KARTA PROCESU NAZWA PROCESU: Starostwo Powiatowe we Włocławku NADZÓR I KONTROLA. Cel procesu. Zakres procesu. Właściciel procesu

Transkrypt

1 Strona 1 z 5 Cel procesu Zakres procesu Właściciel procesu Doskonalenie pracy Starostwa, ocena stopnia wykonania zadań, prawidłowości i legalności działania oraz skuteczności stosowanych metod i środków oraz zapewnienie Zarządowi Powiatu lub Staroście informacji niezbędnych do efektywnego kierowania gospodarką powiatu i podejmowania prawidłowych decyzji. Od opracowania rocznych planów kontroli i nadzoru/audytu wewnętrznego lub zdiagnozowania potrzeby przeprowadzenia kontroli/audytu wewnętrznego do zrealizowania zaleceń pokontrolnych i złożenia Sekretarzowi Powiatu informacji z wykonania rocznego planu kontroli lub Staroście w zakresie audytu. Wydziały uczestniczące w procesie Etapy realizacji procesu (koordynacja) Audytor Wewnętrzny; Wydział Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych; Wydziały merytoryczne; W zakresie kontroli i nadzoru: 1. Opracowanie rocznych planów kontroli lub zdiagnozowanie potrzeby przeprowadzenia kontroli. 2. Zatwierdzenie planów kontroli przez Starostę. 3. Zgłoszenie rozpoczęcia kontroli i tematyki kontrolnej Naczelnikowi wydziału/kierownikowi powiatowej jednostki organizacyjnej. 4. Odnotowanie kontroli w książce kontroli. 5. Czynności kontrolne. 6. Sporządzenie sprawozdania lub protokołu kontroli i wystąpień pokontrolnych. 7. Realizacja zaleceń pokontrolnych. 8. Bieżący nadzór prowadzony w imieniu Zarządu nad Kierownikami i i jednostkami organizacyjnymi. W zakresie audytu wewnętrznego: 1.Oszacowanie ryzyka i zaplanowanie audytu (plan audytu) 2.Zaplanowanie zadań audytowych, 3.Realizacja audytu zadania zapewniające. 4.Przygotowanie sprawozdania z zadania audytowego. 5.Realizacja wniosków z audytu. 6.Przygotowanie sprawozdania rocznego. 7.Realizacja czynności doradczych. Dane wyjściowe Dane wejściowe Roczny plan kontroli/audytu wewnętrznego Zdiagnozowana potrzeba przeprowadzenia kontroli/audytu wewnętrznego Sprawozdanie lub protokół kontroli i wystąpień pokontrolnych Zrealizowane zalecenia pokontrolne Sprawozdanie z audytu Złożenie informacji z wykonania rocznego planu kontroli/audytu wewnętrznego

2 Strona 2 z 5 Wszystkie procesy główne i pomocnicze Działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze Procesy powiązane Nazwa usługi Kontrola kompleksowa (obejmująca całość lub obszerną część działalności) Usługi realizowane w procesie Komórki realizujące usługę Naczelnicy wydziałów (w zakresie realizacji zadań na podległych stanowiskach pracy w wydziale) Opis postępowania Zarządzenie nr 55/11 Starosty z dnia 26 września 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sposobu planowania i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym ; Doraźne zespoły kontrolne powołane przez Starostę Zapisy roczny plan kontroli; książka kontroli; sprawozdanie lub protokół kontroli i wystąpień pokontrolnych; informacja z wykonania rocznego planu kontroli; Kontrola problemowa (obejmująca wybrane zagadnienia z zakresu działalności) Wydział Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych (w zakresie przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych) Naczelnicy wydziałów (w zakresie realizacji zadań na podległych stanowiskach pracy w wydziale) Doraźne zespoły kontrolne powołane przez Starostę ; ; Zarządzenie nr 55/11 Starosty z dnia 26 września 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sposobu planowania i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym ; Zapisy roczny plan kontroli; książka kontroli; sprawozdanie lub protokół kontroli i wystąpień pokontrolnych; informacja z wykonania rocznego planu kontroli;

