ROLA I ZADANIA WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ 1. ROZWÓJ WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ

Transkrypt

1 Leszek Lewandowicz ROLA I ZADANIA WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ 1. ROZWÓJ WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ Droga rozwoju wojskowej służby archiwalnej w Polsce była długa i trudna. Do drugiej połowy XVIII w. nie istniało żadne archiwum, które zajmowałoby się gromadzeniem akt o charakterze wojskowym. Od połowy wieku XV niepodzielną władzę nad wojskiem sprawowali hetmani wielcy tj. koronny i litewski, którzy byli ministrami wojny i wodzami wojsk zaciężnych, oraz hetmani polni tj. koronny i litewski, którzy w zasadzie zastępowali hetmanów wielkich w organizowaniu i dowodzeniu wojskami. Przejściowo istniał również przy dworze królewskim urząd hetmana nadwornego. Stanowiska te, jako najwyższe urzędy wojskowe w ówczesnej Rzeczypospolitej szlacheckiej zajmowali członkowie wielkich rodów magnackich, którzy całą korespondencję wojskową prowadzoną w okresie sprawowania przez nich wspomnianych funkcji hetmańskich uznawali za swoją prywatną własność i nie myśląc o łączeniu ich z aktami poprzednika czy następcy, gromadzili ją w archiwach rodowych. W wyniku wojen, pożarów i innych kataklizmów znaczna część tych akt została zniszczona lub też rozproszona, tak że do czasów nowych zachowały się jedynie ich fragmenty 1. Pierwsze ogólnopaństwowe archiwum w Polsce gromadzące akta wojskowe utworzone zostało w roku 1765 (tzw. archiwum bellicum ) przez Komisję Wojskową, którą powołał Sejm Konwokacyjny. W roku 1807 wraz z utworzeniem Ministerium Wojny Księstwa Warszawskiego 1 O dziejach archiwów polskich pisze A. T o m c z a k, Rzut oka na dzieje archiwów polskich i na ich aktualne zadania, Archeion nr 43, 1966, s. 55 i nast. 7

2 powołane zostało archiwum wojskowe, tzw. Biuro Składu Praw i Dziejów, które oprócz akt samego ministerium i jego oddziałów zbierało również źródła z okresu poprzedniego, gromadząc wówczas pewną ilość z lat Po upadku Księstwa akta tego archiwum przejęte zostały przez Generalne Archiwum Komisji Rządowej Wojny Królestwa Kongresowego. W roku 1832 archiwum to zostało przyłączone do Głównego Zarządu Spisu i Zaciągu Wojskowego: tam przetrwało do 1865 r., tj. do zakończenia prac komisji przeprowadzającej segregację akt w archiwum. W wyniku tych właśnie czynności zasoby aktowe zostały mocno zmniejszone 2. Wojskowe materiały archiwalne z omawianego wyżej okresu, które przetrwały wszystkie burze dziejowe, przechowywane są dzisiaj w różnych archiwach i muzeach. Przeważająca część znalazła się w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie, które kontynuowało pracę Archiwum Ogólnego Krajowego utworzonego w 1808 r., gdzie zabezpieczono poważniejsze zespoły (m.in. akta Ministerium Wojny Księstwa Warszawskiego i Komisji Rządowej Wojny Królestwa Kongresowego) 3. Zalążek wojskowej służby archiwalnej w Polsce dziejów współczesnych częściowo stanowiło tzw. Polskie Archiwum Wojenne zorganizowane w styczniu 1915 r. w Wiedniu staraniem grona naukowego wychodźców polskich. Nie było to w pełnym tego słowa znaczeniu archiwum wojskowe, gdyż przystąpiło ono do gromadzenia akt traktujących o całym życiu narodu polskiego w czasie wojny. Powstało w celu zbierania i przechowywania dla potomności wszelkich pamiątek udziału Polaków w wojnie światowej, takich jak: druki, książki, broszury, ulotki, zapiski, listy, wykazy statystyczne i muzealia. W styczniu 1921 r. Polskie Archiwum Wojenne zakończyło swą działalność, a zbiory biblioteczno-archiwalne w ilości 350 pak przekazane zostały, w charakterze wieczystego depozytu, Centralnej Bibliotece Wojskowej w Warszawie. W roku 1939 padły one ofiarą pożaru i bomb niemieckich dzieląc los Warszawy 4. Nad sprawami archiwum o charakterze wojskowym zastanawiano się również 2 Szersze omówienie w artykule L. P o n a h a j b y, Zarys historii archiwów wojskowych w Polsce. Wybrane zagadnienia z archiwistyki wojskowej, Warszawa 1954, s T. M e n c e l, Archiwum Ogólne Krajowe w Warszawie [w:] Księga pamiątkowa 150-lecia Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie, Warszawa 1958, s. 9 i nast.; A. S t e b e l s k i, Archiwum Główne Akt Dawnych za dyrekcji Teodora Wierzbowskiego , tamże, s. 59 i nast. 4 J. S e m k o w i c z o w a, Polskie Archiwum Wojenne. (Dzieje instytucji), Archeion nr 45, 1966, s

