KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W JEDNOSTKACH WOJSKOWYCH I INSTYTUCJACH RESORTU OBRONY NARODOWEJ

Transkrypt

1 Mirosław Antkiewicz KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W JEDNOSTKACH WOJSKOWYCH I INSTYTUCJACH RESORTU OBRONY NARODOWEJ Zasady i metody kształtowania narastającego zasobu archiwalnego Każdy urząd, instytucja, przedsiębiorstwo czy organizacja społeczna w toku swojej działalności wytwarza olbrzymią ilość różnorodnej dokumentacji, której znaczna część z oczywistych względów nie powinna trafiać do archiwów. Od czasu wzrostu różnorodności i masowości wytwarzania dokumentów jednym z głównych zadań archiwistów stało się ustalenie zasad selekcji, opartej na ocenie treści poszczególnych dokumentów, dzięki którym możliwe byłoby przeprowadzenie pierwszego etapu selekcji jeszcze w kancelarii twórcy lub w archiwum zakładowym (składnicy akt). Całokształt działań, określanych w teorii archiwalnej jako kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego, oznacza oddziaływanie władz archiwalnych na twórców akt przez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów o wartości historycznej 1. Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym to ogół czynności 1 Polski słownik archiwalny, red. Wanda Maciejewska, Warszawa 1974, s

2 kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne zgodnie z przysługującymi im uprawnieniami w stosunku do twórców akt w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych 2. Nadzór nad archiwami zakładowymi powinien być prowadzony przez archiwalną kontrolę biurowości i selekcji materiałów archiwalnych, czyli wszelkich dokumentów będących wytworem działalności twórców zespołów 3, kwalifikujących się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum 4. Działania te należą do podstawowych i zarazem jednych z trudniejszych zadań służby archiwalnej. Odbywają się one bowiem u twórców akt, nie zawsze zatrudniających odpowiednio przygotowany personel kancelaryjny i pracowników archiwów zakładowych, często nie rozumiejących i nie doceniających znaczenia prawidłowej kwalifikacji i kompletowania materiałów archiwalnych. Dokonywanie selekcji materiałów w masowo produkowanej dokumentacji jest zadaniem bardzo odpowiedzialnym ze względu na długotrwałość, a czasem nieodwracalność skutków podjętych w tym zakresie decyzji. Wraz 2 Klasyfikacja materiałów archiwalnych system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych, ustalony przez twórcę zespołu w wykazie akt lub przez archiwum. Jest to również czynność polegająca na zaliczeniu dokumentów do określonych zespołów, a w obrębie zespołu do poszczególnych komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych na podstawie cech wewnętrznych. Systematyzacja archiwalna nadawanie jednostkom archiwalnym zespołu archiwalnego układu kancelaryjnego, strukturalnego lub wyrozumowanego. Kwalifikacja archiwalna zaliczanie do odpowiednich kategorii archiwalnych dokumentacji twórcy zespołu. Brakowanie wydzielanie materiałów archiwalnych, czyli wyłączanie materiałów archiwalnych kategorii A w celu przekazania ich do archiwum oraz wyłączenie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kategorii B, których termin przechowywania upłynął, w celu przekazania ich do zniszczenia. Ibidem, s. 23, 42-43,48, 55, 81, Zespół archiwalny stanowią organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Twórca zespołu to jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiające działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Ibidem, s. 83, Ibidem, s

3 ze wzrostem liczby wytwarzanych dokumentów rośnie poziom trudności selekcji. Stąd też problem wypracowania właściwych metod ograniczenia liczby materiałów archiwalnych w stosunku do pozostałej dokumentacji oraz korelacji przepisów kancelaryjnych i archiwalnych był i jest przedmiotem działalności archiwistów. Problematykę tę poruszano w licznych opracowaniach i artykułach publikowanych w specjalistycznych czasopismach 5. Powojenna archiwistyka wojskowa, mimo formalnego wyłączenia spod nadzoru Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, w sprawach związanych z kształtowaniem narastającego zasobu archiwalnego korzystała z przepisów i doświadczeń archiwistów cywilnych. Dyskusje nad metodami przystosowania zasad archiwistyki cywilnej do potrzeb wojska znalazły odzwierciedlenie w wielu publikacjach, zamieszczonych przede wszystkim w wydawnictwach wojskowych 6. Dla archiwistów wojskowych rozwiązanie problemów związanych z kształtowaniem zasobu jeszcze przed przyjęciem dokumentacji do archiwów było zawsze jednym z głównych zadań. Bez ryzyka popełnienia błędu można powiedzieć, że ich działania w tym zakresie były i są znacznie łatwiejsze niż archiwistów cywilnych. Wynika to z hierarchicznej struktury wojska, kierowanego przez jednego ministra, który ma wszelkie uprawnienia w zakresie wydawania i egzekwowania stosownych rozkazów i zarządzeń. Kształtowanie wojskowego zasobu archiwalnego ułatwia również obowiązujący sposób postępowania z wytwarzaną w tym resorcie dokumentacją. Przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających i wychodzących, ich wysyłaniem oraz przechowywaniem akt bieżą- 5 Wiele publikacji na ten temat ukazało się m.in. w Archeionie, Archiwiście Polskim, a także w opublikowanych materiałach konferencyjnych Powszechnych Zjazdów Archiwistów Polskich. 6 Między innymi w Biuletynie Wojskowej Służby Archiwalnej. Zob. też. H. Fabjański, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w świetle założeń i praktyki, [w]: Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki archiwalnej, Warszawa 1967, s

4 cych zajmuje się kancelaria. Kancelaryjne zasady postępowania z dokumentacją określają stosowne przepisy. W wojsku, gdzie duża część dokumentacji ma charakter niejawny, przepisy te muszą być szczególnie precyzyjne i jednoznaczne, aby zapewniać nie tylko prawidłowy obieg, przechowywanie i rejestrację dokumentacji wpływającej, wytwarzanej i wychodzącej z jednostki organizacyjnej, lecz także prawidłową jej klasyfikację, kwalifikację i właściwe kompletowanie. Analiza przepisów kancelaryjnych obowiązujących w Wojsku Polskim od 1945 roku wykazuje, że główną ich treścią było zabezpieczenie prawidłowego obiegu pism w komórkach organizacyjnych wojska i fizyczna ochrona dokumentów. Natomiast nie zawsze precyzowały one zasady postępowania z aktami, które po wykorzystaniu należało przekazać do archiwum. Stąd też na półki archiwalne trafiała duża ilość dokumentacji, którą można było wcześniej zniszczyć bez żadnego uszczerbku dla zawartości danego zespołu archiwalnego. Praktyka wykazała, że pracujący w wielu kancelariach wojskowych personel znał obowiązujące przepisy, ustalające zasady bieżącego obiegu pism i dokładnie ich przestrzegał, nie zawsze jednak był w stanie właściwie ocenić archiwalną wartość poszczególnych dokumentów. Niezbędne było zatem prowadzenie fachowego nadzoru nad ich pracą przy kompletowaniu dokumentacji. Obowiązujące aktualnie w archiwistyce wojskowej zasady kształtowania zasobu powstawały przez wiele lat. Proces kształtowania narastającego zasobu i ściśle z nim związana selekcja materiału aktowego w kancelariach był zagadnieniem złożonym i długotrwałym. Inaczej przebiegał on w okresie wojny, inaczej od zakończenia wojny do 1956 roku, a jeszcze inaczej w okresie późniejszym, kiedy kolejne instrukcje archiwalne i kancelaryjne coraz bardziej szczegółowo precyzowały to zagadnienie. Wprowadzanie i przestrzeganie określanych instrukcjami przepisów zależało bezpośrednio od kancelistów oraz prowadzących kontrole i nadzór merytoryczny archiwistów wojskowych. Ich poczynania determinowali natomiast przełożeni, odpowiedzialni za całokształt postępowania z dokumentacją wojskową w całym wojsku, w rodzajach sił zbrojnych i poszczególnych komórkach organizacyjnych. 10

5 Tworzenie materiałów archiwalnych w okresie wojny Wojsko polskie, które zaczęło formować się na terenie ZSRR w 1943 r., przejęło zasady systemu kancelaryjnego obowiązującego w Armii Radzieckiej. Formalno-prawną podstawę tego systemu stanowiły wydane we wrześniu 1939 r., w formie rozkazu Ludowego Komisarza Obrony ZSRR, zasady pracy kancelarii wojskowych w czasie wojny 7. Przetłumaczone na język polski, od jesieni 1944 r. stanowiły podstawę do pracy z dokumentacją w czasie działań wojennych jako tymczasowa instrukcja 8. Omawiała ona zasady funkcjonowania kancelarii tajnych, a za takie w czasie wojny uważane były wszystkie kancelarie w jednostkach i instytucjach wojskowych. Dokumenty, które się w nich znajdowały, dzieliły się na trzy kategorie: ściśle tajne specjalnego przeznaczenia, ściśle tajne i tajne. W jednostkach WP dokumentacją zajmowały się kancelarie tajne, natomiast w sztabach i instytucjach typu centralnego wydziały tajne lub ogólne, zwane także kancelariami głównymi 9. Zadaniem kancelarii, obok ewidencji, zabezpieczenia obiegu i korzystania z dokumentacji w bieżącej pracy, było jej przechowywanie i grupowanie w sposób umożliwiający przekazanie do archiwum. Na niższych szczeblach struktury organizacyjnej wojska, w pododdziałach, w których ilość korespondencji była niewielka i nie było kancelarii, dokumentacją powinien zajmować się osobiście dowódca. W praktyce najczęściej robił to wybrany przez dowódcę żołnierz nazywany pisarzem, którego zadaniem było pisanie rozkazów dziennych i prowadzenie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem pododdziału. 7 Rozkaz Ludowego Komisarza Obrony ZSRR nr 0150 z 4 września 1939 r. o zasadach pracy kancelarii wojskowych w czasie wojny. Zob.: CAW, Inwentarz akt Ludowego Wojska Polskiego z lat , wstęp do cz. 1, s CAW, Sztab Główny RP, sygn. III 1.1, Tymczasowa instrukcja o tajnym prowadzeniu kancelarii w Wojsku Polskim, s Szerzej zob.: L. Polkowski, Tworzenie akt i działalność praktyczna kancelarii LWP w latach , [w]: Wybrane zagadnienia..., s

6 Narastający w poszczególnych jednostkach zasób aktowy grupowany był w teczkach prowadzonych systemem rocznym, tj. zamykanych na koniec każdego roku, sznurowanych i pieczętowanych. Karty bądź strony dokumentów w teczkach numerowano, a ich liczba była potwierdzona na końcu teczki podpisem osoby prowadzącej kancelarię. W poszczególnych teczkach grupowano akta dotyczące jednego lub kilku pokrewnych zagadnień i układano kolejno w miarę napływania. O układzie wewnętrznym teczki nie decydowały więc daty wytworzenia dokumentów, lecz daty ich wpływów. Na początku roku kalendarzowego w każdej kancelarii zakładano pewną liczbę nowych teczek dla przewidywanych rodzajów akt wynikających z kompetencji jednostki czy instytucji. Teczkom tym nadawano odpowiedni tytuł i sygnatury kancelaryjne. Przy tytułowaniu korzystano z zamieszczonego w instrukcji wykazu akt, zawierającego spis problematyki z zakresu funkcjonowania wojska. Kancelista wybierał hasła odpowiadające kompetencjom jednostki i tytułował nimi nowo założone teczki. Obok tytułu i sygnatury, na okładce umieszczano także pełną nazwę jednostki (instytucji), daty rozpoczęcia i zakończenia jej kompletowania, liczbę stron (kart) oraz adnotację o okresie przechowywania akt. Kancelista sporządzał także spis wszystkich założonych teczek. Obok teczek w kancelarii prowadzono także księgi, przeznaczone do prowadzenia wszelkiego rodzaju ewidencji, a także do wpisywania rozkazów dziennych lub wewnętrznych. System prowadzenia kancelarii narzucony przepisami instrukcji z 1944 r. stwarzał podstawy do kształtowania narastającego zasobu archiwalnego. W praktyce okazywało się jednak, że nie był on nigdy konsekwentnie realizowany, a praca kancelistów nie była nadzorowana przez dowódców i szefów sztabów, czyli osoby odpowiedzialne bezpośrednio za stan dokumentacji w podległych im kancelariach. Ponieważ instrukcja dopuszczała możliwość brakowania dokumentów, które utraciły bieżące znaczenie praktyczne w kancelariach, niejednokrotnie niszczono także akta, które należało zarchiwizować. W niektórych, szczególnie pierwszorzutowych jednostkach funkcjonował pogląd, że najlepszym sposobem 12

7 zabezpieczenia tajemnicy wojskowej jest natychmiastowe spalenie dokumentu z chwilą, gdy utracił on praktyczne znaczenie 10. Innym poważnym błędem popełnianym w kancelariach, zarówno przez twórców dokumentów, jak i kancelistów, było częste nieprzestrzeganie zasady tematycznego układania akt. Do jednej teczki trafiały zupełnie różne, tematycznie nie związane ze sobą dokumenty. Teczki takie otrzymywały nic nie mówiący tytuł, np. Akta różne, Ogólne, Korespondencja tajna itp., co w znacznym stopniu utrudniało później pracę archiwistom, porządkującym przekazane przez kancelarie akta. Nie mniej istotnym uchybieniem, mającym wpływ na stan zasobu, była niewłaściwa kwalifikacja dokumentów pod względem treści. Wynikało to najczęściej z niezrozumienia, bądź niedocenienia przez kompletujących je kancelistów wartości historycznej poszczególnych dokumentów. Do wieczystego przechowywania kwalifikowano m.in. nie posiadające większej wartości akta finansowe. Wynikało to z faktu, że nimi najczęściej interesowały się wszelkiego rodzaju komisje zwalczające nadużycia w wojsku. Natomiast na teczkach zawierających cenne materiały o znaczeniu historycznym, na przykład dotyczące udziału jednostki w działaniach bojowych, umieszczano adnotacje o dwu- lub pięcioletnim terminie przechowywania. Przepisy kancelaryjne z okresu wojny zawierały również mało precyzyjne wytyczne dotyczące terminu i sposobu przekazywania akt z kancelarii do archiwum. Ponieważ w warunkach frontowych kanceliści nie zawsze mogli odpowiednio przygotować akta do przekazania, często nie opuszczały one kancelarii. Zdarzały się przypadki, że gdy stanowiły one już zbyt duży balast, utrudniający zmianę miejsca postoju, dokonywano ich selekcji i komisyjnie niszczono. Bywało również tak, że niektórzy kierownicy kancelarii chcąc uniknąć pracy związanej z przygotowaniem akt do kompletowania, przeznaczali ich część do niszczenia na bieżąco. Również w wypadku bezpośredniego zagrożenia przez nieprzyjaciela, 10 Por.: Wytyczne o brakowaniu akt w archiwach wojskowych, sygn. Szt. Gen. 230/5, Warszawa 1959, s

