ARCHIWUM POMORSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO

Transkrypt

1 Ewa Raniszewska ARCHIWUM POMORSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO W 1982 roku mija 35 lat od chwili ukazania się rozkazu ministra Obrony Narodowej o utworzeniu Archiwum DOW-II, które przekształcono później na Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego 1. Jubileusz jest okazją do ukazania działalności w minionych latach. Dorobek Archiwum do 1969 roku został już wcześniej przedstawiony na łamach Biuletynu Wojskowej Służby Archiwalnej 2, dlatego też w niniejszej informacji omówione zostanie 13-lecie działalności. Archiwum POW jest archiwum typu zakładowego, które ma za zadanie gromadzenie, przechowywanie, konserwację i udostępnianie materiałów archiwalnych instytucjom oraz osobom zainteresowanym. Realizacja tych licznych zadań spoczywa na ofiarnej, z długoletnią praktyką, grupie pracowników. Siedziba Archiwum POW była w przeszłości często zmieniana. Dopiero w latach sześćdziesiątych, uzyskano odpowiedni dla potrzeb lokal. Archiwum mieści się w Toruniu, przy ulicy Chłopickiego, w adaptowanym budynku fortecznym o powierzchni m 2. Stan zasobu aktowego, zgromadzonego przez Archiwum POW jest w dużym stopniu uwarunkowany rozwojem poszczególnych rodzajów broni i służb Wojska 1 Rozkaz organizacyjny nr 0218/org. z dnia r. CAW, spis 1101/65, t Z. G o ł ę b i o w s k i, Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego w latach , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s

2 Polskiego. Archiwum zabezpiecza materiały powstałe w wyniku działalności instytucji i jednostek wojskowych dotyczące szkolenia bojowego i pracy partyjno-politycznej, zagadnień organizacyjnych, funkcjonowania szpitali, szkół wojskowych, służb kwatermistrzowskich oraz wymiaru sprawiedliwości. Archiwum POW przechowuje czasowo akta i zabezpiecza materiały archiwalne kategorii A, które co kilka lat są przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego oraz materiały kategorii B o charakterze ewidencyjnopersonalnym, gospodarczym i manipulacyjnym. Obecnie w Archiwum POW przechowuje się około 15% akt kategorii A i około 45% akt kategorii B długiego okresu przechowywania; pozostałe materiały stanowią znikomą wartość archiwalną. W 1981 roku zasób aktowy wynosił około 385 tys. jednostek archiwalnych, co stanowi ponad 15,5 tys. mb akt. Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym jest bardzo ważnym zadaniem, któremu poświęca się w ostatnich latach w wojskowej służbie archiwalnej szczególną uwagę. Duże znaczenie ma nadzór nad stanem przechowywania i stopniem udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach terenowych oraz nadzór nad prawidłowym brakowaniem i przekazywaniem akt do CAW, w którym przechowywane są akta wieczyście. Archiwum POW przyjmuje sukcesywnie zgodnie z opracowanym przez siebie planem od jednostek podległych Pomorskiemu Okręgowi Wojskowemu akta powstałe w wyniku ich działalności, w myśl obowiązujących przepisów. Podstawą przyjęcia akt do archiwum są spisy akt przekazanych. Do 1978 roku materiały archiwalne ujmowało się w spisach, w układzie chronologicznym, od najdłuższego okresu przechowywania do najkrótszego, przy zachowaniu kolejnej liczby porządkowej teczek. Każdy spis akt przekazanych otrzymywał kolejny numer, zgodnie z zapisem w rejestrze spisów akt przekazanych. Akta układane były systemem bibliotecznym. Od czterech lat wdraża się w życie projekt racjonalizatorski kierownika archiwum, zmieniający w praktyce system przyjmowania, a co za tym idzie, także przechowywania akt 3. Zgodnie z założeniami projektu, akta przyjmuje i 3 Projekt usprawnienia przyjmowania i przechowywania akt w archiwum, nr 51-N-78, 1978 r.

