Zapytanie ofertowe nr 64/048/2013

Transkrypt

1 Gdańsk, dnia 18 marca 2013 r. dotyczy: Wniosek nr WND-POKL /12 Zapytanie ofertowe nr 64/048/2013 W imieniu Zamawiającego - Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk (Olivia Business Centre Olivia Gate), wpisanej do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , realizując zasadę konkurencyjności zapraszamy do złożenia oferty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr konkursu 01/POKL/8.1.1/2012, Priorytet VIII. Regionalne kadry gospodarki Działanie 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, na następujący przedmiot zamówienia: Najem sal na cele coachingu uczestników projektu szkoleniowego KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów (CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne) Sale muszą być umiejscowione na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) w miejscach dobrze skomunikowanych (niedaleko przystanków środków komunikacji miejskiej (tramwaj, autobus, trolejbus)) maksymalnie do 500 m i w odległości do 2 km od przystanku kolejki SKM lub stacji kolejowej. Przy obiekcie winien znajdować się parking dla uczestników sesji. Mile widziana w obiekcie, w którym znajdują się sale, obecność punktu gastronomicznego typu bar, kawiarnia, automat z kawą lub napojami. Sale przeznaczone do wynajmu muszą odpowiadać założonemu celowi, tj. przeprowadzenia indywidualnego coachingu przez coacha z uczestnikiem, a zatem sale winny posiadać następujące cechy: - posiadać minimum 15 m² powierzchni, - być dobrze oświetlone oświetleniem naturalnym, tj. posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać dobre oświetlenie sztuczne, - być czyste i estetyczne (neutralny kolor ścian), - spełniać wymogi bezpieczeństwa, - zapewnić atmosferę ciszy niezbędną do przeprowadzenia indywidualnego coachingu, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, - na sali powinien być stół i minimum 2 krzesła, które umożliwią przeprowadzenie sesji coachingowej, - możliwość podłączenia komputera. Sale wynajmowane będą na godziny, przewidywane są sesje po 2-4 godziny w dni powszednie i po 4-8 godzin w weekendy. Okres świadczenia usługi najmu: kwiecień-czerwiec 2013 od poniedziałku do piątku w godzinach popołudniowych (17-21) i w weekendy (pomiędzy 8 a 16). Szczegółowe planowane daty i godziny najmu sal znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania. Daty i godziny są orientacyjne i mogą ulec zmianie w zależności od zapotrzebowania coacha i uczestnika coachingu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 Zamawiający planuje realizację zamówienia w dwóch częściach związanych z osobą poszczególnego coacha: Część 1 około 36 godzin wynajmu sali. Część 2 około 44 godzin wynajmu sali. Wszystkie części dotyczą tego samego okresu trwania umowy. Łączne zapotrzebowanie Zamawiającego we wszystkich częściach wynosi: 80 godzin zegarowych, średnio 26 h/w miesiącu. Wielkość zamówienia ostatecznego może ulec zmniejszeniu w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego. Konkretne terminy zapotrzebowania na sale oraz ilości jednostek usług będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń z 7-dniowym wyprzedzeniem. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na każdą z dwóch części usługi. Dopuszczalne jest złożenie oferty na wszystkie części, jak i na jedną lub dwie części. W takim wypadku Wykonawca musi dysponować taką ilością sal, spełniających wymogi Zamawiającego, na ile części składa ofertę, ponieważ sesje coachingowe mogą być prowadzone równolegle w tym samym czasie. Nie dopuszcza częściowego składania ofert na poszczególne terminy w ramach danej części zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania szkoleń do oznakowania sal przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami Projektu. Oferowane przez Wykonawcę sale muszą być bezwzględnie dostępne dla Zamawiającego w terminach wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania. Pozostałe warunki umowy zawarte są w Załączniku nr 5 do niniejszego Zapytania (wzór umowy). UWAGA: Zamawiający w trosce o należyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Wykonawcę w ofercie sal, celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru dokonania takiej wizji Wykonawca ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienia sprawdzenia Zamawiającemu jakości sal, oferta Wykonawcy ulega odrzuceniu. Wykluczenie podmiotów powiązanych z postępowania: Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, osobowo lub kapitałowo, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W ofercie Wykonawca winien złożyć oświadczenie o braku w/w powiązań, według Załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 Celem złożenia wiarygodnego oświadczenia Zamawiający informuje, że: - Zarząd Zamawiającego tworzą osoby: Wojciech Rybowski, Krzysztof Balcerzak i Andrzej Popadiuk. - Osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy są: Anna Jafra, Krystyna Połubińska i Dorota Kucharska. Warunkiem udziału oferty w ocenie jest: 1. dysponowanie przez Wykonawcę salami spełniającymi wymogi Zamawiającego opisanymi w Zapytaniu ofertowym o wielkości, jakości i w ilości takiej, aby zrealizować zamówienie według złożonej oferty, tj. w terminach wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania, znajdujących się na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) w miejscach dobrze skomunikowanych (niedaleko przystanków środków komunikacji miejskiej (tramwaj, autobus, trolejbus) maksymalnie do 500 m i w odległości do 2 km od przystanku kolejki SKM lub stacji kolejowej) (ocena w oparciu o oświadczenie i dokumenty dotyczące sal), 2. niepodleganie wykluczeniu z postępowania jako podmiot powiązany (ocena w oparciu o oświadczenie), 3. zaakceptowanie Wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania (ocena w oparciu o oświadczenie), Kryterium wyboru są: 1. cena 80%, 2. udokumentowane (tj. potwierdzone referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi) doświadczenie Wykonawcy w należytej realizacji usług najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu liczone według ilości godzin najmu 20% Punkty za cenę będą obliczane wg następującego wzoru: najniższa cena oferty liczba punktów = x 100 x 80 % cena badanej oferty Cena będzie rozpatrywana dla każdej części osobno. Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Cena za wynajem sali powinna być podana w stawce godzinowej i być jedna niezależnie od terminu czy długości okresu wynajmu sali. Wszystkie ceny jednostkowe i wartości należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo, z uwzględnieniem należnego podatku VAT i podliczona zbiorczo dla danej części zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą dla danej części zamówienia i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. Punkty za doświadczenie w realizacji usług najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu liczone według ilości godzin najmu będą obliczane wg następującego wzoru: ilość godzin najmu wykazywana w badanej ofercie liczba punktów = x 100 x 20 % najwyższa ilość godzin najmu wykazywana spośród złożonych ofert Ocena za udokumentowane doświadczenie w należytej realizacji najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu dokonywana będzie w oparciu o zadeklarowaną w Wykazie usług ilość godzin szkoleniowych zrealizowanych przez Wykonawcę w ramach usług najmu sal szkoleniowych, z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności Wykonawcy jest krótszy to z tego okresu, udokumentowanych referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi (ocena w oparciu o oświadczenie wykaz usług z załączonymi dokumentami potwierdzającymi). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 UWAGA: Do uzyskania punktów za doświadczenia wymagane jest załączenie referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi. Ocenie w kryterium: udokumentowane doświadczenie Wykonawcy w należytej realizacji usług najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu, będą podlegały jedynie usługi zadeklarowane w Wykazie usług, które jednocześnie zostaną potwierdzone załączonymi referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (punkty uzyskane za kryterium: CENA+DOŚWIADCZENIE) zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. Oferta z załącznikami winna być złożona na druku załączonego Formularza do dnia 2 kwietnia 2013 r. godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk, (Olivia Business Centre Olivia Gate), pokój nr 7, II piętro osobiście lub przez doręczyciela. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem tematu, którego postępowanie dotyczy: Oferta na najem sal na cele coachingu uczestników projektu szkoleniowego KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów w Gdańsku Nr wniosku:. WND-POKL /12 nie otwierać przed 2 kwietnia 2013 r. godz. 11:15 W przypadku braku tej informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. omyłkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Otwarcie ofert nastąpi dnia 2 kwietnia 2013 r. o godz w siedzibie Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk (Olivia Business Centre Olivia Gate), pokój nr 7, II piętro. Oferta winna zawierać: 1. wypełniony Formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania (w oryginale), 2. wypełniony Wykaz zrealizowanych usług najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu z okresu 3 lat od daty niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności Wykonawcy jest krótszy to z tego okresu (w oryginale), wraz z referencjami od klientów lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania (oryginały lub kopie), 3. kolorowe zdjęcia i szczegółowy opis sal, które Wykonawca proponuje celem realizacji niniejszego zamówienia, wraz z opisem położenia, adresu, metrażu, standardu sal, wyposażenia - adekwatnie do wymogów Zamawiającego, 4. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zapytania (w oryginale), 5. aktualny (nie starszy niż 6 miesięcy) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub odpis z KRS Wykonawcy lub innego rejestru ewidencyjnego Wykonawcy (o ile nie jest zarejestrowany w ewidencji działalności gospodarczej lub rejestrze KRS) oryginał lub kopia (nie dotyczy wydruku z CEDG), 6. pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie 5 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w oryginale lub kopii. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny zostać w ofercie wyraźnie oznaczone zastrzeżeniem Wykonawcy, pod rygorem uznania, że stanowią one informacje jawne. Oferta nie spełniająca warunków postępowania lub wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu, z zastrzeżeniem, że w wypadku braku wymaganych dokumentów załączonych do oferty wskazanych w punktach 3-6 powyżej, Zamawiający wezwie Wykonawcę jednorazowo do uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie. W razie braku uzupełnienia wymaganych dokumentów, oferta ulega odrzuceniu. Uzupełnienie nie dotyczy Formularza oferty ani wykazu usług wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług. Zamawiający jest uprawniony do żądania od Wykonawcy wyjaśnień, co do treści złożonej oferty oraz złożonych dokumentów i oświadczeń. W pozostałym aniżeli oferta (i jej uzupełnienie) zakresie, w niniejszym postępowaniu dopuszczalna jest forma elektroniczna i faxu. Wszelkie informacje można uzyskać pod numerami: /fax , d.kucharska@gfkm.pl. - Dorota Kucharska. Osobą wyznaczona do kontaktów jest: Dorota Kucharska. Oferta podlega także odrzuceniu, jeżeli: 1) jest niezgodna z przepisami; 2) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, w szczególności nie spełnia wymogów formalnych określonych w zapytaniu ofertowym lub wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu; 3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 6) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Powodem do odrzucenia oferty może także być podanie ceny przewyższającej zaplanowany budżet Projektu dla danej części przedmiotu zamówienia. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa zaplanowany budżet Projektu dla danej części zamówienia, Zamawiający, w zależności od możliwości finansowych Projektu, może odrzucić oferty o cenach przewyższającej zaplanowany budżet Projektu lub: - wybrać najkorzystniejszą ofertę oraz podjąć z wybranym Wykonawcą negocjacje cenowe do kwoty zaplanowanego budżetu Projektu, a jeżeli negocjacje nie przyniosą skutku odstąpić od podpisania umowy, - wybrać najkorzystniejszą ofertę i jeżeli ma możliwość zwiększenia budżetu podpisać umowę zgodnie ze złożoną ofertą. Wysokość zaplanowanego budżetu dla każdej części zamówienia będzie podana publicznie bezpośrednio przed otwarciem ofert. W razie modyfikacji treści niniejszego zapytania ofertowego Zamawiający poinformuje o takiej modyfikacji podmioty, do których skierowano zapytanie ofertowe oraz zamieści modyfikację na stronie internetowej i przedłuży termin składania ofert. O wyniku postępowania Zamawiający poinformuje wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieści wynik na swojej stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 Załączniki: 1. Szczegółowe daty i godziny najmu sal 2. Formularz oferty 3. Wykaz wykonanych usług - wzór 4. Wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych 5. Wzór umowy Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 Szczegółowe planowane daty i godziny najmu sal (kwiecień 2013 czerwiec 2013 r.) Załącznik Nr 1 - Część 1 około 36 godzin wynajmu sali Data rozpoczęcia Godziny najmu Ilość godzin wynajmu Wielkość (zegarowych) pojedynczej sali :00-21:00 4 minimum 15m² :00-21:00 2 minimum 15m² :00-16:00 6 minimum 15m² :00-21:00 4 minimum 15m² :00-19:00 2 minimum 15m² :00-16:00 6 minimum 15m² :00-21:00 4 minimum 15m² :00-21:00 4 minimum 15m² :00-21:00 4 minimum 15m² Część 2 około 44 godzin wynajmu sali Data rozpoczęcia Godziny najmu Ilość godzin wynajmu Wielkość (zegarowych) pojedynczej sali :00-20:00 2 minimum 15m² :00-16:00 8 minimum 15m² :00-12:00 4 minimum 15m² :00-20:00 2 minimum 15m² :00-20:00 2 minimum 15m² :00-16:00 8 minimum 15m² :00-12:00 4 minimum 15m² :00-20:00 2 minimum 15m² :00-16:00 8 minimum 15m² :00-12:00 4 minimum 15m² Uwaga! Powyższe ilości i poszczególne terminy są szacunkowe i mogą ulec odchyleniu z przyczyn organizacyjnych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 FORMULARZ OFERTY Załącznik nr , dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów przy Al. Grunwaldzkiej 472, Gdańsk W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 64/048/2013 z dnia 18 marca 2013 r.... / nazwa i adres Wykonawcy / numer telefonu... numer faksu... adres internetowy REGON:...NIP oświadczamy, że oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Lp Najem sal na cele coachingu uczestników projektu szkoleniowego KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów (CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne) Rodzaj usług Opis położenia sali (adres) Cena za 1 godzinę wynajmu sali netto Część 1 Cena za 1 godzinę wynajmu sali brutto Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 4 pomnożona przez ilość wskazaną w kolumnie 6 plus podatek VAT) Najem sali 36 h CENA OFERTY: (słownie:...) Lp Rodzaj usług Opis położenia sali (adres) Cena za 1 godzinę wynajmu sali netto Część 2 Cena za 1 godzinę wynajmu sali brutto Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 4 pomnożona przez ilość wskazaną w kolumnie 6 plus podatek VAT) Najem sali 44 h CENA OFERTY: (słownie:...) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 UWAGA!!!!!! Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na każdą z dwóch części usługi. Dopuszczalne jest złożenie oferty na wszystkie części, jak i na jedną lub dwie części. W takim wypadku Wykonawca musi dysponować taką ilością sal, spełniających wymogi Zamawiającego, na ile części składa ofertę, ponieważ sesje coachingowe mogą być prowadzone równolegle w tym samym czasie. *Cena musi obejmować: a) wartość całego przedmiotu zamówienia b) podatek VAT c) Podane powyżej wynagrodzenie zawiera wszelkie koszty związane z realizacją usługi najmu, w tym zawiera koszty eksploatacyjne, w tym mediów czy korzystania przez uczestników sesji z zaplecza sanitarnego, w tym toalet. UWAGA! CENY ZAOKRĄGLONE DO DWÓCH MIEJSC PO PRZECINKU Cena będzie rozpatrywana dla każdej części zamówienia osobno. 2. oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, 3. oświadczamy, że akceptujemy warunki umowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy według przedstawionego wzoru. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 4. oświadczamy, że dysponujemy salą/.. salami* dla celów coachingu spełniającymi wymogi Zamawiającego opisanymi w Zapytaniu ofertowym o wielkości i w ilości takiej, aby zrealizować usługi dla części, na które składana jest niniejsza oferta, dostępną/mi* w terminach i częstotliwości wskazanych w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego Zamawiającego, znajdujących się na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) w miejscach dobrze skomunikowanych (niedaleko przystanków środków komunikacji miejskiej (tramwaj, autobus, trolejbus) maksymalnie do 500 m i w odległości do 2 km od przystanku kolejki SKM lub stacji kolejowej)*, 5. Miejsca sal będą następujące:.... (podać miejsca i adresy proponowanych sal) 6. Oświadczamy, iż przyjmujemy do wiadomości, że w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy zaplanowany budżet Projektu dla danej części zamówienia, Zamawiający, w zależności od możliwości finansowych Projektu, może odrzucić oferty o cenach przewyższającej zaplanowany budżet Projektu lub wybrać najkorzystniejszą ofertę oraz podjąć z wybranym Wykonawcą negocjacje cenowe do kwoty zaplanowanego budżetu Projektu, a jeżeli negocjacje nie przyniosą skutku odstąpić od podpisania umowy, bez możliwości zgłaszania przez tego Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń finansowych lub o zawarcie umowy. 7. oświadczamy, że nie podlegamy wykluczeniu z postępowania jako podmiot powiązany. 8. NUMER RACHUNKU BANKOWEGO WYKONAWCY: DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU ZE STRONY WYKONAWCY: a/ imię i nazwisko : b/ stanowisko : c/ numer telefonu :... d/ numer faksu : e/ *niepotrzebne skreślić / pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10

11 Załącznik nr 3 pieczątka Wykonawcy... miejscowość i data O Ś W I A D C Z E N I E WYKAZ Wykaz zrealizowanych usług najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu liczone według ilości godzin najmu, z okresu ostatnich 3 lat przed datą niniejszego Zapytania, a jeżeli okres działalności Wykonawcy L.p. Nazwa, adres i telefon Odbiorcy jest krótszy to z tego okresu Szczegółowy opis usług (podać usługi najmu sal na cele szkoleniowe lub indywidualnego coachingu Ilość godzin najmu (od marca 2010 r.) Terminy realizacji (termin rozpoczęcia /od marca 2010 r./ i termin zakończenia)... pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej * UWAGA: załączenie referencji od klientów lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi jest punktowane w kryterium: udokumentowane doświadczenie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

12 ... pieczątka Wykonawcy Załącznik nr 4... miejscowość i data O Ś W I A D C Z E N I E o braku powiązań kapitałowych i osobowych Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: Najem sal na cele coachingu uczestników projektu szkoleniowego KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów (Zapytanie ofertowe nr 64/048/2013) oświadczam, że Wykonawca, którego reprezentuję, nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy przyjęciu, iż przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... pieczątka i podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12

13 Załącznik nr 5 WZÓR UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG NAJMU SAL NA CELE COACHINGU UCZESTNIKÓW PROJEKTU SZKOLENIOWEGO KIM KOBIETA I MĘŻCZYZNA LIDERAMI POMORSKICH MIKRO I MAŁYCH PRZEDSIĘBIORSTW DLA GDAŃSKIEJ FUNDACJI KSZTAŁCENIA MENEDŻERÓW zawarta w Gdańsku w dniu roku pomiędzy Gdańską Fundacją Kształcenia Menedżerów z siedzibą w Gdańsku przy Alei Grunwaldzkiej 472, Gdańsk, wpisaną do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , REGON: NIP: reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części niniejszej umowy Zamawiającym, a... z siedzibą w... adres:... zarejestrowanym w... NIP... REGON... reprezentowanym przez:... zwanym w dalszej części niniejszej umowy Wykonawcą. 