8 aby zapobiec przechwyceniu przez niego dokumentów wojskowych należało je zniszczyć. Omówione błędy w przygotowaniu akt do archiwizacji, łatwiejsze do usprawiedliwienia w okresie wojny, popełniano w kancelariach jednostek i instytucji wojskowych również po jej zakończeniu. Miały na to wpływ przyzwyczajenia kancelistów, ale również brak odpowiednio precyzyjnych przepisów kancelaryjnych. Nie bez znaczenia był również brak nadzoru archiwalnego. Archiwiści wojskowi, podobnie jak wszyscy archiwiści w Polsce, w pierwszych latach po zakończeniu wojny zajęli się przede wszystkim zbieraniem i porządkowaniem ocalałych zasobów. Możliwość ich oddziaływania na twórców akt powstała dopiero później. Procesy aktotwórcze w latach Wkrótce po zakończeniu działań wojennych opracowano przepisy kancelaryjne dostosowane do potrzeb pracyw kancelariach, w okresie pokoju. Pierwsza powojenna instrukcja została wprowadzona do użytku 1 lipca 1945 r. 11 Określała ona zasadnicze reguły pracy w kancelariach, związane z tworzeniem dokumentów, ich ewidencjonowaniem, przyjmowaniem, przesyłaniem i przechowywaniem oraz przekazywaniem akt do archiwum. Dokumenty wytworzone przez kancelarię lub nadesłane do niej rejestrowane były w dziennikach podawczych prowadzonych osobno dla korespondencji wchodzącej i wychodzącej. Akta spraw załatwionych miały być grupowane według cech przedmiotowych, oddzielnie tajne i ściśle tajne (zniesiono obowiązującą w czasie wojny klauzulę ściśle tajne specjalnego przeznaczenia). Można było je łączyć jedynie w wyjątkowych przypadkach. Łączenie akt jawnych z tajnymi było zabronione. Dla założonych teczek kancelarie prowadziły Opis spraw ściśle 11 CAW, Sztab Generalny Wojska Polskiego z lat (Szt. Gen. WP ), sygn. IV.501.1/A.238, Instrukcja o prowadzeniu tajnej korespondencji w jednostkach oraz instytucjach Wojska Polskiego, k , Szerzej zob.: S. Grobelny, Wpływ przepisów kancelaryjnych na kształtowanie zasobu archiwalnego w latach , BWSA 1983 nr 12, s

9 tajnych i tajnych. Rejestrowano w nim wszystkie teczki z aktami, książki, dzienniki, albumy oraz inne materiały prowadzone przez tajną kancelarię. Po zakończeniu roku dokumenty spraw zakończonych wszywano do teczek. Ich tytuły wpisywane były do umieszczonego na wewnętrznej stronie okładki teczki Opisu ściśle tajnych i tajnych pism znajdujących się w teczce. Zewnętrzną stronę okładki opisywano według przepisów z okresu wojennego. Początkowo do instrukcji nie dołączono żadnych ustaleń archiwalnych. Brak szczegółowych przepisów dotyczących dalszego postępowania ze zgromadzoną w kancelariach dokumentacją spowodował, że twórcy akt nie przywiązywali szczególnej uwagi do tworzonych przez siebie dokumentów w zakresie ich prawidłowej kwalifikacji i klasyfikacji. Do poprawienia sytuacji w tym zakresie tylko w części przyczyniła się wydana jesienią 1945 r. przez Sztab Generalny instrukcja dotycząca zasad postępowania z dokumentami o charakterze archiwalnym i przekazywania ich do archiwum 12. Zawarte w niej przepisy były bardzo ogólne, informowały jedynie o trybie postępowania z aktami zgromadzonymi w kancelariach. Zalecały również, aby akta zakończonych spraw, z wyjątkiem dokumentów niezbędnych w bieżącej pracy, oddać do archiwum. Instrukcja ustalała jedynie fizyczny sposób przygotowania dokumentów i zasady ich przekazania 13. Nie wspomniano natomiast ani jednym słowem o sprawie podziału dokumentów na kategorie archiwalne. Do instrukcji dołączono zarządzenie, w którym precyzowano jakie dokumenty należy przekazywać do archiwum Biura Historycznego przy 12 CAW, Szt. Gen. WP , sygn /A.239, Instrukcja o porządku i prawidłach przekazywania archiwalnych dokumentów do Archiwum WP, s Miały być one wszyte do teczek lub okładek. Na tytułowej stronie teczki lub okładki należało wpisać nazwę jednostki, która je wytworzyła, numer i nazwę teczki, daty rozpoczęcia i zakończenia teczki, liczbę arkuszy i termin przechowywania. Grubość dokumentów znajdujących się w teczce nie powinna przekraczać wysokości grzbietu teczki, zaś wszystkie znajdujące się w niej arkusze winny być ponumerowane. Do teczki należało włożyć spis wszystkich znajdujących się w niej dokumentów. Kancelista przed przekazaniem powinien sporządzić w dwóch egzemplarzach protokoły zdawczo-odbiorcze, oddzielnie dla akt ściśle tajnych, tajnych i jawnych. 15

10 Sztabie Generalnym WP, a jakie do Centralnego Archiwum Wojskowego w Oliwie 14. Omówiona instrukcja i zarządzenie ustalały ogólne zasady archiwizacji. Brak szczegółowych wytycznych powodował, że w kancelariach nadal zwracano największą uwagę na ochronę tajemnicy wojskowej, natomiast sprawy związane z właściwym kompletowaniem dokumentów traktowano drugorzędnie. Wynikało to z braku fachowego nadzoru archiwalnego, a także z faktu, że w wielu sztabach i kancelariach pracowali ci sami ludzie, którzy służyli tam w okresie wojny. Stan zachowanej w CAW dokumentacji z tego okresu wskazuje, że kanceliści niezbyt chętnie odnosili się do wszelkich zmian w przepisach wprowadzanych do użytku już w okresie pokojowym. Zjawisko to było bardzo charakterystyczne dla jednostek i instytucji lotnictwa. W pierwszych powojennych latach większość jego komórek organizacyjnych funkcjonowała w takim samym składzie osobowym jak w czasie wojny. Kadrę dowódczą i sztabową stanowili Rosjanie, z których część traktowała dokumentację zgromadzoną w kancelariach za należącą do wojskowo-archiwalnych władz radzieckich i w związku z tym przekazywano ją do archiwów radzieckich lub komisyjnie niszczono. W 1945 r. przekazywania bądź niszczenia akt dokonywano na mocy decyzji dowódcy jednostki lub instytucji. Natomiast od 1946 r., po wejściu do użytku omówionych zarządzeń, zgodę na sposób postępowania z aktami akceptował szef Sztabu Lotnictwa Wojska Polskiego. Pod koniec każdego roku wydawał on dodatkowe zarządzenia w celu przypomnienia zasad postępowania z dokumentacją gromadzoną w kancelariach. Na przykład 17 grudnia 1946 r. nakazywał zakończenie do 31 grudnia wszystkich ściśle tajnych i tajnych akt prowadzonych w 1946 r. i wcześniej 15. W myśl zarządzenia dokumenty tajne i ściśle tajne z 1945 r. i z lat poprzednich, posiadające znaczenie historyczne lub też przydatne 14 CAW, Szt. Gen. WP , sygn. IV.501.1/A.239, Zarządzenie NDWP nr 046/ org. z 27 października 1945 r., s CAW, Dowództwo Wojsk Lotniczych z lat , sygn. IV.507.3/A.468, Zarządzenie dotyczące zakończenia tajnych i ściśle tajnych spraw na 1946 rok, s

