ZARZĄDZENIE NR 93 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 20 listopada 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 93 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ z dnia 20 listopada 2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Straży Granicznej Na podstawie 12 zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. MSWiA poz. 59) zarządza się, co następuje: 1. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają: Rozdział 1 Przepisy ogólne 1) dokumentacja niearchiwalna dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem B lub BE ; 2) jednostka organizacyjna Komendę Główną Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, ośrodek Straży Granicznej lub ośrodek szkolenia Straży Granicznej; 3) komórka organizacyjna komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, komórkę organizacyjną komendy oddziału, ośrodka lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówkę Straży Granicznej, dywizjon Straży Granicznej lub samodzielne stanowisko pracy bądź służby, powołane do wykonywania określonych zadań; 4) materiały archiwalne dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086). Rozdział 2 Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej, podlega brakowaniu. 2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej, której termin przechowywania minął i przekazaniu jej na makulaturę lub do zniszczenia. 3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w: 1) komórkach organizacyjnych (kancelariach); 2) archiwach. 4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania. 5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinno odbywać się systematycznie Czynności związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej polegają na: 1) dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzieleniu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia; 2) sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia w dwóch egzemplarzach, a następnie zaakceptowaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej

2 w Komendzie Głównej Straży Granicznej, komendanta oddziału Straży Granicznej, ośrodka Straży Granicznej lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej; 3) wyrażeniu zgody przez kierownika Archiwum Straży Granicznej na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, poprzez zatwierdzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia; 4) sporządzeniu protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest do Archiwum Straży Granicznej; 5) fizycznym zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej; 6) naniesieniu odpowiednich zmian w prowadzonej ewidencji. 2. Wzór: 1) protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia określa załącznik nr 1 do zarządzenia; 2) protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej określa załącznik nr 2 do zarządzenia Czynności wymienione w 3 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 wykonuje komisja, w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez: 1) kierownika komórki organizacyjnej w Komendzie Głównej Straży Granicznej; 2) komendanta oddziału Straży Granicznej, ośrodka Straży Granicznej lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej. 2. W skład komisji wchodzą przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta są brakowane. 3. Nadzór merytoryczny nad pracą komisji sprawuje kierownik właściwego archiwum. 4. Dopuszcza się możliwość włączenia do składu komisji przedstawiciela właściwego archiwum. 5. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej komisja może wnioskować o: 1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii B do kategorii BE ; 2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do materiałów archiwalnych; 3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej; 4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia. 5. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści W przypadku przekazania dokumentacji niearchiwalnej na przemiał, pomoc techniczną w tym transport, załadunek i wyładunek, zapewniają komórki organizacyjne właściwe w sprawach techniki i zaopatrzenia. 2. Organizację i przeprowadzenie konwoju dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na przemiał do miejsca jej fizycznego zniszczenia (utylizacji) regulują przepisy w sprawie ochrony przesyłek i organizacji obsługi pocztowej w Straży Granicznej. 3. Nadzór nad przekazaniem dokumentacji niearchiwalnej na przemiał i jej zniszczeniem sprawuje co najmniej jeden członek komisji, która dokonała czynności związanych z brakowaniem przekazywanej dokumentacji. Rozdział 3 Przepisy końcowe 7. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej rozpoczęte i nie zakończone na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów, prowadzone są w dalszym ciągu, na podstawie niniejszego zarządzenia z uwzględnieniem etapu już wykonanych prac przy brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.

3 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. 1) Komendant Główny Straży Granicznej gen. bryg. SG Marek ŁAPIŃSKI 1) Niniejsze zarządzenie poprzedzone było zarządzeniem nr 98 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 95), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r. w związku z uchyleniem zarządzenia nr 23 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 października 2015 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. MSW poz. 44) przez art. 8 pkt. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379, 1537 i 1926).

4 Załączniki do zarządzenia nr 93 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 20 listopada 2017 r. Załącznik nr 1 ZATWIERDZAM (nazwa jednostki/komórki organizacyjnej) (podpis kierownika Archiwum SG) (data) Protokół Nr z dnia.. oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji) Przewodniczący:... Członkowie: dokonała oceny i wydzielenia, zgodnie z załączonym spisem, przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości.. teczek (tomów), co stanowi około.. mb., stwierdzając, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych dla., oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej. Przewodniczący komisji: Członkowie komisji: Akceptuję: (podpis kierownika jednostki / komórki organizacyjnej) Załącznik: Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia na kartach ( poz. spisu)

5 Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia L.p. Nr i Lp. spisu zdawczo odbiorczego Symbol z wykazu akt i kat. arch. Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi Przewodniczący komisji: Członkowie komisji: Opinia właściwego archiwum

6 Załącznik nr (nazwa jednostki/komórki organizacyjnej) (data) Protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (do protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej nr.. z dnia.. ) W dniu... w obecności Komisji w składzie: Przewodniczący: Członkowie: zniszczona została, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, dokumentacja niearchiwalna wymieniona w zatwierdzonym przez protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia nr z dnia. w ilości teczek (tomów) tj. ok.. mb. Sposób zniszczenia: Przewodniczący: Członkowie: