Zapytanie ofertowe nr 69/276/2014

Transkrypt

1 Gdańsk, dnia 17 lipca 2014 r. dotyczy: Wniosek nr WND-POKL /12 Zapytanie ofertowe nr 69/276/2014 W imieniu Zamawiającego - Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk (Olivia Business Centre Olivia Gate), wpisanej do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , występującej w partnerstwie z Liderem partnerstwa: Gdańskim Klastrem Budowlanym - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni przy ul. Świętojańskiej 114, lok. 6, Gdynia, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , realizując zasadę konkurencyjności zapraszamy do złożenia oferty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr konkursu POKL/2.1.1/2012/HR, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, na następujący przedmiot zamówienia: Najem sal konferencyjno-wykładowych oraz zakwaterowanie wraz z zapewnieniem wyżywienia dla uczestników szkoleń w ramach projektu szkoleniowego Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego (CPV: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe, Hotelarskie usługi noclegowe, Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów) Usługi muszą być świadczone na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska w ośrodku hotelowo-szkoleniowym położonym w cichej lokalizacji. W skład usługi wchodzi zapewnienie: 1. najmu sal konferencyjno-wykładowych (sal szkoleniowych), 2. całodziennego wyżywienia uczestników szkoleń, 3. zakwaterowania (noclegów) w pokojach jednoosobowych. W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu jako organizatorowi szkoleń zorganizowanie pełnego zaplecza usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjnowykładowych, tj. wynajem sal konferencyjno-wykładowych wraz z zapewnieniem wyżywienia w formie bufetu w trakcie trwania zajęć, tzn. dwóch przerw kawowych oraz lunchu dla uczestników szkoleń, a także zakwaterowania (noclegów) oraz wyżywienia w postaci śniadań i kolacji w terminie wrzesień 2014 marzec 2015 roku. Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert na poszczególne rodzaje usług w ramach przedmiotu zamówienia. Szczegółową planowaną ilość dni najmu sal szkoleniowych, ilości racji wyżywienia całodziennego uczestników szkoleń oraz dni zakwaterowania zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania. Ilość ta może ulec faktycznemu odchyleniu ze względu na nieobecność poszczególnych uczestników szkoleń. Łącznie w ramach przedmiotu zamówienia objętego niniejszym postępowaniem przewidziane jest zapewnienie wynajmu 2 sal konferencyjno-szkoleniowych w jednym ośrodku hotelowo-szkoleniowym (w sumie 48 dni szkoleniowych w terminie trwania umowy), wyżywienia całodziennego przewidzianego łącznie maksymalnie dla 340 osób, a także zakwaterowania na orientacyjnym poziomie 340 noclegów (dla 340 osób). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 Zajęcia odbywać się będą w cyklu szkoleniowym po 2 dni w dniach roboczych tygodnia od poniedziałku do piątku w zależności od potrzeb organizacyjnych Zamawiającego w grupach po około od 5 do 20 osób plus trener/lub dwóch trenerów. W jednym terminie mogą być organizowane szkolenia jednocześnie dla dwóch grup. Szkolenia odbywać się będą w okresie: wrzesień 2014 marzec 2015 roku. Konkretne terminy dla danych edycji szkoleń oraz ilości jednostek usług, w tym noclegów, będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń. Dodatkowo Wykonawca zapewnia i kalkuluje w cenie wyżywienia całodziennego dla uczestników szkoleń wyżywienie w postaci bufetu (przerwy kawowej i lunchu na każdy dzień szkoleniowy) dla trenerów w ilości każdorazowo po 1 porcji dla każdego trenera poszczególnej grupy szkoleniowej na daną grupę w każdym dniu szkolenia. Pozostałe warunki umowy zawarte są w Załączniku nr 5 do niniejszego Zapytania (wzór umowy). W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia zamówienia uzupełniające udzielonego w wyniku zastosowania niniejszego Zapytania na usługi objęte umową z Wykonawcą do wysokości 50% wartości określonej w umowie z Wykonawcą. Wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia: Wymogi co do sal konferencyjno-wykładowych (szkoleniowych): Sale winny się znajdować na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska w ośrodku hotelowo-szkoleniowym, w którym zakwaterowani są uczestnicy szkoleń, położonym w cichej lokalizacji. Przy obiekcie, w którym odbywać się będą szkolenia, winien znajdować się parking dla wszystkich uczestników. Mile widziane są usprawnienia dla osób niepełnosprawnych w obiekcie. Zajęcia szkoleniowe odbywać się będą przez 2 dni (w tygodniu roboczym w przedziale od poniedziałku do piątku). Szkolenia odbywać się będą przez 2 dni w dniach roboczych tygodnia od poniedziałku do piątku w godz.: od 9.30 do w pierwszym dniu szkolenia, a od 8:00 do 16:00 w drugim dniu szkolenia w zależności od potrzeb organizacyjnych Zamawiającego. Wykonawca winien dysponować łącznie w jednej lokalizacji dwiema salami szkoleniowymi spełniającymi wymogi Zamawiającego o wielkości i w ilości takiej, aby zrealizować odbywające się jednocześnie dwa szkolenia dla dwóch około od 5 do 20-osobowych grup i ich trenerów w dwóch salach o powierzchni użytkowej minimum m² każda sala, w terminach, rozkładzie i częstotliwości wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania. Wszystkie sale szkoleniowe muszą: - posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać dobre oświetlenie sztuczne, - być czyste i estetyczne (neutralny kolor ścian), - spełniać wymogi polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe, - być ciche w sposób niezakłócający przeprowadzenie szkolenia i zapewnienie koncentracji uczestników szkoleń, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, - posiadać dostęp do internetu bezprzewodowego, - posiadać zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć szkoleń, We wszystkich salach szkoleniowych musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla wszystkich uczestników szkoleń, w tym w podkowę. Wykonawca w cenie oferty wynajmu zapewnia Zamawiającemu sprawny projektor multimedialny, ekran, flipchart, papier i mazaki, ewentualnie tablica suchościerna. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 Sale muszą być bezwzględnie dostępne dla Zamawiającego w terminach i w układzie liczebno-metrażowym wskazanym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania. Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania szkoleń do oznakowania sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami Projektu. Zamawiający dostarczy Wykonawcy ponadto na cały czas trwania usługi banery informujące o dofinansowaniu szkoleń zgodnie z wymogami Projektu, które Wykonawca będzie każdorazowo wystawiał w trakcie zajęć. Wykonawca po zakończeniu umowy zwróci banery Zamawiającemu. UWAGA: Zamawiający w trosce o należyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie sal szkoleniowych, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienia sprawdzenia Zamawiającemu jakości sal, oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wymogi co do całodziennego wyżywienia: W skład całodziennego wyżywienia wchodzą: dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, owoce, świeże ciastka), lunch w formie szwedzkiego stołu (obiad z napojami), kolacje (przygotowane dla całej grupy pierwszego dnia szkolenia). W skład lunchu winno wchodzić: ciepła zupa i główne danie na ciepło oraz napoje. Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie. Ilość porcji mięsnych i wegetariańskich będzie przekazywana przez Zamawiającego w formie zlecenia przed danym szkoleniem. W skład całodziennego wyżywienia nie wchodzi alkohol ani śniadania, które winny być zapewnione w usłudze hotelowej nocleg ze śniadaniem. Przerwa kawowa powinna być zapewnione w miejscu szkolenia (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie). Wykonawca w trakcie trwania dnia szkoleniowego zapewni personel, który przygotuje estetyczne podanie każdorazowej przerwy kawowej oraz lunchu oraz posprząta po zakończeniu przerwy kawowej i lunchu. Wymogi co do zakwaterowania (noclegów). Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelowych w obiekcie, położonym w cichej lokalizacji na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska, którego pokoje spełniają wymogi hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego oraz który ma możliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyżywienie oraz pomieścić jednorazowo minimum 42 osoby. Wyposażenie pokoi hotelowych musi spełniać wszystkie warunki hotelu, co najmniej 3-gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów 2 ust.2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 ze zm.). Noclegi odbędą się w tygodniu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku (po 1 nocleg dla każdego uczestnika szkoleń w danym dwudniowym cyklu szkoleniowym). W skład usługi noclegu wchodzi śniadanie drugiego dnia szkolenia nocleg ze śniadaniem. Przy obiekcie, w którym odbywać się będą szkolenia, winien znajdować się parking dla uczestników. Mile widziane są usprawnienia dla osób niepełnosprawnych w obiekcie. Świadczenie w/w usług hotelowych obejmuje noclegi w pokojach jednoosobowych. Dopuszczalne są także pokoje dwuosobowe, o ile będą przeznaczone dla 1 osoby i w cenie pokoju jednoosobowego. Zakwaterowanie uczestników powinno być zapewnione w miejscu szkolenia (w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umożliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). UWAGA: Zamawiający w trosce o należyte wykonanie Projektu zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie obiektu hotelowego, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienia sprawdzenia Zamawiającemu obiektu, oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wykluczenie podmiotów powiązanych z postępowania: Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim oraz Liderem projektu osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym (lub odpowiednio Liderem Projektu) lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, osobowo lub kapitałowo, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W ofercie Wykonawca winien złożyć oświadczenie o braku w/w powiązań, według Załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania. Celem złożenia wiarygodnego oświadczenia Zamawiający informuje, że: - Zarząd Zamawiającego tworzą osoby: Wojciech Rybowski, Krzysztof Balcerzak i Andrzej Popadiuk. - Zarząd Lidera Projektu tworzą osoby: Janina Cudzik, Józef Kisielewski, Tomasz Balcerowski, Adam Roszczyk i Maciej Waniewski. - Osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy są: Krystyna Połubińska, Wojciech Toda i Ewa Morawska. Warunkiem udziału oferty w ocenie jest: 1. dysponowanie obiektem hotelarskim położonym w cichej lokalizacji na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska, co najmniej 3 gwiazdkowym oraz mogącym pomieścić jednorazowo minimum 42 osoby, z możliwością zapewnienia gościom całodziennego wyżywienia oraz dysponowanie minimum 2 salami szkoleniowymi, spełniającymi wymagania Zamawiającego opisane w Zapytaniu ofertowym, o powierzchni użytkowej minimum m² każda sala, znajdującymi się w miejscu zakwaterowania (w obiekcie hotelarskim lub jego bezpośrednim sąsiedztwie umożliwiającym niekłopotliwe szybkie przejście) (ocena w oparciu o oświadczenie i dokumenty), 2. niepodleganie wykluczeniu z postępowania jako podmiot powiązany (ocena w oparciu o oświadczenie), 3. zaakceptowanie Wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania (ocena w oparciu o oświadczenie), 4. wyrażenie zgody na przesunięcie cen za realizację poszczególnych usług (najem oraz wyżywienie) w ramach ogólnej ceny oferty (o ile zaoferowana cena będzie przekraczała w danym rodzaju usługi limity Wniosku o dofinansowanie Projektu) (ocena w oparciu o oświadczenie). Kryterium wyboru są: 1. cena 80%, 2. udokumentowane (tj. potwierdzone referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi) doświadczenie Wykonawcy w należytej realizacji usług najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia liczone według ilości dni szkoleniowych 20% Punkty za cenę będą obliczane wg następującego wzoru: najniższa cena oferty liczba punktów = x 100 x 80 % cena badanej oferty Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Cena za wynajem którejkolwiek z dwóch sal szkoleniowych winna być uśredniona i jedna niezależnie od sali. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo, z uwzględnieniem należnego podatku VAT dla poszczególnego rodzaju usług osobno i podliczona zbiorczo dla całości zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. UWAGA: Zamawiający ma - w ramach Wniosku o dofinansowanie Projektu sztywno skalkulowane kwoty na sfinansowanie danych pozycji stawki żywieniowej za 1 porcję wyżywienia całodziennego przypadającą na 1 uczestnika, z uwzględnieniem kolacji oraz ceny za najem sali za 1 dzień szkoleniowy i 1 nocleg. W związku z kompleksową realizacją usługi oraz wskazaniem ceny dla całego przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wyrażenia zgody na przesunięcia cen za realizację danych pozycji stawki żywieniowej za 1 porcję, z uwzględnieniem kolacji oraz ceny za najem za 1 dzień szkoleniowy i 1 nocleg w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty (o ile zaoferowana cena będzie przekraczała w danym rodzaju usługi limity Wniosku o dofinansowanie Projektu). Punkty za doświadczenie w realizacji usług najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia liczone według ilości dni szkoleniowych będą obliczane wg następującego wzoru: ilość dni szkoleniowych wykazywana w badanej ofercie liczba punktów = x 100 x 20 % najwyższa ilość dni szkoleniowych wykazywana spośród złożonych ofert Ocena za udokumentowane doświadczenie w należytej realizacji najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia dokonywana będzie w oparciu o zadeklarowaną w Wykazie usług ilość dni szkoleniowych zrealizowanych przez Wykonawcę w ramach usług najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia dla grup zorganizowanych, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności Wykonawcy jest krótszy to z tego okresu, udokumentowanych referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi (ocena w oparciu o oświadczenie wykaz usług z załączonymi dokumentami potwierdzającymi). UWAGA: Do uzyskania punktów za doświadczenia wymagane jest załączenie referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi. Ocenie w kryterium: udokumentowane doświadczenie Wykonawcy w należytej realizacji usług najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia, będą podlegały jedynie usługi zadeklarowane w Wykazie usług, które jednocześnie zostaną potwierdzone załączonymi referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (punkty uzyskane za kryterium: CENA+DOŚWIADCZENIE) zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. Oferta z załącznikami winna być złożona na druku załączonego Formularza do dnia 1 sierpnia 2014 r. godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy AL. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk, (Olivia Business Centre Olivia Gate), pokój nr 7, II piętro osobiście lub przez doręczyciela. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem tematu, którego postępowanie dotyczy: Oferta na najem sal konferencyjno-wykładowych oraz zakwaterowanie wraz z zapewnieniem wyżywienia dla uczestników szkoleń w ramach projektu szkoleniowego Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego Nr wniosku:. WND-POKL /12 nie otwierać przed 1 sierpnia 2014 r. godz. 13:15 W przypadku braku tej informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. omyłkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 Otwarcie ofert nastąpi dnia 1 sierpnia 2014 r. o godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk (Olivia Business Centre Olivia Gate), pokój nr 7, II piętro. Oferta winna zawierać: 1. wypełniony Formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania (w oryginale), 2. kolorowe zdjęcia obiektu hotelarskiego oraz sal szkoleniowych wraz ze szczegółowym opisem dwóch sal szkoleniowych, które Wykonawca proponuje celem realizacji niniejszego zamówienia, w tym opisem położenia, adresu oraz standardu sal szkoleniowych, ilości, metrażu, wyposażenia, dostępu do Internetu - adekwatnie do wymogów Zamawiającego, 3. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zapytania (w oryginale), 4. aktualny (nie starszy niż 6 miesięcy) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub odpis z KRS Wykonawcy lub wydruk z systemu KRS lub innego rejestru ewidencyjnego Wykonawcy (o ile nie jest zarejestrowany w ewidencji działalności gospodarczej lub rejestrze KRS) oryginał lub kopia (nie dotyczy wydruku z CEDG lub z systemu KRS), 5. pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie 4 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w oryginale lub kopii, potwierdzonej za zgodność przez Wykonawcę, 6. dodatkowo celem uzyskania punktów za udokumentowane doświadczenie należy załączyć wypełniony Wykaz zrealizowanych usług najmu sal konferencyjno-wykładowych z zapewnieniem wyżywienia, wykonanych na rzecz zorganizowanych grup szkoleniowych, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności Wykonawcy jest krótszy to z tego okresu (w oryginale), wraz z załączeniem referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność przez Wykonawcę), 7. dodatkowo dla podmiotów ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, wówczas ich potencjał sumuje się. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych składa każdy z Wykonawców. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez tego Wykonawcę. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny zostać w ofercie wyraźnie oznaczone zastrzeżeniem Wykonawcy, pod rygorem uznania, że stanowią one informacje jawne. Oferta nie spełniająca warunków postępowania lub wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu, z zastrzeżeniem, że w wypadku braku wymaganych dokumentów załączonych do oferty wskazanych w punktach 2-5 i 7 powyżej, Zamawiający wezwie Wykonawcę jednorazowo do uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie. W razie braku uzupełnienia wymaganych dokumentów, oferta ulega odrzuceniu. Uzupełnienie nie dotyczy Formularza oferty ani Wykazu usług oraz dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług jako elementu oferty. Zamawiający jest uprawniony do żądania od Wykonawcy wyjaśnień, co do treści złożonej oferty oraz złożonych dokumentów i oświadczeń. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 W pozostałym aniżeli oferta (i jej uzupełnienie) zakresie, w niniejszym postępowaniu dopuszczalna jest forma elektroniczna i faxu. Wszelkie informacje można uzyskać pod numerami: w.,323./fax , w.toda@gfkm.pl Osobą wyznaczona do kontaktów jest: Wojciech Toda. Oferta podlega także odrzuceniu, jeżeli: 1) jest niezgodna z przepisami; 2) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, w szczególności nie spełnia wymogów formalnych określonych w zapytaniu ofertowym lub wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu; 3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 6) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Powodem do odrzucenia oferty może także być podanie ceny przewyższającej zaplanowany budżet Projektu dla całego przedmiotu zamówienia, a także brak zgody Wykonawcy na przesunięcie cen za realizację danych elementów usługi w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty, chyba że Wykonawca zmieści się kwotowo we wszystkich poszczególnych pozycjach kosztowych. W wypadku braku zgody Wykonawcy na przesunięcie cen za realizację danych pozycji stawki żywieniowej za 1 porcję całodziennego wyżywienia, z uwzględnieniem kolacji, ceny za najem za 1 dzień szkoleniowy i 1 nocleg w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty w ramach ogólnej ceny oferty, po wyborze oferty, wybrana będzie kolejna oferta posiadająca największą ilość punktów spośród pozostałych złożonych i nieodrzuconych ofert. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa zaplanowany budżet Projektu dla całego przedmiotu zamówienia, Zamawiający, w zależności od możliwości finansowych Projektu, może odrzucić oferty o cenach przewyższającej zaplanowany budżet Projektu lub: - wybrać najkorzystniejszą ofertę oraz podjąć z wybranym Wykonawcą negocjacje cenowe do kwoty zaplanowanego budżetu Projektu, a jeżeli negocjacje nie przyniosą skutku odstąpić od podpisania umowy, - wybrać najkorzystniejszą ofertę i jeżeli ma możliwość zwiększenia budżetu podpisać umowę zgodnie ze złożoną ofertą. Wysokość zaplanowanego budżetu będzie podana publicznie bezpośrednio przed otwarciem ofert. W razie modyfikacji treści niniejszego zapytania ofertowego Zamawiający poinformuje o takiej modyfikacji podmioty, do których skierowano zapytanie ofertowe oraz zamieści modyfikację na stronie internetowej i przedłuży termin składania ofert. O wyniku postępowania Zamawiający poinformuje wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieści wynik na swojej stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Załączniki: 1. Szczegółowa planowana ilość dni najmu sal szkoleniowych, ilość racji całodziennego wyżywienia oraz dni zakwaterowania 2. Formularz oferty 3. Wykaz wykonanych usług - wzór 4. Wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych 5. Wzór umowy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Szczegółowa planowana ilość dni najmu sal szkoleniowych, ilość racji wyżywienia całodziennego uczestników szkoleń oraz dni zakwaterowania (wrzesień 2014 marzec 2015 r.) Lp Rodzaj usług Ilość 1 Najem sali szkoleniowej o pow. minimum m² 48 dni szkoleniowych 2 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe, 340 porcji oraz lunch i kolacja) w pierwszym dniu szkolenia 3 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe, 340 porcji oraz lunch) w drugim dniu szkolenia 4 Noclegi pokoje jednoosobowe (ze śniadaniem) 340 noclegów Załącznik Nr 1 Uwagi: Zajęcia odbywać się będą w cyklu szkoleniowym po 2 dni, w dniach roboczych tygodnia od poniedziałku do piątku w zależności od potrzeb organizacyjnych Zamawiającego w grupach liczących po około od 5 do 20 osób plus trener/lub dwóch trenerów. W jednym terminie mogą być organizowane szkolenia jednocześnie dla dwóch grup. Dodatkowo Wykonawca zapewnia i kalkuluje w cenie bufetu tzn. przerw kawowych oraz lunchu dla uczestników szkoleń wyżywienie dla trenerów w ilości po 1 porcji dla każdego trenera na daną grupę w poszczególnym dniu szkolenia. Powyższe ilości szacunkowe i mogą ulec odchyleniu z przyczyn organizacyjnych. Konkretne terminy zostaną wyznaczone w ramach w/w okresu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 FORMULARZ OFERTY Załącznik nr , dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 69/276/2014 z dnia 17 lipca 2014 r.... / nazwa i adres Wykonawcy / numer telefonu... numer faksu... adres internetowy REGON:...NIP oświadczamy, że oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Lp Najem sal konferencyjno-wykładowych oraz zakwaterowanie wraz z zapewnieniem wyżywienia dla uczestników szkoleń w ramach projektu szkoleniowego Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego Rodzaj usług Cena za 1 usługę netto na dzień szkoleniowy /dla poz. 2-4 na 1 uczestnika Cena za 1 usługę brutto na dzień szkoleniowy /dla poz. 2-4 na 1 uczestnika Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 3 pomnożona przez ilość wskazaną w kolumnie 5 plus podatek VAT) Najem sali