11 w dalszej pracy, należało przygotować do zdania do archiwum. Te zaś, które straciły ważność dla spraw bieżących, nakazano zniszczyć protokolarnie. Zarządzenie to równocześnie zabraniało niszczenia w oddziałach żywnościowych wszelkiej dokumentacji o charakterze tajnym. Należało ją zatrzymać w kancelariach do czasu wydania specjalnej instrukcji dotyczącej przechowywania tego rodzaju dokumentów. Kontroli stanu dokumentacji dokonywała komisja sprawdzająca kancelarię po zakończeniu każdego roku, bądź powoływana rozkazem dowódcy w innym czasie. Jej członkowie mieli również dokonać analizy przygotowanych przez kierownika kancelarii akt i zakwalifikować je do zniszczenia lub przekazania do archiwum. Jednakże analiza protokołów akt zakwalifikowanych do zniszczenia lub przekazania do archiwum pochodzących z tego okresu wykazuje, że komisje nie zawsze potrafiły prawidłowo ocenić i zakwalifikować dokumenty. W spisach akt zniszczonych można odnaleźć akta kategorii A, które bezwzględnie powinny znaleźć się w archiwum 16. O nie najlepszej pracy kancelarii jednostek wojskowych w tym czasie świadczy także stan przekazywanych przez nie do archiwum dokumentów. Teczki nie były właściwie opisywane, nie numerowano (paginowano) stron, było wiele braków. Świadczyło to z jednej strony o lekceważeniu przez kancelistów obowiązujących przepisów, z drugiej zaś o niewłaściwym ich przyjmowaniu w archiwach. To ostatnie wytłumaczyć można faktem, że w latach osobą odpowiedzialną w archiwum za przyjmowanie akt był żołnierz służby zasadniczej, który nie był w stanie wyegzekwować podporządkowania się obowiązującym przepisom od starszych wiekiem i stopniem kancelistów przekazujących akta. Poprawy sytuacji w zakresie możliwości oddziaływania na twórców akt nie przyniosły także następne lata, mimo iż w 1948 r. wprowadzono 16 Np. 20 czerwca 1947 r. komisja Wydziału Wyszkolenia Bojowego Dowództwa Wojsk Lotniczych zniszczyła 3 j.a. programów i rozkazów dot. wyników wyszkolenia bojowego jednostek Wojsk Lotniczych z okresu 19 stycznia 31 grudnia 1945 r. oraz materiały dot. wypadków lotniczych za okres listopad 1944 grudzień 1945 r. Ibidem, sygn. IV.507.3/A.451, s

12 w wojsku nowe przepisy kancelaryjne i archiwalne. Uwzględniono w nich w dużym stopniu zasady postępowania z dokumentacją, wprowadzone w tym czasie w administracji państwowej 17. W kancelariach wojskowych nadal jednak obowiązywał system kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy, polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz nadawania aktom układu rzeczowego zgodnie z wykazem akt. Próby wprowadzenia w 1949 r. nowego systemu bezdziennikowego nie powiodły się, ponieważ przeważająca część wytwarzanych w wojsku dokumentów miała charakter niejawny, podlegała zatem szczególnym warunkom ochrony oraz szczegółowej rejestracji i kontroli obiegu pism. Na decyzję o utrzymaniu dotychczasowego systemu kancelaryjnego wpłynęły również przyzwyczajenia kadry sztabowo-dowódczej, nabyte w dotychczasowej pracy z dokumentami 18. Z pewnością nie bez wpływu było także stosowanie tego systemu w Armii Radzieckiej. W 1948 r. w wojsku wprowadzono do użytku instrukcję o biurowości jawnej we władzach naczelnych i okręgowych 19. Mimo iż miała ona dotyczyć postępowania z dokumentami jawnymi, obejmowała również wytwarzaną w wojsku dokumentację niejawną. Instrukcja omawiała następujące grupy zagadnień: zasady biurowości, zabezpieczenie tajemnicy służbowej, rodzaje korespondencji i charakter akt, formy i redakcje pism, wpływ korespondencji z zewnątrz, jej podział i oznaczanie, rejestrację pism oraz ich obieg, przygotowanie i wysyłanie pism. Segregacji dokumentów przychodzących i wytwarzanych w kancelarii dokonywano na podstawie zamieszczonego w instrukcji rzeczowego podziału akt, czyli wykazu akt powstających w toku działalności Ministerstwa Obrony Narodowej. Wykaz ten oparty był na systemie klasyfikacji dziesiętnej. 17 Ich opracowanie i wprowadzenie do użytku było zgodne z zaleceniami okólnika Prezesa Rady Ministrów z 5 lutego 1948 r. w sprawie uporządkowania i ujednolicenia systemu kancelaryjnego w ministerstwach i urzędach centralnych, oraz stanowiącą załącznik do tego okólnika Instrukcją kancelaryjną. Zob. S. Sierpowski, D. Matelski, Dzieje archiwistyki polskiej. Wybór źródeł, t. I, Poznań 1988, s Szerzej: S. Grobelny, op.cit, s Instrukcja o biurowości jawnej we władzach naczelnych i okręgowych, wyd. WINW

