I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA W TORUNIU R E G U L A M I N ARCHIWUM UNIWERSYTECKIEGO na podstawie 19 ust. 1 Statutu U M K Senat u c h w a l a, co następuje: I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Archiwum Uniwersyteckie, zwane dalej Archiwum, działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. nr 38, poz. 173 i z 1989 nr 34, poz. 178), zwanej dalej ustawą, 2) Statutu UMK, zwanego dalej statutem, 3) niniejszego regulaminu Archiwum jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, zwanego dalej Uniwersytetem. 2. Archiwum wchodzi w skład państwowej sieci archiwalnej, pełniąc funkcje archiwum zakładowego uprawnionego do posiadania zasobu historycznego. Archiwum podlega Rektorowi, który sprawuje nadzór nad jego działalnością. 3 II. ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM 4 Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej, naukowej oraz informacyjnej Podstawowym zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej polegającej na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu materiałów archiwalnych. 2. Archiwum prowadzi działalność archiwalną w stosunku do organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 3. Archiwum może prowadzić działalność archiwalną także w stosunku do organizacji i stowarzyszeń działających przy Uniwersytecie, jak również osób fizycznych związanych z Uniwersytetem. 6 W zakresie działalności archiwalnej, do Archiwum należy: 1. Sprawowanie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, a w szczególności nad: a) kształtowaniem narastającego zasobu, 1

2 b) sposobem przechowywania dokumentacji aktowej, c) brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. 2. Gromadzenie i zabezpieczanie dokumentacji powstającej w toku działalności organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w tym również powstającej w toku działalności naukowej i dydaktycznej jego pracowników. 3. Pozyskiwanie i gromadzenie materiałów archiwalnych: a) organizacji i stowarzyszeń działających przy Uniwersytecie, jak również osób fizycznych z nim związanych, b) pochodzenia poza kancelaryjnego przydatnych do badania dziejów Uniwersytetu. 4. Ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Udostępnianie materiałów archiwalnych na zasadach określonych przez Rektora. 6. Uwierzytelnianie odpisów i wyciągów z posiadanych materiałów archiwalnych oraz wydawanie dokumentów i zaświadczeń W zakresie działalności naukowej, do Archiwum należy prowadzenie prac badawczych dotyczących: 1) historii nauki i szkolnictwa wyższego, ze szczególnym uwzględnieniem dziejów Uniwersytetu, 2) problematyki archiwalnej. 2. Archiwum opracowuje się i redaguje wydawnictwa zawierające materiały historyczne do dziejów Uniwersytetu, organizacji i stowarzyszeń oraz osób fizycznych z nim związanych, a także przygotowuje się inne wydawnictwa i formy popularyzujące wiedzę o materiałach archiwalnych. 8 W zakresie działalności informacyjnej, do Archiwum należy: 1. udzielanie informacji dotyczących dziejów Uniwersytetu, własnego zasobu i zasobu archiwalnego archiwów innych szkół wyższych, na zasadach określonych przez Rektora, 2. prowadzenie działalności popularyzującej wiedzę o materiałach archiwalnych i archiwach. Archiwum tymczasowo gromadzi muzealia związane z historią Uniwersytetu Archiwum współpracuje z: 1. Instytutem Historii i Archiwistyki w zakresie prowadzonej działalności naukowej i wydawniczej, odbywania w Archiwum praktyk studenckich, udostępniania materiałów archiwalnych i pomieszczeń dla celów dydaktycznych oraz doskonalenia metod pracy Archiwum, 2. archiwami państwowymi i archiwami szkół wyższych w zakresie działalności archiwalnej. III. ZASÓB ARCHIWUM Zgromadzony w Archiwum zasób stanowi część narodowego zasobu archiwalnego. 2. Na zasób, o którym mowa w ust. 1, składają się materiały archiwalne takie jak: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i 2

3 plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, powstała w wyniku działalności oraz w związku z działalnością Uniwersytetu Zasób archiwalny tworzą w szczególności: 1) materiały archiwalne i innego rodzaju dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki organizacyjne i organy Uniwersytetu, 2) wszelkiego rodzaju materiały źródłowe do dziejów Uniwersytetu, zgromadzone lub powstałe w wyniku inicjatywy samego Archiwum. 2. W skład zasobu mogą wchodzić dary lub depozyty od organizacji i stowarzyszeń działających w Uniwersytecie i od osób fizycznych. IV. ORGANY ARCHIWUM R a d a A r c h i w u m 13 Organem kolegialnym Archiwum jest rada Archiwum, zwana dalej radą W skład rady wchodzą: 1) kierownik Archiwum, jako przewodniczący, 2) jeden przedstawiciel pozostałych pracowników Archiwum, wybrany przez nich z ich grona, 3) trzech przedstawicieli Instytutu Historii i Archiwistyki, wybranych przez Radę Instytutu spośród nauczycieli akademickich, 4) Dyrektor Administracyjny lub delegowany przez niego przedstawiciel. 2. Na zaproszenie kierownika Archiwum, w posiedzeniach rady mogą brać udział z głosem doradczym inne osoby Kadencja członków Rady trwa trzy lata i rozpoczyna się 1 września a kończy się 31 sierpnia. 2. Przed zakończeniem kadencji kierownik Archiwum podejmuje działania związane z zapewnieniem wyboru i delegowania do składu Rady na następną jej kadencję. 16 Wyboru przedstawiciela określonego w 14 ust. 1 pkt. 2 dokonują pracownicy Archiwum na zebraniu zwołanym przez kierownika Archiwum, któremu przewodniczy pracownik, wybrany przez nich z ich grona. 17 Do statutowych zadań rady należy: 1. opiniowanie kandydata na stanowisko kierownika Archiwum, zaproponowanego przez rektora, 2. występowanie do rektora z uzasadnionym wnioskiem o odwołanie kierownika Archiwum, 3. wyrażanie opinii w sprawie inicjatywy rektora dotyczącej odwołania kierownika Archiwum. 3