szkoleniowej/ 48 dni na dzień szkoleniowy 2 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe, oraz lunch i kolacja) w pierwszym dniu szkolenia/na dzień na uczestnika 340 porcji 3 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe i lunch) w drugim dniu szkolenia/na dzień na uczestnika 4 Nocleg - pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy w cenie jednoosobowego)/ na uczestnika ze śniadaniem 340 porcji 340 noclegów CENA OFERTY: (słownie:..) *Cena musi obejmować: a) wartość całego przedmiotu zamówienia b) podatek VAT c) bufet w postaci przerw kawowych oraz lunchu dla trenerów w ilości po 1 porcji dla każdego trenera na daną grupę w danym dniu szkolenia. UWAGA! CENY ZAOKRĄGLONE DO DWÓCH MIEJSC PO PRZECINKU Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 2. oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, 3. oświadczamy, że akceptujemy warunki umowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy według przedstawionego wzoru. 4. oświadczamy, że cena za wynajem sal szkoleniowych jest uśredniona i stała niezależnie od rodzaju sali, 5. oświadczamy, że dysponujemy obiektem hotelarskim położonym w cichej lokalizacji na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska co najmniej 3-gwiazdkowym oraz mogącym pomieścić jednorazowo minimum 42 osoby, z możliwością zapewnienia gościom całodziennego wyżywienia oraz dysponujemy minimum 2 salami szkoleniowymi, spełniającymi wymagania Zamawiającego opisane w Zapytaniu ofertowym, o powierzchni użytkowej minimum m² każda sala, znajdującymi się w miejscu zakwaterowania (w obiekcie hotelarskim lub jego bezpośrednim sąsiedztwie umożliwiającym niekłopotliwe szybkie przejście). 6. Miejsce obiektu hotelarskiego będzie następujące:. (podać miejsce i adres proponowanego obiektu hotelarskiego) 7. Miejsca sal szkoleniowych będą następujące:. (podać miejsca i adresy proponowanych sal szkoleniowych) 8. Odległość w/w obiektu hotelarskiego do Gdańska wynosi:.km (podać odległość) 9. W razie gdy łączna cena naszej oferty mieści się w budżecie, ale dane pozycje cenowe za realizację poszczególnych elementów usługi, przekroczą zaplanowany budżet, wyrażamy/nie wyrażamy* zgodę/y na to, żeby Zamawiający przesunął ceny za realizację danych pozycji stawki żywieniowej za 1 porcję, w tym z kolacją, 1 nocleg w ramach ogólnej ceny oferty, oraz ceny za najem za 1 dzień szkoleniowy w ramach ogólnej ceny oferty, tj. bez zmiany łącznej ceny oferty w ramach łącznej ceny oferty. 10. Oświadczamy, iż przyjmujemy do wiadomości, że w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy zaplanowany budżet Projektu dla całego przedmiotu zamówienia, Zamawiający, w zależności od możliwości finansowych Projektu, może odrzucić oferty o cenach przewyższającej zaplanowany budżet Projektu lub wybrać najkorzystniejszą ofertę oraz podjąć z wybranym Wykonawcą negocjacje cenowe do kwoty zaplanowanego budżetu Projektu, a jeżeli negocjacje nie przyniosą skutku odstąpić od podpisania umowy, bez możliwości zgłaszania przez tego Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń finansowych lub o zawarcie umowy. 11. oświadczamy, że nie podlegamy wykluczeniu z postępowania jako podmiot powiązany. 12. NUMER RACHUNKU BANKOWEGO WYKONAWCY: DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU ZE STRONY WYKONAWCY: a/ imię i nazwisko : b/ stanowisko : c/ numer telefonu :... d/ numer faksu : e/ *niepotrzebne skreślić /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10

11 Załącznik nr 3 pieczątka Wykonawcy... miejscowość i data O Ś W I A D C Z E N I E WYKAZ Wykaz zrealizowanych usług najmu sal konferencyjno-wykładowych wykonanych na rzecz zorganizowanych grup szkoleniowych wraz z zapewnieniem wyżywienia, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności L.p. Nazwa, adres i telefon Odbiorcy Wykonawcy jest krótszy to z tego okresu Szczegółowy opis usługi (podać usługi najmu sal konferencyjno-wykładowych wraz zapewnieniem wyżywienia) oraz czy były wykonywane na rzecz zorganizowanych grup szkoleniowych Ilość dni szkoleniowych (od 17 lipca 2011 r.) Terminy realizacji (termin rozpoczęcia /od 17 lipca 2011 r./ i termin zakończenia)... pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej * UWAGA: załączenie Wykazu oraz referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi nie jest bezwzględnie wymagane, ale jest punktowane w kryterium: udokumentowane doświadczenie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

12 ... pieczątka Wykonawcy Załącznik nr 4... miejscowość i data O Ś W I A D C Z E N I E o braku powiązań kapitałowych i osobowych Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: Najem sal konferencyjno-wykładowych oraz zakwaterowanie wraz z zapewnieniem wyżywienia dla uczestników szkoleń w ramach projektu szkoleniowego Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego (Zapytanie ofertowe nr 69/276/2014) oświadczam, że Wykonawca, którego reprezentuję, nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym ani też z Liderem projektu osobowo lub kapitałowo, przy przyjęciu, iż przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym, Liderem projektu lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub Lidera projektu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; a) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12

13 Załącznik nr 5 WZÓR UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG NAJMU SAL KONFERENCYJNO-WYKŁADOWYCH ORAZ ZAKWATEROWANIA WRAZ Z ZAPEWNIENIEM WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ W RAMACH PROJEKTU SZKOLENIOWEGO PARTNERSTWO W BIZNESIE NA PRZYKŁADZIE FIRM GDAŃSKIEGO KLASTRA BUDOWLANEGO zawarta w Gdańsku w dniu roku pomiędzy Gdańską Fundacją Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Aleji Grunwaldzkiej 472, Gdańsk, wpisaną do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , REGON: NIP: reprezentowaną przez: występującej w partnerstwie z Liderem partnerstwa: Gdańskim Klastrem Budowlanym - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni przy ul. Świętojańskiej 114, lok. 6, Gdynia, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , zwaną w dalszej części niniejszej umowy Zamawiającym, a... z siedzibą w... adres:... zarejestrowanym w...nip... REGON... reprezentowanym przez:... zwanym w dalszej części niniejszej umowy Wykonawcą. 1 Niniejsza umowa ma na celu realizację Umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartej w dniu r. pomiędzy Liderem partnerstwa a Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie (Numer projektu: WND POL /12), gdzie przez: a) Projekt rozumie się Projekt szkoleniowy pt.: Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów, b) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) - Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w Warszawie, c) Instytucja Pośrednicząca Minister Pracy i Polityki Społecznej, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, d) Instytucja Zarządzająca Minister Rozwoju Regionalnego, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji zorganizowanie pełnego zaplecza usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-wykładowych (szkoleniowych), tj. wynajem sal konferencyjnowykładowych wraz z zapewnieniem wyżywienia całodziennego w formie bufetu w trakcie trwania zajęć, tzn. dwóch przerw kawowych oraz lunchu dla uczestników szkoleń, a także wyżywienia w postaci śniadań i kolacji oraz zakwaterowania (noclegów), w ramach Projektu szkoleniowego pt.: Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów (CPV: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe, Hotelarskie usługi noclegowe, Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów). 2. Szkolenia będą odbywać się w okresie: wrzesień 2014 kwiecień 2015 roku 3. Szczegółową planowaną szacunkową ilość dni najmu sal szkoleniowych, ilość racji wyżywienia całodziennego z uwzględnieniem kolacji oraz dni zakwaterowania (Specyfikacja rzeczowo-ilościowa usługi) zawiera załącznik Nr 1 do niniejszej umowy. Ilość ta może ulec faktycznemu odchyleniu ze względu nieobecność uczestników szkoleń lub z uwagi na brak woli zakwaterowania uczestników szkoleń. 4. Konkretne terminy oraz ilości jednostek usług będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń. 5. Szkolenia odbywać się będą w cyklach szkoleniowch po 2 dni w dniach roboczych tygodnia od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.30 do w pierwszym dniu szkolenia, a od 8:00 do 16:00 w drugim dniu szkolenia w zależności od potrzeb organizacyjnych Zamawiającego w grupach po około od 5-20 osób plus trener. W jednym terminie mogą być organizowane szkolenia jednocześnie dla dwóch grup. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

14 6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu świadczonych usług, o których mowa w ust.1 zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami oraz w sposób zapewniający najwyższą jakość świadczonej usługi Usługi najmu sal szkoleniowych muszą być świadczone na terenie województwa pomorskiego w odległości około kilometrów od Gdańska tj. w. 2. Wykonawca winien dysponować minimum 2 salami szkoleniowymi w ośrodku hotelowo-szkoleniowym, dostępnymi jednocześnie przez dwa dni szkoleniowe w okresie wrzesień 2014 kwiecień 2015 roku. 3. Wykonawca winien dysponować łącznie salami szkoleniowymi spełniającymi wymogi Zamawiającego opisanymi w Zapytaniu ofertowym o wielkości i w ilości takiej, aby zrealizować następujące szkolenia w terminach, rozkładzie i częstotliwości wskazanym w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 4. Wszystkie sale szkoleniowe muszą: - posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać dobre oświetlenie sztuczne, - być czyste i estetyczne (neutralny kolor ścian), - spełniać wymogi polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe, - być ciche w sposób niezakłócający przeprowadzenie szkolenia i zapewnienie koncentracji uczestników szkoleń, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, - posiadać dostęp do internetu bezprzewodowego, - posiadać zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć szkoleń. 4. We wszystkich salach szkoleniowych musi znajdować się: odpowiednia liczba stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla wszystkich uczestników szkoleń, w tym w podkowę, projektor multimedialny, ekran, flipchart, papier i mazaki, ewentualnie tablica suchościerna. Sale szkoleniowe winny być ponadto schludne, czyste i estetyczne. 5. Sale muszą być bezwzględnie dostępne dla Zamawiającego w terminach i w układzie liczebno-metrażowym wskazanym w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 6. Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania szkoleń do oznakowania sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami Projektu. Zamawiający dostarczy Wykonawcy ponadto na cały czas trwania usługi banery informujące o dofinansowaniu szkoleń zgodnie z wymogami Projektu, które Wykonawca będzie każdorazowo wystawiał w trakcie zajęć. Wykonawca po zakończeniu umowy zwróci banery Zamawiającemu Wykonawca w trakcie dnia szkoleniowego zapewnia uczestnikom szkoleń - wraz z wynajmem sali konferencyjnowykładowej - obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą dziennie: dwie przerwy kawowe (gorąca kawa, gorąca herbata, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, owoce, świeże ciastka) oraz lunch (obiad) z napojami. W skład lunchu winno wchodzić: zupa lub zimne przekąski, główne danie na ciepło i napoje. Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie. Ilość porcji mięsnych i wegetariańskich będzie przekazana przez Zamawiającego w formie zlecenia bezpośrednio przed rozpoczęciem szkoleń. 2. Przerwa kawowa oraz lunch (obiad) powinny być zapewnione w miejscu szkolenia (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umożliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). 