13 Oznaczało to, że całość zadań MON podzielono na dziesięć grup. Każda z grup dzieliła się na dziesięć podgrup obejmujących bardziej szczegółowe zagadnienia 20. Każdej pozycji w wykazie akt miała odpowiadać teczka zawierająca dokumenty danej grupy, składane tam natychmiast po załatwieniu. Obok całokształtu zagadnień związanych z tworzeniem i obiegiem dokumentacji, w instrukcji omówiono także problematykę przechowywania akt, ich segregacji i przekazywania do archiwum. Po zakończeniu każdego roku referent, który prowadził dokumentację zgromadzoną w danej teczce wraz z kancelistą dokonywał selekcji dokumentów, kwalifikując je do dalszego przechowywania lub do zniszczenia. Skomplikowany system kwalifikowania akt, oparty na zamieszczonym w instrukcji Cyfrowym podziale spraw wymagał dużego nakładu pracy przy dostosowaniu do potrzeb danej jednostki czy instytucji, lecz nie gwarantował prawidłowego podziału akt na kategorie archiwalne. Zapewnie zdawali sobie z tego sprawę twórcy instrukcji, bowiem już od 1 stycznia 1950 r. została ona zastąpiona przez nową instrukcję o prowadzeniu biurowości jawnej w wojsku 21. Nowa instrukcja przewidywała niemal identyczne postępowanie z aktami jawnymi i tajnymi. Wszystkie dokumenty podlegały rejestracji w dziennikach ewidencji pism wchodzących i wychodzących. Natomiast wszystkie sprawy po załatwieniu wszywano do teczek zgodnie z podziałem rzeczowym, tj. ustalonym przez kancelarię na początku każdego roku podziałem akt na sprawy gromadzone w oddzielnych teczkach. Spis teczek spraw przewidzianych na dany rok podlegał zatwierdzeniu przez dowódcę jednostki. W 1951 i 1952 r. wprowadzono do użytku kolejne dwie instrukcje 20 Instrukcja podawała przykłady tytułów teczek, np.: sprawy operacyjne, zwiadu, łączności, mundurowe, żywnościowe, personalne itp. oraz Sprawy różne. Ta ostatnia teczka dla niedoświadczonego kancelisty lub niedokładnie go kontrolującego szefa sztabu (bowiem on najczęściej bezpośrednio odpowiadał za dokumentację), stała się miejscem gromadzenia akt obejmujących wiele odrębnych spraw lub dokumenty o treści ogólnej. Taką teczkę często niszczono komisyjnie przy brakowaniu akt w jednostce. Szerzej: S. Grobelny, op.cit., s Instrukcja o prowadzeniu biurowości jawnej w wojsku, sygn. Sztab Gen. 16/50. wyd. MON

14 ustalające zasady prowadzenia biurowości tajnej w wojsku 22. Obydwa normatywy w zakresie gromadzenia akt nie różniły się od przepisów dotyczących dokumentacji jawnej. Nie spowodowały także istotnej poprawy w dziedzinie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego. Nie bez wpływu na taki stan rzeczy był również brak precyzyjnych przepisów archiwalnych w tym zakresie. Wprowadzona do użytku w wojsku 1 czerwca 1948 r. instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum praktycznie nie podejmowała zagadnienia kształtowania narastającego zasobu aktowego w kancelariach twórców 23. Ograniczała się do omówienia zasad fizycznego przygotowania akt przed przekazaniem oraz ustalała, że akta spraw zakończonych mogły być przechowywane w kancelariach twórcy przez jeden rok, licząc od 1 stycznia roku następnego po ich zakończeniu. Odstępstwo od tej zasady wymagało uzyskania zgody Szefa Sztabu Generalnego. Przepisy dotyczące fizycznego przygotowania akt przed przekazaniem ich do archiwum nie różniły się praktycznie od tych określonych w tymczasowej instrukcji z 1945 r. Najbardziej istotnymi mankamentami instrukcji był brak wytycznych dotyczących zasad niszczenia akt w kancelariach oraz prowadzenia tam klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. W teczkach, mimo zalecanego podziału rzeczowego, grupowano akta o różnej tematyce i o różnych okresach przechowywania. Teczki otrzymywały tytuły bardzo ogólne, nie informujące o treści zawartych w nich dokumentów. Równocześnie w kancelariach niszczono dokumenty, które w wyniku błędnej kwalifikacji traktowano jako nie podlegające archiwizacji. W przekazywanych do archiwum teczkach znajdowało się wiele różnego rodzaju tajnych brudnopisów i powielanych wielokrotnie tych samych dokumentów. Powodowało to nie tylko szybkie zapełnianie 22 Były nimi: wprowadzona w 1951 r. Instrukcja o prowadzeniu biurowości tajnej w wojsku, sygn. Szt. Gen 31/51, wyd. MON 1951 oraz wprowadzona w 1952 r. Instrukcja nr 04/Polit. o prowadzeniu tajnej dokumentacji w organizacjach partyjnych w wojsku, sygn. Szt. Gen. 14/52, wyd. MON Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum, sygn. Szt. Gen. 9/48, wyd. WINW

15 niewielkich magazynów archiwalnych, ale również dodatkową pracę dla archiwistów brakujących i opracowujących poszczególne zespoły aktowe 24. Na poprawę istniejącego stanu rzeczy w niewielkim stopniu wpływały rozkazy ministra obrony narodowej z 1951 i 1952 r., przypominające dowódcom i szefom o konieczności przestrzegania obowiązujących przepisów archiwalnych 25. W miarę upływu czasu zaczęły także wzrastać możliwości oddziaływania archiwistów na kierowników kancelarii. Wpływała na to w dużym stopniu postawa kierownictwa Centralnego Archiwum Wojskowego, które w 1951 r. weszło w struktury Sztabu Generalnego, instytucji mającej bezpośredni wpływ na całe wojsko. Kierownicy archiwów poprzez uczestniczenie w konferencjach i odprawach organizowanych w CAW uzyskiwali nie tylko fachową wiedzę, ale również we wszystkich problemach związanych z pracą mogli się zwracać bezpośrednio do szefa i pracowników tej instytucji 26. Podległość CAW pod Sztab Generalny spowodowała, że oficerowie Zarządu V w czasie inspekcji jednostek i sztabów zaczęli również kontrolować kancelarie tajne pod względem przygotowywania dokumentów do archiwizacji. Jednak w praktyce ich działalność ograniczała się najczęściej do sprawdzenia stanu przestrzegania tajemnicy wojskowej. Wkrótce jednak okazało się, że obowiązujące przepisy kancelaryjne i archiwalne regulujące tok postępowania z dokumentacją przekazy- 24 Opracowywane w CAW w latach 70. akta Wojsk Lotniczych były wcześniej sześciokrotnie brakowane. Por. CAW, Inwentarz zespołu akt Dowództwa Wojsk Lotniczych z lat , sygn. IV.507.3/A, wstęp, s CAW, Kolekcja Dzienników Rozkazów MON, Rozkaz nr 030/MON z 16 czerwca 1951 r. w sprawie niszczenia akt oraz przekazywaniu akt do archiwów; ibidem, Rozkaz nr 27/MON z 15 maja 1952 r. w sprawie samowolnego niszczenia akt w jednostkach. 26 Stawiało to czasem kierowników archiwów w trudnej sytuacji. Organizacyjnie funkcjonując w ramach Kancelarii Ogólnych i podlegając bezpośrednio ich kierownikom, nie zawsze mogli oni w kontaktach z szefem CAW pokazywać przyczyny niedociągnięć w swoim rodzaju wojsk. Sytuacja ta zmieniła się po wejściu w życie zarządzenia, na mocy którego archiwa pod względem organizacyjnym podporządkowano szefom Sztabów, a pod względem fachowym szefowi CAW. Zob.: CAW, spis 66/57/4, Zarządzenie nr 03/Sztab. z 23 stycznia 1954 r., s

