(system będzie rozbudowywany o dodatkowe funkcje w zakresie modyfikacji zgłoszonych pojazdów oraz ponownego generowania certyfikatów)

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika dla koordynatorów Zakres systemu wg wersji na dzień : - logowanie do systemu - dodawanie nowego pojazdu - modyfikacja pojazdu - polisowanie - tworzenie raportów (system będzie rozbudowywany o dodatkowe funkcje w zakresie modyfikacji zgłoszonych pojazdów oraz ponownego generowania certyfikatów)

2 KIS Ubezpieczenia (moduł WWW POJAZDY / POLISOWANIE)

3 1 Spis treści 1 Spis treści Dostęp do systemu Logowanie do systemu Resetowanie hasła Zmiana hasła Zakładka POMOC Ogólne zasady poruszania się po aplikacji Nawigacja po systemie Formularz do wprowadzania/modyfikacji danych Pojazdy Rejestracja nowego pojazdu Modyfikacja pojazdu Wyszukiwanie pojazdów (przeglądanie zarejestrowanych danych) Wydruk certyfikatów Sprzedaż pojazdu Zmiana właściciela pojazdu Polisy Przeglądanie polis i wniosków o polisowanie pojazdów Zgłoszenie pojazdów do polisowania Raporty Przeglądanie zarejestrowanych raportów Rejestracja nowego raportu Rejestracja raportu P Podmioty Rejestracja nowego podmiotu Wyszukiwanie podmiotu Załączniki Przeglądanie i załączanie dokumentów Załączanie wielu zdjęć... 29

4 2 Dostęp do systemu Do systemu mają dostęp pracownicy spółek GK PGNIG wyznaczeni do współpracy z Polski Gaz TUW. W systemie mogą pracować: a) Koordynatorzy, których zakres uprawnień jest następujący: 1. Pojazdy przeglądanie i dodawanie pojazdów 2. Polisowanie 3. Zgłaszanie szkód b) Przeglądający - użytkownicy zwykli 1. Pojazdy przeglądanie pojazdów 2. Szkody przeglądanie zgłoszonych szkód Login do systemu to pierwsza litera imienia oraz kolejnych 9 kolejnych znaków z nazwiska łącznie 10 znaków (np. dla Ferdynand Wszechpolski login: FWSZECHPOL) lub służbowy użytkownika wskazany przez osobę wyznaczoną do reprezentowania spółki. Dane dostępne dla każdego użytkownika systemu są związane ze spółką / zakładem, w ramach którego mają nadane uprawnienia. Jeśli użytkownik ma dostęp do więcej niż jednej spółki / zakładu dokonuje wyboru spółki, w ramach której przeprowadza procedurę. UWAGA do Koordynatorów obsługujących wiele spółek / zakładów: Proszę zawsze sprawdzić w ramach której spółki dokonują procedury np. procedury zgłoszenia pojazdu! Modyfikacja będzie możliwa w ramach procedury korekty (korekty@polskigaztuw.pl) poprzez wskazanie popełnionego błędu i prośby o dokonanie modyfikacji. Hasło startowe zostaje ustalone przez Polski Gaz TUW i przesłane do użytkownika. Podczas pierwszego logowania konieczne jest zatwierdzenie regulaminu oraz zmiana hasła. Hasło będzie zmieniane co 30 dni. Zgodnie z procedurami hasło musi składać się co najmniej z 8 znaków, posiadać jedną małą literę, dużą literę, cyfrę oraz znak specjalny.

5 3 Logowanie do systemu Rysunek 1 Logowanie do systemu 1. W polu Login / podaj swój identyfikator (adres ) i naciśnij klawisz TAB. 2. W polu Hasło podaj swoje hasło i "kliknij" przycisk Zaloguj. Jeżeli podane dane są nieprawidłowe (błędny login, hasło lub też pracownik nie ma prawa użytkowania tej aplikacji), wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. Po akceptacji przez system wprowadzonych danych, jeśli użytkownik loguje się po raz pierwszy, zostanie poproszony o przeczytanie i zaakceptowanie regulaminu oraz zmianę hasła. Po poprawnym zalogowaniu się do systemu użytkownikowi wyświetlony zostanie ekran z dostępnymi modułami systemu, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. Użytkownik pozostaje zalogowany, aż do momentu zamknięcia zakładki w przeglądarce lub automatycznego wylogowania po określonym czasie bezczynności, który jest widoczny w prawym górnym rogu. Rysunek 2 Ekran główny

6 3.1 Resetowanie hasła W przypadku gdy użytkownik nie pamięta swojego hasła do systemu ma możliwość ustalenia nowego. W tej sytuacji na ekranie logowania należy wybrać opcję Zapomniane hasło?. Rysunek 3 Resetowanie hasła Następnie podać na formularzu adres przypisany do konta oraz kliknąć przycisk Resetuj. Jeśli użytkownik o podanym adresie został znaleziony w systemie, po chwili zostanie wysłana wiadomość z jednorazowym linkiem służącym do ustalenia nowego hasła. Rysunek 4 Resetowanie hasła cd. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę, na której będzie mógł ustalić nowe hasło. Na formularzu należy dwukrotnie podać nowe hasło oraz potwierdzić przyciskiem Zmień hasło.

7 3.2 Zmiana hasła Rysunek 5 Zmiana hasła Aby poprawnie zmienić hasło użytkownik musi najpierw podać poprzednie hasło, a następnie dwukrotnie wprowadzić nowe hasło. Zmiana hasła jest dostępna w każdej chwili w menu w prawym górnym rogu ekranu. 4 Zakładka POMOC Zakładka POMOC składa się z: Aktualnych Instrukcji Obsługi Regulaminu Pomocy w obszarze merytorycznym (korekty@polskigaztuw.pl) Pomocy w obszarze technicznym (serwis@polskigaztuw.pl)

8 5 Ogólne zasady poruszania się po aplikacji 5.1 Nawigacja po systemie nawigowanie po systemie odbywa się poprzez wybieranie odpowiednich opcji na ekranach (patrz Rysunek 2), aby wrócić do poprzedniego menu należy wybrać rysunek tytułowy ekranu lub przycisk Powrót dostępny w dolnej części ekranu, aby wrócić do menu głównego można kliknąć w logo POLSKI GAZ TUW. 5.2 Formularz do wprowadzania/modyfikacji danych pola przy których etykieta zawiera znak * są wymagane, pola oznaczone kolorem białym to tzw. pola edycyjne. Wprowadzamy do nich wartość bezpośrednio z klawiatury lub używając komend kopiuj i wklej z menu kontekstowego (dostępne po kliknięciu na prawym przycisku myszy), pola zakończone to tzw. pola słownikowe. Wartość w tych polach wybieramy z tak zwanej listy rozwijalnej, pola z ikoną to pola kalendarza, służącego do ułatwienia wprowadzania dat w systemie. zakładka z ikoną oznacza brak wpisania danych wymaganych lub błędnie wypełnione pole formularza,

9 6 Pojazdy 6.1 Rejestracja nowego pojazdu Dostęp do funkcji możliwy jest po kliknięciu w ikonę DODAJ w module POJAZDY. Opis Formularz służy do rejestracji nowo zakupionego pojazdu, przed zgłoszeniem go do polisowania. Większość danych, które są do uzupełnienia na formularzu znajduje się w dowodzie rejestracyjnym. Rysunek 6 Rejestracja pojazdu

