SPRAWY NADZORU NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM ARCHIWALNYM

Transkrypt

1 Kazimierz Kostyra SPRAWY NADZORU NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM ARCHIWALNYM Właściwe kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego nurtuje archiwistów od wielu lat. Jak wiadomo, problem ten znalazł swoje odbicie już w pierwszych aktach normatywnych, wydanych w okresie powojennym. Chodzi tu głównie o dekret z dnia 29 marca 1951 roku o archiwach państwowych (Dz. U. nr 19, poz. 149) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 roku w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. nr 12, poz. 66). Niejednokrotnie sprawy nadzoru były dyskutowane w kręgu pracowników archiwów, a wyniki rozważań publikowane na łamach Archeionu czasopism naukowego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 1, Archiwisty kwartalnika Stowarzyszenia Archiwistów Polskich 2 oraz Biuletynu wojskowej służby archiwalnej 3. Omawiane w 1 Wymienić można m.in. S. N a w r o c k i, W sprawie nadzoru nad narastający zasobem archiwalnym, Archeion nr 44, 1966, s ; J. M i c h a l s k a, Problemy opieki nad narastającym zasobem archiwalnym w świetle doświadczeń Archiwum Wrocławskiego, Archeion nr 45, 1966, s ; A. S z t a c h e l s k a, Opieka nad narastający zasobem archiwalnym w archiwach województwa białostockiego, Archeion nr 54, 1970, s. 7 18; I. K o b e r d o w a, Problemy zabezpieczania i kształtowania zasobów archiwalnych w archiwistyce współczesnej, Archeion nr 56, s ; Z. K r u p s k a, M. T a r a k a n o w s k a, Problem kształtowania narastającego zasobu aktowego w Polsce Ludowej, tamże, s ; M. M o t a s, Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego, Archeion nr 64, 1974, s Należy zasygnalizować kilka cennych pozycji: W. A l e k s a n d r o w i c z, Narastający zasób aktowy w archiwach zakładowych, Archiwista nr 3 3/14, 1968, s. 1 10; W. K l o n o w s k a, Z problematyki archiwów zakładowych na terenie Warszawy i województwa warszawskiego, Archiwista nr 2,1965, s. 1 12; K. B i e l e c k i, Niektóre problemy nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym, Archiwista nr 3/26, 1971, s. 9 12; M. M o t a s, Narastający zasób archiwalny w 30-lecie PRL, Archiwista nr 1/36, 1974, s Problem ten znalazł szczególne odbicie w artykułach omawiających działalność archiwów terenowych. Por.: E. Z a b ł o c k i, Dwadzieścia lat Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s ; Z. G o ł ę b i e w s k i, Archiwum Pomorskiego

2 piśmiennictwie archiwalnym tak istotne zagadnienia nabierają szczególnego charakteru obecnie, kiedy to obserwuje się bardzo szybkie narastanie zasobu aktowego i to nie zawsze o wartości historycznej. * Zabezpieczenie wojskowych materiałów archiwalnych mających trwałe znaczenie dla historii i przeszłych badań naukowych 4 to jedno z podstawowych zadań wojskowej słałby archiwalnej, a Centralnego Archiwum Wojskowego w szczególności. W sprawach tych ukazały się odpowiednie zarządzenia, które jednoznacznie określają organizację i zasady działania archiwów wojskowych. Należy stwierdzić, że przyjęte i rozwijane na gruncie wojska metody w tym zakresie nie odbiegają od stosowanych przez placówki cywilne. Działalność rozwija się w kierunku sprawowania właściwego nadzoru oraz zabezpieczania już zgromadzonych archiwaliów drogą ich mikrofilmowania, oprawy introligatorskiej i tworzenia właściwych warunków do przechowywania w samych magazynach 5. Nadzór ma zapewnić prawidłowe kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego, a głównie jego części o trwałej wartości historycznej. Dokumentacja aktowa powstająca w wyniku działalności każdej jednostki jest w kancelariach kompletowana, segregowana, a następnie przekazywana do wojskowego archiwum terenowego. Nadzór bezpośredni nad kancelariami jednostek wojskowych sprawują archiwa terenowe. Należy zaznaczyć, że w strukturze Okręgu Wojskowego w latach , Biuletyn..., nr 3, 1971, s ; S. M i l c z a r k i e w i c z, Kilka uwag o roli Archiwum Dowództwa Wojsk Lotniczych w zakresie kształtowania zasobu aktowego, tamże, s ; J. Z b i e ć, Z działalności Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego, Biuletyn... nr 6, 1974, s Ponadto: H. F a b i j a ń s k i, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w świetle założeń i praktyki, [w:] Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s ; L. L e w a n d o w i c z, Początkowy okres kształtowania zasobu aktowego Centralnego Archiwum Wojskowego po zakończeniu wojny w roku 1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s W okresie dużej produkcji kancelaryjnej sprawa wydobycia i zabezpieczenia akt o wartości trwałej nabiera szczególnego znaczenia. Szerzej na ten temat piszą: M. B i e l i ń s k a, Zasady oceny akt najnowszych, Archeion nr 29, 1958, s, ; S. N a w r o c k i, Zabezpieczanie współczesnych źródeł historycznych, Archiwista nr 4 (19), 1969, s Por.: L. L e w a n d o w i c z, Rola i zadania archiwum wojskowego, Zeszyty Naukowe WAP nr 2 (seria historyczna), 1960, s.57 65; tenże; Zabezpieczanie materiałów archiwalnych w świetle praktyki Centralnego Archiwum Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 5, 1973, s

