METODY, FORMY I ZASADY UDOSTĘPNIANIA AKT W ARCHIWACH WOJSKOWYCH W ŚWIETLE NAJNOWSZYCH DOŚWIADCZEŃ

Transkrypt

1 Leszek Lewandowicz METODY, FORMY I ZASADY UDOSTĘPNIANIA AKT W ARCHIWACH WOJSKOWYCH W ŚWIETLE NAJNOWSZYCH DOŚWIADCZEŃ Korzystanie z materiałów archiwalnych przechowywanych w archiwach wojskowych oraz metody i formy ich udostępniania nie odbiegają w zasadzie od stosowanych w innych archiwach państwowych, które podlegają Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP). Zasady i sposób udostępniania akt w archiwach cywilnych regulowane są odpowiednimi zarządzeniami właściwych władz naczelnych 1 Ze względu na charakter i rodzaj przechowywanych akt w niektórych archiwach wydzielonych spod nadzoru NDAP, a m.in. w archiwach wojskowych, metody ich udostępniania dostosowane są do specyfiki zadań resortu i regulowane odrębnymi przepisami. Archiwa wojskowe, tak jak i inne archiwa państwowe, udostępniają materiały wchodzące w skład ich zasobu dla celów naukowo-badawczych, dla popularyzacji wiedzy o wojsku i jego historii, dla potrzeb nauki i kultury narodowej w drodze wydawania ich drukiem, organizowania wystaw, rozpowszechniania za pośrednictwem publicznych źródeł informacji (prasa, radio, film, telewizja). W uzasadnionych przypadkach wojskowe materiały archiwalne udostępniane są osobom prywatnym. Ogólnie w archiwach wojskowych (podobnie jak w innych placówkach pokrewnych), stosowane są następujące formy udostępniania źródeł do badań: a) wydawanie akt do korzystania w pracowniach (czytelniach) naukowych archiwów; 1 Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia roku w sprawie korzystania z materiałów archiwalnych (Monitor Polski nr 24, poz. 173) oraz Zarządzenie Ministra Oświaty i Szkolnictwa Wyższego z dnia roku (Monitor Polski nr 4, poz. 24). 5

2 b) wypożyczanie archiwaliów poza archiwum instytucjom wojskowym i cywilnym oraz organizacjom społecznym; c) sporządzanie i wydawanie poświadczonych oraz zgodnych z oryginałem odpisów, wyciągów, wywodów archiwalnych, odrysów, odbitek fotograficznych i mikrofilmowych itp. z materiałów archiwalnych. Właściwe i pełne wykorzystanie materiałów archiwalnych według omówionych form udostępniania w poważnej mierze uzależnione jest od samego aparatu naukowo-informacyjnego, którym dysponują archiwa, od wszelkich pomocy ewidencyjnych opracowanych i stosowanych w praktyce. Stwierdzić należy, że im doskonalszy i pełniejszy jest ten aparat, tym łatwiej badacz może otrzeć do odpowiednich materiałów, a tym samym lepiej je wykorzystać UDOSTĘPNIANIE I KORZYSTANIE Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Wojskowe materiały archiwalne udostępnia się dla celów urzędowych zainteresowanym instytucjom i osobom po uzyskaniu pisemnego zezwolenia, które wydaje szef Centralnego Archiwum Wojskowego upoważnionemu przedstawicielowi na wniosek zainteresowanej instytucji lub jednostki wojskowej w stosunku do akt przechowywanych w CAW lub też dowódca, któremu archiwum podlega w stosunku do akt przechowywanych w archiwum terenowym. Szerokim udostępnianiem objęte są wojskowe materiały archiwalne wytworzone do końca roku Właśnie do archiwaliów z tego okresu dostosowane są zasady korzystania z dokumentacji aktowej wytworzonej przez jednostki wojskowe. Przede wszystkim należy więc uzyskać zezwolenie na korzystanie z akt; zasada ta obowiązuje we wszystkich archiwach. Poza instytucjami z wojskowych materiałów archiwalnych mogą korzystać pojedyncze osoby. W tym wypadku, zezwolenie na korzystanie z archiwaliów dla celów naukowo-badawczych przez pracowników naukowo-dydaktycznych, pracowników naukowo-badawczych i osoby skierowane przez szkoły wyższe, placówki naukowe oraz instytucje wydawnicze, muzea, biblioteki, związki pracy twórczej i organizacje społeczne udziela szef (kierownik) archiwum wojskowego. 