3 w okresie działania Tymczasowej Rady Stanu. Powołana przez nią w styczniu 1917 r. Komisja Wojskowa przystąpiła nawet do gromadzenia archiwaliów, a jej wydział spraw ogólnych i przygotowawczych opracował Tymczasowy Statut Archiwum Wojennego. Zbiory znajdujące się w tym archiwum zostały spisane i w kwietniu 1918 r. przekazane do utworzonego archiwum w Sekcji Naukowe Komisji Wojskowej 5. Po odzyskaniu niepodległości w listopadzie 1918 r. zorganizowane zostało Archiwum Wojskowe przemianowane w dniu 2 sierpnia 1919 r. na Centralne Archiwum Wojskowe, które jako instytucja odrębna i autonomiczna podlegało Wojskowemu Instytutowi Naukowo-Wydawniczemu. Zadaniem jego było gromadzenie wszelkich akt wojskowych władz zaborczych i okupacyjnych powstałych na ziemiach polskich, akt polskich formacji wojskowych z czasów wojny światowej i związków przedwojennych oraz akt wojskowych dawnych. W roku 1927 w wyniku reorganizacji Centralne Archiwum Wojskowe zmieniło nazwę na Archiwum Wojskowe, które przetrwało już do września 1939 r WOJSKOWA SIEĆ ARCHIWALNA Powstanie w roku 1943 na ziemi radzieckiej 1 Dywizji Piechoty im. T. Kościuszki oraz tworzenie dalszych jednostek ludowego Wojska Polskiego otwiera nową kartę historii w dziejach naszej siły zbrojnej oraz nowy rozdział w tworzeniu dokumentacji wojskowej i rozwoju wojskowej służby archiwalnej. Już w roku 1944 w ramach Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego zorganizowane zostaje Archiwum Wojskowe na prawach wydziału, a w sierpniu 1945 r. powstaje Centralne Archiwum Wojskowe, którego siedzibą do roku 1950 był Gdańsk-Oliwa, a następnie m.st. Warszawa 7. Zorganizowanie właściwej sieci archiwalnej nie należało do rzeczy łatwych, było jednak nakazem chwili. Chodziło przecież o zabezpieczenie archiwaliów oraz opracowanie odpowiednich z tym 5 Archiwum Wojskowe (Powstanie, rozwój zbiory archiwum wojska, informacje, kwerendy, poświadczenia służby), Warszawa O działalności Archiwum Wojskowego po odzyskaniu niepodległości patrz artykuł L. T e t e r a w niniejszym biuletynie, s Szczegółowe omówienie zagadnień organizacyjnych por.: L. L e w a n d o w i c z, Organizacja i Działalność Centralnego Archiwum Wojskowego w latach , Warszawa 1957 (maszynopis); tegoż: Zarys organizacji i działalności CAW w latach Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s

4 związanych przepisów. Archiwistyka wojskowa, jako nauka pomocnicza historii wojen i wojskowości, zaczęła rozwijać się wraz z rozbudową ludowego Wojska Polskiego. Zasadniczym przedmiotem zainteresowań archiwistów wojskowych stały się akta o charakterze militarnym. Po zakończeniu działań wojennych najważniejszym zadaniem było uporządkowanie i opracowanie źródeł wówczas wytworzonych. Równocześnie z tymi czynnościami w centrum zainteresowania wojskowej służby archiwalnej znalazły się akta wytwarzane przez jednostki wojskowe w okresie pokojowym. Zgodnie z postanowieniami najwyższych władz państwowych materiały archiwalne stanowią dziś własność kulturalną całego narodu: dotyczy to też akt wytworzonych przez komórki wojskowe. Dekret z 29 marca 1951 r. ustalający państwową sieć archiwalną wyłącza archiwa niektórych ministerstw spod podległości organizacyjnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Jednak przepisy wykonawcze przewidują, że państwowa służba archiwalna udziela archiwom wyłączonym spod jej działania bezpośredniej pomocy metodologicznej, porad i konsultacji. Jednym z tych resortów wyłączonych spod podległości archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych jest Ministerstwo Obrony Narodowej, którego służba archiwalna w zadaniach swych kieruje się przepisami własnymi, jednak ściśle powiązanymi z założeniami metodycznymi państwowej służby archiwalnej. Tak więc, jak już wspomniano, akta wojskowe stanowią część ogólnego zasobu państwowego; jednak ich bezpośrednim wytwórcą jest wojsko i przede wszystkim jego działalność obrazują one. W warunkach pokojowych akta wytworzone przez jednostki i instytucje wojskowe odbywają taką samą drogę jak te, których wytwórcami są urzędy państwowe: po okresie czasu ustalonym przepisami trafiają do archiwum. Tutaj w wyniku selekcji część z nich o wartości historycznej kwalifikowana jest do trwałego przechowywania i do dalszych badań. W okresie pokojowym odmładzająca się stale armia straciłaby kontakt z realnością wojny; nawiązaniem do niej są tylko głębokie studia historyczne, które nie mogą się obejść bez wnikliwej analizy źródeł archiwalnych. Temu więc interesowi służą akta; w pewnym stopniu właśnie takie cele historyczne leżą u podstawy powstawania archiwów wojskowych. Organizacja pracy badawczej po zakończeniu działań wojennych wymaga szybkiego uporządkowania i naukowego opracowania archiwaliów. Wypływa to oczywiście z obowiązku dostarczenia nowym pokoleniom materiału pozwalającego 10

