ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZO/03/2018

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZO/03/ Agencja Rozwoju Metropolii Szczecińskiej Sp. z o. o. zwraca się z prośbą, o przedstawienie oferty na wynajem powierzchni konferencyjno-wystawienniczej wraz z usługą cateringową w celu organizacji wydarzenia Biznesowy Event Morski w terminie 19 czerwca 2018 r. Kod CPV: usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie. Kod CPV Ogólne restauracyjne usługi kelnerskie 2. Zamawiający: Agencja Rozwoju Metropolii Szczecińskiej Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Niemierzyńskiej 17a, Szczecin, NIP: : ; REGON: Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności z wyłączeniem zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (na podstawie art. 4 pkt 8.). 4. Wymogi wobec Oferenta: 1) O udzielenie zamówienia może ubiegać się oferent, który: a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiada wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usługom, stanowiącym przedmiot zamówienia; c) dysponuje potencjałem technicznym oraz zasobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2) Oferent, który nie wypełni któregokolwiek z warunków określonych w punkcie 1 zapytania ofertowego, zostanie wykluczony z postępowania. 3) Podczas realizacji przedmiotu Zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany do:

2 a) ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami; b) realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia, zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia, c) działania z dochowaniem należytej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. 5. Wykluczenia: W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym, lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a potencjalnym Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorującego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 6. Opis przedmiotu zamówienia: 1) Przedmiotem zamówienia jest wynajem powierzchni konferencyjno-wystawienniczej oraz usługa cateringowa dla uczestników w związku z organizacją wydarzenia Biznesowy Event Morski w dniu 19 czerwca 2018 r. Przedsięwzięcie przyjmie charakter targów, połączonych ze sprzedażą marki i bezpośrednim nawiązaniem kontaktów pomiędzy potencjalnymi kontrahentami regionalnymi, krajowymi oraz zagranicznymi. Na wydarzenie będzie składał się także bogaty program konferencyjny, którego kwintesencją będzie giełda kooperacyjna - Marine Business Mix, dedykowana uczestnikom, przybyłym na wydarzenie. 2) Zadaniem Wykonawcy jest udostępnienie Zamawiającemu powierzchni konferencyjno wystawienniczej, przeznaczonej na organizację wydarzenia gospodarczego w wymiarze

3 godzin od 7.30 do w dniu wydarzenia, tj. 19 czerwca 2018 r. Jednocześnie Wykonawca udostępni Zamawiającemu powierzchnię, o której mowa powyżej, w przeddzień wydarzenia, w godzinach od do 20.00, celem jej aranżacji i właściwego przygotowania do wydarzenia. 3) Ponadto zadaniem Wykonawcy jest świadczenie usługi cateringowej dla uczestników wydarzenia, obejmującej: a) Napoje ciepłe (w tym kawa, herbata) i zimne (woda gazowana, woda niegazowana, soki). b) Dodatki (w tym cukier, mleko, cytryna). c) Desery (ciasta, ciasteczka, kompozycje owoców filetowanych) w formie szwedzkiego stołu podczas przerwy kawowej. d) kanapeczki bankietowe różne smaki w tym także wegetariańskie, w formie szwedzkiego stołu podczas przerwy kawowej. Usługa cateringowa świadczona będzie zgodnie z harmonogramem całodniowego wydarzenia. 4) Liczba uczestników wydarzenia obejmuje +/- 150 osób uczestniczących w konferencjach i giełdzie kooperacyjnej. 5) Wymagania dotyczące wynajmowanej powierzchni konferencyjno-wystawienniczej: a) Wykonawca udostępni co najmniej 4 sale do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego w dniu wydarzenia, z przeznaczeniem na konferencje, targi wystawiennicze i giełdę kooperacyjną. b) Wykonawca zapewni możliwość zorganizowania przerw kawowych i udostępni pomieszczenia lub miejsca z przeznaczeniem na organizację poczęstunku i lunchu dla uczestników. c) Minimalna powierzchnia każdej z sal konferencyjnych - co najmniej 25 m 2. d) Atrakcyjność powierzchni wystawienniczej powinna być dostępna dla co najmniej 40 stoisk wystawowych, gdzie wystawcami będą podmioty określone jako Docelowa Grupa Wsparcia, tj.: Mikro, Mali i Średni Przedsiębiorcy z terenów województwa zachodniopomorskiego, których działalność związana jest branżą morską. Ponadto każde z pomieszczeń powinno znajdować się w miarę możliwości w tym samym budynku lub ciągu komunikacyjnym. e) Dostępność pomieszczenia o swobodnym ciągu komunikacyjnym, w którym wyznaczone zostanie miejsce na ustawienie stolika rejestracji/stolika recepcyjnego.