2 Niektóre pomoce naukowo-informacyjne omawia H. F a b i j a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej. Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej. Warszawa 1967, s

3 W archiwach wojskowych udostępniane są również materiały archiwalne wytworzone w okresie od 1 stycznia 1945 roku do 31 grudnia 1949 roku przy zastosowaniu jednak odpowiednich przepisów w sprawie zasad przekazywania i udostępniania środkom masowego przekazu wiadomości o wojsku. W odniesieniu do akt powstałych po roku 1950 władny już jest przede wszystkim twórca danego zespołu archiwalnego. Z akt w archiwach wojskowych korzystają nie tylko instytucje czy doświadczeni historycy badacze. Bardzo często są one przedmiotem zainteresowania studentów uczelni wojskowych i cywilnych, którzy muszą jednak przedstawić odpowiednie skierowania z uczelni zawierające wskazania materiałów potrzebnych do badań (zespół i jednostki archiwalne). Każdy wniosek o zezwolenie na korzystanie z wojskowych materiałów archiwalnych winien określać rodzaj materiałów, które mają być udostępnione oraz cel i formę udostępnienia. Wskazane jest, aby we wniosku o udostępnienie materiałów archiwalnych dla celów naukowo-badawczych był też podany temat pracy i jej chronologiczne granice. Wymogi te w dużym stopniu ułatwiają odszukanie właściwych pomocy naukowo-informacyjnych stosowanych w archiwach. Każde archiwum, w tym i wojskowe, udostępnia akta również i dla celów prywatnych. W takiej sytuacji zezwolenie na korzysta nie z akt wydaje szef Centralnego Archiwum Wojskowego w stosunku do akt tam przechowywanych, lub dowódca, któremu archiwum podlega w stosunku do akt przechowywanych w archiwum terenowym. Podstawą do wyrażenia zgody jest podanie złożone do archiwum, określające rodzaj materiałów, o które zainteresowany wnioskuje, temat pracy i jej chronologiczne granice oraz cel i formę udostępnienia. Omówione formy udostępnienia przyjęte są w stosunku do ogólnego wytworu kancelaryjnego danych jednostek wojskowych, których akta przekazane zostały, zgodnie z obowiązującymi przepisami, do archiwum centralnego lub terenowego. Inaczej postępuje się z materiałami archiwalnymi o charakterze osobistym, korespondencją osób żyjących oraz depozytami. Wszystko to udostępnia się w pracowni naukowej archiwum, jednak tylko za zgodą zainteresowanych osób i instytucji lub dopiero po upływie terminu zastrzeżonego przez te osoby i instytucje. W archiwach wojskowych ustalona została też zasada, że przechowywane teczki akt personalnych można udostępnić tylko dla celów urzędowych i naukowobadawczych 3. 3 Akta personalne przechowywane w CAW udostępnia się m.in. autorom poszczegól- 7

4 Po uzyskaniu zezwolenia na korzystanie z wojskowych materiałów archiwalnych zainteresowany zapoznany zostaje z regulaminem pracowni, którego zobowiązuje się ściśle przestrzegać 4. Następnie, w oparciu o plan swej pracy, otrzymane pomoce naukowo-informacyjne będące w posiadaniu archiwum oraz wskazówki pracownika archiwum zajmującego się opracowaniem odpowiednich zespołów akt ustala, jakie materiały archiwalne mogą być pomocą w jego dociekaniach. Po tych czynnościach można zamówić właściwe akta. Ogólnie przyjęto że akta wydaje się z magazynu na podstawie rewersu, w którym wymienia się nazwę zespołu i sygnatury jednostek archiwalnych, co ustala badacz przy pomocy inwentarza 5. Do pracowni naukowej mogą być wydawane jedynie te materiały archiwalne, które zostały opracowane, a ich stan fizyczny jest właściwy. Zgodnie z ogólnie przyjętą praktyką szef (kierownik) archiwum wojskowego może odmówić udostępnienia wojskowych materiałów archiwalnych właśnie ze względu na ich stan zachowania czy nieuporządkowania. Zaleca się również korzystanie z mikrofilmów lub fotokopii akt interesujących badacza jeżeli takowe archiwum posiada. Każdy, kto otrzymał zezwolenie na korzystanie z wojskowych materiałów archiwalnych może sporządzać notatki, wyciągi z akt i odpisy dokumentów 6. Korzystający w pracowni może także zamawiać na koszt własny w archiwum wojskowym, posiadającym odpowiednie urządzenie, odbitki fotograficzne i mikrofilmy archiwaliów, jednak dopiero po uprzednim złożeniu szefowi (kierownikowi) archiwum wojskowego wykazu zawierającego wyszczególnienie wojskowych materiałów archiwalnych będących przedmiotem zainteresowania. Osoby korzystające z akt przechowywanych w archiwach w każdym wypadku obowiązane są do złożenia jednego egzemplarza wydawnictwa lub pracy doktorskiej i habilitacyjnej opartych na wojskowych materiałach archiwalnych nych haseł opracowywanych dla Redakcji Polskiego Słownika Biograficznego oraz wydawnictw encyklopedycznych. 4 Wykroczenie przeciwko regulaminowi pracowni naukowej może pociągnąć za sobą pozbawienie prawa korzystania z materiałów. Równocześnie w archiwach wojskowych przyjęto zasadę, że przerwa w korzystaniu z wojskowych materiałów archiwalnych nie może być dłuższa niż sześć miesięcy. Po tym okresie traci swoją ważność udzielone zezwolenie. 5 W większości archiwów zezwala się na zamówienie jednorazowo do pięciu teczek akt. 6 Na prośbę zainteresowanego (jako zlecenie) pracownicy archiwum mogą wykonywać kwerendy naukowe oraz sporządzać odpisy i wyciągi z akt poszczególnych zespołów. 8

5 w archiwum, z którego zasobu korzystano w głównej mierze. Obowiązek ten nie dotyczy publikacji zamieszczonych w czasopismach i pracach zbiorowych. Archiwalia wojskowe powstałe do końca 1945 roku udostępnia się również instytucjom i obywatelom państw obcych, w zakresie uznanym za słuszny przez szefa instytucji. Obowiązuje jednak zasada, że korzystanie z wojskowych archiwaliów przez, instytucje i obywateli państw obcych odbywać się może tylko w siedzibie Centralnego Archiwum Wojskowego i po uzyskaniu zezwolenia na udostępnienie akt oraz przebywanie na jego terenie, wydanego przez upoważnione do tego organa wojskowe. Po spełnieniu wstępnych warunków samo udostępnienie wojskowych materiałów archiwalnych i bezpośrednie ich wykorzystanie w pracowni naukowej CAW przez instytucje i obywateli państw obcych odbywa się na zasadach, jak dla osób zamieszkałych w kraju. 2. WYPOŻYCZANIE WOJSKOWYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Ogólnie przyjęto, że korzystanie z akt winno odbywać się w pomieszczeniu danego archiwum. Jednak w uzasadnionych przypadkach szef (kierownik) archiwum wojskowego może udzielić zezwolenia na terminowe wypożyczenie archiwaliów dla celów naukowo-badawczych lub urzędowych przez instytucje i jednostki wojskowe. Dla samych celów naukowo-badawczych wojskowe archiwalia niekiedy wypożyczane są innym archiwom wojskowym i cywilnym. Archiwa wojskowe wypożyczają przechowywane akta dla celów urzędowych przede wszystkim jednostkom, które akta te wytworzyły jednak, w każdym wypadku na podstawie pisemnego zapotrzebowania lub upoważnienia dowódcy jednostki; natomiast innym jednostkom i instytucjom tylko za zgodą dowódcy, któremu archiwum podlega. W praktyce archiwalnej przyjęta jest zasada, że materiały źródłowe wypożycza się ponadto: organom wymiaru sprawiedliwości, Milicji Obywatelskiej i Wojskowej Służbie Wewnętrznej, organom kadrowym i finansowym MON, urzędom i instytucjom państwowym na podstawie pisemnego zapotrzebowania kierowników (szefów) tych urzędów (instytucji). Wypożyczane są też akta sądowe spraw karnych, jednak dopiero po uzyskaniu zgody dowódcy, które- 9

6 mu archiwum podlega oraz po zasięgnięciu opinii organu służby sprawiedliwości właściwego dla szczebla dowództwa, któremu archiwum podlega. Akta wypożycza się również: sądom dla okazania w postępowaniu sądowym, organom śledczym w toku prowadzenia dochodzeń, organom kontroli przy badaniu działalności jednostek (instytucji) wojskowych i osób urzędowych przez komórki wyższego szczebla, organom kadrowym i finansowym MON dla ustalania służby wojskowej lub uposażenia emerytalnego b. żołnierzy zawodowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi organom wymiaru sprawiedliwości, Milicji Obywatelskiej i Wojskowej Służbie Wewnętrznej, organom kadrowym i organom kontroli wypożycza się na zewnątrz akta w oryginałach; natomiast w innych przypadkach ich fotokopie lub mikrofilmy. Wypożyczenie akt na zewnątrz we wszystkich wypadkach czynione winno być z dużą rozwagą; w zasadzie może ono nastąpić tylko wtedy, gdy praca nad materiałem archiwalnym ze względu na swój charakter (np. wskutek koniecznego pośpiechu, dużej odległości od archiwum przechowującego dane akta) nie może być należycie przeprowadzona w samym archiwum, lub też kiedy zachodzi uzasadniona konieczność udokumentowania postępowania oryginałami. Korzystanie z akt wypożyczonych z archiwum wojskowego może odbywać się wyłącznie w pracowni naukowej, jeżeli takowa istnieje lub w pomieszczeniach służbowych jednostki (instytucji), która akta wypożyczyła. Jednostki (instytucje) wypożyczające akta ponoszą pełną odpowiedzialność za ich całość, należyte przechowanie i terminowy zwrot. Wśród materiału napływającego do wszystkich archiwów, w tym i wojskowych, często znajdują się osobiste dokumenty obywateli o charakterze ewidencyjnopersonalnym, jak: świadectwa szkolne (dyplomy), metryki i wyciągi z akt stanu cywilnego (urodzenia, ślubu), które niekiedy były załącznikami do podań osób podejmujących pracę w jednostkach (instytucjach). W myśl ogólnie przyjętej zasady tego typu dokumentacja może być zwrócona zainteresowanym. Inaczej jednak rzecz się ma z dokumentami, które zostały skonfiskowane lub oficjalnie odebrane przez odpowiednie organa władzy. W takich wypadkach te materiały na zawsze pozostają w archiwum, zwrotowi nie podlegają. Stwierdzić należy, że taka metoda postępowania z dokumentami osobistymi ma swoje odbicie również w praktyce archiwów zagranicznych 7. 7 Por.: K.G. M i t i a j e w, Teoria i praktyka pracy archiwalnej, Warszawa 1954, s