5 wczuć się w rzeczywistość wojenną. Uwzględniając wagę studiów wojskowych należy je opierać przede wszystkim na źródłach archiwalnych, które stanowią główną bazę badawczą dla historyka. Mogą być też uzupełniane innymi materiałami. Niekiedy archiwalia z okresu wojny nie odzwierciedlają stronę psychologiczną stosunków pomiędzy przełożonymi i podwładnymi. Wówczas materiałem uzupełniającym będą relacje, które częściowo mogą dać pełniejszy obraz zachodzących w okresie działań wojennych wydarzeń. Nieco inaczej wygląda ta sprawa z materiałami aktowymi wytworzonymi przez jednostki w okresie pokojowym. Znaczenia nabierają tu akta wyselekcjonowane z ogólnej masy produkcji kancelaryjnej. We wszystkich jednak wypadkach archiwalia wojskowe przechowywane w archiwum centralnym czy terenowym dla badacza stanowią niezbędny warsztat, bez którego nie można wykonać poważniejszej pracy zarówno w dziedzinie naukowo-badawczej, jak i w zakresie studiów nad doświadczeniami wojennymi. 3. ZADANIA ARCHIWÓW WOJSKOWYCH Rola i zadania wojskowej służby archiwalnej nie odbiegają w zasadzie od tych, które stoją przed archiwistyką cywilną. Wojskowa służba archiwalna działająca w ramach resortu Ministerstwa Obrony Narodowej, obejmuje swym zasięgiem wojskowe archiwa terenowe oraz Centralne Archiwum Wojskowe jako instytucję kierującą całokształtem zagadnień archiwalnych w wojsku. Do podstawowych zadań tej służby należy: gromadzenie, przechowywanie, konserwacja, opracowanie i udostępnianie w sposób bezpośredni lub pośredni uprawnionym do tego instytucjom i osobom materiałów aktowych. Realizując więc ogólne założenia rola Centralnego Archiwum Wojskowego, jako instytucji sprawującej nadzór nad całokształtem działalności służby archiwalnej w wojsku sprowadza się w pierwszym rzędzie do gromadzenia, zabezpieczania i naukowego opracowywania materiałów: Archiwum Wojskowego okresu międzywojennego (akta te Niemcy zgromadzili w filii Poczdamskiego Archiwum Wojskowego Rzeszy w Oliwie k. Gdańska), zawierającego akta wytworzone przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wojskowych, Sztabu Generalnego i Głównego, Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych, związki operacyjne i taktyczne z lat , instytuty i wojskowe zakłady naukowe, jednostki i organizacje 11

6 wojskowe działające na terytorium Polski i poza jej granicami w okresie ; pochodzących z akcji scalania archiwaliów wojskowych okresu , które w wyniku II wojny światowej były rozproszone po różnych archiwach i instytucjach państwowych w kraju, czy też wytworzonych przez polskie jednostki i organizacje wojskowe na terenie kraju i poza jego granicami w okresie oraz wytworzonych przez instytucje i organizacje wojskowe państw obcych działających na terenie Polski w okresie I i II wojny światowej; przekazanych przez jednostki i instytucje ludowego Wojska Polskiego od roku 1943 oraz dopływów bieżących przeznaczonych do trwałego przechowywania (akta kategorii A) wytworzonych po roku 1945 i przekazywanych sukcesywnie przez wojskowe archiwa terenowe zgodnie z postanowieniami obowiązującej instrukcji 8 ; rewindykowanych do CAW z archiwów zagranicznych 9 ; stanowiących dary oraz zakupy od prywatnych posiadaczy archiwaliów 10. Spełniając tę ważną i odpowiedzialną funkcję przy zabezpieczaniu i opracowywaniu źródeł o charakterze militarnym, Centralne Archiwum Wojskowe w swej działalności kieruje się przepisami dotyczącymi służby archiwalnej w Polsce. W oparciu o nie ustalono główne kierunki działania dla podległych wojskowych ogniw archiwalnych. Zdaniem archiwum wojskowego jest zgodnie z przepisami o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi gromadzenie i zabezpieczenie materiałów aktowych wytworzonych przez jednostki, wojskowe zakłady (placówki) 8 Instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, Warszawa 1966, s O aktach rewindykowanych szczegółowo informuje B. W o s z c z y ń s k i na łamach: Wojskowego Przeglądu Historycznego nr 4, 1964, s oraz Archeionu nr 42, 1965, s Dotychczas CAW zgromadziło sporo wartościowych materiałów przekazanych przez osoby prywatne. Jednak jeszcze wieli uczestników ostatniej wojny, zajmujących wówczas stanowiska dowódcze, przechowuje archiwalia w swoich zbiorach prywatnych. Takie postępowanie przynosi szkodę nie tylko samym dokumentom, ale i całej historii wojskowości. Pojedynczy dokument przedstawiający nieraz olbrzymią wartość historyczną zostaje w ten sposób zamrożony. Wydobycie przechowywanych jeszcze w zbiorach prywatnych dokumentów jest jednym z ważniejszych zadań wojskowej służby archiwalnej. * 12