3 organizacyjnej archiwów wojskowych (w odróżnieniu od państwowej służby archiwalnej) nie występują pojęcie: archiwum zakładowe 6 lub archiwum jednostki wojskowej. Prace archiwisty zakładowego, choć w znacznie ograniczonym zakresie, wykonuje w zasadzie kierownik kancelarii wraz z podległym personelem (głównie selekcja materiałów kat. C ). Wyjątek stanowią niektóre wyższe uczelnie wojskowe i zakłady lecznictwa, które zorganizowały, dla swoich potrzeb, archiwa. Stosunkowo duża ilość jednostek wojskowych przypadająca na jedno archiwum terenowo oraz rozległa dyslokacja powodują, że sprawowanie nadzoru nad narastający zasobem nie należy do rzeczy prostych. Sprawa urosła do problemu szczególnie od roku 1973, kiedy to do wszystkich archiwów wojskowych, a głównie Centralnego Archiwum Wojskowego, masowo napływać zaczęły podania o potwierdzenie służby i pracy w wojsku 7. Uregulowanie podstawowych spraw organizacyjnych, wydanie instrukcji i wytycznych w ramach resortu nie zabezpiecza jeszcze w pełni właściwego gromadzenia akt. W kancelariach jednostek nie zawsze prawidłowo rozróżnia się pojęcia dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej 8, co też niekorzystnie wpływa na samo kompletowanie taczek, znacznie zwiększając ich objętość. Dokumentacja wewnętrzna to produkcja własna, powstająca w danej jednostce-instytucji; jest ona przejawem tylko jej działalności. W tej grupie będą wiec rozkazy dzienne, zarządzania, plany, sprawozdania obrazujące działalność tylko jednej jednostkiinstytucji. Jeżeli chodzi o dokumentacje zewnętrzną to stanowią ją wszystkie materiały, które wpływają do jednostki-instytucji. Znajdują się tu między innymi dzienniki rozkazów i zarządzenia władz zwierzchnich, korespondencja z nadrzędnych i podległych jednostek, różne wyciągi i odpisy przesłane do wiadomości, komunikaty oraz podania i prośby. Łączenie tych dwóch rodzajów dokumentacji w jednej teczce 6 Archiwum zakładowe (dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum, Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974, s Szerzej na ten temat pisze w niniejszym Biuletynie H. F a b i j a ń s k i (s ). 8 W tej grupie problemów mieszczą się również sprawy dotyczące powtarzalności dokumentacji aktowej. Temat ten omawiają: B. K u b i c z k o w a, Akta powtarzalne w zespołach akt instytucji państwowych Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej. (Próba oceny, problem brakowania), Archeion nr 55, 1971, s. 7 23; S. P o p r a w s k a, Uwagi i wnioski z badań w latach nad redukcją materiałów powtarzalnych w państwowej administracji gospodarczej, Archeion nr 62, 1975, s

