Zarządzenie Nr 14/2017 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi. z dnia 02 listopada 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 14/2017 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi z dnia 02 listopada 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi. Na podstawie: Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U z 2011 r. Nr 14 poz. 67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zarządzam co następuje: 1 Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego instrukcję w sprawie organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję wszystkich pracowników, których z tytułu powierzonych im obowiązków instrukcja ta dotyczy, aby zapoznali się z jej treścią i przestrzegali w pełni jej postanowienia. 3 Traci moc Zarządzenie Nr 7/2017 Dyrektora Gimnazjum nr 3 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi z dnia r. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r. 4 Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5 w Czeladzi mgr Dorota Strączek

2 NSTRUKCJA W SPRAWE ORGANZACJ FUNKCJONOWANA Archiwum zakładowego Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi Rozdział l Postanowienia ogólne 1. nstrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w szkole, nadsyłaną i składaną do niego dokumentacją. lekroć w instrukcji jest mowa o 1) dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5, 2) kierowniku archiwum- należy przez to rozumieć również Dyrektora, który odpowiedzialny jest za jego prowadzenie 3) archiwum zakładowe - miejsce gromadzenia akt zgodnie z okresem ich Przechowywania. 2. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w archiwum dzieli się na: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi", 2) dokumentację inną niż określona w pkt. 1 nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną". Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, bez względu na sposób ich wytwarzania, ll Oznaczanie kategorii dokumentacji 1) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się

3 symbolem "A" 2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej, oznacza się symbolem "B". 3. Materiały archiwalne ("A") przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 2;5 lat; po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego Państwowego archiwum ll Dokumentację niearchiwalną B archiwa zakładowe przechowują przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Rozdział l Przepisy Szczegółowe Organizacja archiwum zakładowego 4. l Archiwum zakładowe obsługuje dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5. ll Archiwum mieści się w pomieszczeniu piwnicy budynku placówki przy ulicy Lwowskiej 2. Lokal archiwum i jego wyposażenie 5. l. Lokal archiwum posiada: 1) regały, służące do przechowywania materiałów archiwalnych dokumentacji niearchiwalnej. 2) miejsce służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę, Lokal archiwum jest suchy. Lokal posiada mocne drzwi i zamki, posiada instalację elektryczną i dobrą wentylację. Podłoga posiada betonową posadzkę. Temperatura powietrza mieści się w granicach ºC. Półki w magazynach dostosowane są do wymiarów dokumentacji. V Regały ustawione są w sposób zapewniający przepływ powietrza. V W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników

4 ani też palić tytoniu. V Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum wyposażony jest w niezbędny sprzęt. V W archiwum nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. Lokal powinien być systematycznie wietrzony. Zakres działania archiwum 6. Przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Szkoły Podstawowej nr Opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. V nicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego. Obowiązki dyrektora 7. Za działalność archiwum odpowiada dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5. Dyrektor odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej. 1. Do obowiązków dyrektora w tym zakresie należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.

5 2. W razie zmiany na stanowisku dyrektora przekazanie archiwum nowemu dyrektorowi odbywa się protokolarnie. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum 8. l Okres przechowywania dokumentacji oraz sposób przekazywania jej do archiwum określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej Szkoły Podstawowej nr 5 Archiwum przechowuje tylko dokumentację Szkoły Podstawowej nr 5. Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum 9. l Dokumentację układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur. ll Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją lll W magazynie archiwum powinien być wywieszony szkic sytuacyjny, wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji. Udostępnianie dokumentacji w archiwum 10. Archiwum udostępnia dokumentację kategorii A i B dla celów służbowych. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą Dyrektora na podstawie pisma w sprawie udostępnienia.. V V Udostępnianie dokumentacji odbywa się pod nadzorem Dyrektora Szkoły Poza placówkę nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji. Poszukiwania dokumentacji w archiwum przeprowadza wyłącznie Dyrektor lub wyznaczany przez niego pracownik administracji szkolnej. V W miejsce wyjętej z polek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą.

6 Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację 11. Korzystający z dokumentacji archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. Dyrektor odbiera oświadczenie korzystającego z dokumentacji archiwum o zwrocie kompletu wypożyczonej dokumentacji. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, Dyrektor sporządza protokół, który podpisują: a/ dyrektor b/ inny wyznaczony pracownik Szkoły Podstawowej nr 5. V Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi - przechowuje się w archiwum w specjalnej teczce. V Dyrektor, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej. Przeznaczanie dokumentacji kategorii B na makulaturę 12. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach. Wniosek na brakowanie akt podpisuje Dyrektor. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenia jej treści, przekazana do zbiornicy surowców wtórnych. Nadzór nad archiwum zakładowym

7 13. Kontrolę archiwum przeprowadza Dyrektor zgodnie z planem kontroli. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji placówki 14. l. W sytuacji reorganizacji lub likwidacji placówki Dyrektor powołuje komisję do prac ewidencyjnych, a następnie pakujących akta w sposób bezpieczny.. Dyrektor przekazuje akta organom oświatowym w mieście.