7 naukowe, szpitale, organy służby sprawiedliwości oraz inne komórki im podległe. Archiwa utrzymują ścisły kontakt z kancelariami jednostek wojskowych w zakresie sposobu przygotowania akt do przekazania na dalsze przechowywanie. Chodzi o to, aby już tam oczyścić wytwór kancelaryjny z makulatury, którą przecież zgodnie z przepisami przekazuje się do zniszczenia 11. Do archiwum wojskowego winny wpływać akta kategorii B z dłuższym okresem przechowywania (np i 50 lat); a przede wszystkim kategorii A (trwałej wartości), które z kolei, po upływie określonego przepisami terminu, przekazywane są już na wieczyste przechowanie do Centralnego Archiwum Wojskowego. Do zadań wojskowej służby archiwalnej w terenie należą sprawy związane z wydzielaniem i systematycznym przekazywaniem na makulaturę akt kategorii B, których okres przechowywania już upłynął oraz utraciły swe znaczenie praktyczne. Zrozumiałą jest rzeczą, że pracownicy wojskowego archiwum terenowego nie zawsze są w stanie właściwie określić znaczenie praktyczne akt wytworzonych przez dziesiątki jednostek różnego rodzaju wojsk, służb i broni. Aby więc zapobiec nieprawidłowemu kwalifikowaniu akt, w czynnościach tych pomaga odpowiednia komisja wyznaczona okresowo przez dowódcę, któremu archiwum podlega. W skład takiej komisji winni wchodzić oficerowie o wysokich kwalifikacjach politycznych i fachowych, reprezentujący poszczególne rodzaje wojsk lub służb, których akta podlegają selekcji 12. Nie mała w tym rola również Centralnego Archiwum Wojskowego, którego przedstawiciele udzielają właściwych wskazówek biorąc pod uwagę przede wszystkim kryteria wartości historycznych akt. Do trwałego przechowywania pozostają przede wszystkim te materiały, które w przyszłości posłużą do odtwarzania historii wojska. Są to więc wszelkiego rodzaju rozkazy organizacyjne, szkoleniowe, plany uzbrojenia i zaopatrzenia wojsk, meldunki i sprawozdania mówiące o wykonaniu rozkazów i zarządzeń. Jeśli chodzi o materiały wytwarzane przez jednostki wojskowe niższego szczebla to wartość źródłową mają te, które mogą służyć pomocą przy odtwarzaniu ich historii, a więc kroniki, rozkazy dzienne, 11 Zgodnie z nową instrukcją o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, akta o krótkotrwałej wartości przechowywania do lat 5 zaliczone zostały do kategorii C i za zgodą właściwego kierownika archiwum terenowego przeznacza się do zniszczenia już w jednostce wytwarzającej. Por.: Instrukcja o postępowaniu..., s Problem ten szczegółowo omawia wspomniana Instrukcja o postępowaniu..., s

