WPŁYW WOJSKOWYCH PRZEPISÓW KANCELARYJNYCH I ARCHIWALNYCH NA KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W LATACH Uwagi wstępne

Transkrypt

1 Stanisław Grobelny WPŁYW WOJSKOWYCH PRZEPISÓW KANCELARYJNYCH I ARCHIWALNYCH NA KSZTAŁTOWANIE ZASOBU ARCHIWALNEGO W LATACH Uwagi wstępne Celem niniejszego opracowania jest próba przedstawienia wpływu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych na proces kształtowania narastającego zasobu aktowego instytucji, jednostek i zakładów wojskowych w latach W okresie tym wyróżnić można dwa podstawowe podokresy. Podokres pierwszy obejmujący lata , charakteryzuje się rozwojem reaktywowanej jeszcze w czasie wojny służby archiwalnej w ludowym Wojsku Polskim 1. Powstały wówczas, oprócz Centralnego Archiwum Wojskowego, archiwa przy instytucjach centralnych Ministerstwa Obrony Narodowej, rodzajach sił zbrojnych i służb oraz okręgach wojskowych. Opracowano pierwsze przepisy kancelaryjne i archiwalne, regulując zasady postępowania z aktami w okresie pokojowym. Podokres drugi lata charakteryzuje się dalszym doskonaleniem przepisów kancelaryjnych i metod pracy kancelarii. Wydane w 1948 roku przepisy archiwalne Instrukcja o 1 Już w 1944 r., w ramach Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego zostało utworzone Archiwum Wojskowe.

2 przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum obowiązywały w stanie niezmiennym aż do 1955 roku. Głównym zadaniem służby archiwalnej w wojsku, w omawianym okresie było: zgromadzenie i zabezpieczanie zasobu archiwalnego przedwojennego Archiwum Wojskowego; przejęcie wszystkich akt z jednostek i instytucji Odrodzonego Wojska Polskiego z okresu wojny; kształtowanie, przejmowanie i zabezpieczanie materiałów wytwarzanych przez jednostki i instytucje wojskowe w okresie pokojowym oraz rozpoczęcie prac związanych z porządkowaniem i udostępnianiem zgromadzonych w archiwach materiałów źródłowych 2. Przepisy kancelaryjne Po zakończeniu działań wojennych przystąpiono w Siłach Zbrojnych do opracowania przepisów kancelaryjnych dostosowanych do potrzeb pracy kancelarii wojskowej w okresie pokojowym 3. Pierwsza Instrukcja o prowadzeniu tajnej korespondencji w jednostkach oraz instytucjach Wojska Polskiego została wprowadzona w życie rozkazem Naczelnego Dowódcy Wojska Polskiego nr 0142 z dnia 9 lipca 1945 roku. Określała ona zasadnicze reguły pracy kancelarii, związane z opracowywaniem dokumentów, ich ewidencjonowaniem, przyjmowaniem, przesyłaniem i przechowywaniem oraz przekazywaniem akt do archiwum. Ustalała także wzory urządzeń, niezbędnych do pracy kancelarii tajnej. W myśl instrukcji, dokumenty wytworzone, bądź nadesłane, rejestrowane były w dziennikach podawczych, prowadzonych osobno dla korespondencji wchodzącej i wychodzącej. Akta wpływające rejestrowano w Dzienniku dla zapisu wchodzących ściśle tajnych i tajnych pism, a wychodzące w Dzienniku dla zapisu wychodzących ściśle tajnych i 2 Początki organizacji i działalności Centralnego Archiwum Wojskowego omawia L. L e w a n d o w i c z, Organizacja i działalność Centralnego Archiwum Wojskowego w latach , (w:) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s. 7 20; Początkowy okres kształtowania zasobu aktowego CAW po zakończeniu wojny w 1945 r., Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s Przepisy kancelaryjne i działalność kancelarii w okresie wojny omawia R. L. P o l k o w s k i, Tworzenie akt i działalność praktyczna kancelarii LWP w latach , (w:) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s