3 Strona 3 z 5 Audyt wewnętrzny Nadzorowanie i kontrolowanie powiatowych jednostek organizacyjnych Sprawowanie nadzoru nad gospodarką mieniem powiatu i procesem ubezpieczenia majątku powiatu Audytor Wewnętrzny Starosta Włocławski lub osoba przez niego wyznaczona/upoważniona Wydziały merytoryczne Skarbnik Powiatu Uchwała nr 642/06 Zarządu Powiatu z dnia 15 listopada 2006 w sprawie zasad planowania, organizacji i sposobu przeprowadzania audytu w Starostwie Powiatowym i jednostkach organizacyjnych Powiatu Zapisy roczny plan audytów wewnętrznych; sprawozdania z przeprowadzonych audytów; informacja z wykonania rocznego planu audytów Ustawa z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej Zapisy: akta spraw związanych z działaniami nadzoru; pisma powiatowych jednostek organizacyjnych Statut Powiatu we ; Zarządzenie nr 28/10 Starosty z dnia 29 października 2010 roku w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego we ; Zarządzenie nr 33/11 Starosty z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym ; Zapisy informacje o stanie mienia powiatowego

4 Strona 4 z 5 Kontrola sprawozdań i rozliczeń dotyczących wykorzystania dotacji budżetowych przekazywanych przez powiat innym podmiotom. Wydział Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych Wydział Finansowo- Księgowy Wydział Ochrony Środowiska i Administracji Budowlanej Statut Powiatu we Zarządzenie nr 28/10 Starosty z dnia 29 października 2010 roku w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego we Zarządzenie nr 33/11 Starosty z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym we Zapis sprawozdania podmiotów; zapisy z kontroli prawidłowości wydatków (protokoły, opisy dokumentów finansowo księgowych) Kryteria dla usług będących wynikiem procesu wynikają z niżej wymienionych dokumentów związanych. Kontrola spełnienia kryteriów przez usługi (parafowanie, aprobowanie i podpisanie) odbywa się zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego. Dokumenty związane Ustawa z dnia 21 listopada 2009 r. o pracownikach samorządowych Ustawa z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej Instrukcja kancelaryjna organów powiatu Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych Uchwała nr 642/06 Zarządu Powiatu z dnia 15 listopada 2006 w sprawie zasad planowania, organizacji i sposobu przeprowadzania audytu w Starostwie Powiatowym i jednostkach organizacyjnych Powiatu. Zarządzenie nr 55/11 Starosty z dnia 26 września 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sposobu planowania i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym we ; Zarządzenie nr 28/10 Starosty z dnia 31 lipca 2009 roku w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego Zarządzenie nr 33/11 Starosty z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym

5 Strona 5 z 5 Monitorowanie procesu Właściciel na podstawie uczestnictwa w procesie i we współpracy z osobami kontrolującymi, monitoruje prawidłowość i terminowość działań kontrolnych na podstawie przygotowywanych rocznych planów kontroli/audytów wewnętrznych, sprawozdań i protokołów kontrolnych i wystąpień pokontrolnych/sprawozdań z audytu oraz złożonych sprawozdań z rocznego wykonania kontroli/audytu wewnętrznego. Ponadto Właścicielowi przedkładane są dokumenty dotyczące procesu (dekretacje, podpisy), zgodnie z ogólnymi zasadami kierowania i kontroli określonymi w Regulaminie Organizacyjnym. Na tej podstawie, jak również uwzględniając osiągane rezultaty w procesie (wartość mierników) Właściciel monitoruje proces. Miernik Odsetek przygotowanych w terminie rocznych planów kontroli Sposób pomiaru Osoba dokonująca pomiaru Przedstawienie wyników pomiaru Odsetek planowych kontroli przeprowadzonych w wyznaczonym terminie i zakresie Odsetek złożonych w terminie informacji z wykonania rocznego planu kontroli Rejestr zmian w Karcie procesu L.p. 1. Opracował Opis zmiany Wprowadzono Zarządzenie nr 55/11 Starosty z dnia 26 września 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sposobu planowania i prowadzenia działalności kontrolnej w Starostwie Powiatowym uchylające Zarządzenie nr 16/10 z dnia 10 czerwca 2010 roku. Zatwierdził Obowiązuje od: