Instrukcja użytkownika systemu Kancelaria Komornika VAT

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika systemu Kancelaria Komornika VAT Opis zmian dla wersji Nazwa: KK.INS Data: Wersja: Cel: Opis modyfikacji i poprawek wprowadzonych w aplikacji KK- VAT Currenda Sp. z o.o.

2 Spis treści 1. Sposób aktualizacji systemu Kancelaria Komornika VAT Ważne informacje Modyfikacje i poprawki w systemie Kancelaria Komornika - VAT w wersji Karta rozliczeniowa Moduł Konfiguracja modyfikacje Moduł Księgowość modyfikacje i poprawki Moduł Sprawa/Biurowość/Repertorium modyfikacje i poprawki Moduł Ognivo modyfikacje i poprawki Moduł epuap (e-zbiegi) modyfikacje Kody edytora i szablony modyfikacje Historia zmian dokumentu Currenda Sp. z o.o. str. 2

3 1. Sposób aktualizacji systemu Kancelaria Komornika VAT Przed przystąpieniem do instalacji oprogramowania Kancelaria Komornika-VAT należy wykonać kopię baz danych obecnie wykorzystywanych przez system. Użytkownik może wykonać aktualizację na dwa sposoby: Na każdym stanowisku osobno poprzez skopiowanie plików aktualizacyjnych do katalogu, gdzie zainstalowana jest aplikacja Kancelaria Komornika-VAT Przy wykorzystaniu aplikacji Starter. Użytkownicy korzystający z aplikacji Starter umieszczają plik z rozszerzeniem.cab w folderze z aktualizacjami. Następnie uruchamiają aplikację Starter na każdym z stanowisk. Po przeprowadzonym procesie aktualizacji oprogramowania należy uruchomić aplikację Kancelaria Komornika - VAT, co spowoduje wyświetlenie komunikatu o niezgodności wersji programu z wersją baz danych. Aktualizację baz danych użytkownik wykonuje z poziomu aplikacji Administrator (znajduje się ona w folderze, gdzie zainstalowany jest program Kancelaria Komornika - VAT). Operację tę można przeprowadzić na dowolnym stanowisku w kancelarii i powinna zostać przeprowadzona jednokrotnie. UWAGA! Niezastosowanie się do komunikatu (niewykonanie aktualizacji baz danych) uniemożliwi dalszą pracę aplikacja zostanie zamknięta. UWAGA 2! Wymagane jest posiadanie zainstalowanego środowiska uruchomieniowego Microsoft.Net Do pobrania ze strony: UWAGA 3! W celu uniknięcia problemów związanych z usługami zewnętrznymi, należy uruchomić aplikację z uprawnieniami administratora. W celu uniknięcia problemów związanych z aktualizacją aplikacji, program Administrator.exe należy uruchomić z uprawnieniami administratora. UWAGA 4! W celu uniknięcia problemów z importem klucza do szyfrowania/deszyfrowania w konfiguracji CPD, zalecane jest usunięcie z programu gpg.exe wszystkich pozycji, w których ważność klucza wygasła. UWAGA 5! Użytkownikom wykorzystującym bazy przelewów z dopiskiem roku (np. baza_prz2017) zaleca się przed naprawą indeksów wykonanie kopii baz danych oraz na czas naprawy odpięcie tych baz. W przeciwnym wypadku może pojawić się komunikat błędu podczas wykonywania tej czynności (( ) Column name id does not exist in the target table or view ( )) Currenda Sp. z o.o. str. 3

