STATUT. Archiwum Państwowego w Białymstoku. Postanowienia ogólne. Archiwum Państwowe w Białymstoku utworzone zarządzeniem Ministra Oświaty z dnia

Transkrypt

1 STATUT Archiwum Państwowego w Białymstoku I. Postanowienia ogólne 1 Archiwum Państwowe w Białymstoku utworzone zarządzeniem Ministra Oświaty z dnia 10 listopada 1950 r.(dz. Urz. z 1951 r.nr 1,poz. 1), zwane dalej,,archiwum,działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U Nr 171,poz ze zmianami), 2) niniejszego statusu, 3) innych przepisów normujących działalność archiwalną. 1. Siedzibą Archiwum jest Białystok. 2. Obszar działa Archiwum obejmuje: 1) na terenie województwa podlaskiego powiaty: białostocki, bielski, grajewski, 2 hajnowski, koleński, łomżyński, moniecki, siemiatycki, sokólski, wysokomazowiecki, zambrowski, 2) na terenie województwa mazowieckiego gminy Andrzejewo, Szulborze, Zaręby Kościelne i Boguty Pianki w powiecie ostrowskim. Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. 3 4 Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa w środku i napisem w otoku: Archiwum Państwowe w Białymstoku. II. Zadania i zakres działania 1. Do zadań Archiwum należy: 1) kształtowanie i nadzór nad państwowym zadaniem archiwalnym, 5 1

2 2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych, 3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych, 4) udostępnianie materiałów archiwalnych, 5) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej, 6) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej o materiałach archiwalnych i archiwum, 7) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego, 8) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów, 9) prowadzenie spraw w zakresie przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców. 2. Archiwum może prowadzić działalność usługową polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej. 6 W szczególności do zakresu działania Archiwum należy: 1) W zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym: a) ustalenie i prowadzenie ewidencji państwowych jednak organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych, b) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego zarządzania dokumentacją, c) inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, d) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzenie ich wykonywania (lustracje), e) nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i wydawanie zgód na jej brakowanie, f) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum, g) szkolenie personelu archiwów zakładowych, h) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego, 2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych: 2

3 a) przejmowanie materiałów archiwalnych, b) rozmieszczenie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania, c) profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych, d) prowadzenie mikrofilmowania zabezpieczającego, e) ochrona zasobu archiwalnego, 3) w zakresie ewidencjonowania i opracowania materiałów archiwalnych: a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych, b) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego, c) opracowanie materiałów archiwalnych zgodnie z zasadami archiwalnymi, d) opracowanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, 4) w zakresie udostępnienia materiałów archiwalnych: a) udzielenie informacji o zasobie i udostępnienie archiwalnych pomocy ewidencyjno- informacyjnych, b) udostępnienie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, c) wypożyczenie reprodukcji materiałów archiwalnych poza Archiwum w ramach wymiany międzyarchiwalnej, d) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów, 5) w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej: a) podejmowanie i prowadzenie indywidualnych i zespołowych badań własnych oraz zlecanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych, b) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych, c) opracowanie ekspertyz i opinii naukowych, d) przygotowanie wydawnictw źródłowych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej, a także prezentujących dorobek Archiwum i archiwistów, e) współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki oraz innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi, f) podnoszenie kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników, 6) w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej: a) Opracowanie pomocy informacyjnych, 3

4 b) współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej oraz placówkami Informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi, c) badania potrzeb środowiska naukowego i społeczności lokalnej w zakresie działania Archiwum, d) organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, e) organizowanie i prowadzenie wykładów, odczytów, pogadanek o tematyce historyczno -archiwalnej dla zainteresowanych środowisk, f) prowadzenie zajęć szkolnych dla młodzieży szkolnej jako realizacja założeń systemu oświaty, g) przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i innych środowisk społecznych, h) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej w środkach masowego przekazu, i) współpraca ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich i innymi stowarzyszeniami naukowymi i regionalnymi, j) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej w rozległych sieciach komputerowych, 7) w zakresie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania: a) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych, b) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum, c) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przyjętych od zlikwidowanych przedsiębiorców, d) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji, e) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom. 1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów władzy i administracji państwowej oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych z terenu działania Archiwum, a także jego zasób historyczny, 7 4

