchomości BE5 53 MKL.IV.6853 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych B10 54 MKL.IV.6871 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami BE10 55 MK Przejmowanie gruntów, nieruchomości 2007, 2010 B15 56 GKK.7221 Wywłaszczanie nieruchomości, zwrot wywłaszczonych nieruchomości 1998 A 57 MK.7222 Zamiana gruntów, zmiana użytkowania A 58 MG.I G.VI.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1998 BE5 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) BE5 60 GA.I.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1992 BE5 61 GG zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1993, 1995, 1996 BE5 62 GG.VII.7224 zarząd (oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste) 1993 A 63 M.G.II.IV.7224 Zgoda na wejście w teren GMP B10 64 MG.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1998 A 65 MG.II zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1997, 1999 BE5 66 MG.II-7224 zarząd (oddawanie w użytkowanie wieczyste) 1999 A 67 MK.II/ zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 2008 BE5 68 G.V.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa A 69 GKK.III.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa A 4

5 70 MK.II.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 2009 A 71 MK MK MK-II.7233 Roszczenia o przeniesienie własności nieruchomości 2009 BE5 Plany szczegółowe dla gruntów pod budownictwo mieszkaniowe 2007 A Zarządzanie zasobem gruntów na cele rozbudowy 2008 BE10 74 MK.7240 Organizacja zarządzania gruntami B10 75 MK.II.7240 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych B10 76 MK.7241 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami B5 77 G.II.7243 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa A 78 G.V.7243 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa A 79 MK.7322 Projekt miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego A 80 G.8224 Przekazywanie terenów w użytkowanie 1991 BE5 81 GKK Zgoda na wejście w teren GMP 2007 B10 82 GKK.VI/ Zgoda na wejście w teren GMP 2005 B10 83 G.V G.VI GKK.VI MK.III MK Przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste 2002 A wieczyste 2000 A wieczyste 2002, 2005, 2006 A wieczyste A wieczyste 2007 A 88 G Opłaty adiacenckiei planistyczne B10 89 GKK Opłaty adiacenckie i planistyczne B10 90 MK Opłaty adiacenckie i planistyczne B10 91 MKL-I Protokoły ze spotkania z kadrą A Przejmowanie gruntów, nieruchomości Przejmowanie gruntów, nieruchomości 2008 Nie przekazanie powyższych teczek do archiwum zakładowego naruszyło przepis: ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 5

6 2. 64 ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Panią do: 1. Przekazania w/w dokumentacji do archiwum zakładowego w terminie do r. 2. Przestrzegania przepisów 63 ust ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Pani prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. zaleceń Obliguję ponadto Panią do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 6

7 2. A/a. 7