3 przechowuje się kategoriami. Osobno przyjmuje się i układa na regałach akta kategorii A, osobno akta kategorii B-50, B-30, B-10. Automatycznie zmieniła się forma sporządzania spisów akt przekazywanych. Dla każdej kategorii akt sporządza się oddzielny spis. Zmiana sposobu przyjmowania akt spowodowała wprowadzenie w archiwum drugiego systemu układania akt według kategorii. W ostatnim czasie powstała koncepcja scalania zespołów. W przypadku Archiwum POW, prace z tym związane wymagają wielkiego wysiłku w długim okresie czasu. Ułożenie akt zespołami ułatwia pracę oraz oszczędza czas przede wszystkim tym pracownikom, którzy zajmują się załatwianiem kwerend. Nie muszą szukać potrzebnych im akt po całym archiwum, lecz znajdują je zgrupowane w jednym pomieszczeniu. Ciekawsze zespoły Archiwum POW znajdą się na pewno w przyszłości w kręgu zainteresowania osób zajmujących się historią wojskowości. Opracowanie systemu ułożenia akt zespołami jest potwierdzeniem wdrażania w życie metod współczesnej archiwistyki w archiwach wojskowych. Przystąpienie archiwum do scalania zespołów, przyczyniło się do położenia większego nacisku na selekcję akt. Postanowiono scalić przede wszystkim te zespoły, które przedstawiają wartość historyczną. Chodzi tu w dużym stopniu o zaoszczędzenie pracy. Selekcja wojskowych materiałów archiwalnych jest jedną z ważniejszych i trudniejszych czynności w pracy archiwum. Zgodnie z przepisami archiwalnymi, obowiązującymi w wojsku 4, selekcji akt w archiwum dokonuje komisja składająca się przeważnie z oficerów reprezentujących poszczególne służby (od 3 do 9 osób). Selekcja polega na sprawdzeniu, czy przekazane przez poszczególne jednostki akta zostały właściwie zakwalifikowane do odpowiednich kategorii archiwalnych, a w razie potrzeby, przekwalifikowaniu ich, sprawdzeniu okresów przechowywania materiałów kategorii B oraz wydzieleniu do zniszczenia tych akt, których okres przechowywania już minął. Praktyka wykazuje, że cały ciężar prac związanych z selekcją i brakowaniem akt w archiwum spada jednak na jego personel. Problem wypracowania prawidłowych metod prowadzenia selekcji wojskowych materiałów archiwalnych w ostatnich latach nurtuje nie tylko pracowników naszego Archiwum. Już w końcu lat sześćdziesiątych problem ten 4 Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, sygn. Szt. Gen. 388/66, s. 17.

4 znalazł się również w kręgu uwagi Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego 5. W 1981 roku w Archiwum POW wybrakowano jednostki archiwalne. W ciągu ostatnich 5 lat brakowano rocznie, średnio ponad 25 tys. jednostek archiwalnych. Praca w Archiwum POW nie ogranicza się tylko do przyjmowania, przechowywania i konserwacji archiwaliów. Ważnym zadaniem jest także udostępnianie akt. Archiwum POW udostępnia akta dla celów służbowych i naukowobadawczych; średnio w ciągu roku wydaje się z magazynów około jednostek archiwalnych. Archiwum posiada odpowiednie pomieszczenie do udostępniania akt, są jednak kłopoty z jego wyposażeniem; dotkliwie odczuwa się brak fotokopiarki lub kserokopiarki. W wyjątkowych wypadkach wypożycza się akta na zewnątrz. Inną formą udostępniania archiwaliów są kwerendy personalne. W 1981 roku załatwiono podań dotyczących poświadczenia przebiegu służby wojskowej, okresu pracy, ustalenia danych personalnych, historii choroby, wysokości uposażenia itp. Przeciętny czas załatwiania prośby obywatela nie przekracza 14 dni. Duża ilość akt personalnych oraz duża częstotliwość korzystania z tej kategorii akt przez pracowników załatwiających kwerendy, stała się impulsem do rozpoczęcia prac nad sporządzeniem kartoteki akt personalnych. Prace nad tak bardzo ważną pomocą informacyjno-archiwalną zostały niestety na pewien okres zatrzymane. Kartoteka akt personalnych jest nieocenioną pomocą we wszystkich archiwach. Powyższe, krótkie informacje dotyczące działalności Archiwum POW w ostatnich 13 latach stwierdzają, że główne prace sprowadzają się do prowadzenia intensywnej selekcji i brakowania akt, scalania zespołów oraz załatwiania kwerend personalnych. Osiągnięcia Archiwum POW w okresie minionego 35-lecia dokonane zostały wysiłkiem całego zespołu pracowników instytucji. Dorobek jest wymierny i dostrzegalny, ale wiele zostało jeszcze do zrobienia, aby archiwum należycie spełniało wszystkie nałożone nań funkcje. W tym celu należy nadal poświęcać wiele uwagi sprawom ułatwiającym codzienną pracę personelu: 5 Por. E. Z a b ł o c k i, Dwadzieścia lat Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s

5 a) stworzyć odpowiedniejsze warunki socjalne, b) poprawić oświetlenie pomieszczeń magazynowych, c) zintensyfikować wymianę regałów drewnianych na metalowe, d) zwrócić większą uwagę na konserwację akt oraz zorganizować pracownię wykonującą fotokopie. Należałoby także pogłębić współpracę między archiwum, a twórcami akt i w związku z tym powinno się: a) wypracować nowe oraz udoskonalić istniejące metody szkolenia twórców akt, b) opracować rzeczowe wykazy akt, które byłyby nieocenioną pomocą dla kierowników kancelarii, c) zwiększyć bezpośrednią kontrola pracowników archiwum nad narastającym zasobem; konieczne byłoby utworzenie specjalnego etatu pracownika, który służyłby pomocą i fachową radą twórcom akt. Dodatkowym czynnikiem, który mógłby wpłynąć na wzrost efektów pracy, byłoby zwiększenie zainteresowania CAW problemami archiwów terenowych. Przede wszystkim konieczne byłoby: a) opracowanie nowej instrukcji archiwalnej, która stanowiłaby dużą pomoc dla pracowników dokonujących selekcji akt, b) przeprowadzenia chociaż raz w roku szkolenia pracowników archiwów terenowych; szkolenia te byłyby okazją do wymiany doświadczeń oraz rozszerzyłyby wiedzę w dziedzinie archiwistyki w wojsku.