Podstawowy kod usługi: MDUP Wersja 01 MIGRACJA DANYCH

Transkrypt

1 Podstawowy kod usługi: MDUP Wersja 01 MIGRACJA DANYCH Zakres usługi: 1. Przygotowanie pliku xlsx - w zastępstwie Nabywcy Opiekun dostosowuje dane ze zbiorów źródłowych otrzymywanych od Nabywcy i tworzy plik zgodny z formatem z instrukcji obsługi (pliki do pobrania): a) kod usługi MDDS dla tabel: Klienci lub Osoby lub Pojazdy + Historia Pojazdów; b) kod usługi MDDP - dla tabeli: Polisy; c) kod usługi MDDR - dla tabeli: Raty; 2. Weryfikacja i korekta danych usługa zlecana Opiekunowi w przypadku, gdy Nabywca przygotowuje plik xlsx we własnym zakresie. Polega na jednorazowym zweryfikowaniu i skorygowaniu danych przed samym procesem ich migracji (kod usługi: MDWS) 3. Tłumaczenie bazy powiatów - na nr ID w bazie programu komputerowego. Usługa ma uzasadnienie o ile Nabywca posiada bazę własnych klientów lub osób z uzupełnionymi powiatami ich działalności i jest zainteresowany przeniesieniem tych informacji do nowego programu komputerowego; 4. Migracja danych - zasilenie określonej tabeli bazodanowej w zakresie przewidzianych w niej pól. Zaczytanie danych odbywa się za pośrednictwem pliku xlsx (MS Excel). Zawartość pliku przygotowuje Nabywca lub zleca jego stworzenie w oparciu o usługę Przygotowanie pliku xlsx. Procedury RODO: Logowanie do programu komputerowego; Przygotowane pliki z informacjami nie należy przesyłać w postaci załącznika do korespondencji owej. Jest to mało bezpieczny scenariusz, gdyż dane w nich zawarte mogą zostać przechwycone przez niepowołanych odbiorców. Stanowią też niepotrzebnie historię korespondencji, o usuwaniu której należy pamiętać. Wszystkie przekazywane pliki Operator załącza do bazy programu komputerowego bezpośrednio po jego aktywacji.

2 DODATKOWE WYJAŚNIENIA Opis szczegółowy usługi: Przygotowanie pliku xlsx Każdy wzorcowy plik zawiera dwa arkusze. W pierwszym wprowadzono pola najczęściej wykorzystywane w procesach biznesowych i ich migracja powinna zostać wykonana w stu procentach. Znaczna część tych pól jest obligatoryjna do prawidłowego funkcjonowania programu komputerowego (wyróżnione kolorem czerwonym). Drugi arkusz pliku zawiera kompletny wykaz pól wykorzystywanych w procesach obsługi dostępnych typów ubezpieczeń. Arkusz pierwszy operator powinien uzupełnić o maksymalną dużą dostępną liczbę pól z arkusza drugiego w zależności od dostępności informacji z poprzedniej aplikacji bazodanowej. Szablon pliku do pobrania z instrukcji (pliki do pobrania). Tabele, dla których przewidziano przygotowanie plików: Customers baza KLIENTÓW (tabele powiązane np. pracownicy klienta, jego zadania, zdarzenia, tematy,.. itp nie stanowią przedmiotu usługi); Persons baza OSÓB (tabele powiązane np. pracownicy osoby, jego zadania, zdarzenia, tematy,.. itp nie stanowią przedmiotu usługi); Projects oraz ProjectUsers baza POLIS i UCZESTNIKÓW POLIS (tabele powiązane np. raty polisy, szkody polisy, ryzyka polisy,.. itp nie stanowią przedmiotu usługi). W tabeli uczestników polisy zdefiniowany zostanie jeden uczestnik z odpowiednią rolą, podstawą i procentem kurtażu pod potrzeby prawidłowych wyliczeń w rocznym raporcie do KNF; Invoices baza RAT (tabele powiązane np. wynagrodzenia z rat, wpłaty do rat,.. itp nie stanowią przedmiotu usługi); Resources oraz ResourceAllocations baza POJAZDÓW i HISTORII POJAZDÓW. Do prawidłowego funkcjonowania procesu obsługi polis komunikacyjnych/flotowych należy zdefiniować historię pojazdu do wszystkich jego migrowanych polis (w których stanowił przedmiot ubezpieczenia). W przeciwnym wypadku zakłócony zostanie proces ich dalszej obsługi (np skrócenie polisy, dodanie szkody do polisy czy odnowienie polisy,..). Treści z innych tabel powiązanych z tabelą pojazdów nie stanowią przedmiotu tej usługi; W przypadku migracji danych do innych niż wyżej wymienione tabele, szablony plików wzorcowych Opiekun dostarcza Nabywcy via bezpośrednio po zamówieniu i ustaleniu warunków świadczenia usługi. Dotyczy to prac przy migracji mniej istotnych tabel bazodanowych - np migracja pracowników klienta, migracja ryzyk cennikowych, ryzyk przypisanych do polis, itp.