16 waną do archiwum wymagają zmiany. Przyjmowanie olbrzymich ilości dokumentacji, konieczność prowadzenia jej selekcji i kwalifikowania do odpowiednich kategorii dopiero w archiwum przekraczały możliwości nielicznego personelu archiwów. Potrzebę zmian istniejącego w tym zakresie stanu rzeczy dostrzegano w Centralnym Archiwum Wojskowym, które od 1952 r. zaczęło szczególnie interesować się dokumentacją wytworzoną w okresie wojny i po jej zakończeniu oraz funkcjonowaniem archiwów, w których była gromadzona. Konieczność zmiany przepisów archiwalnych w wojsku narzucały także postanowienia dekretu z 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych 27. W 1953 r. w CAW rozpoczęto prace nad przygotowaniem nowej instrukcji, która miała m.in. unormować zasady przygotowania dokumentacji do archiwizacji oraz zapewnić możliwość bezpośredniego oddziaływania archiwistów wojskowych na ten proces. W ramach przygotowań do jej wydania, z inicjatywy szefa CAW płk. Leszka Lewandowicza, podjęto akcję ustalania przez twórców akt nowych zasad nadawania kategorii i zmian okresu przechowania w archiwum przekazywanej tam dokumentacji. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego w latach lutego 1956 r., w miejsce dotychczas obowiązującej instrukcji z 1948 r., wprowadzono nową instrukcję archiwalną 28. Ustalono w niej pojęcie i definicję wojskowych materiałów archiwalnych oraz wprowadzono wiele zmian w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego. W załączonym do instrukcji Wykazie wojskowych materiałów archiwalnych z okresami przechowywania, przedstawiony został po- 27 Do określenia organizacji, zakresu i sposobu działania podległych archiwów zobowiązywał ministra obrony narodowej artykuł 7, ust. 2 dekretu z 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych. 28 Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, sygn. Szt. Gen. 171/56, Warszawa

17 dział typowych dokumentów wojskowych na kategorie A 29 i B. Instrukcja wprowadzała przy tym istotne zmiany w zakresie czasu przechowywania materiałów archiwalnych u twórców i możliwości ich brakowania. Jednostki służby zdrowia, akademie i szkoły przekazywały akta po upływie 5 lat; organa służby sprawiedliwości przekazywały akta spraw karnych zakończonych wyrokiem skazującym po wykonaniu kary pozbawienia wolności, akta spraw karnych zakończonych umorzeniem postępowania po wydaniu prawomocnego orzeczenia, natomiast pozostałe materiały, podobnie jak wszystkie pozostałe jednostki i instytucje wojskowe, po upływie 2 lat. Jeżeli materiały archiwalne przechowywane w kancelarii twórcy podlegały przechowywaniu przez czas krótszy niż określała to ich kategoria, np. miały kategorię B-2, wówczas na wniosek komisji dokonującej rocznej kontroli dokumentów można je było przeznaczyć na makulaturę lub zniszczyć w tym roku, w którym upływał okres ich przechowywania. Natomiast teczki z przepisami wojskowymi, rozkazami, zarządzeniami itp., miały być przekazywane do archiwum wówczas, gdy zawarte w nich przepisy utraciły moc obowiązującą 30. Instrukcja precyzowała również, jakie materiały nie podlegały przekazaniu 31. Ustalenie tych zasad pozwalało na odciążenie archiwów od nadmiaru akt, które poprzednio natychmiast po przyjęciu należało brakować. 29 Do kategorii A zaliczono materiały dotyczące historii wojen i wojskowości, rozwoju wojska i jego organizacji, a także dokumentacja badawcza, wydawnictwa fachowe i prasa wojskowa oraz pomoce archiwalne (rejestry, inwentarze, spisy akt przekazanych, spisy zdawczo odbiorcze itp.) 30 Instrukcja z 1948 roku nakazywała przechowywać stale w jednostkach i instytucjach m.in.: oryginały rozkazów i materiały pomocnicze do rozkazów, indeksy imienne, księgi ewidencji wszystkich żołnierzy i pracowników kontraktowych, listy i wykazy imienne składu osobowego z podpisami pod przysięgą wojskową, dzienniki ewidencji pism wchodzących i wychodzących oraz spisy akt przekazywanych do archiwum. 31 Były to zużyte materiały o charakterze manipulacyjnym, a wśród nich m.in.: książki doręczeń korespondencji i wewnętrznego obiegu pism, dzienniki wykonawców, brudnopisy, dalsze egzemplarze druków powielanych i wydawnictwa fachowo-wojskowe wycofane z użytku. 23

18 Postanowienia instrukcji nie zmieniały dotychczas obowiązujących ustaleń w zakresie fizycznego przygotowania akt do przekazania, czyli sposobu scalania, opisów zewnętrznych i wewnętrznych oraz grubości teczek. Nie zmieniły się też zasady prowadzenia przez kancelarie dokumentów związanych z przekazywaniem akt poza tym, że spisy akt musiały być sporządzane oddzielnie dla każdej kategorii akt za każdy rok. Niewłaściwie przygotowanych do przekazania archiwaliów kierownik archiwum miał prawo nie przyjmować, a wszelkie koszty związane z dowozem i ewentualną koniecznością dokonania poprawek ponosiła jednostka przekazująca. W czasie wprowadzania do użytku omawianej instrukcji w całym wojsku trwały duże przemiany strukturalne, w wyniku których wiele jednostek ulegało rozformowaniu. Dlatego też w instrukcji sprecyzowano szczegółowe przepisy omawiające zasady postępowania z dokumentacją po nich pozostającą 32. Wspomniany wyżej Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych z okresami przechowywania w istotny sposób zmieniał dotychczasowe zasady kwalifikowania akt, które miało odbywać się już w kancelariach twórców, a nie dopiero w archiwum. Wykaz obejmował 681 nazw poszczególnych rodzajów materiałów aktowych, wytwarzanych w wojsku. Pomagał twórcom i kancelistom formować jednostki archiwalne w taki sposób, aby ze względu na treść zakwalifikować je do wieczystego bądź czasowego przechowywania. Wykaz podzielono na dwadzieścia sześć części uwzględniających podział wojskowych materiałów archiwalnych według zagadnień obejmujących wszystkie rodzaje wojsk i służb. W omawianej instrukcji zamieszczono również wzory obowiązujących 32 Jednostki rozformowywane miały obowiązek zdać swoje akta w terminie określonym rozkazem o ich rozformowaniu. W przypadku przejęcia zakresu jej spraw przez inną jednostkę, jednostka rozformowywana powinna przekazać jej swoje akta, zaznaczając to w meldunku o wykonaniu rozkazu o rozformowaniu. Akt jednostki rozformowanej nie należało kontynuować ani łączyć z aktami jednostki przyjmującej, a przy zdawaniu akt do archiwum należało w spisie akt przekazanych ujmować je pod nazwą jednostki rozformowanej. 24