1 Niniejsza umowa ma na celu realizację Umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartej w dniu r. pomiędzy Wykonawcą a Samorządem Województwa Pomorskiego działającym poprzez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego w Gdańsku, ul. Augustyńskiego 2, Gdańsk (Numer projektu:wnd POL /12), gdzie przez: a) Projekt rozumie się Projekt szkoleniowy pt.: KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów b) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) - Samorząd Województwa Pomorskiego działający poprzez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego w Gdańsku, ul. Augustyńskiego 2, Gdańsk, c) Instytucja Pośrednicząca Minister Pracy i Polityki Społecznej, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, d) Instytucja Zarządzająca Minister Rozwoju Regionalnego, którego zadania w tym zakresie wykonuje Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę najmu sal na cele coachingu uczestników projektu szkoleniowego KiM Kobieta i Mężczyzna liderami pomorskich mikro i małych przedsiębiorstw dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów (CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne). 2. Okres świadczenia usługi najmu: kwiecień-czerwiec 2013 od poniedziałku do piątku w godzinach popołudniowych (17-21) i w weekendy (pomiędzy 8 a 16). 3. Szczegółowe planowane daty i godziny najmu sal znajdują się w załączniku nr 1 do Umowy (Specyfikacja rzeczowoilościowa usługi). Daty i godziny są orientacyjne i mogą ulec zmianie (w tym zmniejszeniu) bez konieczności zmiany niniejszej umowy, w zależności od zapotrzebowania trenera i uczestnika coachingu. 4. Konkretne terminy zapotrzebowania na sale oraz ilości jednostek usług będą przekazywane Wykonawcy w trakcie trwania umowy na podstawie poszczególnych zleceń. 5. Sale wynajmowane będą na godziny, przewidywane są sesje po 2-4 godziny w dni powszednie i po 4-8 godzin w weekendy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu świadczonych usług, o których mowa w ust.1 zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami oraz w sposób zapewniający najwyższą jakość świadczonej usługi. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

14 3 1. Usługi najmu sal muszą być świadczone na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) w miejscach dobrze skomunikowanych (niedaleko przystanków środków komunikacji miejskiej (tramwaj, autobus, trolejbus) maksymalnie do 500 m) i w odległości do 2 km od przystanku kolejki SKM lub stacji kolejowej), tj.:. Przy obiekcie winien znajdować się parking dla uczestników sesji. 2. Wykonawca winien dysponować łącznie salą/mi spełniającymi wymogi Zamawiającego opisane poniżej o wielkości i w ilości takiej, aby zrealizować usługę najmu w terminach, rozkładzie i częstotliwości wskazanym w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Sale przeznaczone do wynajmu muszą odpowiadać założonemu celowi, tj. przeprowadzenia indywidualnego coachingu trenera z uczestnikiem szkolenia, a zatem sale winny posiadać następujące cechy: - posiadać minimum 15 m² powierzchni, - być dobrze oświetlone oświetleniem naturalnym, tj. posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, - posiadać dobre oświetlenie sztuczne, - być czyste i estetyczne (neutralny kolor ścian), - spełniać wymogi bezpieczeństwa, - zapewnić atmosferę ciszy niezbędną do przeprowadzenia indywidualnego coachingu, - być ogrzewane i klimatyzowane, - posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety, - na sali powinien być stół i minimum 2 krzesła, które umożliwią przeprowadzenie sesji coachingowej, - możliwość podłączenia komputera. 4. Sale muszą być bezwzględnie dostępne dla Zamawiającego w terminach i w układzie liczebno-metrażowym wskazanym w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 5. Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania usługi do oznakowania sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami Projektu Podstawą świadczenia usługi określonej w 2 jest zlecenie wystawione przez Zamawiającego, przekazane Wykonawcy drogą elektroniczną lub faxem najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem danej sesji coachingowej (rezerwacja). 2. W sytuacjach wyjątkowych Wykonawca dopuszcza możliwość rezerwacji usług na podstawie zlecenia telefonicznego. Zlecenie takie musi zostać potwierdzone na piśmie w terminie 2 dni od dokonania zlecenia telefonicznego. 