8 organizacyjne i personalne oraz same sprawozdania z działalności jednostki. W grupie tej znajdują się też materiały upamiętniające działalność wybitnych dowódców. Prawidłowa selekcja akt należy do rzędu ważnych czynności wojskowej służby archiwalnej. Mimo jednak systematycznego brakowania, ilość akt o znaczeniu czasowym poważnie się zwiększa. Chodzi więc o sprawne i szybkie wydzielanie oczywistej makulatury i zabezpieczenie akt o wartości trwałej. Gwałtowny wzrost produkcji kancelaryjnej, zwłaszcza od czasu I wojny światowej, przyspieszony przez masowe zastosowanie maszyn do pisania i powielaczy, wszystko to postawiło przed użytkownikiem i służbą archiwalną zagadnienie opanowania groźnego zjawiska, jakim jest potop papierowy. Po II wojnie światowej w magazynach CAW zgromadzona została olbrzymia masa akt w tym i makulatury z okresu międzywojennego. Ponadto napływać zaczęły akta wojskowe wytworzone po roku 1945 przekazywane przez wojskowe archiwa terenowe. Z tej ogromnej masy należało wydobyć materiały przedstawiające dla historii prawdziwe źródła badań, których zniszczenie spowodowałoby niepowetowane straty. I dzisiaj sprawa ta to jedna z najtrudniejszych i najbardziej odpowiedzialnych czynności, jaką wykonuje wojskowa służba archiwalna. Szukając więc wyjścia z sytuacji spowodowanej dużym wytworem kancelaryjnym od dłuższego już czasu wśród organizatorów pracy biurowej i archiwistów zarówno w kraju, jak i zagranicą toczy się dyskusja na temat mikrofilmowania wszystkich akt wytwarzanych przez instytucje. Celem tego przedsięwzięcia ma być zwolnienie powierzchni magazynowej, obniżenie kosztów przechowywania źródeł, odciążenie funduszów inwestycyjnych przez zaniechanie budowy nowych magazynów. Problem ten w zasadzie nie wyszedł jednak poza sferę dyskusji, a to ze względu na stosunkowo duży koszt sporządzania mikrofilmów, jak i nieustalone ostatecznie metody właściwego ich przygotowania do pracy oraz brak odpowiedniego sprzętu umożliwiającego szybkie dotarcie do zmikrofilmowanego materiału. Również CAW rozpatrywało to zagadnienie, lecz oprócz przeszkód natury technicznej brało jeszcze pod uwagę trudności formalne. Mikrofilm archiwalny nie ma mocy prawnej dokumentu (dowodu). Dowodem takim może być poświadczona odbitka fotograficzna przy możliwości porównania z oryginałem, w wypadku zakwestionowania jej autentyczności, z czym instytucja stykała się już w swojej praktyce. Zdarzały się mianowicie wypadki, że przedstawione władzom sądowym 14

9 fotokopie dokumentów okazały się zwykłymi fotomontażami. Dlatego też do czasu nadania mikrofilmowi archiwalnemu mocy dokumentu prawnego, sprawa ta pozostanie w sferze dyskusji. * Zadaniem wojskowej służby archiwalnej jest też odpowiednie zabezpieczenie i konserwacja materiałów o wartości trwałej. Wiadome jest, że akta kancelaryjne z okresu tak pierwszej, jak i drugiej wojny światowej w znacznej swej części wytworzone zostały na papierze niskiego gatunku. Częste udostępnianie źródeł z lat wojny doprowadziłoby do całkowitego zniszczenia zasobu aktowego. Aby zapobiec temu archiwa wojskowe winny posiadać dobrze zorganizowane fotolaboratoria i pracownie introligatorskie, które chociaż częściowo uchronią archiwalia przed zniszczeniem. W Centralnym Archiwum Wojskowym systematycznie mikrofilmowane są źródła z lat wojny o wartości historycznej; sporządza się też z nich pozytywy, które mogą być udostępniane zamiast oryginałów. Inaczej przedstawia się sprawa z aktami wytworzonymi po wojnie, a szczególnie po roku Nie wymagają one zabezpieczenia poprzez mikrofilm, gdyż ich stan fizyczny nie budzi większych obaw. Wydawane są też odpowiednie instrukcje o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi i wytyczne o sposobie przygotowania akt w celu przekazania ich do archiwum, które szczegółowo omawiają stronę techniczną tych czynności. Wytwarzane przez kancelarie poszczególnych jednostek akta znajdują się w dobrym stanie i są też właściwie zabezpieczone pod względem introligatorskim. 4. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, SPORZĄDZANIE POMOCY ARCHIWALNYCH W rzędzie zainteresowań wojskowej służby archiwalnej stoją również prace naukowo-badawcze z dziedziny archiwistyki i archiwoznawstwa. Odpowiednia rola w tym zakresie przypada Centralnemu Archiwum Wojskowemu. CAW, posiadając uprawnienia placówki naukowo-badawczej zajmuje się między innymi: organizowaniem prac naukowo-badawczych oraz szkolenia fachowego dla pracowników wojskowej służby archiwalnej; opracowywaniem normatywów metodycznych dla wojskowej służby 15