3 tajnych pism. Akta spraw załatwionych miały być grupowane według cech przedmiotowych. Instrukcja nakazywała łączenie akt tylko w obrębie poszczególnych cech tajności: oddzielnie akta tajne i oddzielnie akta ściśle tajne. W wyjątkowych przypadkach zezwalała łączenie dokumentów jednej sprawy tajnych i ściśle tajnych razem. Łączenie akt jawnych z tajnymi było zabronione. Dla założonych teczek akt, kancelarie prowadziły Opis ściśle tajnych i tajnych spraw w obrębie roku. W opisie rejestrowano wszystkie teczki z aktami, książki, dzienniki, albumy oraz inne materiały prowadzone przez tajną kancelarię 4. Opis ten zawierał następujące dane: numer kolejny zapisu, skróconą nazwę teczki lub księgi, cechę tajności, datę rozpoczęcia i zakończenia, ilość arkuszy, ilość załączników oraz w rubryce uwagi informacje o pokwitowaniu przekazaniu itp. Podszywane do teczek dokumenty spraw zakończonych wpisywane były do wewnętrznego opisu ściśle tajnych i tajnych pism znajdujących się w teczce 5. Ponadto dla każdej sprawy zakładano specjalną kartę zastępczą, w której notowano cały ruch akt oraz nazwiska osób, które zapoznawały się z daną sprawą. Na okładkach teczek stosowano następujący opis: nazwę jednostki lub instytucji, numer akt (kolejny numer rejestracyjny teczki w opisie ściśle tajnych i tajnych spraw), tytuł teczki, stopień tajności, datę rozpoczęcia i zakończenia, ilość stron oraz okresy przechowywania. Metody pracy biurowej oraz zasady systemu kancelaryjnego dla akt jawnych określały odrębne przepisy. Pierwszym aktem normatywnym, który ujmował w sposób rozszerzony postępowanie z dokumentacją jawną w kancelarii była wydana przez Wojskowy Instytut Naukowo-Wydawniczy w 1948 roku Instrukcja o biurowości jawnej we władzach naczelnych i okręgowych 6. Omawiała ona szczegółowo następujące grupy zagadnień: zasady biurowości, zabezpieczanie tajemnicy służbowej, rodzaje korespondencji i charakter akt, formy i redakcje pism, postanowienia organizacyjne, plan i metody pracy biura, załatwianie spraw, wpływ korespondencji z 4 Instrukcja przewidywała sporządzenie oddzielnych opisów spraw dla roboczych teczek, zeszytów i pieczęci wykonawców. 5 Opis ściśle tajnych pism znajdujących się w aktach zawierał następujące dane o dokumencie: numer wchodzący, bądź wychodzący, skąd przybyło lub dokąd wysłano pismo, numer strony w aktach (teczce) oraz uwagi. Tak więc opis pism w praktyce niewiele pomagał przy odszukiwaniu spraw zgromadzonych w teczce. Instrukcja przewidywała prowadzenie oddzielnego opisu dla rozkazów tajnych znajdujących się w teczce. 6 CAW, Zbiór instrukcji i regulaminów, S-240.

4 zewnątrz podział i oznaczanie, rejestracja pism oraz ich obieg, przygotowanie pism, wysyłanie pism, przechowywanie akt (w tym przekazywanie akt do archiwum) oraz organizację pracy biurowej (kancelaryjnej). Praca w kancelarii opierała się o rzeczowy podział akt, czyli wykaz akt powstających w toku działalności Ministerstwa Obrony Narodowej 7. Wykaz ten oparty był na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznaczało to, że całość zadań ministerstwa podzielono na dziesięć grup (klas), oznaczonych od 0 do 9. Każda z grup dzieliła się następnie na dalsze 10 podgrup, obejmując hasła bardziej szczegółowe. Ponadto podział ten mógłby być uzupełniony przez rozbicie pewnych kategorii spraw na sprawy według: a) klucza alfabetycznego do spraw personalnych, b) klucza organizacyjnego stosownie do kolejności numeracji jednostek organizacyjnych, c) klucza terytorialnego stosownie do podziału terytorialnego, d) klucza chronologicznego do spraw występujących okresowo. Każdej pozycji w wykazie akt miała odpowiadać teczka zawierająca akta danej klasy, o tym samym znaku. Obieg pism w danej instytucji ustalała wewnętrzna instrukcja biurowa. Odbywał się on bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych i pism szczególnie ważnych. Każdy dokument rozpoczynający sprawę otrzymywał znak akt wzięty z wykazu akt. Znak ten składał się z trzech elementów: 1) nazwy wydziału, w którym przechowywane są akta danej sprawy, 2) numeru teczki zgodnie z wykazem akt, 3) kolejnego wpisu do spisu spraw (np.: nr IV/175/15 oznaczał wydział IV, 175 uroczystości wojskowe, 15-kolejny wpis do wykazu spraw w teczce nr 175). Sprawę rejestrowano tylko jeden raz, pod jedną pozycją porządkową, bez względu na ilość dokumentów dopływających do niej. Spisy spraw prowadzone były przez referentów dla poszczególnych teczek chronologicznie lub też w niektórych sprawach alfabetycznie. Akta składane były do teczek przedmiotowych natychmiast po ich załatwieniu. Przechowywano je u poszczególnych referentów lub w kancelarii, jeżeli względy bezpieczeństwa tego wymagały. 7 Zamieszczony w instrukcji wykaz był bardzo rozbudowany. Należy sądzić, że poszczególne Instytucje i jednostki dokonywały wyciągów z wykazu, dostosowując go do własnych potrzeb.