7 3. WYDAWANIE INFORMACJI, ODPISÓW, WYCIĄGÓW I POŚWIADCZEŃ SŁUŻBY WOJSKOWEJ Obok bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych lub ich wypożyczania na zewnątrz, archiwa wojskowe wydają także informacje na piśmie, wyciągi z dokumentów lub ich odpisy względnie fotokopie czy mikrofilmy dokumentów. Informacja archiwalna określa jakie zespoły akt jednostek wojskowych lub dokumenty zachowały się w archiwum oraz metody ich wykorzystania. Może również zawierać stwierdzenie o braku akt do poszczególnych zagadnień. Wydawanie zaświadczeń, wyciągów i odpisów dokumentów o przebiegu służby wojskowej, historii chorób, jak również ewidencji bezpowrotnych strat, może nastąpić na wniosek jednostek wojskowych, organów władzy i administracji państwowej oraz poszczególnych zainteresowanych osób. Dokumenty te archiwa wojskowe wydają na podstawie składanych na piśmie zapytań i podań zainteresowanych instytucji lub osób. Zapytania te powinny zawierać wszystkie elementy niezbędne do przeprowadzenia poszukiwań i odnalezienia żądanych dokumentów, a w szczególności dokładne dane personalne, informacje o czasie i miejscu (np. o przebiegu służby wojskowej lub chorobach i leczeniu, dokładne podanie nazwy lub numeru jednostki, szpitala, miejsca i daty). Podanie powinno wymieniać cel jakiemu żądana informacja, odpis czy wyciąg mają służyć. Poszukiwania źródeł, przy pomocy których załatwiane są sprawy, odbywa się na podstawie danych zawartych w podaniu i przy wykorzystaniu pomocy naukowo-informacyjnych, które znajdują się w archiwum. Archiwa wojskowe udzielają informacji lub wydają odpowiednie odpisy, wyciągi i zaświadczenia dla instytucji i osób, które pełniły służbę; lub pracowały w jednostkach i instytucjach wojskowych od roku Dla zainteresowanych ważne jest. to, że wszelkich informacji udziela i wydaje zaświadczenia o przebiegu służby wojskowej za lata tylko Centralne Archiwum Wojskowe. Archiwa wojskowe nie udzielają żadnych innych wiadomości poza zawartymi w dokumentach i dotyczącymi przedmiotu sprawy. Do informacji pisze K.G. Mitiajew nie mogą być włączane jakiekolwiek konkluzje i uogólnienia co do istoty podanych wiadomości. Należy pamiętać, że za treść wiadomości podanych w informacji (odpis, wyciąg, fotokopia) na podstawie dokumentów przechowywanych w archiwum, to ostatnie nie ponosi odpowiedzialności, ponieważ in- 11

8 formacja stwierdza jedynie fakt znajdowania się tych czy innych wiadomości w dokumentach 8. Wydawane informacje przez archiwa wojskowe muszą być zgodne z treścią podaną w dokumentach. Archiwiści nie nanoszą we własnym zakresie jakichkolwiek poprawek literowych czy też cyfrowych na dokumentach archiwalnych. Wydawane przez archiwum wojskowe odpisy, wyciągi, zaświadczenia muszą być w pełni zgodne z dokumentem przechowywanym w danym zespole archiwalnym. Udostępnianie wojskowych materiałów archiwalnych w formie omawianej wyżej jest jedną z dalszych form w zakresie udostępniania i korzystania z archiwaliów. Należy stwierdzić, że ogólnie stosowana jest też zasada sporządzania fotokopii, mikrofilmów, wyciągów oraz odpisów dokumentów przechowywanych w archiwach wojskowych, o co często zgłaszają się z prośbą jednostki wojskowe przy urządzaniu sal historii, jak też instytucje dla celów urzędowych oraz osoby prywatne dla uzupełnienia dokumentacji osobistej. W każdym z tych wypadków musi być jednak przedstawione