10 archiwalnej (zarządzenia, instrukcje, wytyczne itp.) dotyczących jej organizacji i sposobów postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi; przeprowadzaniem kwerendy naukowej i wydawaniem w związku z tym odpisów, wyciągów, mikrofilmów i fotokopii dla innych archiwów; podejmowaniem akcji wydawniczych w zakresie pomocy archiwalnych (przede wszystkim inwentarzy); współpracą z innymi placówkami naukowymi w zakresie publikacji źródeł archiwalnych; informowaniem o swoim zasobie aktowym poprzez zamieszczanie na łamach różnych pism odpowiednich artykułów. Główna działalność spoczywa jednak na prawidłowym, naukowym opracowaniu zespołów akt i sporządzeniu inwentarzy ciągłych. Właśnie te inwentarze oprócz znaczenia ewidencyjnego, mającego na celu ujęcie całości materiału aktowego posiadają również duże znaczenie naukowo-popularyzatorskie. Opatrzone są one wstępami omawiającymi historię organizacji jednostki wojskowej, dzieje zespołu akt, jego zawartość i charakterystykę archiwalną, stan zachowania akt oraz krótką analizę metod ich porządkowania. Ponadto każda pozycja inwentarza zawiera sygnaturę jednostki archiwalnej, tytuł-treść, daty skrajne akt oraz ilość stron-kart. Informacje o jednostkach archiwalnych zawarte są przede wszystkim w inwentarzach i częściowo w katalogach rzeczowo-tematycznych. W swej działalności wojskowa służba archiwalna winna dążyć do tego, aby posiadać również inne niezbędne pomoce ewidencyjne. Tak więc, obok inwentarza archiwalnego można sporządzić: kartotekę zespołów (podstawowa pomoc stosowana w archiwum, informująca o każdym zespole akt tam przechowywanym); spis zespołów (najprostsza forma ujętej na piśmie ewidencji wszystkich zespołów akt znajdujących się w archiwum); wykaz zespołów (stosowany przy dużych zasobach aktowych, ujmujący wszystkie zespoły w odpowiedniej kolejności, która jest uzależniona od ich ważności, objętości akt czy chronologii); katalog (stanowi funkcję pochodną od inwentarza; jego układ uzależniony jest od potrzeb instytucji i nie musi być związany ze strukturą organizacyjną danego zespołu); indeksy osobowe i geograficzne; indeks rzeczowy (bardziej skomplikowana i odpowiedzialna postać pomocy; 16

11 przy jej opracowaniu wymagane jest sporządzenie odpowiedniego rodzaju wykazu jednobrzmiących haseł); repertorium (rozwinięta forma indeksu sygnalizująca treść); sumariusz (stanowiący zestawienie streszczeń aktów i dokumentów sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym) 13. Pomocą ewidencyjną stosowaną w pracy archiwalnej jest też przewodnik po archiwum, dający przejrzystą informację o aktach tam przechowywanych. Na jego podstawie można stwierdzić, czy w danym archiwum znajdują się akta do opracowywanego tematu 14. Takim na mniejszą skalę przewodnikiem może być też biuletyn informacyjny, traktujący o zespołach znajdujących się w archiwum, zawierający jednak tylko dane co do ich zawartości, chronologii oraz objętości. W rzędzie interesujących pomocy archiwalnych znajdują się też kwerendy tematyczne. Od szeregu lat wielu pracowników Centralnego Archiwum Wojskowego wykonuje prace naukowo-poszukiwawcze dla różnych instytucji. Przede wszystkim są to kwerendy na wybrane zagadnienia. Tego rodzaju pomoc niekiedy jest bardzo szczegółowa i stanowi cenną informację o zawartości akt w poszczególnych zespołach 15. Obok czynności mających na celu szybkie uporządkowanie i naukowe opracowanie zespołów akt oraz sporządzenie odpowiednich pomocy, archiwum dąży też do tego, aby ogłosić drukiem najwartościowsze źródła. Prace te podejmowane są wraz z innymi instytucjami naukowo-badawczymi. Ogłoszenie źródeł archiwalnych drukiem jest oprócz systematycznego mikrofilmowania całych zespołów akt oraz sporządzania z nich odpisów czy fotokopii jedną z najlepszych form zabezpieczania akt przed zniszczeniem. Do działalności naukowo-badawczej CAW, jak wspomniano, należy również 13 Wszystkie wymienione pomoce bliżej charakteryzuje H. F a b i a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w praktyce archiwalnej. Wybrane zagadnienia..., s. 74 i nast. 14 Należy jednak pamiętać, że przewodnik nie daje ścisłej dokładnej informacji o poszczególnych jednostkach archiwalnych; nie może więc zastąpić inwentarza. Ujmuje się w nim zasadniczo tylko następujące elementy: historię instytucji, rys historyczny zespołu, zawartość, daty, ilości zachowanej dokumentacji aktowej, straty oraz czy oprócz inwentarza przewodnika sporządzono inne pomoce archiwalne. 15 W wyniku tych czynności w Centralnym Archiwum Wojskowym zgromadzono już kwerendy tematyczne do powstań śląskich, działalności aparatu politycznego ludowego Wojska Polskiego , stosunków polsko-radzieckich w latach oraz dużą ilość do organizacji i działalności wojska w latach