4 2. Ważne informacje Do niniejszej wersji aplikacji została dodana opcja uwzględnienia w rejestrze prowizji opłat stałych i stosunkowych pobranych w roku 2019, w sprawach wszczętych do końca 2018 roku. W dalszej części instrukcji opisano dokładnie znaczenie ustalenia prawomocności opłat (uwzględnienie art. 283 UKS) oraz skutek zaznaczenia w konfiguracji uwzględnienia opłat wyżej wymienionych. Na wstępie należy jednak podkreślić, że w zależności od obecnych ustawień konfiguracyjnych, użytkownik w dedykowany sposób przeprowadzi proces uwzględnienia opłat w rejestrze prowizji. Przypadek 1: Gdy w konfiguracji odznaczono opcję uznającą komornika za płatnika VAT i od 2019 roku opłaty są księgowane bez kwoty podatku VAT. Oznaczamy opłaty stałe i stosunkowe w sprawach wszczętych do końca 2018 roku atrybutem prawomocności (data prawomocności musi być ustawiona przed r.); W konfiguracji zaznaczymy opcję Uwzględnij w rejestrze prowizji opłaty w sprawach sprzed 2019 roku; Opłaty stałe i stosunkowe pobrane w roku 2019, w sprawach wszczętych do końca 2018 roku, zostały uwzględnione w rejestrze prowizji, a co za tym idzie, są podstawą do wyliczenia wynagrodzenia prowizyjnego; Przypadek 2: Gdy w konfiguracji zaznaczono opcję uznającą komornika za podatnika VAT z stawką 0% lub zw. i od 2019 roku opłaty są księgowane z uwzględnieniem takiej stawki. Odznaczamy w konfiguracji opcję uznającą komornika za płatnika VAT- Podatnik VAT od: (konieczne jest odznaczenie informacji o stawce, aby aplikacja nie tworzyła wpisów w rejestrze sprzedaży i rejestrze faktur oraz ponowne uruchomienie aplikacji w celu zapisania zmian); Oznaczamy opłaty stałe i stosunkowe w sprawach wszczętych do końca 2018 roku atrybutem prawomocności (data prawomocności musi być ustawiona przed r.); W konfiguracji zaznaczymy opcję Uwzględnij w rejestrze prowizji opłaty w sprawach sprzed 2019 roku; Opłaty stałe i stosunkowe pobrane w roku 2019, w sprawach wszczętych do końca 2018 roku, zostały uwzględnione w rejestrze prowizji, a co za tym idzie, są podstawą do wyliczenia wynagrodzenia prowizyjnego; Komornik nie rozlicza się z wpisów wynikających z rejestru sprzedaży (Jednolity plik kontrolny); Przypadek 3: Gdy w konfiguracji zaznaczono opcję uznającą komornika za płatnika VAT z stawką 23% i od 2019 roku opłaty są księgowane z uwzględnieniem takiej stawki. Odznaczamy w konfiguracji opcję uznającą komornika za płatnika VAT (konieczne jest odznaczenie informacji o stawce, aby aplikacja nie tworzyła wpisów w rejestrze sprzedaży i rejestrze faktur oraz ponowne uruchomienie aplikacji w celu zapisania zmian); Wykonujemy storno pozycji opłat stałych i stosunkowych pobranych w roku 2019, w sprawach wszczętych do końca 2018 roku; Oznaczamy opłaty stałe i stosunkowe w sprawach wszczętych do końca 2018 roku atrybutem prawomocności (data prawomocności musi być ustawiona przed r.); 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 4

5 W konfiguracji zaznaczymy opcję Uwzględnij w rejestrze prowizji opłaty w sprawach sprzed 2019 roku; Opłaty stałe i stosunkowe pobrane w roku 2019, w sprawach wszczętych do końca 2018 roku, zostały uwzględnione w rejestrze prowizji, a co za tym idzie, są podstawą do wyliczenia wynagrodzenia prowizyjnego; Komornik nie rozlicza się z wpisów wynikających z rejestru sprzedaży (Jednolity plik kontrolny); 3. Modyfikacje i poprawki w systemie Kancelaria Komornika - VAT w wersji Karta rozliczeniowa Do niniejszej wersji została zaimplementowana możliwość wygenerowania wydruku karty rozliczeniowej w oparciu o wzór z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych. W czasie prac nad kartą rozliczeniową natrafiliśmy na szereg wątpliwości i niejasności wynikających z objaśnień dla każdej z części z niej, które zostały przekazane do organów odpowiedzialnych za wzór, z prośbą o zajęcie stanowiska i udzielenie odpowiedzi na zadane pytania. Obecnie czekamy na oficjalne wytyczne co do wizualizacji zapisów na karcie rozliczeniowej. W związku z powyższym do momentu otrzymania odpowiedzi, zapisy na kartach mogą nie być pełne lub niezgodne z zajmowanych przez użytkowników stanowiskiem. Poniżej przytoczono kilka uwag, w kwestii wykazywania poszczególnych pozycji na wydrukach kart. - jeżeli zaliczka wpłacona przez wierzyciela rozchodowana jest w całości, zapis trafia wyłącznie do części C- tabeli wydatków; - jeżeli zaliczka wpłacona przez wierzyciela rozchodowana jest w części, zapis trafia jednocześnie do części B, z wykazaniem aktualnego salda zaliczek (kolumna 20), jak i C, gdzie wykazywane są poszczególne wydatki; Część B: - do kolumny 7 trafiają zapisy służące pokryciu opłat egzekucyjnych z wpłat wierzyciela; - do kolumny 8 przypisują się sumy wydatków pokrywanych z wpłat przez dłużnika, bądź pobierane podczas rozksięgowania z salda; - do kolumny 9 przypisywane są zwroty zaliczek i opłat pokrywane przez sądy; - kolumny 10-15, służą wykazywaniu kwot, które wypłacane są stronie i są odzwierciedleniem kolumn 16-19; - do kolumny 16 zapisywana jest kwota zaliczki i opłaty uiszczonej przez wierzyciela, a które winien pokryć dłużnik; Część C: 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 5

6 - obecnie nie wykazywane są żadne dane w kolumnie 4, użytkownik może dane pola uzupełnić we własnym zakresie; - w kolumnach 5 i 6 wykazywane jest szczegółowe rozliczenie poszczególnych wydatków pokrywanych z zaliczek bądź wpłat dłużnika; - jeżeli wydatki pokrywane są z rozliczenia salda zaliczek, w kolumnach 7-11 wykazywania jest pierwotna pozycja z której pochodzi księgowana zaliczka; 3.2 Moduł Konfiguracja modyfikacje W zakładce Konfiguracja Konfiguracja programu Koszty egzekucji Taksa 2019 dodano flagę opisaną w rozdziale 2 - Uwzględnij w rejestrze prowizji opłaty w sprawach sprzed 2019 roku. RYSUNEK 1. OPCJA - UWZGLĘDNIJ W REJESTRZE PROWIZJI OPŁATY W SPRAWACH SPRZED 2019 ROKU Zaznaczenie flagi spowoduje przeniesienie opłat zaksięgowanych w br., które widnieją obecnie w rejestrze sprzedaży do rejestru prowizji (z wyjątkiem tych, oznaczonych atrybutem prawomocności). Zaznaczenie flagi jest jednorazowe i nieodwracalne! Dlatego warto dokładnie zapoznać się z krokami do wykonania opisanymi w rozdziale 2 niniejszej instrukcji. Opcję tę może zaznaczyć jedynie użytkownik z funkcją komornika lub zastępcy komornika, o czym informuje stosowny komunikat. RYSUNEK 2. KOMUNIKAT INFORMUJACY Przed zaznaczeniem opcji, aplikacja wyświetli komunikat z prośbą o wyrażenie zgody na umieszczenie wpisu w rejestrze poświadczeń, brak zgody uniemożliwi zaznaczenie flagi Currenda Sp. z o.o. str. 6

7 RYSUNEK 3. KOMUNIKAT POTWIERDZAJĄCY UMIESZCZENIE WPISU W REJESTRZE POŚWIADCZEŃ 3.3 Moduł Księgowość modyfikacje i poprawki Modyfikacje: 1. Rejestr prowizji W wersji dodano możliwość wydruku informacji w sprawie opłaty egzekucyjnej stanowiącej dochód budżetu państwa. Aby wygenerować formularz do Urzędu Skarbowego należy wyfiltrować pozycje wybierając odpowiedni miesiąc i rok. Jest to konieczne do prawidłowego, comiesięcznego rozliczenia z US. RYSUNEK 4. WYBÓR MIESIĄCA I ROKU W REJESTRZE PROWIZJI Formularz dostępny jest pod przyciskiem Drukuj (do paczki z wersją dołączono szablon prowizja.ekk, który należy umieścić w folderze Szablony/Inne). Następnie wyświetli się okno z wyborem celu złożenia informacji, tu należy wybrać Złożenie informacji lub jeśli jest to korekta to opcję Korekta informacji. RYSUNEK 5. OKNO - CEL ZŁOŻENIA INFORMACJI W kolejnym kroku wyświetli się gotowy do wydruku formularz, gdzie w poszczególnych polach podstawią się kwoty z rejestru prowizji (stosownie do art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), kwoty wykazane w pozycjach: 22, 24, 26, 28, 30 i 32 powinny podlegać zaokrągleniu do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych) Currenda Sp. z o.o. str. 7

8 RYSUNEK 6. PRZYKŁADOWY WYDRUK INFORMACJI W SPRAWIE OPŁATY EGZEKUCYJNEJ STANOWIĄCEJ DOCHÓDBUDŻETU PAŃSTWA 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 8