3 Opis szczegółowy usługi: Weryfikacja i korekta danych Usługa zlecana Opiekunowi w przypadku, gdy Nabywca przygotowuje plik xlsx we własnym zakresie. Dostarczony przez Nabywcę zbiór danych stanowi źródło ich migracji do programu komputerowego. Weryfikacja i korekta danych jest usługą dodatkowo weryfikującą merytoryczną zawartość plików z opcją ich ewentualnej poprawy. W ramach tej procedury Opiekun sprawdza: 1. istnienie duplikatów w bazach klientów, osób, polis i pojazdów; a. dla bazy klientów po wpisach w polu REGON i NIP; b. dla bazy osób po wpisach w polu PESEL; c. dla bazy polis po wpisach w polu NUMER POLISY nadawany przez TU; d. dla bazy pojazdów po wpisach w polu VIN i NR REJESTRACYJNY; e. kompletność danych w zakresie pól obowiązkowych; 2. analizuje merytoryczną zawartość listy klientów i osób poszukując tzw rekordy archiwalne (klienci lub osoby już nie obsługiwane); 3. analizuje merytoryczną zawartość listy polis poszukując tzw polisy obce, umowy generalne lub inne rekordy nie stanowiące bazy polis; Operator może zgodzić się na zaproponowane sugestie lub ich część wskazując zakres ich poprawy. Uzgodniony zakres danych jest podstawą ich korekty. Może również zignorować wytyczne Opiekuna prosząc o ich migrację bez sugerowanych zmian.

4 Opis szczegółowy usługi: Migracja danych Operator przygotowuje i dostarcza kompletne zbiory danych w pliku xlsx (MS EXCEL w wersji 2007 lub nowszej) lub zleca ich przygotowanie z dostarczonych plików źródłowych. Opiekun jednorazowo weryfikuje przekazane dane sugerując ich ewentualną korektę przez Operatora. Proces weryfikacji danych jest analogiczny do opisanego w usłudze weryfikacja i korekta danych. Po ewentualnych korektach przez Operatora usługa przechodzi do kolejnych etapów: 1. przetłumaczenie pól wyboru z wartości tekstowych na odpowiednie wartości ID. Proces należy poprzedzić ewentualnym założeniem dodatkowych pozycji w polach wyboru jeśli dane źródłowe zawierają wartości wykraczające poza te założone z kopii bazy wzorcowej. W ten sposób nadane zostaną numery ID potrzebnych podczas migracji nowych, nie przewidzianych w bazie wzorcowej pozycji słownikowych. Samodzielne tłumaczenie pól wyboru na odpowiednie nr ID opisano w rozdziale: Przygotowanie pliku. UWAGA: w ramach opłaty z tytułu migracji nie przewidziano tłumaczeń powiatów podczas migracji klientów lub osób. Praca ta może stanowić odrębne porozumienie stron. 2. tłumaczenie rekordów tj przygotowanie plików do migracji zgodnie z relacjami przewidzianymi w bazie programu komputerowego. Etapy: a. Lista klientów/osób - dla wszystkich numerów ID z poprzedniego systemu należy nadać ich odpowiedniki w NetBrokerze. Opiekun dokonuje migracji do odpowiednich tabel w bazie programu a program nadaje unikalne nr ID każdego rekordu; b. Numery ID klientów/osób z poprzedniego programu i nowo nadane w NetBrokerze należy pobrać z NetBrokera do excela. W ten sposób w excelu operator uzyskuje informacje, który nr ID z NetBrokera jest odpowiednikiem starego ID z poprzedniego systemu; c. Lista Polis - na podstawie starych i nowych nr ID klientów/osób należy na liście polis wprowadzić nr ID klientów z NetBrokera obok istniejących nr ID klientów z poprzedniego systemu. W ten sposób, po usunięciu starych ID klientów i pozostawieniu tych z NetBrokera plik z polisami jest przygotowany do migracji i powiązania polis z ich klientami; d. Do zaczytanych w ten sposób polis do odpowiedniej tabeli programu komputerowego operator migruje domyślnego uczestnika każdej polisy. Przy każdym uczestniku w polu udział % wprowadzona zostanie wartość 100%. Tak zmigrowane dane umożliwią uwzględnienie tych polis i ich rozliczeń w rocznym raporcie do KNF. e. Lista Rat - kojarzenie rat z polisami jest procesem analogicznym do wyżej opisanego schematu łączenia polis z klientami. W tym przypadku opiekun nie musi migrować uczestników każdej z raty. W trakcie migracji program komputerowy pobierze ich listy z wcześniej zaczytanych polis, do których raty będą kojarzone; f. Lista Pojazdów - proces analogiczny do łączenia polis z klientami w zakresie migracji pojazdów do odpowiedniej tabeli. W drugim kroku operator powinien dokonać ponownej migracji koncentrując się na historii pojazdów. Dzięki temu każda polisa będzie powiązana z