12 opracowywanie artykułów informacji omawiających organizację pracy, zawartość poszczególnych zespołów akt, zagadnienia historyczno-archiwalne oraz naukowe metody sporządzania pomocy archiwalnych. Ponadto w zakresie pracy instytucji mieści się udział pracowników wojskowej służby archiwalnej w konferencjach, sesjach czy sympozjach organizowanych przez wojskowe i cywilne placówki naukowe. Inną formą działalności naukowo-popularyzatorskiej archiwum jako placówki naukowo-badawczej jest również organizowanie wystaw i pokazów archiwalnych oraz współudział w takowych przygotowywanych przez archiwa cywilne, czy też inne placówki naukowe. 5. ROLA ARCHIWUM WOJSKOWEGO W ZAKRESIE UDOSTĘPNIANIA AKT Jak już wspomniano, szczególna rola archiwum wojskowego uwydatnia się w zakresie właściwego i szybkiego udostępniania badaczom archiwaliów. Jest to jedna z dwu zasadniczych misji, jakie stoją przed służbą archiwalną w ogóle. O ile z jednej strony obowiązkiem tej służby jest zapewnienie właściwych warunków przechowywania materiałów archiwalnych, to z drugiej znów umożliwienie ich wykorzystania. Zmierzając do wykonania tego zadania konieczne jest, aby wszystkie czynności począwszy od selekcji akt dokonywanej już w kancelariach jednostek, a następnie związane z dopływem ich do archiwów, porządkowaniem, inwentaryzacją i opracowaniem pomocy naukowo-archiwalnej wykonywane były pod kątem umożliwienia korzystania z materiałów źródłowych przez badaczy. Jednak przy udostępnianiu akt archiwa winny kierować się pewnymi względami natury państwowej i politycznej. Mimo, iż służba archiwalna jak pisze R.H. Bautier ma do spełnienia poważne zadania w dziedzinie kultury, szczególnie wobec historyków i innych osób wykorzystujących materiały archiwalne, należy pamiętać, że głównym obowiązkiem urzędów i instytucji państwowych jest zachowanie w dziedzinie administracyjnej zasadniczych praw i interesów narodu oraz ochrona uzasadnionych interesów wszystkich obywateli. Dlatego też zasady bezpieczeństwa publicznego na zewnątrz i wewnątrz państwa oraz poszanowania praw jednostki łącznie z prawem do tajemnicy są słusznie uważane przez przeważającą część archiwów jako bezwzględnie obowiązujące nakazy. Wszystkie różnice w postępowaniu i w przepisach w zakresie udostępniania akt w poszczególnych krajach polegają głównie na preferencji jednej z tych 18

13 przeciwstawnych sobie i trudnych do pogodzenia zasad 16. Jak wiadomo zasady udostępniania akt w poszczególnych państwach nie są jednolite. Okres poprzedzający udostępnienie materiałów archiwalnych instytucji cywilnych waha się od 20 do 50 lat. Dla akt o charakterze personalnym rozpiętość ta sięga granic lat. Różne są też zasady udostępniania akt wojskowych. Na ogół jednak większość krajów udostępnia swoje archiwalia wojskowe sprzed pierwszej wojny światowej, a niekiedy i zespoły akt dotyczące samej wojny. W pojedynczych wypadkach udostępniane są źródła sprzed drugiej wojny światowej. Zgodnie z odpowiednimi zarządzeniami polskich władz państwowych materiały archiwalne przechowywane w archiwach, a więc i wojskowych, stosunkowo szeroko udostępnia się dla celów naukowo-badawczych, urzędowych oraz w interesie osób prywatnych 17. Udostępnianie natomiast akt personalnych, korespondencji rodzinnej oraz depozytów może nastąpić za zgodą zainteresowanych osób i instytucji lub po upływie terminu zastrzeżonego przez te osoby i instytucje 18. Przepisy regulujące udostępnienie akt wojskowych przewidują, że materiały archiwalne uznane za jawne udostępnia się na ogół na tych samych zasadach, jak w pozostałych archiwach państwowych 19. Ponadto CAW, jak i wojskowe archiwa terenowe udostępniają akta: a) jednostkom wojskowym lub innym jednostkom organizacyjnym, z których materiały te pochodzą, a także żołnierzom i pracownikom pełniącym służbę w tych jednostkach za zezwoleniem dowódcy (szefa) tej jednostki; b) instytucjom i osobom cywilnym w odniesieniu do Centralnego Archiwum Wojskowego za zezwoleniem szefa CAW upoważnionego do tego przez Szefa Sztabu Generalnego, a w odniesieniu do pozostałych archiwów wojskowych za zezwoleniem dowódcy (szefa), któremu archiwum podlega. 16 R.H. B a u t i e r, Archiwa wobec projektów liberalizacji zasad udostępniania materiałów archiwalnych. Z teoretycznych i praktycznych zagadnień współczesnej archiwistyki, wyd. NDAP, Przekłady z obcej literatury archiwalnej, zeszyt 8, Warszawa 1968, s Jeżeli archiwum posiada mikrofilmy lub fotokopie akt wówczas w zasadzie nie udostępnia się oryginałów. Por.: Instrukcja o postępowaniu..., s Zarządzenie Ministra Oświaty i Szkolnictwa Wyższego z dnia 13 stycznia 1968 r. Monitor Polski nr 4, poz. 24 z dnia r. 19 Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie skierowania wystawionego przez placówkę naukową wojskową lub cywilną lub też instytucję, dla potrzeb której osoba zainteresowana pracuje. Por.: Instrukcja o postępowaniu..., s

14 W przepisach omawiających postępowanie z aktami wojskowymi stwierdza się, że podstawową formą korzystania z archiwaliów jest udostępnianie ich w pracowni naukowej lub innym pomieszczeniu na ten cel przeznaczonym przez dane archiwum wojskowe. Rzadziej stosuje się natomiast czasowe wypożyczenie archiwaliów innym placówkom naukowym na zewnątrz. Materiały archiwalne uznane za jawne udostępnia się zainteresowanym również i w innej formie, np. ogłaszając drukiem zbiory poświęcone określonym zagadnieniom, drogą publikacji poszczególnych dokumentów w czasopismach wojskowych lub też w postaci aneksów do monografii, studiów badawczych itp. 6. WYDAWANIE POŚWIADCZEŃ Jedną z form działalności archiwów jest wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wyciągów i zaświadczeń na podstawie przechowywanych akt, dla celów administracyjnych. Czynności te nie należą do pierwszoplanowych, stojących przed wojskową służbą archiwalną. Jednak są one niezbędne i odgrywają jedną z zasadniczych ról w stosunku do osób, które część swojego życia poświęciły służbie dla obronności kraju. Przez szeregi wojska od roku 1914 (Legiony Polskie, powstania śląskie i wielkopolskie, jednostki wojskowe , jednostki walczące w drugiej wojnie światowej, oddziały partyzanckie z okresu okupacji, jednostki LWP) przewinęło się i przewija miliony obywateli. W czasie pełnienia przez nich służby frontowej, jak i pokojowej, część z nich nabyła uprawnienia upoważniające do korzystania z odpowiednich rent. Inni w ramach obowiązku obywatelskiego odbywali służbę zasadniczą wliczaną do okresu pracy zawodowej. Tak CAW, jak i wojskowe archiwa terenowe otrzymują rocznie kilkadziesiąt tysięcy podań nie tylko z kraju, ale i od obywateli polskich rozsianych po całym świecie z prośbą o wydanie im zaświadczeń. Udzielenie odpowiedzi na te prośby wymaga niekiedy wielu żmudnych, uciążliwych poszukiwań. Jednak archiwa wojskowe robią wszystko, aby z obowiązku tego wywiązać się jak najlepiej. Należy mieć na uwadze, że zgodnie z obowiązującymi ogólnie przepisami każde archiwum wydaje poświadczenia tylko na podstawie posiadanych źródeł i w żadnym wypadku nie jest upoważnione do wprowadzania w nich zmian w oparciu o przedkładane dowody zastępcze z zewnątrz. Wiadomym jest, że w czasie wojny ewidencja jednostek nie zawsze prowadzona była dokładnie, 20

15 niekiedy sami żołnierze z różnych względów podawali nieprawdziwe dane (nazwiska, imiona, imiona rodziców, daty urodzenia itp.). Wypadki takie miały miejsce szczególnie w początkowym okresie formowania LWP. Ponadto zdarza się, że nie zachowała się żadna ewidencja. Te braki powodują niezwykle utrudnienie w pracy archiwum, są przeszkodą w prowadzeniu poszukiwań. * * * Przed wojskową służbą archiwalną stoją niemałe zadania. Ich właściwa realizacja pozwala prawidłowo zabezpieczyć ważne dla historii akta, przy pomocy których badacz może odtworzyć nie tylko cały wysiłek militarny w ubiegłym okresie, ale i życie polityczne, gospodarcze czy społeczne narodu polskiego. Rola wszystkich archiwów wojskowych sprowadza się więc nie do gromadzenia akt wytworzonych przez poszczególne jednostki w czasie działań wojennych i pracy pokojowej, ale i właściwego ich opracowywania oraz udostępniania. Chodzi zarówno o zabezpieczenie ujętego na piśmie dorobku wojska, jak i o szeroką jego popularyzację. Dlatego też pracownicy wojskowej służby archiwalnej, pełniąc rolę strażników źródeł, niekiedy winni być pierwszymi odkrywcami, winni być doradcami i przewodnikami badaczy po zasobach aktowych. Archiwiści winni utrzymywać bliskie, żywe kontakty z historykami, pożyteczne dla obu stron. Współpraca taka jest ważnym postulatem dla nowoczesnej historiografii i dla dalszego rozwoju archiwistyki. Już przed ponad pół wiekiem słusznie rozumiał znaczenie żywych kontaktów historyka z archiwistą F. Meinecke, podkreślając, że wszystkie prace w dziedzinie historii zależne są od archiwów [ ] studia historyczne bez archiwów są jak młyny bez wody 20. Rola tych kontaktów szczególnie uwydatnia się w chwili obecnie, kiedy to coraz więcej historyków zajmuje się opracowaniem dziejów ludowego Wojska Polskiego, a słuchacze uczelni wojskowych podejmują tematy prac dyplomowych opartych całkowicie na źródłach przechowywanych w archiwach wojskowych. 20 Podaję za J. H a n z a l e m, Pojęcie archiwistyki w nowszej literaturze. Z teoretycznych i praktycznych zagadnień..., s