9 W związku z koniecznością zaokrąglania kwot wyświetlanie opłat i prowizji w poszczególnych miejscach aplikacji i formularza wygląda następująco: Rejestr prowizji w podsumowaniu wyświetlają się sumy opłat pobranych (zgodnych z księgą pieniężną), % prowizji dla komornika oraz kwota do US wynikająca z pobranych opłat. Wydruk: a) w polach 20 i 21 wykazywana jest suma opłat uzyskanych i przekazanych do US w poprzednich miesiącach kwoty z rejestru prowizji (niezaokrąglone). RYSUNEK 7. KWOTY W POLACH 20 I 21 WYDRUKU DO US b) w polach 22, 24, 26, 28, 30 wykazują się zaokrąglone kwoty z rejestru prowizji (kolumna Kwota pobrana), natomiast w polach 23, 25, 27, 29, 31 wykazują się kwoty 1%, 5%, 20%, 30% lub 40% z zaokrąglonych kwot wymienionych na początku punktu b (tzn. że kwoty nie muszą się zgadzać z tym co jest w rejestrze prowizji w kolumnie Kwota dla US. Przykład: RYSUNEK 8. PORÓWNANIE KWOT NA WYDRUKU I W REJESTRZE PROWIZJI 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 9

10 W rejestrze prowizji w kolumnie Kwota pobrana, w wierszu Prowizja 95% widnieje kwota ,61 zł. 5% prowizji z tej kwoty wynosi ,68 zł. Natomiast w wydruku, w polu 24 należy wykazać zaokrągloną kwotę zatem jest to wartość ,00 zł i od tej kwoty należy wykazać 5% w polu 25. Podliczając ,00 zł x 0,05 = 19874,70 zł. c) W polu 32 wykazywana jest zaokrąglona kwota z pól 23, 25, 27, 29, 31 i taka też jest wykazywana na przelewie do US. W powyższym przypadku wynosi ona ,00 zł na wydruku, natomiast w rejestrze sprzedaży jest to kwota ,45 zł. RYSUNEK 9. KWOTA PRZELEWU DO US d) Kwota przekazywana na rachunek prowizyjny komornika to: Kwota pobrana razem (z rejestru prowizji) - kwota dla US (pole 32 wydruku). Bazując na naszym przykładzie wygląda to następująco: ,73 zł (Kwota pobrana razem (z rejestru prowizji)) ,00 zł (Kwota dla US (pole 32 formularza)) = ,73 zł (Kwota wygenerowana na rachunek prowizyjny komornika). RYSUNEK 10. PORÓWNANIE KWOT PROWIZJ KOMORNIKA Z REJESTRU PROWIZJI ORAZ PRZELEWU WYGENEROWANEGO NA RACHUNEK PROWIZYJNY Generowanie przelewów do urzędu skarbowego oraz na rachunek prowizyjny komornika zostało opisane w instrukcji do wersji W rejestrze prowizji wykazywane są kwoty pobrane w danym miesiącu, z wyjątkiem opłat pobranych do końca 2018 roku, a stornowanych w roku 2019 oraz tych z oznaczonym atrybutem prawomocności. Ponadto formularz można zapisać w formacie PDF (ikona po lewej stronie na pasku edytora), wskazać lokalizację pliku, a następnie dodać do aplikacji z poziomu Księgowość Wyciągi/Dokumenty dodanie nowej pozycji klawisz Insert lub prawy przycisk myszy wybór z listy Rejestr prowizji, dołączenie pliku oraz opis. Dzięki temu będzie możliwe łatwe przechowywanie i szybki podgląd informacji składanych co miesiąc do US Currenda Sp. z o.o. str. 10

11 2. Atrybut prawomocności RYSUNEK 11. NOWY RODZAJ DOKUMNETU - REJESTR PROWIZJI W sprawach wszczętych do końca 2018 roku, użytkownik ma możliwość oznaczenia opłaty jako prawomocnej i wówczas nie będzie ona wliczała się do rejestru prowizji (data prawomocności musi być ustawiona przed 2019 r.). Flaga Data upraw. w sprawie, w kosztach egzekucji. RYSUNEK 12 FLAGA DATA UPRAWOMOCNIENIA - ATRYBUT PRAWOMOCNOŚCI Koszty z datą uprawomocnienia można wyszukać z poziomu Księgowość Pobrane koszty egzekucji filtr Data upr. Oznaczenie opłaty jako prawomocnej będzie miało wpływ na rejestr prowizji zatem przy zaznaczaniu flagi wyświetlony zostanie stosowny komunikat informujący. RYSUNEK 13. KOMUNIAKT INFORMUJĄCY O MOŻLIWOŚCI ZMIAN W REJESTRZE PROWIZJI Oznaczenie prawomocności nie jest obligatoryjne, jeśli opłaty nie spełniają warunku z art uks Currenda Sp. z o.o. str. 11