5 Omawiana wyżej instrukcja wprowadzała nowe elementy w pracy kancelarii, w stosunku do przepisów kancelaryjnych obowiązujących w WP w okresie wojny, jak i po zakończeniu działań wojennych. Wzorowana była na przepisach kancelaryjnych stosowanych w wojsku w okresie międzywojennym 8. Mimo, że jak sam tytuł wskazywał miała dotyczyć postępowania wyłącznie z dokumentami jawnymi to obejmowała w załączonym cyfrowym podziale spraw całą problematykę prowadzonych zagadnień przez Siły Zbrojne PRL. Instrukcja ta praktycznie obowiązywała tylko w 1949 roku, ponieważ z dniem 1 stycznia 1950 roku została zastąpiona już nową Instrukcją o prowadzeniu biurowości jawnej w wojsku 9. Nowa instrukcja przewidywała postępowanie z aktami jawnymi w kancelarii w sposób niemalże identyczny, jak z aktami tajnymi. Zatem wszystkie dokumenty podlegały rejestracji. Wpływające rejestrowano w Dzienniku ewidencji wchodzącej korespondencji, natomiast wychodzące rejestrowano w Dzienniku ewidencji pism wychodzących. Wszystkie sprawy po załatwieniu podszywano do teczek, zgodnie z podziałem rzeczowym. Teczki akt spraw ustalane były przez kancelarie na początku każdego roku. Spis teczek spraw przewidzianych na dany rok podlegał zatwierdzeniu przez dowódcę jednostki. Instrukcja podawała przykłady spraw, które miały być prowadzone przez kancelarie i tak np.: spraw operacyjnych, zwiadu, służby łączności, organizacyjnych, personalnych, uzbrojenia, inżynieryjno-saperskich, chemicznych, mundurowych, żywnościowych i furażowych, weterynaryjnych, taboru samochodowego oraz materiałów pędnych i teczkę spraw różnych 10. Powyższe przepisy przewidywały tworzenie kilku teczek dla zagadnień wymienionych wyżej, w celu jak określano ułatwienia rzeczowego podziału akt i ich segregacji. W 1951 roku wprowadzono do użytku nowe przepisy dotyczące postępowania w kancelarii z aktami tajnymi Instrukcję o prowadzeniu biurowości tajnej w wojsku, a w 1952 roku Instrukcję nr 4/Polit. o prowadzeniu tajnej dokumentacji w organizacjach partyjnych w wojsku. Obydwa normatywy były jedynie modyfikacją 8 Przepisy kancelaryjne stosowane w wojsku w okresie międzywojennym omawia L. T e t e r, Biurowość wojskowa w latach , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s CAW, Zbiór instrukcji i regulaminów, D Wydziały i sekcje pol-wych w jednostkach prowadziły teczki spraw zgodnie z wytycznymi Głównego Zarządu Pol-Wych.