5 pojazdem, którego dotyczy a na karcie każdego pojazdu operator będzie miał dostęp do historii jego ubezpieczenia; Opiekun przenosi zbiory danych zgodnie z najlepszymi intencjami i należytą starannością. Napotykając na trudności w interpretacji danych przeciwdziała w przypadkach prawdopodobnych rozbieżności zgodnie z opisami poniżej: 1. Drugi i kolejne rekordy z identycznym REGONEM, NIPEM lub PESELEM dodaje do bazy wprowadzając po nim znak _ (podkreślenie). Rekordy bez wpisów w tych polach zostaną zaczytane także z pustymi wartościami tych pól; 2. Jeśli w dostarczonych plikach nie zdefiniowano pola TYP polisy (jednorazowa, odnawialna) domyślnie przyjmuje wartość odnawialna; 3. Jeśli w dostarczonych plikach nie zdefiniowano pola STATUS polisy domyślnie przyjmuje wartość do odnowienia 4. Jeśli w dostarczonych plikach nie zdefiniowano pola RODZAJ ubezpieczenia (majątkowa, komunikacyjna, flota, gwarancje, na życie,..) domyślnie przyjmuje wartość majątkowa; 5. Jeśli w dostarczonych plikach nie zdefiniowano pola KNF domyślnie zakłada się, że wszystkie polisy z plików będą uwzględniane w raporcie do KNF (znacznik ustawiony zostanie na TAK); 6. Zignorowane zostaną wszystkie kolumny z informacjami z pliku źródłowego, które nie mają swojego odpowiednika w polach procesowych (rozdział: Pola procesowe). Potraktowane zostaną jako nadmiarowe informacje, których treści nie korespondują z zawartością tabeli programu komputerowego i zbudowanych procesów biznesowych. Dostępne pola przedstawia również wzorzec każdego pliku w arkuszu zakres pełny (Pliki do pobrania); 7. Wszystkie rekordy bez powiązań obowiązkowych zostaną zignorowane. Powiązania obowiązkowe to: o ID kilenta lub osoby na wykazie polis; o ID kilenta lub osoby na wykazie pojazdów; o ID polisy na wykazie rat; Pracę uważa się za wykonaną jeżeli dane z pliku źródłowego zostały przeniesione w sposób kompletny. Rozumie się przez to ich wprowadzenie z dostarczonych plików do pól w tabelach bazy danych przeznaczonych do ich gromadzenia. Wykaz możliwych do zaczytania pól dla każdej tabeli zamieszczono w rozdziale: Pola procesowe oraz w plikach wzorcowych w arkuszu Zakres pełny (Pliki do pobrania). Dostarczenie przez Nabywcę dodatkowych zbiorów danych do migracji po wykonaniu usługi będzie równoznaczne ze zleceniem przez Nabywcę migracji kolejnego zbioru danych.