Data: 30 sierpień 2010 r..

Transkrypt

1 REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W OŚRODKU SPORTU I REKREACJI W OLSZTYNIE Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Klęczar Jadwiga Data: 30 sierpień 2010 r. Obowiązuje od: Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Jerzy Litwiński Data: 30 sierpień 2010 r.. Nr egz.: Strona nr 1 z 6

2 ROZDZIELNIK L.p. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1 Dyrektor 1 2 Zastępca Dyrektora 21 3 Stanowisko ds. kancelaryjnych 1 4 Radca Prawny 2 5 Dział Organizacyjny 3 6 Stanowisko ds. pracowniczych i organizacyjnych 4 7 Stanowisko ds. administracyjnych i pracowniczych 4 8 Stanowisko ds. BHP, OC i P.poż. 5 9 Stanowisko ds. marketingu 6 10 Stanowisko ds. marketingu i reklamy 6 11 Stanowisko ds. elektrycznych 7 12 Stanowisko ds. urządzeń sanitarnych 7 13 Stanowisko ds. budowlanych 7 14 Stanowisko ds. organizacji zamówień publicznych 8 15 Stanowisko ds. organizacji zamówień publicznych 8 16 Dział Sportu i Organizacji Imprez 9 17 Muzeum Sportu Zespół Krytych Obiektów Sportowych Zespół Krytych Obiektów Sportowych II Hala Widowiskowo-Sportowa "Urania"/Lodowisko Lodowisko / boisko przy ul. Jeziołowicza Hotel "Relaks" Ośrodek Wypoczynkowy "Kłobuk" Zespół Obiektów Wypoczynkowo-Rekreacyjnych Kąpielisko sezonowe nad Jeziorem Skanda Kąpielisko sezonowe nad Jeziorem Bartąg Kąpielisko sezonowe przy BSW "Słoneczna Polana" Kąpielisko sezonowe przy "Przystani Akwen" Baza Sportów Wodnych "Słoneczna Polana" Przystań Kajakarska ul. Jodłowa Zespół Odkrytych Obiektów Sportowych Tor Motocrossowy Skate Park 20 Data otrzymana Podpis Strona nr 2 z 6

3 1 Regulamin określa: 1. Reguły organizacji procesu kontroli zarządczej sprawowanej przez Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, zwanym dalej Ośrodkiem, z wyłączeniem obowiązków kontroli wykonywanej przez Dyrektora Ośrodka w przypadku gdy odrębne ustawowe przepisy określają tryb i zasady przeprowadzania kontroli. 2. Reguły prowadzenia postępowań kontrolnych w komórkach organizacyjnych, w celu zapewnienia: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem, 8) sygnalizowania faktów wystąpienia przypadków niegospodarności, opóźnień w realizacji zadań, naruszania zasad gospodarki finansowej, o których mowa w ustawie o finansach publicznych, 9) zapobiegania występowaniu niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływania w celu wywołania pożądanych zachowań. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1. kontroli - rozumie się przez to kontrolę zarządczą stanowiącą narzędzie skutecznego i sprawnego zarządzania, obejmujące badanie stanu rzeczywistego i jego porównanie ze stanem pożądanym, które umożliwia wyeliminowanie zidentyfikowanych, negatywnych zjawisk oraz ustalenie sprawców, 2. Dyrektorze oznacza to Dyrektora Ośrodka, 3. komórce organizacyjnej oznacza to komórki organizacyjne oraz stanowiska wyodrębnione w obowiązującym Schemacie Organizacji Ośrodka, który stanowi załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka, 4. jednostce kontrolowanej oznacza to kontrolowaną komórkę organizacyjną Ośrodka, 5. regulaminie oznacza to niniejszy Regulamin sprawowania kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka, 6. ustawie o finansach publicznych oznacza to ustawę dnia r. o finansach publicznych (Dz.U ), 7. instrukcji kancelaryjnej oznacza to instrukcję kancelaryjną wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora Ośrodka zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków 2. Strona nr 3 z 6

4 międzygminnych (Dz.U , ze zmianami z dnia r. (Dz.U ) i z dnia r. (Dz.U ), 8. nieprawidłowości - oznacza to jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa ustawowego, miejscowego lub wewnątrzzakładowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony pracowników jednostki kontrolowanej, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku ze środków objętych planem finansowym Ośrodka, 9. uchybieniu oznacza to odstępstwo od przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych obowiązujących w poddanych kontroli podmiotach nie będące nieprawidłowością lub przestępstwem, 10. przestępstwie oznacza to czyn zawiniony i społecznie szkodliwy (w stopniu większym niż znikomy), zabroniony pod groźbą kary przez obowiązującą ustawę karną opisującą jego znamiona lub czyn niedozwolony w rozumieniu prawa cywilnego. 1. Kontrolę zarządczą wykonują kontrolujący, stosownie do ustalonego w obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka, podziału obowiązków nadzorczo-kontrolnych na poszczególne stanowiska pracy, zakresu upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta, kompetencji określonych we właściwych zarządzeniach Prezydenta i uchwałach Rady Miasta Olsztyn, zarządzeniach i decyzjach Dyrektora Ośrodka. 2. Kontrolującymi są: pracownicy na stanowiskach kierowniczych w stosunku do pracowników pozostających w podległości służbowej ustalonej strukturą organizacyjną bądź pracownicy, którzy do wykonywania tej kontroli zostali odrębnie upoważnieni, a w szczególności: Dyrektor Ośrodka, Zastępca Dyrektora; w ramach realizacji funkcji nadzorczych, główny księgowy, kierownicy komórek organizacyjnych. 3. Kontrola zarządcza wykonywana jest w sposób ciągły przez kontrolujących, o których mowa w Kontrolujący, o których mowa w 4, nie prowadzą odrębnych postępowań kontrolnych, realizując zadania w sposób ciągły poprzez: 1) badanie prawidłowości sporządzania dokumentów zgodnie z zasadami określonymi w odpowiednim zarządzeniu wprowadzającym Instrukcję Kancelaryjną, a w szczególności czy: 5. Strona nr 4 z 6

5 a. dokument został sporządzony przez właściwy podmiot (umieszczono nazwę i adres, odpowiednio: jednostki, komórki organizacyjnej oraz podpis pracownika go sporządzającego), b. forma dokumentu odpowiada przepisom prawa (między innymi: czy dane umieszczono na właściwych formularzach w taki sposób, aby informacje były czytelne i trwałe), c. data sporządzenia dokumentu świadczy o zachowaniu ustalonych terminów, d. informacje zawarte w dokumencie odpowiednio co do ilości, jakości, kosztu, miejsca, czasu, itd. są zgodne z przepisami oraz normami obowiązującymi w chwili wykonania, e. wyliczenia zawarte w dokumencie są poprawne matematycznie oraz rzetelne. 2) badanie zastosowania trybu postępowania właściwego dla załatwianej sprawy, a w szczególności czy: a. dochowany został ustawowy lub wyznaczony w inny sposób termin dla załatwienia sprawy, b. obieg dokumentów w sprawie zgodny jest z obiegiem obowiązującym w Ośrodku (m.in. w zakresie prawidłowych dekretacji oraz umieszczania podpisów osób biorących udział w załatwianiu sprawy dla potwierdzenia, akceptacji, zatwierdzenia lub wyrażenia opinii. 3) sprawdzanie przestrzegania przez podległych pracowników obowiązujących wewnątrzzakładowych regulaminów, instrukcji, procedur, wytycznych oraz ustalonego porządku i dyscypliny pracy, w tym obserwację wykorzystania czasu pracy. 4) sporządzanie planów pracy obejmujących zadania oraz sposób ich wykonania w okresach rocznych, 5) identyfikowanie ryzyka, które może wpłynąć na poziom i jakość wykonania zadań, 6) projektowanie organizacji pracy; w szczególności przez jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie elementem pomocniczym jest właściwy opis stanowisk, i ustalanie systemu zastępstw, 7) sporządzanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w Ośrodku, których obowiązek ustalania wynika z zakresu zadań komórki organizacyjnej. 2. Zadania kontroli wykonywanej przez kontrolujących, o których mowa w 4 nie podlegają planowaniu. 3. Z kontroli wykonywanej przez kontrolujących, o których mowa w 4 nie sporządza się dokumentacji. Strona nr 5 z 6

6 4. Dla potwierdzenia wykonywania kontroli kontrolujący, o których mowa 4 postępują odpowiednio, według norm zawartych w instrukcji kancelaryjnej oraz według zasad i sposobów postępowania określonych w stosownych zarządzeniach Prezydenta i uchwałach Rady Miasta Olsztyn i zarządzeniach oraz decyzjach Dyrektora Ośrodka. ZATWIERDZAM: Strona nr 6 z 6