6 istniejących przepisów w sprawie postępowania z aktami tajnymi w kancelarii wojskowej. Należy stwierdzić, że w kancelariach wojskowych, w omawianym okresie obowiązywał system kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy, polegający na stosowaniu dziennika podawczego do rejestracji i kontroli obiegu pism oraz nadawania aktom układu rzeczowego zgodnie z wykazem akt 11. Próby wprowadzenia w 1949 roku nowego systemu kancelaryjnego bezdziennikowego nie zostały przyjęte w praktycznej działalności kancelarii. Zaważyło na tym to, iż przeważająca ilość akt tworzonych przez jednostki i instytucje wojskowe, posiadała charakter tajny, zatem podlegała szczególnym warunkom ochrony oraz szczegółowej rejestracji i kontroli obiegu pism. Należy zaznaczyć, że nabyte przez kadrę sztabową w okresie wojny doświadczenia związane z pracą przy dokumentach, zaważyły także na tym, iż nowy system kancelaryjny (bezdziennikowy) został uznany jako nieprzydatny. Obowiązujące przepisy kancelaryjne i metody pracy kancelarii nie spełniły swego zadania. Akta narastały w kancelarii w sposób niekontrolowany, bez klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. W zakładanych teczkach mimo zalecanego podziału rzeczowego akta grupowano o różnych zagadnieniach i różnych okresach przechowywania. Teczki akt otrzymywały tytuły bardzo ogólne, nie informujące o zawartości akt wewnątrz. Przepisy archiwalne Nagromadzona duża ilość akt z okresu wojny oraz powstająca nowa dokumentacja w jednostkach i instytucjach wojskowych po zakończeniu wojny wymagała odpowiedniego zabezpieczenia przez służbę archiwalną. Brak szczegółowych przepisów dotyczących postępowania z aktami spowodował, że twórcy akt nie przywiązywali szczególnej wagi do wytworzonych przez siebie dokumentów. Problem ten wymagał szybkiego rozwiązania. Pierwotnie zamierzano wydać 11 Ponieważ obowiązujące instrukcje nie precyzowały w jaki sposób mają być opracowane wykazy akt dla jednostek i instytucji wojskowych, wobec tego kancelarie nigdy nie stosowały właściwego wykazu akt.

7 Instrukcję o przechowywaniu wydzielaniu, niszczeniu i przekazywaniu akt 12, Jako załącznik do rozkazu Naczelnego Dowódcy WP nr 0142 z 9 lipca 1945 roku przygotowany projekt instrukcji zawierał podstawowe informacje dotyczące podziału akt na kategorie archiwalne - A i B, miejsca przechowywania materiałów do czasu przekazania ich do archiwum oraz niszczenia akt o wartości czasowej. Na uwagę zasługuje fakt, iż w projekcie instrukcji w sposób szeroki podane zostały przykłady dokumentów mających wartość źródeł historycznych, tworzonych przez poszczególne rodzaje sił zbrojnych i służb, które po przekazaniu do archiwum miały stanowić bazę do przyszłych badań naukowych. Projekt ten, mimo, że w sposób szczegółowy omawiał postępowanie z materiałami archiwalnymi nie wszedł w życie. 27 października 1945 roku Sztab Generalny WP wydał Instrukcję o prowadzeniu i prawidłach przekazywania dokumentów archiwalnych do archiwum 13. Zamieszczone na dwóch stronach przepisy bardzo ogólnie informowały o trybie postępowania z aktami spraw w jednostkach i instytucjach wojskowych. Instrukcja zalecała następujące uporządkowanie dokumentacji podlegającej przekazaniu do archiwum: a) dokumenty muszą być w teczce lub okładce, b) na teczce lub okładce ma być wypisana nazwa jednostki, zarządu, departamentu, numer teczki, nazwa teczki, data rozpoczęcia i zakończenia teczki, ilość arkuszy i termin przechowywania, c) grubość dokumentów znajdujących się w teczce nie powinna przekraczać wysokości grzbietu teczki lub okładki, w wypadku istnienia większej ilości dokumentów teczki powinny być rozdzielone na tomy, d) wszelkie spinacze, igły lub szpilki na dokumentach usunąć, e) dokumenty w teczkach oddawać obowiązkowo podszyte, f) arkusze teczek winny być ponumerowane w górnym rogu po prawej stronie, teczki podzielone na tomy numerować oddzielnie w każdym tomie, 12 Projekt instrukcji zachował się w zespole akt Sztabu Generalnego. Archiwum Sztabu Generalnego, spis 827/60, t. 2, s CAW, spis 41/53, t. 433, s W tym samym czasie szef Sztabu Generalnego WP wydał zarządzenie organizacyjne nr 046/org. nakazujące przekazanie wszystkich dokumentów niepotrzebnych do bieżącej pracy oraz dokumentów jednostek rozformowanych do archiwów