3. Dodatkowo w ramach wyżywienia całodziennego Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń w pierwszy dzień szkolenia kolacje przygotowane dla całej grupy. 4. Wykonawca zapewnia w ramach usługi uczestnikom szkoleń niezbędną ilość sztućców, zastawy stołowej oraz innych naczyń do podawania posiłków (szklanki, filiżanki, talerze głębokie, płytkie i deserowe, termosy). Wykonawca w trakcie trwania dnia szkoleniowego zapewni personel, który przygotuje estetyczne podanie każdorazowej przerwy kawowej oraz lunchu oraz posprząta po zakończeniu przerwy kawowej i lunchu. 5. W skład wyżywienia nie wchodzi alkohol Świadczenie usług zakwaterowania (noclegów), winno odbywać się w obiekcie hotelarskim, który ma możliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodzienne wyżywienie. Wyposażenie pokoi hotelowych musi spełniać wszystkie warunki hotelu, co najmniej 3 gwiazdkowego, w rozumieniu przepisów 2 ust.2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 ze zm.). 2. Świadczenie usług hotelowych musi nastąpić w obiekcie, położonym w zacisznej lokalizacji na terenie województwa pomorskiego w odległości kilometrów od Gdańska tj. w. 3. Świadczenie ww. usług hotelowych obejmuje noclegi w pokojach jednoosobowych. Dopuszczalne są także pokoje dwuosobowe, o ile będą przeznaczone dla 1 osoby i w cenie pokoju jednoosobowego. 4. Zakwaterowanie uczestników powinno być zapewnione w miejscu szkolenia (w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie umożliwiającym niekłopotliwe szybkie piesze przejście). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

15 5. Noclegi odbędą się w tygodniu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku (po 1 noclegu dla każdego uczestnika szkoleń w danym cyklu szkoleniowym). 6. Wykonawca w ramach usługi zakwaterowania zapewni uczestnikom szkoleń w drugi dzień szkolenia śniadanie rano Podstawą świadczenia usługi określonej w 2 jest zlecenie wystawione przez Zamawiającego, przekazane Wykonawcy drogą elektroniczną lub faxem najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem danego szkolenia (rezerwacja). 2. W sytuacjach wyjątkowych Wykonawca dopuszcza możliwość rezerwacji usług na podstawie zlecenia telefonicznego. Zlecenie takie musi zostać potwierdzone na piśmie w terminie 2 dni od dokonania zlecenia telefonicznego. 3. Wykonawca potwierdza (faxem lub mailem) przyjęcie rezerwacji w terminie 24 godz. od daty jej otrzymania. 4. Osobą odpowiedzialną za dokonywanie rezerwacji ze strony Zamawiającego jest 7 1. Zamawiający może anulować lub ograniczyć zlecenie bez konieczności uiszczania odszkodowania, pod warunkiem zachowania terminu 7 dni przed organizacją szkolenia. Wszelkie cofnięcia rezerwacji lub zmiany będą dokonywane na piśmie, przy czym decyduje data wysłania stosownego zawiadomienia przez Zamawiającego faxem lub elektronicznie. 2. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Wykonawcy o odwołaniu rezerwacji najpóźniej na 7 dni przed zaplanowanym terminem jej realizacji. W takim przypadku Wykonawca nie ponosi żadnych kosztów związanych z odwołaniem rezerwacji Wykonawca za wykonanie usługi opisanej w 2-5 niniejszej umowy otrzyma wynagrodzenie zgodnie z następującymi cenami jednostkowymi za jednostki faktycznie wykonane zgodnie z rezerwacją: Lp Rodzaj usług Cena za 1 usługę netto na dzień szkoleniowy /dla poz. 2-4 na 1 uczestnika Cena za 1 usługę brutto na dzień szkoleniowy /dla poz. 2-4 na 1 uczestnika Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 3 pomnożona przez ilość wskazaną w kolumnie 5 plus podatek VAT) Najem sali szkoleniowej/ 48 dni na dzień szkoleniowy 2 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe, oraz lunch i kolacja) w pierwszym dniu szkolenia/na dzień na uczestnika 340 porcji 3 Całodzienne wyżywienie uczestników szkoleń (2 przerwy kawowe i lunch) w drugim dniu szkolenia/na dzień na uczestnika 4 Nocleg - pokój jednoosobowy (ew. dwuosobowy w cenie jednoosobowego)/ na uczestnika ze śniadaniem 340 porcji 340 noclegów 2. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania stałych cen jednostkowych przez cały okres trwania umowy. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT nie mają wpływu na cenę brutto, która nie może ulec zmianie. Jednostkowe ceny brutto muszą być stałe. 3. Podane powyżej wynagrodzenie zawiera wszelkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia, w tym również koszt wyżywienia całodziennego - bufetu (przerwy kawowe i lunch) dla trenerów w ilości po 1 porcji na trenera danej grupy szkoleniowej na dzień, który jest skalkulowany w cenie porcji wyżywienia dla uczestników. 4. Zamawiający nie ponosi kosztów korzystania przez gości z minibarów, kosztów rozmów telefonicznych oraz dodatkowych usług hotelowych, o czym Wykonawca jest obowiązany poinformować gości. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

16 9 1. Zapłata za świadczone przez Wykonawcę usługi będzie dokonana na podstawie faktury VAT, płatnej po zrealizowaniu przez Wykonawcę zamówienia określonego w zleceniu i po dokonaniu jej odbioru przez Zamawiającego. 2. Należność regulowana będzie przelewem z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy... w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawcę. 10 Zamawiający ma obowiązek prawidłowego wystawiania zleceń, które zawierać muszą: a) liczbę osób korzystających z rezerwacji, b) zapotrzebowanie na zakwaterowanie, c) zapotrzebowanie na wyżywienie całodzienne i ilość osób, d) zapotrzebowanie na sale konferencyjno-wykładowe. 11 Wykonawca będzie przechowywał dokumentację związaną z wykonywaniem niniejszej umowy, w szczególności oryginały i kserokopie dokumentów, do 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający jej ochronę i nienaruszalność. 12 Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę w zakresie niezbędnym do realizacji Projektu na przetwarzanie danych osobowych jego jako przedsiębiorcy i jego pracowników, współpracowników i przedstawicieli, w tym zakresie Wykonawca niniejszym upoważnia Zamawiającego do przetwarzania udzielonych w trakcie realizacji niniejszej umowy danych osobowych, a także zobowiązuje się do uzyskania stosownych zgód na przetwarzanie danych osobowych W związku z realizacją Projektu - Partnerstwo w biznesie na przykładzie firm Gdańskiego Klastra Budowlanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, nr konkursu POKL/2.1.1/2012/HR, Wykonawca podda się kontroli dokonywanej przez uprawnione podmioty, w tym Zamawiającego i Instytucje, w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, w szczególności poprzez wgląd w dokumenty papierowe oraz elektroniczne, w tym także finansowe. 2. Wykonawcę obciąża udostępnienie Zamawiającemu, Instytucji lub innym upoważnionym organom, wszelkiej dokumentacji związanej ze szkoleniami zgodnie z zasadami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz wytycznymi Instytucji Pośredniczącej i Zarządzającej i Wytycznymi w zakresie wydatków kwalifikowanych, a także innej dokumentacji wymaganej decyzjami Instytucji lub organów państwowych Strony zobowiązują się do: a) traktowania wszystkich informacji dotyczących swoich przedsiębiorstw i personelu, w tym informacji handlowych, produkcyjnych, technicznych, technologicznych, organizacyjnych, finansowych, personalnych, a także uczestników szkoleń, uzyskanych w trakcie realizacji Projektu i niniejszej umowy, jako poufnych, chyba, że informacje te są powszechnie dostępne lub zostały podane do publicznej wiadomości w trybie nie powodującym naruszenia niniejszej klauzuli. b) wykorzystywania tych informacji wyłącznie w celach związanych z realizacją Projektu i niniejszej umowy; informacje te nie będą wykorzystywane w żadnym innym celu, a w szczególności w celu sprzecznym z interesem Stron umowy, a także uczestników szkoleń, oraz nie będą przez Strony udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie Projektu, jak i niniejszej umowy, za wyjątkiem obowiązku udostępnienia informacji wynikającego z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub działania upoważnionych organów administracji publicznej. c) zabezpieczenia wszystkich informacji przekazanych przez Strony z najwyższą starannością przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. 2. Przyjmując do wiadomości i wyrażając zgodę na dotrzymanie zobowiązań zawartych w niniejszym paragrafie Strony spowodują dotrzymanie takiego samego zobowiązania przez swoich przedstawicieli, pracowników i doradców, a w przypadku niedotrzymania przez nich zobowiązania - pokrycie szkody poniesionej z tego tytułu przez drugą ze Stron. 3. Klauzule o zachowaniu w tajemnicy wskazanych powyżej informacji obowiązują również w okresie 10 lat od wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy Jeżeli Wykonawca nie zapewni sal szkoleniowych lub wyżywienia lub też noclegów zgodnie z niniejszą umową oraz dokonaną rezerwacją, jest zobowiązany niezwłocznie na własny koszt zapewnić uczestnikom szkoleń w tym samym terminie sale szkoleniowe, wyżywienie oraz noclegi w innym miejscu o tej samej kategorii i wymogach, co wskazane powyżej w umowie oraz pokryć we własnym zakresie różnicę w cenie. W razie niewykonania przedmiotowego obowiązku w całości lub części lub w razie braku akceptacji innego miejsca przez Zamawiającego, Zamawiający ma Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16

17 prawo do rozwiązania umowy z Wykonawcą bez zachowania okresu wypowiedzenia z prawem do naliczenia kary umownej, o której mowa w ustępie poniżej. 2. Niezależnie od zapisów ustępu poprzedzającego Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 20 % wartości umowy brutto w razie każdorazowego wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość w/w kar na zasadach ogólnych k. c Umowa zostaje zawarta na okres realizacji usługi w terminie wskazanym w 2 ust. 2 niniejszej umowy. 2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy z Wykonawcą bez zachowania terminu wypowiedzenia z dniem doręczenia drugiej Stronie oświadczenia o rozwiązaniu w następujących wypadkach: a) rozwiązania lub wypowiedzenia umowy pomiędzy Zamawiającym a Instytucją uprawnioną do wykonywania praw z umowy opisanej w 1 ust.1, b) Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, został przez niego złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub znajduje się w trakcie postępowania naprawczego. c) wypadku, o którym mowa w 15 ust. 1 niniejszej umowy, - w terminie do 21 dni od powzięcia przez Zamawiającego informacji o w/w okolicznościach, d) w razie innego niż wskazanego powyżej niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, po wcześniejszym wezwaniu do usunięcia naruszeń, o ile te naruszenia nie zostaną usunięte, z zastosowaniem 15 ust. 2 i 3 niniejszej umowy. 3. W przypadkach określonych w ust. 2 lit a)-d) Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu usług wykonanych w sposób należyty. 17 Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecią Wszelkie zmiany i uzupełnienia dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia zamówienia uzupełniające na usługi objęte umową do wysokości 50% wartości określonej w niniejszej umowie, na podstawie aneksu do umowy. 3. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, a także pozostałych przepisów prawa związanych z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. 4. Strony będą starały się rozwiązywać zaistniałe problemy w sposób polubowny, a w razie braku wspólnych rozwiązań poddają się rozstrzygnięciom przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 19 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załącznik nr 1 Specyfikacja rzeczowo-ilościowa usług Załącznik nr 2 Formularz oferty Wykonawcy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17