4 18 Rada w szczególności: 1. opiniuje plany pracy Archiwum, przygotowane przez kierownika Archiwum, 2. rozpatruje i zatwierdza roczne sprawozdania kierownika Archiwum oraz sprawozdania z działalności Archiwum w okresie kadencji, 3. inicjuje lub opiniuje tematy badawcze podejmowane przez pracowników Archiwum oraz rozpatruje sprawozdania z ich opracowania, 4. inicjuje przygotowywanie wydawnictw dotyczących Uniwersytetu, opartych na materiałach archiwalnych oraz innych form popularyzujących wiedzę o dziejach Uniwersytetu, 5. inicjuje lub opiniuje rozwiązania usprawniające działalność Archiwum w zakresie gromadzenia, opracowywania i udostępniania zasobu archiwalnego, a w szczególności zasobu historycznego, 6. inicjuje lub opiniuje zmiany organizacyjne w Archiwum, w tym zmiany regulaminu Archiwum, 7. opiniuje wnioski w sprawach zatrudniania, awansowania, zwalniania, nagradzania, kierowania na kursy i staże, udzielania urlopów dla celów kształcenia zawodowego pracowników Archiwum. 19 Rada ponadto może: 1. wyrażać opinię w każdej sprawie należącej do zakresu działania kierownika Archiwum oraz w tym zakresie może występować do kierownika z inicjatywą podjęcia określonych działań, 2. przedstawiać opinię w każdej sprawie dotyczącej Archiwum, która ma być rozpatrywana przez Senat albo przez Rektora, 3. występować do Senatu lub Rektora z inicjatywą podjęcia działań w sprawach dotyczących Archiwum Posiedzeniom Rady przewodniczy kierownik Archiwum, z wyjątkiem posiedzeń, o których mowa w ust Posiedzeniom Rady poświęconym ocenie działalności kierownika Archiwum, sprawom związanym z jego powołaniem i odwołaniem oraz jego sprawozdaniom z działalności Archiwum przewodniczy przedstawiciel Instytutu Historii i Archiwistyki w Radzie, wybrany przez jej członków Posiedzenia zwyczajne Rady zwołuje kierownik Archiwum w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w semestrze. 2. Posiedzenia nadzwyczajne Rady zwołuje kierownik Archiwum na wniosek członka Rady, nie później niż w ciągu 7 dni od daty zgłoszenia wniosku, który powinien zawierać proponowany przedmiot obrad Do działania Rady stosuje się przepisy 43 i 44 statutu. 2. Członek Rady, którego dotyczy podejmowana uchwała, nie bierze udziału w głosowaniu w tej sprawie; jest on uwzględniany przy ustalaniu quorum, lecz pomijany przy obliczaniu wyników głosowania. 4

5 3. Rada określa tryb swojej pracy. K i e r o w n i k A r c h i w u m Organem jednoosobowym Archiwum jest kierownik Archiwum, zwany dalej kierownikiem, powoływany i odwoływany przez Rektora. 2. Kierownik reprezentuje Archiwum i kieruje nim oraz jest przełożonym służbowym pracowników Archiwum, 3. Kierownik odpowiada za: a) organizację i poziom działalności prowadzonej w Archiwum, b) zabezpieczenie zgromadzonego materiału archiwalnego, c) składniki majątkowe Archiwum Do kierownika należy: 1) organizowanie i nadzorowanie działalności prowadzonej w Archiwum, 2) zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, 3) zapewnianie przestrzegania wymogów ochrony przeciwpożarowej, 4) dysponowanie przydzielonymi środkami finansowymi zgodnie z obowiązującymi przepisami, 5) opracowywanie planu pracy Archiwum oraz przedkładanie Rektorowi sprawozdania z jego realizacji, 6) ustalanie zakresów czynności pracowników zatrudnionych w Archiwum, 7) przedstawianie wniosków w sprawach zatrudniania, awansowania, zwalniania, nagradzania, kierowania na kursy i staże, udzielania urlopów dla celów kształcenia zawodowego, 8) wykonywanie innych zadań. zleconych przez Rektora lub wynikających z przepisów szczególnych. V. PRACOWNICY ARCHIWUM W Archiwum zatrudnia się pracowników dokumentacji i informacji naukowej oraz innych pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. 2. W Archiwum można zatrudnić pracowników o statusie nauczyciela akademickiego tylko w celu prowadzenia określonych badań naukowych lub pracy dydaktycznej. VI. PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 26 Pierwsze wybory do Rady Archiwum należy przeprowadzić w ciągu 7 dni od dnia wejścia w życie niniejszego regulaminu; kadencja członków Rady kończy się dnia 31 sierpnia 1994 r. 27 Traci moc Regulamin Archiwum UMK z dnia 22 stycznia 1985 r. 28 5

6 Ustalanie wiążącej wykładni przepisów regulaminu należy do Senatu Zmiany regulaminu dokonuje się w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia. 2. Rektor, kierownik lub Rada mogą wystąpić z inicjatywą wprowadzenia zmian do regulaminu. 30 Regulamin uchwalony na posiedzeniu Senatu w dniu 16 czerwca 1992 r., wchodzi w życie z dniem 16 czerwca 1992 r. R e k t o r prof. dr hab. Sławomir Kalembka 6