8 g) do teczek powinien być włożony dokładny spis wszystkich podszytych dokumentów, Oddawane teczki winny być związane i ułożone w paczki o wysokości nieprzekraczającej 20 cm. Przepis ten nie zawierał właściwego omówienia spraw związanych z przygotowaniem dokumentów w kancelarii oraz zasad ich przekazywania do archiwum. 1 czerwca 1948 roku rozkazem Ministra Obrony Narodowej została wprowadzona pierwsza Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt w archiwum 14. Normatyw ten składał się z dwóch zasadniczych części: opisowej i wykazu orientacyjnego okresów przechowywania akt w archiwum oraz załączników i wzorów, które informowały o sposobie opisywania teczek, sporządzania spisów akt do przekazania oraz wydzielania do niszczenia, a także o prowadzeniu ewidencji zasobu aktowego archiwum. W części opisowej omówione zostały następujące zagadnienia: organizacja służby archiwalnej w Siłach Zbrojnych PRL, warunki jakim mają odpowiadać utworzone archiwa wojskowe, zdawanie akt, przechowywanie i korzystanie z akt w archiwum, wydzielanie i niszczenie akt, przekazywanie akt do Centralnego Archiwum Wojskowego, przekazywanie akt przez jednostki likwidowane oraz kontrola i inspekcja archiwów. Część drugą instrukcji stanowił Wykaz orientacyjny okresów przechowywania akt w archiwum zawierający 29 działów zagadnień, w których ujęto 640 haseł określających zakres treściowy spraw występujących w resorcie Obrony Narodowej. Akta o wartości trwałej instrukcja określała terminem przechowywać stale. Na 640 haseł do wieczystego przechowywania zaliczono tylko 37; aż 19 działów wykazu nie posiadało w ogóle akt o wartości trwałej. Dla materiałów czasowego przechowywania ustalone zostały lata przechowywania od 1 do 30. Z analizy wykazu wynika, że podczas opracowywania przepisów archiwalnych nie przywiązywano uwagi do wszystkich materiałów tworzonych w resorcie Obrony Narodowej, które w rzeczywistości mogły stanowić podstawową bazę do prowadzenia badań naukowych. Dużą wartość nadano aktom ewidencyjno-personalnym oraz budowlanym. Na 37 haseł wykazu uznanych za 14 CAW, spis 41/53,t. 433, s. 3. Instrukcja nie dotyczyła akt spraw karnych, sądów i prokuratur wojskowych, których przechowywanie, niszczenie i przekazywanie do Centralnego Archiwum Wojskowego normował regulamin urzędowania sądów i prokuratur wojskowych Biurowość w sprawach karnych, cz. I.

9 materiały o trwałej wartości aż 16 stanowiły właśnie te zagadnienia. W dziale zagadnienia wyszkolenia bojowego uznano, że tylko akta trzech spraw będą przechowywane wieczyście (prace dyplomowe akta dotyczące ewidencji i wydania dyplomów, akta dotyczące racjonalizacji wynalazków). Omawiane przepisy archiwalne nie precyzowały szerzej spraw związanych z przygotowaniem akt w kancelarii do przekazania archiwum. Rozdział mówiący o zdawaniu akt zawierał niemalże te same informacje co przepisy kancelaryjne. Jednostki wojskowe zostały zobowiązane do przekazywania archiwom terenowym, akt (jawnych i tajnych) po upływie jednego roku, licząc od 1 stycznia następnego roku po zakończeniu spraw. Archiwa terenowe przekazywały do Centralnego Archiwum Wojskowego akta określone dłuższym okresem przechowywania oraz materiały archiwalne wieczyste po 5 latach. Akta, których okres przechowywania wynosił do 5 lat podlegały komisyjnemu niszczeniu w archiwach terenowych, natomiast o dłuższym okresie przechowywania miały być niszczone w Centralnym Archiwum Wojskowym, po upływie czasu przechowywania przewidzianego orientacyjnym wykazem zamieszczonym w instrukcji 15. Uwagi końcowe W omawianym okresie utrwalił się ostatecznie w Siłach Zbrojnych system kancelaryjny dziennikowo-rzeczowy. Należy stwierdzić, iż mimo udoskonalenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych nie zdołano dopracować się normatywów, które pozwoliłyby w sposób właściwy kształtować narastający zasób aktowy na przedpolu archiwalnym. Podejmowane próby wprowadzenia systemu kancelaryjnego bezdziennikowego oraz stosowania wykazu akt nie zostały w praktyce przyjęte. Kancelarie zobowiązane były do corocznego ustalania opisów spraw, które w zasadzie nie podlegały zmianie lecz były jedynie przepisywane z roku na rok. Opisy te nie były dopracowane pod względem potrzeb archiwizacji akt. Ujmowano w nich hasła teczek 15 Informacja ta została podana jeszcze w 1948 r. przez szefa Oddziału V Sztabu Generalnego WP, jako wyjaśnienie do wprowadzonej instrukcji archiwalnej. CAW, spis 44/53, t. 1196, s. 2.