4 f) Lokalizacja przestrzeni: w granicach administracyjnych Gminy Miasto Szczecin, w promieniu do 5 km od Nabrzeża Odry oraz budynków użyteczności publicznej. g) Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość oznakowania i/lub oplakatowania miejsca wydarzenia, zgodnie z wytycznymi przy realizacji projektów. 6) Wymagania dotyczące wyposażenia każdej sali konferencyjnej: a) Sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, ekran multimedialny z podłączeniem do laptopa, nagłośnienie, zapewniające równomierną jakość dźwięku na sali, mikrofon oraz sprzęt zastępczy w przypadku awarii). b) Flipchart lub tablica sucho ścieralna z minimum dwoma czarnymi flamastrami. c) Krzesła lub fotele w ilości odpowiadającej uczestnikom wydarzenia. d) Ogrzewanie/klimatyzacja indywidualnie sterowana. e) Możliwość montażu kabiny do tłumaczenia symultanicznego. f) Dostęp do Internetu. g) Pozostałe wyposażenie niezbędne do właściwej organizacji wydarzenia. 7) Pozostałe obowiązki Wykonawcy dotyczące wynajmu powierzchni: a) Zapewnienie personelu technicznego do obsługi na miejscu wydarzenia. b) Zapewnienie dostępu do toalety z pełnym węzłem sanitarnym wraz z niezbędnym wyposażeniem (papier toaletowy, mydło w dozownikach, ręczniki papierowe do wycierania rąk). c) Zapewnienie szatni wraz z obsługą do dyspozycji gości. d) Dostępność pomieszczeń dla osób niepełnosprawnych. e) Dostępność bezpłatnych miejsc postojowych dla uczestników wydarzenia. 8) Wymagania dotyczące usługi cateringowej: a) dania i napoje wraz z dodatkami powinny być serwowane w naczyniach ceramicznych nie jednorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, proporcjonalnie do ilości osób uczestniczących w wydarzeniu, tj. +/- 150 osób, b) zapewnienie przez Wykonawcę obecności obsługi kelnerskiej, w ilości zapewniającej sprawną obsługę uczestników wydarzenia przez cały czas trwania eventu, c) zapewnienie i aranżacja stołów i krzeseł w sposób odwzorowujący charakter wydarzenia, d) zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu i podawaniu posiłków, e) doprowadzenie miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed jej rozpoczęcia. 7. Termin wykonania zamówienia:

5 Wykonawca wyłoniony w postępowaniu zrealizuje zamówienie w dniu 19 czerwca 2018 r. Zamawiający zastrzega sobie jednak możliwość zmiany terminu wydarzenia z przyczyn wynikłych w trakcie organizacji spotkania i niezależny od Zamawiającego. Ewentualna zmiana terminu zostanie dokonana w porozumieniu z Wykonawcą. 8. Kryteria oceny oraz przypisana do nich waga punktowa: 1) Wykonawca zostanie wybrany w oparciu o jedno kryterium: CENA przedmiotu zamówienia 100% (wartość punktowa wagi wyrażona w procentach). W ramach kryterium CENA ocenie podlegać będzie cena brutto przedstawiona przez oferenta w Formularzu ofertowym. Punktacja zostanie obliczona według wzoru: Punktacja 1 = (najniższa cena ofertowa brutto)/(cena brutto oferty badanej) x 100 pkt.* *wg zasady 1pkt. = 1% 2) Cena za wynajem powierzchni konferencyjno wystawienniczej wraz z usługa cateringową musi uwzględniać ilość uczestników, biorących udział w wydarzeniu, tj. +/- 150 osób. 3) Punktacja przyznana każdemu z oferentów, przez poszczególnych członków Zespołu, wyznaczonych do udziału w postępowaniu, stanowi podstawę do dokonania oceny i porównania ofert. 4) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród złożonych, oferujących wykonanie przedmiotu zamówienia, przyjmując za najkorzystniejszą ofertę z najniższą ceną (brutto), tj. uzyska najwyższą liczbę punktów. 5) Wskazane w ofercie ceny będą cenami ostatecznymi, zawierającymi wszystkie koszty oraz czynności związane z realizacją przedmiotu zamówienia, określone w Zapytaniu ofertowym. 6) Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej nie będzie możliwy z uwagi na to, że dwie oferty lub więcej ofert otrzymają jednakową ilość punktów, Zamawiający wezwie potencjalnych Wykonawców, którzy złożyli równie korzystne oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 9. Opis sposobu przygotowania oferty. 1) Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, zgodnie ze wzorem Formularza ofertowego, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

6 2) Oferta powinna zawierać: a) Propozycję ceny netto i brutto usługi, stanowiącej przedmiot Zapytania ofertowego; b) Opis doświadczenia Wykonawcy, zawierający wykaz co najmniej trzech wykonanych usług w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z dokumentami potwierdzającymi doświadczenie (np. referencje); c) Dane teleadresowe firmy wraz ze wskazaną osobą do kontaktu w sprawie oferty (numer telefonu, adres ), numer NIP oraz Regon firmy; d) Kopia aktualnego dokumentu rejestrowego (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru, udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego lub na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej); 3) Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania potencjalnego Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 4) W przypadku podpisania oferty przez inną osobę niż osoby upoważnione, wymienione w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) potencjalnego Wykonawcy, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 5) Potencjalny Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert będzie skutkować odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez danego potencjalnego Wykonawcę. 10. Miejsce i sposób składania ofert: 1) Termin związania ofertą upływa po 30 dniach, licząc od terminu składania ofert. 2) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 1 lutego 2018 r. w siedzibie Zamawiającego przy ul. Niemierzyńskiej 17a, w Szczecinie. 3) Ofertę należy złożyć w kopercie oznaczonej dopiskiem Oferta na wynajem powierzchni konferencyjno wystawienniczej. 4) Dopuszczalne jest złożenie w wyżej wymienionym terminie skanu oferty pocztą elektroniczną na adres sekretariat@arms-szczecin.eu. W temacie wiadomości należy wpisać Oferta wynajem powierzchni konferencyjno wystawienniczej.