3. Wykonawca potwierdza (faxem lub mailem) przyjęcie rezerwacji w terminie 24 godz. od daty jej otrzymania. 4. Osobą odpowiedzialną za dokonywanie rezerwacji ze strony Zamawiającego jest Anna Jafra Zamawiający może anulować lub ograniczyć zlecenie bez konieczności uiszczania odszkodowania, pod warunkiem zachowania terminu 3 dni przed organizacją sesji coachingowej. Wszelkie cofnięcia rezerwacji lub zmiany będą dokonywane na piśmie, przy czym decyduje data wysłania stosownego zawiadomienia przez Zamawiającego faxem lub elektronicznie. 2. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Wykonawcy o odwołaniu rezerwacji najpóźniej na 3 dni przed zaplanowanym terminem jej realizacji. W takim przypadku Wykonawca nie ponosi żadnych kosztów związanych z odwołaniem rezerwacji Wykonawca za wykonanie usługi opisanej w 2-3 niniejszej umowy otrzyma łącznie wynagrodzenie (wartość umowy) w wysokości:... brutto (słownie:... złotych), zgodnie z następującymi cenami: Lp Rodzaj usług Opis położenia sali (adres) Cena za 1 godzinę wynajmu sali netto Cena za 1 godzinę wynajmu sali brutto Ilość Cena łączna netto Cena łączna brutto (cena netto wskazana w kolumnie 4 pomnożona przez ilość wskazaną w kolumnie 6 plus podatek VAT) Najem sali h Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

15 WARTOŚĆ ŁĄCZNIE: (słownie:...) 2. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania stałych cen przez cały okres trwania umowy. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT nie mają wpływu na cenę brutto, która nie może ulec zmianie. 3. Podane powyżej wynagrodzenie zawiera wszelkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia, w tym zawiera koszty eksploatacji, w tym mediów czy korzystania przez uczestników sesji z zaplecza sanitarnego, w tym toalet Zapłata za świadczone przez Wykonawcę usługi będzie dokonywana na podstawie faktur VAT, z których każda płatna będzie po zrealizowaniu przez Wykonawcę danej części zamówienia określonej w zleceniu i po dokonaniu jej odbioru przez Zamawiającego. 2. Należność za poszczególne zlecenia regulowana będzie przelewem z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy... w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawcę. 8 Zamawiający ma obowiązek prawidłowego wystawiania zleceń, które zawierać muszą: a) czas rezerwacji, b) zapotrzebowanie na salę. 9 Wykonawca będzie przechowywał dokumentację związaną z wykonywaniem niniejszej umowy, w szczególności oryginały i kserokopie dokumentów, do 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający jej ochronę i nienaruszalność. 10 Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę w zakresie niezbędnym do realizacji Projektu na przetwarzanie danych osobowych jego jako przedsiębiorcy i jego pracowników, współpracowników i przedstawicieli, w tym zakresie Wykonawca niniejszym upoważnia Zamawiającego do przetwarzania udzielonych w trakcie realizacji niniejszej umowy danych osobowych, a także zobowiązuje się do uzyskania stosownych zgód na przetwarzanie danych osobowych W związku z realizacją Projektu -...w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki. Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw" Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Konkurs 01/POKL/8.1.1/2012) Wykonawca podda się kontroli dokonywanej przez uprawnione podmioty, w tym Zamawiającego i Instytucje, w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, w szczególności poprzez wgląd w dokumenty papierowe oraz elektroniczne, w tym także finansowe. 