10 spraw według wzorów podawanych w instrukcjach kancelaryjnych. Hasła te były zbudowane bardzo ogólnikowo i pozwalały tylko gromadzić akta spraw w teczkach w ciągu roku bez zachowania właściwej klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. Stosowane przepisy kancelaryjne i archiwalne przy omawianiu kompletowania akt w kancelarii nic nie mówiły o tym by narastające akta były gromadzone według wartości archiwalnej dokumentów. Materiały łączono razem posiadające wartość trwałą z aktami czasowego przechowywania. Należy podkreślić, że z uwagi na niedopracowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, akta narastały na przedpolu archiwalnym w sposób niekontrolowany i chaotyczny. Jako przykład może służyć następujący fakt: na cztery przypadkowo wybrane spisy akt przekazanych do Centralnego Archiwum Wojskowego z jednostek i instytucji wojskowych w każdym z nich było tylko około 10% pozycji, których tytuły odzwierciedlały faktyczną zawartość treściową dokumentów ujętych w jednostkach archiwalnych; pozostałe posiadały tytuły niewłaściwe np.: Pisma wchodzące ze Sztabu Generalnego i instytucji centralnych MON, Pisma wchodzące dotyczące dokumentów wyborczych, Różne sprawy inspekcji,. Dokumenty różne Wydziału Politycznego, Dokumenty różne wydziału IV, Kancelaria, Sprawy różne, Sprawy oficerskie itp. 16. Innym mankamentem pracy kancelarii w tym okresie było rozbijanie akt jednej sprawy do dwóch teczek z uwagi na stosowanie zasady gromadzenia w teczkach osobno materiałów wchodzących i osobno wychodzących. Taką zasadę stosowała np. jedna z instytucji centralnych MON, zakładając następujące teczki spraw: Pisma wchodzące ze Sztabu Generalnego dotyczące zaopatrzenia w sprzęt i materiały polityczno-oświatowe i Pisma wychodzące do Sztabu Generalnego dotyczące sprzętu polityczno-oświatowego. Ponadto kancelarie jednostek, wojskowych nie określały odpowiedniej kategorii archiwalnej dla akt przekazywanych do archiwum. W teczkach akt określonych kategorią A przekazywano niejednokrotnie akta bezwartościowe oraz 16 CAW, spisy: 21/52, 41/53, 455/57, 458/57.

11 dokumenty wieloegzemplarzowe (rozkazy, zarządzenia, projekty, sporządzane z nich wyciągi itp.) 17. Powyższe problemy były dostrzegane przez Centralne Archiwum Wojskowe. W celu uregulowania postępowania z aktami w kancelarii przygotowano w 1952 roku projekt zarządzenia, w którym stwierdzono m.in., iż kancelarie wielokrotnie usiłują przekazać do archiwów akta nieuporządkowane, bez zachowania ich przynależności, bez chronologicznego ich ujęcia 18. Wskazywano również, że zakładane są corocznie opisy spraw w kancelarii, które nie określają właściwie nazw teczek, a ujmują je zbyt ogólnikowo, jak np. Sprawy różne, Akta szefa itp. W zarządzeniu poruszano również problem niewłaściwej kwalifikacji akt. Z analizy normatywów kancelaryjnych i archiwalnych oraz akt zachowanych w Centralnym Archiwum wynika, że materiały archiwalne z lat nie zostały właściwie przygotowane do przechowywania w archiwum wieczystym. W aktach z tego okresu wśród cennych dokumentów znajdują się bardzo często materiały, które winny być już dawno zniszczone (makulatura). Jest to problem zasadniczy, który sprawia wiele kłopotów przy opracowywaniu zespołów akt, jak również przy prowadzeniu badań naukowych oraz przechowywaniu i zabezpieczaniu zasobu metodą reprograficzną. 17 W przechowywanych aktach w CAW spotykane są również dość często przypadki niewłaściwego określania przez twórców zespołów całych jednostek archiwalnych, a nawet wszystkich jednostek archiwalnych ujętych w niektórych spisach. Tak np. przekazano do CAW akta spisem 455/ Projekt zarządzenia w tej sprawie był kilkakrotnie przedstawiany do Sztabu Generalnego WP. CAW, spis 172/55, t. 47, s. 1 6.