4 akt, bez wnikliwej analizy pod względem wartości archiwalnej, przez referenta i kancelarie wpływa ujemnie na kształtowanie zasobu archiwalnego, a również utrudnia późniejsze jego opracowywanie. Przy omówionym wyżej kompletowaniu teczek akt musi być konsekwentnie stosowany podział dokumentacji na trwałą i czasową. Chodzi tu o akta: Kategorii A, do której zaliczamy wszelkie materiały posiadające historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe 9 oraz kategorii B zasługujące na czasowe przechowywanie. Archiwalia kategorii B mają więc wyłącznie znaczenie praktyczne dla jednostki-instytucji po określonym terminie mogą ulec zniszczeniu. W zakresie sprawowanego nadzoru przez archiwa terenowe nad kancelariami jednostek oraz metod szkolenia wojskowa służba archiwalna ma już widoczne osiągnięcia. Kancelaria jednostek wojskowych przekazuje obecnie akta do archiwów według ściśle określonego planu, z zachowaniem obowiązujących przepisów. Powszechnie jest już stosowany plan kompletowania akt, tak zwany wykaz akt, umożliwiający szybkie odszukanie poszczególnych dokumentów, czy grup materiałów 10. Do opracowania tej pomocy kancelaryjnej i archiwalnej wykorzystywany jest orientacyjny wykaz akt załączony do obowiązującej instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi. * Stały nadzór nad merytoryczną działalnością i funkcjonowaniem archiwów wojskowych sprawuje Centralne Archiwum Wojskowe. Ono właśnie przeprowadza w podległych placówkach terenowych systematyczną kontrolę i udziela pomocy w rozwiązywaniu istotnych zagadnień. Kontrola przeprowadzana pracz CAW to analiza działania danego archiwum, a równocześnie wskazówki w zakresie usprawnienia 9 Polski Słownik Archiwalny (s. 17) określa je też jako akta wieczyste kwalifikujące się do trwałego przechowywania bez względu na ich rodzaj. 10 Znaczenie tej pomocy kancelaryjnej w praktycznym działaniu archiwalnym omawiają szerzej: T. M a n t e u f f e l, Wykaz akt, Archeion nr 19/20, 1951, s ; A. M u s z y ń s k i, Wykaz akt. Sposób opracowywania i jego znaczenie dla narastającego zasobu archiwalnego, Archiwista nr 3/6, 1966, s. 1 14; I. R a d t k e, Jednolite rzeczowe wykazy akt, Archeion nr 44, 1966, s ; C h e ł m i n i a k, Problemy związane z opracowaniem i stosowaniem wykazów akt w warszawskich zakładach pracy, Archiwista nr 3/26, 1971, s ; K. R a d u c z u k, Pomoce ewidencyjne w archiwach zakładowych, Archiwista nr 4/27, 1971, s

5 praktycznej funkcjonalności. W ramach tej czynności inicjowane są nowe formy pracy archiwalnej, które mają swój bezpośredni związek z kształtowaniem narastającego zasobu aktowego proweniencji wojskowej. Jednym z elementów sprawowanego nadzoru jest też czuwanie nad prowadzeniem właściwej selekcji materiału aktowego 11. Problem ten należy do rzędu bardzo ważnych, a równocześnie skomplikowanych, szczególnie w odniesieniu do oceny i kwalifikacji archiwalnej akt najnowszych, które właśnie gromadzą archiwa wojskowe. Z uwagi na istotę zagadnienia sprawom selekcji będzie poświęcona oddzielna informacja w następnym numerze Biuletynu. 11 Sprawy selekcji są szeroko dyskutowane wśród archiwistów cywilnych. Por. m.in.: A. B a c h u l s k i, Brakowanie akt, Archeion nr 19/20, 1951, s ; J. J a r o s z, Brakowanie akt najnowszych, Archeion nr 25, 1956, s ; H. A l t m a n, Zagadnienie selekcji akt w archiwistyce współczesnej, Archeion nr 29, 1958, s ; B. K r o l l, Uwagi w sprawie rozmiarów narastającego zasobu archiwalnego i ich wpływ na perspektywy działalności archiwów, Archeion nr 57, 1972, s Ponadto: J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s