2. Wykonawcę obciąża udostępnienie Zamawiającemu, Instytucji lub innym upoważnionym organom, wszelkiej dokumentacji związanej ze szkoleniami zgodnie z zasadami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz wytycznymi Instytucji Pośredniczącej i Zarządzającej i Wytycznymi w zakresie wydatków kwalifikowanych, a także innej dokumentacji wymaganej decyzjami Instytucji lub organów państwowych Strony zobowiązują się do: a) traktowania wszystkich informacji dotyczących swoich przedsiębiorstw i personelu, w tym informacji handlowych, produkcyjnych, technicznych, technologicznych, organizacyjnych, finansowych, personalnych, a także uczestników szkoleń, uzyskanych w trakcie realizacji Projektu i niniejszej umowy, jako poufnych, chyba, że informacje te są powszechnie dostępne lub zostały podane do publicznej wiadomości w trybie nie powodującym naruszenia niniejszej klauzuli. b) wykorzystywania tych informacji wyłącznie w celach związanych z realizacją Projektu i niniejszej umowy; informacje te nie będą wykorzystywane w żadnym innym celu, a w szczególności w celu sprzecznym z interesem Stron umowy, a także uczestników szkoleń, oraz nie będą przez Strony udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie Projektu, jak i niniejszej umowy, za wyjątkiem obowiązku udostępnienia informacji wynikającego z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub działania upoważnionych organów administracji publicznej. c) zabezpieczenia wszystkich informacji przekazanych przez Strony z najwyższą starannością przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. 2. Przyjmując do wiadomości i wyrażając zgodę na dotrzymanie zobowiązań zawartych w niniejszym paragrafie Strony spowodują dotrzymanie takiego samego zobowiązania przez swoich przedstawicieli, pracowników i doradców, a w przypadku niedotrzymania przez nich zobowiązania - pokrycie szkody poniesionej z tego tytułu przez drugą ze Stron. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

16 3. Klauzule o zachowaniu w tajemnicy wskazanych powyżej informacji obowiązują również w okresie 10 lat od wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy Jeżeli Wykonawca nie zapewni sal zgodnie z niniejszą umową oraz dokonaną i potwierdzoną rezerwacją, jest zobowiązany niezwłocznie na własny koszt zapewnić uczestnikom coachingu w tym samym terminie salę w innym miejscu o tej samej kategorii i wymogach, co wskazane powyżej w umowie oraz pokryć we własnym zakresie różnicę w cenie. W razie niewykonania przedmiotowego obowiązku w całości lub części lub w razie braku akceptacji innej sali przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo do rozwiązania umowy z Wykonawcą bez zachowania okresu wypowiedzenia z prawem do naliczenia kary umownej, o której mowa w ustępie poniżej. 2. Niezależnie od zapisów ustępu poprzedzającego Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % wartości umowy brutto w razie każdorazowego wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość w/w kar na zasadach ogólnych k. c Umowa zostaje zawarta na okres marzec-czerwiec Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Zamawiający jest uprawniony do rozwiązania umowy z Wykonawcą bez zachowania terminu wypowiedzenia z dniem doręczenia drugiej Stronie oświadczenia o rozwiązaniu w następujących wypadkach: a) rozwiązania lub wypowiedzenia umowy pomiędzy Zamawiającym a Instytucją uprawnioną do wykonywania praw z umowy opisanej w 1 ust.1, b) Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, został przez niego złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub znajduje się w trakcie postępowania naprawczego, c) wypadku, o którym mowa w 13 ust. 1 niniejszej umowy, d) w razie innego niż wskazanego powyżej niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, po wcześniejszym wezwaniu do usunięcia naruszeń, o ile te naruszenia nie zostaną usunięte, z zastosowaniem 13 ust. 2 i 3 niniejszej umowy. 4. W przypadkach określonych w ust. 3 lit a)-d) Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu usług wykonanych w sposób należyty. 15 Bez pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecią Wszelkie zmiany i uzupełnienia dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, a także pozostałych przepisów prawa związanych z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. 3. Strony będą starały się rozwiązywać zaistniałe problemy w sposób polubowny, a w razie braku wspólnych rozwiązań poddają się rozstrzygnięciom przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 17 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załącznik nr 1 Specyfikacja rzeczowo-ilościowa usług Załącznik nr 2 Formularz oferty Wykonawcy Załącznik nr 3 Wykaz sal Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16