5 2. W skład zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 i nabywane na podstawie art. 9 i 10 oraz przechowywane na podstawie art. 11 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwaliach (Dz. U. z 2002 r., Nr 171, poz ze zm.). W zakresie realizacji zadań statutowych Archiwum współpracuje zgodnie z terytorialnym zasięgiem działania z organami administracji rządowej oraz organami samorządu terytorialnego, jak również z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny. 1. W skład Archiwum wchodzą: III. 8 Struktura organizacyjna 1) Oddział I ewidencji, informacji, udostępniania i popularyzacji materiałów archiwalnych, w skład Oddziału wchodzi: - Pracownia naukowa - Biblioteka - Pracownia reprograficzna 2) Oddział II opracowywanie zasobu; w skład Oddziału wchodzi Introligatornia, 3) Oddział III nadzoru archiwalnego, 4) Samodzielne stanowisko do spraw przechowalnictwa, 6) Dział Administracyjny. 2. Ponadto w skład Archiwum wchodzi Oddział zamiejscowy w Łomży noszący nazwę:,,archiwum Państwowe w Białymstoku Oddział w Łomży Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych wymienionych w 9 oraz tryb realizacji powierzonych prac. 5

6 2. W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może powołać w ramach Oddziału sekcje, pracowanie lub stanowiska pracy. 11 Schemat organizacyjny uwzględniający komórki i stanowiska funkcjonujące w Archiwum, stanowi załącznik do Statutu. IV Kierownictwo i pracownicy Archiwum 1. Archiwum kieruje Dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. 2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań statutowych. 2. Do zakresu działań Dyrektora Archiwum należy w szczególności: 1) ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo badawczych, 2) ogólny nadzór nad majątkiem Archiwum, 3) reprezentowanie Archiwum na zewnątrz, 4) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji, 5) dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych, 6) wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz przewidzianych odrębnymi przepisami, 7) wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji, 8) czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników, 9) kierowanie realizacją zadań ppoż., bhp i obronnych, 10) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach o służbie cywilnej. 6

7 Dyrektor współdziała ze związkami związkowymi działającymi w Archiwum, lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Do zatrudnionych w Archiwum: 1) pracowników działalności podstawowej stosuje się przepisy ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483 ze zm.). 2) pracowników innych niż wymienieni w pkt 1 stosuje się przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953 ze zm.). 1. Kierownicy komórek organizacyjnych wymienionych w 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności kierowniczej komórki. Są oni odpowiedzialni przed Dyrektorem za pracę tych komórek. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z planu pracy komórki organizacyjnej bądź bieżących prac Archiwum i kontrolują ich wykonanie. 16 V Organy doradcze i opiniodawcze 1. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze: 1) Kolegium; 2) Komisja Metodyczna (wspólna z Archiwum Państwowym w Suwałkach); 3) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (wspólna z Archiwum Państwowym w Suwałkach); 4) Zespół Zakupu Archiwaliów; 2. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych Spraw oraz komisje przewidziane przepisami prawa. 7

8 Dyrektor Archiwum powołuje oraz określa skład i zakres działania organów Wymienionych w 17 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Suwałkach w pkt 2 i VI Mienie i finanse Archiwum 1. Archiwum jest państwową jednostką budżetową działającą według zasad określonych w przepisach o finansach publicznych. 2. Dyrektor Archiwum może utworzyć gospodarstwo pomocnicze lub środki specjalne jako pozabudżetowe formy gospodarki finansowej. 19 Mienie Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywane jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych i podejmowania zobowiązań finansowych upoważniony jest wyłącznie Dyrektor oraz ustanowieni przez niego pełnomocnicy. 2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy. VII Przepisy końcowe 22 Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania. 8