19 dokumentów kancelaryjnych i archiwalnych. Jej wprowadzenie do użytku w znaczny sposób ułatwiało pracę kancelistom. Niezbędna była jednak dokładna znajomość zawartych w niej przepisów. W tym celu organizowano szkolenia dla kierowników kancelarii. Ponadto kierownik archiwum udzielał także fachowej pomocy kancelariom szkół oficerskich i szpitali, które zgodnie z instrukcją mogły przechowywać swoje akta przez 5 lat i w tym celu zakładały podręczne archiwa. Pomocy, a czasem wręcz bezpośredniego brakowania dokumentacji przez kierownika archiwum w ich kancelariach domagali się dowódcy jednostek, od których ze względu na brak miejsca w magazynach archiwum nie chciało przyjmować akt. Znajomość przepisów przez personel kancelarii sprawdzali także kierownicy archiwum w czasie wyjazdów na kontrole do jednostek. Jednak ze względu na brak czasu kontrole te nie mogły być prowadzone zbyt często. W praktyce kontrolowano zatem tylko jednostki ulegające rozformowaniu. Jednak znajomość przepisów dotyczących przygotowania akt do przekazania wśród części kierowników kancelarii wciąż pozostawiała wiele do życzenia. Świadczą o tym sprawozdania z kontroli prowadzonych przez pracowników CAW. Stwierdzano w nich między innymi, że przekazywane teczki z aktami nadal noszą mało precyzyjną tytulaturę i znajdują się w nich dokumenty nie związane z pozostałą treścią teczki. Za taki stan rzeczy trudno jednak winić wyłącznie personel kancelarii. Brak miejsca w magazynach archiwalnych powodował, że twórcy często nie mogli przekazywać tam swoich akt zgodnie z planem. To z kolei powodowało, że czasem przez kilka lat popełniali błędy przy ich kompletowaniu, które można było wykryć przy terminowym ich przekazywaniu. Na początku lat 60. nastąpiły w wojsku istotne zmiany strukturalne, wynikające z potrzeb obowiązującej wówczas doktryny wojennej realizowanej przez ZSRR. Kryzysy berliński i kubański powodowały, że zarówno Układ Warszawski, jak i NATO musiały podejmować realne kroki przygotowujące ich siły zbrojne do działań wojennych. W związku z tym w Wojsku Polskim podjęto kwestię postępowania z dokumentacją wojskową w czasie działań wojennych, która od czasu zakończenia 25

20 II wojny światowej nie była uwzględniana w wojskowych przepisach archiwalnych. 13 grudnia 1961 r. szef Sztabu Generalnego wydał zarządzenie w sprawie postępowania z aktami jednostek opuszczających swoje garnizony w wypadku wybuchu konfliktu zbrojnego 33. Miało ono obowiązywać do czasu wprowadzenia nowej instrukcji, regulującej zasady i tryb postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi również w okresie wojny. Szefowie sztabów rodzajów wojsk otrzymali zadanie przystosowania treści zarządzenia do potrzeb podległych im oddziałów i instytucji. Powyższe ustalenia uzupełniono w 1973 r. szczegółowymi przepisami o zasadach prowadzenia kancelarii w czasie wojny. Dopuszczały one między innymi możliwość zniszczenia dokumentacji w wypadku zagrożenia kancelarii wojennej przejęciem przez nieprzyjaciela 34. Określały też wyczerpująco sposób postępowania z dokumentacją wojskową w okresie wojny i obowiązywały, po niewielkich modyfikacjach dokonanych w 1987 r., do połowy lat 90. W 1959 r. dokonano także ujednolicenia przepisów kancelaryjnych. Weszła wówczas do użytku opracowana w Sztabie Generalnym Instrukcja o prowadzeniu biurowości w wojsku 35. Warto w tym miejscu podkreślić, że Oddział V Sztabu Generalnego sugerował autorom tej instrukcji włączenie do jej treści instrukcji archiwalnej z 1956 r. Jednak zdecydowany sprzeciw kierownictwa CAW, słusznie przewidującego, że 33 CAW, spis 468/69/3, Zarządzenie szefa Sztabu Generalnego WP nr 090/Sztab. z 13 grudnia 1961 r. w sprawie postępowania z aktami na wypadek opuszczenia stałego miejsca postoju, s Pełna treść zarządzenia (z niewielkimi poprawkami stylistycznymi) stała się rozdziałem we wprowadzonej do użytku w WP w 1966 r. Instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi. sygn. Szt. Gen. 388/ W razie groźby opanowania kancelarii wojennej przez nieprzyjaciela kierownik kancelarii na rozkaz dowódcy lub osoby upoważnionej, a w razie ich nieobecności w wyniku samodzielnej decyzji, miał zniszczyć natychmiast, za pomocą urządzeń szybkoniszczących, wszelką przechowywaną tam dokumentację. Przepisy o ochronie tajemnicy w siłach zbrojnych PRL. Cz. III: Przepisy kancelaryjne, Sygn. Szt. Gen. 673/73, Wyd. MON 1973, s Instrukcja o prowadzeniu biurowości w wojsku, sygn. Szt. Gen. 227/59, MON,

21 w znacznym stopniu zdeprecjonowałoby to wartość odrębnej istniejącej już instrukcji, doprowadził do zaniechania tego pomysłu. Instrukcja ta ustalała tryb postępowania z materiałami o charakterze tajnym i jawnym i miała na celu zabezpieczenie tajemnicy służbowej. W zakresie kompletowania dokumentacji odwoływano się w niej do ustaleń instrukcji archiwalnej z 1956 r. Nie wnosiła zasadniczych zmian do dotychczas obowiązujących zasad w dziedzinie ewidencjonowania i postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wysyłaną z kancelarii. Podstawowym dokumentem ewidencyjnym kancelarii pozostał opis spraw, w którym rejestrowano wszystkie dzienniki i księgi o trwałym znaczeniu, podlegające zdaniu do archiwum oraz teczki z dokumentami. Natomiast dzienniki i księgi o krótkotrwałym przeznaczeniu ewidencjonowano w rejestrze wydanych materiałów. Dokumentację kompletowano w teczkach oddzielnych dla każdej klauzuli tajności. Dokumenty dotyczące jednej sprawy, a mające różne klauzule tajności kompletowano razem w teczce, której nadawano taką klauzulę, jaką miał dokument o najwyższej klauzuli. Pewnym istotnym novum było zalecenie, aby rozkazy i zarządzenia były kompletowane oddzielnie od innych dokumentów. Ten rodzaj dokumentów można było gromadzić w jednej teczce przez kilka lat. Postanowienie to w znacznym stopniu ułatwia obecnie korzystanie przez zainteresowanych ze złożonej w archiwum dokumentacji. Już na początku lat 60. okazało się, że wiele ustaleń dotyczących działalności archiwalnej, w tym również dotyczących problemu narastającego zasobu archiwalnego, wymaga zmiany. W latach opracowano w CAW nową instrukcję archiwalną. Wprowadzona do użytku w 1966 r. Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi 36, zastąpiła wydaną w 1956 r. instrukcję pod tym samym tytułem. Konieczność wydania jej nowej wersji wynikała także ze stałego wzrostu liczby akt powstających w jednostkach i instytucjach wojskowych. Groziło to archiwom terenowym zalewem dokumentacji 36 Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi. sygn. Szt. Gen. 388/66, MON