odpowiednie uzasadnienie potrzeby wykonania tego. 4. INNE FORMY UDOSTĘPNIANIA ARCHIWALIÓW WOJSKOWYCH Wojskowe materiały archiwalne mające znaczenie historyczne udostępnia się również dla użytkowania w celach agitacji i propagandy. Formy ich wykorzystania są rozmaite np. przez: organizowanie wystaw i pokazów archiwalnych, które urządza się zarówno w archiwum jak i poza nim 9, publikowanie w czasopismach informacji o zawartości przechowywanych zespołów archiwalnych, wykorzystywanie w audycjach radiowych i telewizyjnych, omawianie w różnych pogadankach związanych z dziejami wojska. Inną formą jest organizowanie wykładów i odczytów o treści historycznej, z podaniem bazy źródłowej. Ponadto ostatnio 8 K.G. M i t i a j e w, op.cit., s Na wystawach i pokazach archiwalnych oryginały dokumentów znajdujących się w archiwach zastępuje się w zasadzie fotokopiami. Oryginalne materiały archiwalne mogą być udostępnione dla celów wystawowych jedynie w specjalnie uzasadnionych przypadkach podyktowanych względami politycznymi, naukowymi lub kulturalnymi. Problem ten reguluje Zarządzenie NDAP nr 18 z dnia roku Por. też: M. H u s a r s k a, Kopie czy oryginały na wystawach archiwalnych i bibliotecznych, Archeion nr 24, 1955; M. H u s a r s- k a, I. S a d u r s k a, Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych, Warszawa 1968, s. 28 i

9 stosowaną formą zbliżania wojskowych materiałów archiwalnych do zainteresowanych są specjalne zajęcia dydaktyczne organizowane na terenie CAW przede wszystkim dla słuchaczy uczelni wojskowych. W tych zajęciach duży nacisk kładzie się na omówienie metod korzystania z archiwaliów i sposób prowadzenia poszukiwań źródłowych. Ponadto informuje się o aktach do poszczególnych tematów interesujących słuchaczy. Jeszcze inną metodą udostępniania wojskowych materiałów archiwalnych jest ich drukowanie 10. Publikowanie źródeł archiwalnych, ostatnio szeroko stosowane, w dużym stopniu umożliwia ich szerokie udostępnienie. Wydane w postaci książkowej archiwalia do poszczególnych zagadnień lub okresów historycznych, znaleźć się mogą w każdej bibliotece. Ponadto zainteresowani nie muszą prowadzić uciążliwych i długotrwałych poszukiwań w zasobach aktowych. Ważnym elementem jest i to, że drogą publikacji w dużym stopniu zabezpiecza się pod względem fizycznym przynajmniej część archiwaliów. * * * Omówiono tylko niektóre formy udostępniania akt przyjęte w archiwach wojskowych. Trwają jednak badania nad wprowadzeniem innych sposobów. Jednym z nich jest mikrofilmowanie zespołów akt oraz udostępnianie źródeł w te formie. Chociaż ta forma nie jest jeszcze szeroko rozwinięta, to jednak należy sądzić, że w niedalekiej przyszłości coraz częściej będzie trzeba z niej korzystać 11. Do tego też zmierzają właśnie starania służby archiwalnej w wojsku. 10 Dotychczas Centralne Archiwum Wojskowe wraz z Wojskowym Instytutem Historycznym wydało drukiem cztery tomy materiałów źródłowych dotyczących organizacji i działań bojowych ludowego Wojska Polskiego w latach (t. 1, Warszawa 1958; t. 2, cz. 1 i 2, Warszawa 1962; t. 3, Warszawa 1965; t. 4, Warszawa 1963). Omówienie poszczególnych tomów tego wydawnictwa por.: Archeion nr 43, 1966, s ; nr 44, 1966, s ; nr 48, 1968, s oraz Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, 1969, s Problemy te porusza K. W e y m a n, Zastosowanie mikrofilmu w praktyce, Archiwista nr 2 (17), 1969, s