10 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Spółka wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać spółkę, do której należał będzie nowo rejestrowany pojazd. Jeśli użytkownik jest koordynatorem tylko jednej spółki, pole zostanie uzupełnione automatycznie. Czy spółka jest właścicielem pojazdu Właściciel wymagane (jeśli właścicielem nie jest spółka) Jeśli pole nie jest zaznaczone to należy wybrać / zarejestrować właściciela pojazdu (np. firmę leasingową). Właściciela pojazdu możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie zarejestrować nowy podmiot (patrz rozdział 8). Wybrany podmiot musi mieć wypełnione pola wymagane: Imię, Nazwisko / Nazwa, PESEL / REGON, Kod pocztowy, Miejscowość oraz Numer domu. Rodzaj pojazdu wymagane Lista rozwijalna, w której wybieramy rodzaj rejestrowanego pojazdu. Dostępne opcje: pojazd osobowy, pojazd ciężarowy, pojazd dostawczy, przyczepy i naczepy, autobus, ciągnik rolniczy, motocykl, pojazd innego typu. Nr rejestracyjny pojazdu wymagane (rodzaj pojazdu osobowy lub ciężarowy), lub Jeśli koordynator będzie próbował zarejestrować pojazd z nr rejestracyjnym już istniejącym w bazie, zostanie wyświetlony stosowny komunikat i przycisk ZAPISZ będzie nie dostępny. Nr VIN / Nr seryjny wymagane Jeśli wybrano rodzaj pojazdu innego typu należy wpisać nr seryjny pojazdu. Jeśli koordynator będzie próbował zarejestrować pojazd z nr VIN lub nr seryjnym już istniejącym w bazie, zostanie wyświetlony stosowny komunikat i przycisk ZAPISZ nie będzie dostępny. Marka pojazdu wymagane W przypadku pojazdów osobowych lub ciężarowych lista rozwijalna, z której należy wybrać markę pojazdu, w przypadku pojazdów innych pole tekstowe, w którym markę należy wpisać z klawiatury. Model pojazdu wymagane W przypadku pojazdów osobowych lub ciężarowych lista rozwijalna, z której należy wybrać model pojazdu, w przypadku pojazdów innych pole tekstowe, w którym model należy wpisać z klawiatury. Typ pojazdu Typ nadwozia Pole tekstowe dostępne tylko dla pojazdów innych, w które należy wpisać odpowiedni model pojazdu. Lista rozwijalna, z której należy wybrać odpowiedni typ nadwozia dla pojazdu.

11 Kraj rejestracji Lista rozwijalna, z której należy wybrać kraj, w którym rejestrowany w systemie pojazd jest zarejestrowany. Rok produkcji Data pierwszej rejestracji wymagane Pole typu kalendarz. Podczas zgłaszania pojazdu do polisy, nie będzie można wybrać daty rozpoczęcia okresu ubezpieczenia wcześniejszego niż ta data. Pojemność silnika Pojemność silnika wpisana w cm 3. Moc Moc pojazdu wpisana w kw. Liczba drzwi Liczba miejsc Ładowność Ładowność wpisana w kg. Dopuszczalna masa Dopuszczalna masa całkowita pojazdu całkowita Skrzynia biegów wpisana w kg. Lista rozwijalna. Dostępne opcje: manualna, automatyczna. Wartość pojazdu wymagane Wartość pojazdu netto wpisana w PLN Stawka VAT wymagane Lista rozwijalna, z której należy wybrać procent VAT, który jest zwracany przez urząd skarbowy (50 lub 100). Strefa wymagane Lista rozwijalna, z której należy wybrać strefę ubezpieczenia, w której pracował będzie ubezpieczony pojazd. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz Zapis wprowadzonych wartości do rejestru pojazdów. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem. 6.2 Modyfikacja pojazdu Dostęp do funkcji możliwy jest z poziomu wyszukiwania pojazdów po wybraniu opcji MODYFIKUJ z menu AKCJE. Opis Formularz służy do modyfikacji danych wcześniej zarejestrowanego pojazdu. Większość danych, które są do uzupełnienia na formularzu znajduje się w dowodzie rejestracyjnym. Zakres pól na formularzu jest taki sam jak przy rejestracji pojazdów (patrz rozdział 6.1). W przypadku zmiany niżej wymienionych pól (cech pojazdu), po zapisie konieczne jest ponowne certyfikowanie / polisowanie pojazdu, aby zmienione dane pojawiły się na certyfikacie. Pola formularza, po których zmianie pojazd musi być ponownie zgłoszony do polisowania: - właściciel; - ubezpieczający; - strefa; - wartość pojazdu; - nr rejestracyjny; - nr VIN; - rodzaj pojazdu; - marka; - model.

12 Rysunek 7 Modyfikacja danych pojazdu komunikat po zapisie 6.3 Wyszukiwanie pojazdów (przeglądanie zarejestrowanych danych) Dostęp do funkcji możliwy jest po kliknięciu w ikonę SZUKAJ w module POJAZDY. Opis Ekran służy do przeglądania informacji o zarejestrowanych pojazdach w możliwością wyszukiwania konkretnych danych. Głównymi funkcjami modułu są możliwość dokonywania zmian w danych pojazdu, oraz możliwość wydruku certyfikatu. Rysunek 8 Wyszukiwanie danych pojazdu

13 Nazwa Pola Spółka Numer polisy Numer rejestracyjny Numer seryjny / VIN Numer certyfikatu Rodzaj pojazdu Marka pojazdu Model pojazdu Opis kryteriów wyszukiwania Uwagi (opis) Lista rozwijalna służąca do wyboru spółki, której pojazdy użytkownik chce przeglądać. Jeśli użytkownik będzie koordynatorem tylko jednej spółki, pole jest uzupełnione automatycznie. Wartość musi być wybrana aby wyświetlić w tabeli jakiekolwiek pojazdy Lista rozwijalna z której wybrać można polisę, w ramach której ubezpieczone były pojazdy. Lista rozwijalna z której wybieramy rodzaj pojazdu. Dostępne opcje: pojazd osobowy, pojazd ciężarowy, pojazd dostawczy, przyczepy i naczepy, autobus, ciągnik rolniczy, motocykl, pojazd innego typu. Lista rozwijalna, z której można wybrać markę pojazdu. Lista rozwijalna, z której można wybrać model pojazdu. W tabeli przy każdym rekordzie wyszukanego pojazdu w kolumnie akcje, znajduje się przycisk, z poziomu którego są dostępne dodatkowe funkcje. Opis akcji dodatkowych Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Szczegóły Podgląd danych zarejestrowanego pojazdu bez możliwości edycji Modyfikuj Możliwość zmiany danych pojazdu Formularz daje możliwość załączenia do Dokumenty / Załączniki zgłoszonego pojazdu wymaganych i dodatkowych dokumentów (dowód zakupu, dowód rejestracyjny) Certyfikat Zmiana właściciela Sprzedaż Gdy wygenerowany jest certyfikat dla pojazdu Gdy pojazd posiada aktyną polisę Gdy pojazd posiada aktywną polisę Umożliwia pobranie wygenerowanego certyfikatu w postaci pliku pdf. Umożliwia zarejestrowanie zmiany właściciela lub zmiany spółki, do której należy pojazd. Umożliwia zarejestrowanie sprzedaży pojazdu w systemie. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Powrót Wraca do menu głównego modułu POJAZDY

14 6.4 Wydruk certyfikatów Dostęp do funkcji jest możliwy po kliknięciu w przycisk WYDRUK CERTYFIKATÓW w ekranie SZUKAJ modułu POJAZDY. Przycisk jest dostępny po wybraniu polisy w kryteriach wyszukiwania. Opis Okna służy do wydruku kilku certyfikatów jednocześnie w postaci jednego pliku pdf. Aby wygenerować zbiorczy plik pdf dla wybranej liczby pojazdów należy zaznaczyć je w pierwszej kolumnie tabeli, a następnie kliknąć przycisk DRUKUJ. Po chwili (w przypadku większej liczby certyfikatów po kilku minutach), plik otworzy się w nowym oknie przeglądarki. Rysunek 9 Drukowanie certyfikatów Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) DRUKUJ Umożliwia wydruk wielu certyfikatów jednocześnie Zamknij Zamyka okno

15 6.5 Sprzedaż pojazdu Dostęp do funkcji jest możliwy z poziomu wyszukiwania pojazdów po wybraniu opcji SPRZEDAŻ POJAZDU z menu AKCJE. Przycisk jest widoczny dla pojazdów posiadających aktywną polisę. Opis Ekran służy do sprzedaży pojazdu do innego podmiotu niewchodzącego w skład PG TUW. W górnej części są widoczne aktualne dane pojazdu, poniżej formularz do wskazania nowego ubezpieczającego, właściciela oraz kwoty sprzedaży. Do pojazdu można również dołączyć dodatkowe pliki. Rysunek 10 Sprzedaż pojazdu Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Nabywca pojazdu wymagane Nabywcę pojazdu możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy Wartość netto Data sprzedaży wymagane podmiot (patrz rozdział 8). Kwota sprzedaży pojazdu w PLN Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Formularz daje możliwość załączenia do Dokumenty / Załączniki sprzedawanego pojazdu dodatkowych dokumentów. Zapisz Zapis wprowadzonych wartości w systemie. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

16 6.6 Zmiana właściciela pojazdu Dostęp do funkcji jest możliwy z poziomu wyszukiwania pojazdów po wybraniu opcji ZMIANA WŁAŚCICIELA z menu AKCJE. Przycisk jest widoczny dla pojazdów posiadających aktywną polisę. Opis Ekran służy do zmiany właściciela pojazdu lub ubezpieczającego w obrębie spółek PG TUW. W górnej części są widoczne aktualne dane pojazdu, poniżej formularz do wskazania nowego ubezpieczającego lub właściciela oraz kwoty sprzedaży. Do pojazdu można również dołączyć dodatkowe pliki. Rysunek 11 Zmiana właściciela pojazdu Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) wymagane Nowy ubezpieczający pojazdu Ubezpieczający jest właścicielem pojazdu Nowy właściciel pojazdu wymagane (jeśli ubezpieczający i właściciel to różne podmioty) Lista rozwijalna, z której można wybrać spółkę, do której należał będzie pojazd od wybranej daty zmiany. Jeśli pole nie jest zaznaczone to należy wybrać / zarejestrować właściciela pojazdu (np. firmę leasingową). Nowego właściciela pojazdu możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy podmiot rozdział 8). (patrz

17 Wartość netto wymagane Kwota sprzedaży pojazdu w PLN Numer rejestracyjny wymagane Nowy numer rejestracyjny pojazdu Data zmiany właściciela wymagane Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Formularz daje możliwość załączenia do Dokumenty / Załączniki sprzedawanego pojazdu dodatkowych dokumentów. Zapisz Zapis wprowadzonych wartości w systemie. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

18 7 Polisy 7.1 Przeglądanie polis i wniosków o polisowanie pojazdów Dostęp do funkcji możliwy jest po wybraniu modułu POLISY. Opis Moduł pozwala na przegląd informacji o polisach oraz wnioskach o polisowanie pojazdów (aktualnych i archiwalnych), z możliwością przeglądania danych o ubezpieczonych pojazdach. Wnioski / polisy można oglądać w kontekście wybranej spółki (jeśli koordynator jest opiekunem tylko jednej spółki, zostanie ona wskazana automatycznie, w przeciwnym razie powinien spółkę wybrać z listy). Ekran podzielony jest na dwie zakładki: - wnioski; - polisy. Obie zakładki w górnej części zawierają listę wniosków i polis z podstawowymi informacjami, a w dolnej części listę pojazdów w ramach danego wniosku / polisy. Wnioski mogą mieć następujące statusy (wyszczególnione w tabeli ): - rejestrowany (wniosek zarejestrowany w systemie, ale jeszcze nie obsłużony przez mechanizmy polisowania); - polisowany (została wygenerowana polisa lub pojazdy załączone we wniosku zostały dołączone do istniejącej polisy).

19 Rysunek 12 Wnioski o polisowanie pojazdu Rysunek 13 Wykaz polis Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Polisowanie Umożliwia przejście do formularza z poziomu którego możliwe jest dodawania nowych pojazdów do polisy. Powrót Powrót do poprzedniego formularza. 7.2 Zgłoszenie pojazdów do polisowania Dostęp do funkcji możliwy jest po wybraniu przycisku polisowanie w module POLISY (przycisk dostępny na ekranach polis i wniosków). Opis Formularz umożliwia zgłoszenie pojazdów do polisowania. Wskazane pojazdy dołączą do istniejącej polisy. Ekran został podzielony na trzy części. W pierwszej części wybieramy okres ubezpieczenia z umowy generalnej w ramach którego ubezpieczone mają być wskazane pojazdy. Domyślnie zaznaczony jest okres z ostatnio zarejestrowanej w systemie polisy. Druga część okna to lista zarejestrowanych pojazdów. Możemy wskazać pojazdy wybierając je z jednej z trzech grup: - pojazdy bez polisy (nowo zarejestrowane); - pojazdy do ponownego certyfikowania (pojazdy których dane uległy zmianie od ostatniego certyfikowania, patrz rozdział 6.2); - wszystkie pojazdy (lista wszystkich pojazdów).

20 Dodatkową pomocą przy wyszukiwaniu pojazdu są filtry wg nr rejestracyjnego lub nr VIN pojazdu. Aby wybrać pojazd od polisowania należy zaznaczyć rekord z danymi danego pojazdu. W czterech ostatnich kolumnach znajdują się checkboxy odpowiadające konkretnym ryzykom, w ramach których ubezpieczony może być pojazd. Domyślnie zaznaczone są wszystkie opcje (według umowy generalnej). Ubezpieczenia AC można wybrać jedynie gdy w danych pojazdu wprowadzono wartość większą niż 0. Ryzyka można dowolnie odznaczać przy czym należy pamiętać, że ubezpieczenie Assistance nie może być zaznaczone bez AC. W ostatniej części okna, po wybraniu konkretnego pojazdu, pojawi się lista wybranych ryzyk z możliwością określenia indywidulanego okresu ubezpieczenia dla każdego z nich. Domyślnie wartości dat ustawione są tak jak wynika z umowy generalnej w okresie zaznaczonym w punkcie pierwszym. Wyjątkiem jest ubezpieczanie OC, gdzie jeśli pojazd miał już wcześniej ubezpieczenie i jego okres nie pokrywał się z poprzednim okresem ubezpieczenia (na poprzedniej polisie), to daty zostaną tak ustawione, aby nowy okres ubezpieczenia zaczynał się dzień po zakończeniu poprzedniego a kończył rok później. Aby zakończyć proces polisowania wybranych pojazdów, należy na dole strony kliknąć przycisk zgłoś do polisowania. Po tej operacji użytkownik otrzyma na wskazany adres mailowy informacje z potwierdzeniem. Drugiego maila dostanie w momencie zakończenia procesu polisowania gdy gotowe będą do pobrania certyfikaty. Rysunek 14 Wybór okresu ubezpieczenia

21 Rysunek 15 Wybór pojazdów do ubezpieczenia Rysunek 16 Ustalenie okresów odpowiedzialności dla konkretnych ryzyk. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zgłoś do polisowania Zapis wybranych danych i zgłoszenie pojazdów do polisowania. Powrót Powrót do poprzedniego formularza.

22 8 Raporty 8.1 Przeglądanie zarejestrowanych raportów Dostęp do funkcji jest możliwy z modułu RAPORTY. Opis Ta część systemu umożliwia przeglądanie i pobieranie wygenerowanych raportów oraz zgłaszanie nowych raportów według zadanych kryteriów. W zależności od posiadanych uprawnień użytkownik ma możliwość zlecenia dwóch rodzajów raportów: P09 raport dotyczący ubezpieczonych pojazdów zarejestrowanych w systemie, z możliwością wybrania spółek, typów ubezpieczenia i daty ważności danych, S09 raport dotyczący zgłoszonych szkód, z możliwością wybrania spółek i daty powstania szkody. W górnej części ekranu w sekcji Dodawanie raportu, po dokonaniu wyboru rodzaju raportu można przejść do formularza rejestracji nowego raportu. Dolna część ekranu prezentuje najważniejsze dane raportów zgłoszonych wcześniej przez zalogowanego użytkownika. Są to: data zgłoszenia, jego nazwa oraz status. Status może przyjmować wartości: Zlecony, Wykonywany, Gotowy, Błąd lub Anulowany. W kolumnie Akcja po poprawnym przetworzeniu raportu będzie udostępniona możliwość jego pobrania. Rysunek 17 Przeglądanie zgłoszonych raportów

23 Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zleć raport Pobierz raport Powrót Po wybraniu rodzaju raportu Po wygenerowaniu raportu Umożliwia przejście do formularza, z poziomu którego możliwe jest dodawanie nowego raportu. Umożliwia pobranie gotowego raportu w formacie xlsx. Powrót do poprzedniego formularza. 8.2 Rejestracja nowego raportu Rejestracja nowego raportu jest możliwa z poziomu ekranu do przeglądania raportów. W sekcji Dodawanie raportu należy wybrać rodzaj raportu, a następnie kliknąć przycisk Zleć raport. Użytkownik zostanie przekierowany na formularz, na którym będzie musiał wprowadzić zakres danych raportu. Po poprawnym zarejestrowaniu raportu w ciągu kilku minut będzie gotowy do pobrania. 8.3 Rejestracja raportu P09 Rysunek 18 Formularz dodawania raportu P09

24 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Spółki wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać spółki uwzględnione przy generowaniu raportu Rodzaj ubezpieczenia wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać rodzaje ubezpieczenia uwzględnione przy generowaniu raportu Stan na dzień wymagane Określa, z którego dnia dane będą uwzględnione w raporcie, tzn. na jakiej polisie i u którego klienta był pojazd w danym dniu. Zgłoszone na dzień wymagane Data określająca dzień zgłoszenia pojazdów do systemu. Pojazdy zgłoszone po tym dniu nie będą uwzględnione w raporcie. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapis wprowadzonych danych i dodanie Zleć raport raportu do listy oczekujących na wygenerowanie. Zakończenie pracy z formularzem bez Anuluj zapisywania danych i powrót do poprzedniego ekranu.

25 9 Podmioty 9.1 Rejestracja nowego podmiotu Dostęp do funkcji możliwy jest z poziomu formularzy do rejestracji pojazdu lub szkody. Opis Formularz służy do rejestracji podmiotu powiązanego z pojazdem lub szkodą. Podmiotem może być osoba fizyczna lub firma czyli podmiot instytucjonalny. Rysunek 17 Rejestracja podmiotu Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) wymagane Rodzaj podmiotu: fizyczny / instytucjonalny Rodzaj podmiotu: krajowy / zagraniczny Płeć Data urodzenia Należy wskazać czy rejestrowany podmiot jest fizyczny (osoba), czy instytucjonalny (firma). wymagane Należy wskazać czy podmiot jest zarejestrowany w Polsce czy zagranicą. Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić płeć osoby. Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić datę urodzenia osoby. Nazwisko wymagane Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić nazwisko osoby. Imię wymagane Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić imię osoby. Nazwa wymagane Jeśli wybrano podmiot instytucjonalny, można określić nazwę firmy. Nazwa c.d. Jeśli wybrano podmiot instytucjonalny, i nazwa firmy nie zmieściła się w polu nazwa można dopisać ciąg dalszy.

26 PESEL / REGON NIP Od ilu lat posiada uprawnienia do kierowania pojazdem? Dane adresowe kraj* Dane adresowe kod pocztowy* Dane adresowe poczta* Dane adresowe miejscowość* Dane adresowe typ ulicy Dane adresowe ulica Dane adresowe nr domu* Dane adresowe nr lokalu Dane kontaktowe Dane kontaktowe nr telefonu Dane kontaktowe nr telefonu komórkowego Dane dokumentów nazwa dokumentu Dane dokumentów numer dokumentu Dane konta nr konta Dane konta nazwa banku wymagane, jeśli rejestracja podmiotu przy sprzedaży / zmianie właściciela lub zgłaszaniu szkody Pola oznaczone gwiazdką są wymagane, jeśli dodajemy podmiot przy sprzedaży / zmianie właściciela lub zgłaszaniu szkody W przypadku podmiotu fizycznego pole do wpisania numeru PESEL, a w przypadku podmiotu instytucjonalnego numeru REGON. Pole w którym można wpisać numer NIP. Jeśli rejestracja podmiotu przy sprzedaży / zmianie właściciela oraz wybrano podmiot fizyczny, można określić ile lat nowy nabywca posiada uprawnienia do kierowania pojazdem. Pola do wpisania adresu podmiotu. kontaktowy podmiotu Nr telefonu (stacjonarnego) Nr telefonu komórkowego Jeśli wybrano podmiot fizyczny w pola można wpisać rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Nr konta bankowego podmiotu Nazwa banku w którym podmiot ma konto Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz Zapis wprowadzonych wartości do rejestru podmiotów, oraz wybranie do poprzedniego formularza. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

27 9.2 Wyszukiwanie podmiotu Dostęp do funkcji możliwy jest z poziomu formularza do rejestracji pojazdu lub szkody. Opis Formularz służy do wyszukania i wyboru podmiotu wcześniej zarejestrowanego w systemie. Rysunek 18 Wyszukiwanie podmiotu Nazwa Pola Imię Nazwisko / nazwa firmy PESEL / REGON NIP Kod pocztowy Miejscowość Ulica Nr domu Nr lokalu Opis kryteriów wyszukiwania Uwagi (opis) Imię wyszukiwanego podmiotu. Nazwisko / nazwa podmiotu wyszukiwanego. Nr PESEL lub nr REGON wyszukiwanego podmiotu. Nr NIP wyszukiwanego podmiotu. Pola służące do wyszukiwania podmiotu wg jego adresu. Aby wybrać podmiot należy kliknąć odpowiedni rekord. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zamknij Wraca do poprzedniego formularza

28 10 Załączniki 10.1 Przeglądanie i załączanie dokumentów Dostęp do funkcji możliwy jest po wybraniu opcji Dokumenty / Załączniki z menu Akcje w module Wyszukiwanie szkód lub Wyszukiwanie pojazdów. Rysunek 19 Dostęp do załączników Opis Ekran służy do przeglądania plików załączonych oraz przesyłania plików / elektronicznych wersji dokumentów wymaganych do pojazdów / szkody. Aby dodać dokument najpierw należy w sekcji Dodawanie dokumentów określić rodzaj załączanego pliku (wybór z listy rozwijalnej Rodzaj dokumentu), a następnie kliknąć Dodaj dokument. W celu załączenia pliku należy odszukać dodany dokument na liście, a następnie wybrać akcję Dołącz plik. W nowo otwartym oknie należy wskazać plik, który powinien zostać załączony i potwierdzić tą akcję. Po chwili plik zostanie przesłany i wskazany dokument zmieni Status na Przesłany. Dokumenty mogą przyjmować jeden z trzech statusów: - rejestrowany dokument został zarejestrowany, ale nie został fizycznie załączony; - przesłany - dokument został wysłany do PG TUW (elektronicznie lub pocztą konwencjonalną); - otrzymany potwierdzono otrzymanie dokumentu w PG TUW. Rysunek 20 Przeglądanie załączników

29 10.2 Załączanie wielu zdjęć W chwili obecnej system nie daje możliwości załączania wielu plików (zdjęć) za jednym razem. W przypadku dołączania dokumentacji zdjęciowej polecamy stworzenie dokumentu w formacie pdf lub doc zawierającego wszystkie zdjęcia. Utworzenie takiego pliku nie jest skomplikowane i składa się z następujących kroków (na przykładzie MS Word): 1. Utworzenie pustego dokumentu w programie MS Word (Menu Plik -> Nowy) 2. Dołączenie plików zdjęć (Menu Wstawianie -> Obrazy, wskazanie plików na dysku) Rysunek 21 Wstawianie obrazów Rysunek 22 Wstawianie obrazów c.d.

30 3. Zapisanie dokumentu w formacie pdf (Menu Plik -> Eksportuj / Udostępnij -> Utwórz plik PDF). Rysunek 23 Zapis dokumentu w formacie PDF