22 o niewielkiej wartości historycznej, które po krótkim okresie przechowywania należało brakować. W celu zwiększenia możliwości brakowania akt u twórców, autorzy instrukcji zdecydowali o podziale wojskowych materiałów archiwalnych na trzy kategorie A, B i C. Wprowadzona kategoria C obejmowała wojskowe materiały archiwalne mające czasowe znaczenie praktyczne tylko dla jednostki, która je wytworzyła. Były to praktycznie wszystkie rodzaje dokumentacji posiadające dotychczas kategorię nie wyższą niż B Materiały te nie podlegały przekazaniu do archiwów wojskowych, a po upływie pięciu lat od daty wytworzenia były niszczone w jednostce z zachowaniem określonych przepisów o biurowości w wojsku i niszczeniu makulatury. Zasadniczym zmianom w nowej instrukcji uległ dołączony do niej Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych, ustalający równocześnie kategorię dla każdego rodzaju dokumentu. Zmiany te polegały głównie na szczegółowym określeniu poszczególnych rodzajów akt, uwzględniającym ich treść, znaczenie i szczebel organizacyjny, z którego pochodziły. W wykazie tym uwzględniono 788 rodzajów dokumentów. Funkcjonujący w wojsku w okresie powojennym system biurowości, obiegu informacji i konieczność dokumentowania przez żołnierzy zawodowych swojej działalności na piśmie, niezbędna chociażby przy każdej kontroli, powodowała dosłowny zalew kancelarii wojskowych różnego rodzaju dokumentami. Działania zmierzające do ograniczenia zbędnej korespondencji najwyższe władze wojskowe podjęły w 1970 r. 9 czerwca tego roku ukazało się odpowiednie zarządzenie podpisane przez Ministra 37 Dokumentację kategorii C stanowiły: a) wykorzystane materiały o charakterze manipulacyjnym np.: książki doręczeń zewnętrznego i wewnętrznego obiegu pism; dzienniki wykonawców i zeszyty brudnopisów, dzienniki ewidencyjne wydrukowanych dokumentów; księgi ewidencji kluczy, asygnaty gospodarcze, raporty żywionych, rozkazy wyjazdów samochodów; b) dalsze egzemplarze druków mających charakter masowy (np. ulotki, rozkazy okolicznościowe) oraz dalsze egzemplarze powielonych materiałów szkoleniowych; c) wycofane z użytku wydawnictwa fachowo-wojskowe. Instrukcja o postępowaniu..., s

23 Obrony Narodowej, gen. broni Wojciecha Jaruzelskiego 38. Zarządzenie nakazywało ograniczenie wytwarzanej dokumentacji, między innymi przez wykorzystywanie technicznych środków łączności i zobowiązywało szefa Sztabu Generalnego do wydania szczegółowych wytycznych w zakresie stworzenia systemu wytwarzania, obiegu i niszczenia dokumentów nie przedstawiających wartości archiwalnej. Wydane w tym samym dniu wytyczne szefa Sztabu Generalnego precyzowały zasady przekazywania informacji tajnych, poufnych i jawnych poprzez urządzenia telegraficzne, tok postępowania z dokumentami jawnymi i określały zasady niszczenia dokumentów 39. Powyższe przepisy, które miały znacznie usprawnić obieg dokumentów w wojsku i ograniczyć ilość dokumentacji kwalifikowanej i kompletowanej przez kancelarie w celu komisyjnego niszczenia na miejscu (kategoria C), bądź przekazywanej do archiwów, nie sprawdziły się w praktyce. Ich niezrozumienie spowodowało niszczenie w jednostkach i sztabach akt kategorii A i B, podlegających archiwizacji na dotychczasowych zasadach i skompletowanych już w teczkach gotowych do przekazania. Spotkało się to z ostrą krytyką, wyrażoną między innymi na odprawie służbowej w CAW 16 grudnia 1972 r. 40 Zarządzenie to stanowi doskonały przykład, jak interpretacja przez wykonawców nawet najlepszych zamierzeń przełożonych, przy braku 38 Zarządzenie Ministra Obrony Narodowej nr pf 9/MON w sprawie przyspieszenia obiegu informacji i zmniejszenia ilości dokumentów wytwarzanych w siłach zbrojnych, Dziennik Rozkazów Tajnych MON 1970, nr 5, poz CAW, spis 1509/76/3, Wytyczne Szefa Sztabu Generalnego nr pf 9/MON z dnia 9 czerwca 1970 r. w sprawie przyspieszenia obiegu informacji i zmniejszenia ilości dokumentów wytwarzanych w siłach zbrojnych, s O faktach masowego niszczenia akt spowodowanych błędną interpretacji przepisów zawartych w wytycznych meldowali zarówno kierownicy Archiwów WOW i SOW, którzy wskazali konkretne jednostki tj. 3 i 5 Dywizje Piechoty, gdzie zniszczono do 80% akt podlegających archiwizacji, jak również bardziej oględnie, bez wskazania jednostek, kierownicy pozostałych archiwów. CAW, spis 1571/75/13, Protokół z odprawy służbowej, zorganizowanej przez Centralne Archiwum Wojskowe z kierownikami wojskowych archiwów terenowych i przedstawicielami poszczególnych okręgów, odbytej w dniu 16 grudnia 1972 r., s

24 precyzyjności i jednoznaczności w ich sformułowaniu, może przynieść niepożądane efekty. W uzasadnieniu wspomnianego zarządzenia napisano, że powodem jego wydania był przyjęty przez kadrę nawyk załatwiania większości spraw drogą korespondencyjną, pisemną. Zwrócono także uwagę na nadmierne i nieuzasadnione gromadzenie w aktach różnego rodzaju dokumentów oraz ich kopii nie posiadających wartości dowodowej lub naukowo-historycznej, a więc nie wymagających trwałego lub czasowego przechowywania. W związku z powyższym gen. Jaruzelski nakazał, aby dokumenty rozkazodawcze czyli rozkazy, zarządzenia, dyrektywy i wytyczne o charakterze doraźnym przekazywać za pomocą przystosowanych do tego urządzeń telegraficznych. Szczegółowe zasady postępowania z dokumentami określały wspomniane wytyczne szefa Sztabu Generalnego. Dokumenty powinny być wykonane w jednym egzemplarzu, według wymogów określonych w załączniku do wytycznych. Po przekazaniu do odbiorców przez węzeł łączności, w którym w zależności od stopnia tajności odpowiednio je szyfrowano, oryginał dokumentu wracał do nadawcy, natomiast wytworzone w toku przekazywania kopie niszczono w węźle łączności, zgodnie z ustalonymi zasadami. Natomiast węzeł łączności odbiorcy przyjęte dokumenty dostarczał do kancelarii, która po zarejestrowaniu przekazywała je wykonawcom. Sprawy jawne polecono załatwiać telefonicznie, z jednoczesnym odnotowaniem tego faktu na dokumencie, w zeszycie pracy lub notatniku. Odpowiedzi należało udzielać telegraficznie, bądź przez dokonanie adnotacji na otrzymanym dokumencie, który zwracano nadawcy lub drogą dotychczasowej, tradycyjnej wymiany korespondencji. Po wykorzystaniu, te dokumenty, które nie miały trwałego lub czasowego znaczenia archiwalnego, a oceniał to najczęściej sam wykonawca, były niszczone. Zniszczeniu podlegały wszystkie dokumenty wchodzące, z wyjątkiem dzienników rozkazów MON, aktualnie obowiązujących rozkazów, zarządzeń, dyrektyw, wytycznych itp. oraz dokumentów materiałowo- -finansowych. Nie podlegały zniszczeniu pierwsze egzemplarze dokumentów (pozostawały one w aktach nadawcy). Powyższe zasady nie do- 30