12 3. Przywrócono rozliczanie pozycji z Salda na podczas rozksięgowania pozycji oraz działanie skrótów klawiszowych z tym związanych. Poprawki: 1. Poprawiono naliczanie opłaty stosunkowej dla starych taks, gdzie w konfiguracji metoda liczenia opłaty stosunkowej oznaczona była jako proporcjonalnie. 3.4 Moduł Sprawa/Biurowość/Repertorium modyfikacje i poprawki Modyfikacje: 1. Zablokowano możliwość rozksięgowania pozycji dla planu podziału, jeżeli w sprawach przyłączonych istnieje niezainicjalizowane saldo. Pojawi się wówczas stosowny komunikat informujący o tym, w których sprawach należy utworzyć saldo: RYSUNEK 14 KOMUNIKAT INFORMUJĄCY O BLOKOWANYCH SPRAWACH 2. Dodano możliwość wskazania spraw typu GKm w rozwijanym menu, dostępnego spod przycisku F9. 3. Zwiększono ilość znaków możliwych do wprowadzenia w polu Usługa, w zakładce Konfiguracja Konfiguracja i systemy elektroniczne SISP (REGON). 4. Zwiększono ilość znaków możliwych do wprowadzenia w polu Klucz, w zakładce Konfiguracja Konfiguracja i systemy elektroniczne SISP (REGON). 5. W ustawieniach szablonów dodano możliwość wskazania operatora pocztowego dla nowych przepisów. Poprawki: 1. W sprawach GKm poprawiono wyświetlanie listy w oknie spłat wierzycielowi. 2. Poprawiono generowanie czynności z zestawu, z poziomu repertorium, dla spraw z różnych taks. 3. Poprawiono błąd z otwieraniem niewłaściwych spraw z poziomu deklaracji wpłat dłużników. 4. Poprawiono problem z naliczaniem kosztów za wysyłkę ZUS- EKS. 3.5 Moduł Ognivo modyfikacje i poprawki Modyfikacje: 1. Zaktualizowano podstawę prawną w generowanych zajęciach rachunków bankowych. Poprawki: 1. Poprawiono masowe uchylanie rachunków bankowych dla spraw typu GKm. 2. Poprawiono masową wysyłkę e-zajęć dla spraw typu GKm Currenda Sp. z o.o. str. 12

13 3.6 Moduł epuap (e-zbiegi) modyfikacje Uaktualniono schemat ADN1. Dodano m.in. możliwość wprowadzenia pełnomocnika. Kilka informacji dotyczących budowy pliku XSD odpowiedzialnego za strukturę dodawania pełnomocników: - zobowiązany czyli dłużnik sam w sobie nie może posiadać pełnomocników, natomiast pozostali zobowiązani (czyli pozostali dłużnicy) tak. Oznacza to, że jeśli w sprawie występuje kilku dłużników, a każdy z nich ma pełnomocnika, to do pierwszego dłużnika w sprawie nie zostanie przypisany pełnomocnik w ADN1, - wierzyciel wiązany jest z pełnomocnikiem przez tytuł wykonawczy - w aplikacji KK-VAT przy wierzycielu nie wskazuje się tytułów wykonawczych stąd do pierwszego wierzyciela przypisuje się wszystkie tytuły w sprawie (do kolejnych żadnego - jeden tytuł nie może być przypisany do dwóch wierzycieli wg XSD) oraz wszystkich jego pełnomocników. Oznacza to, że jeśli w sprawie występuje kilku wierzycieli, a każdy z nich ma swojego pełnomocnika, tylko pełnomocnik pierwszego z wierzycieli zostanie z nim powiązany, pozostali pełnomocnicy pozostałych wierzycieli zapiszą się jako do reprezentanci nieprzypisani (podczas importu xml, reprezentanci nieprzypisani nie zapiszą się w sprawie). 3.7 Kody edytora i szablony modyfikacje 1. Do paczki z wersją dołączono nowe szablony karty rozliczeniowej w części A, B, C oraz łączny wydruk wszystkich kart. 2. Do paczki z wersją dołączono nowe szablony do wydruku księgi pieniężnej. 3. Do paczki z wersją dodano szablon umożliwiający wydruk formularza z rejestru prowizji (prowizja.ekk). 4. Powyższe szablony należy umieścić w folderze Szablony/Inne. 5. Dodano nowe kody edytora: #sp_rep_gkm# - możliwość wykazania sprawy typu GKm na wydrukach repertorium; 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 13

14 Historia zmian dokumentu Data Wersja Opis zmian Opracowanie dokumentu 2017 Currenda Sp. z o.o. str. 14