Zapytanie ofertowe 27/2013/GSWB

Transkrypt

1 Gdańsk, Zapytanie ofertowe 27/2013/GSWB Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , Skład Zarządu Marcin Kowalewski Prezes, Tomasz Maruszak Wiceprezes, Piotr Olech Sekretarz Przygotowanie zapytania ofertowego Tomasz Wysocki Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka Radca Prawny Komisja Konkursowa Piotr Olech, Paweł Janowski, Tomasz Wysocki zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę noclegową, cateringową i wynajęcia sali szkoleniowej podczas spotkań doradczych Zespołu Badawczego w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Zakres usługi: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej i wynajęcia pokoju do spotkań wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Zespołu Badawczego: 1. Miejsce: Miasto Stołeczne Warszawa (w granicach administracyjnych miasta) 2. Termin: r. 3. Liczba osób nocujących Liczba osób korzystających z wyżywienia 7 5. Sala szkoleniowa 1 (dla minimum 10 osób) II. Opis przedmiotu zamówienia: Poniższa specyfikacja dotyczy wszystkich punktów zawartych w punkcie I Zakres Usługi 1. Usługa noclegowa: 1 pokój dwuosobowy i 3 pokoje jednoosobowe w terminie 18 i 19 lipca 2013 r. a. usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt; b. obiekt musi spełniać następujące wymagania: obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) w przypadku hotelu lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3 gwiazdkowemu, posiadający klimatyzowaną salę szkoleniową lub pokój do spotkań biznesowych na ok. 10 osób. Wykonawca zapewni możliwość przechowania bagażu oraz parking dla uczestników spotkania w cenie pobytu. 2. Usługa cateringowa: W ramach spotkania Wykonawca zapewni: a. Catering dla 7 osób w postaci w godzinach opisanych w pkt.4 a lipca 2013 r. obiad i kolacja a lipca 2013 r. śniadanie, obiad i kolacja a lipca 2013 r. śniadanie i obiad

2 a lipca 2013 r. przerwy kawowe b. Szczegółowe wymagania dot. wyżywienia: b.1. Obiad- dwudaniowy, zasiadany składający się z potraw mięsnych i wegańskich (do wyboru) oraz napoje ciepłe i zimne, deser dla określonej powyżej ilości osób b.2. Kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla określonej powyżej ilości osób; b.3. Przerwy kawowe: całodniowa przerwa kawowa w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyżej ilości osób. Przerwy kawowe powinny być zlokalizowane w sali szkoleniowej, lub w jej bliskim otoczeniu. c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. d. Usługa cateringowa opisana w ww. pkt. 2a musi być realizowana w tym samym obiekcie lub kompleksie obiektów, co usługa noclegowa (bez konieczności opuszczania terenu, na którym znajduje się kompleks budynków). 3. Usługa: wynajem sali szkoleniowej Podczas pobytu uczestników, Wykonawca zapewni dostęp do sali szkoleniowej, która powinna znajdować się w tym samym obiekcie lub kompleksie obiektów, co usługa noclegowa i pomieścić minimum 10 osób. Pomieszczenie powinno być klimatyzowane, wyposażone w stół i fotele dla uczestników spotkania, flipchart i flamastry, rzutnik i ekran. Pomieszczenie będzie wykorzystane zgodnie z harmonogramem przedstawionym w pkt Ramowy harmonogram spotkań Czwartek 15:00 Obiad i zakwaterowanie 16:30 19:30 Zajęcia 3h 20:00 Kolacja Piątek 8:00 Śniadanie 09:00 11:30 Zajęcia 2,5 h 11:30 11:45 Przerwa kawowa 11:45 13:45 Zajęcia 2 h 14:00 Obiad 15:00 17:30 Zajęcia 2 h 17:30 17:45 Przerwa kawowa 17:45 19:45 Zajęcia 2h 20:00 Kolacja Sobota 08:00 Śniadanie 09:00 11:00 Zajęcia 2h 11:00 11:15 Przerwa kawowa 11:15 13:15 Zajęcia 2h 13:30 Obiad i wyjazd Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Hotelarskie usługi noclegowe Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

3 III. Uwagi ogólne: 1. Nie później niż 72 godziny przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania pokoju do spotkań. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 2. Nie później niż 72 godziny przed spotkaniem Zamawiający dostarczy ostateczna liczbę uczestników spotkania. Tym samym ostateczna kalkulacja wynagrodzenia będzie oparta o liczbę zgłoszonych uczestników i stawki jednostkowe. 3. Termin płatności do 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT IV. Oferta powinna zawierać: 1. Wypełniony formularz według dołączonego załącznika nr Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym według załącznika nr Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Brak przedpłaty. b) Podpisanie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa. V. Kryteria oceny ofert: 1. Cena łączna usługi dla 7 osób: waga procentowa kryterium - 100%. 2. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób proporcjonalny w następujący sposób: Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dla trzech punktów przedstawionych powyżej w pkt I Zakres usługi. VI. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres w terminie do 10 lipca 2013 r lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, Gdańsk w godzinach 8: Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną.

4 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego 27/2013/GSWB.. dnia.. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 27/2013/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

5 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym nr 27/2013/GSWB 1. Zamawiający: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Oferta cenowa: Koszt (brutto) w Łączny koszt Cena łącznie PLN Catering dla jednej osoby podczas całego spotkania w danym terminie wynajęcia sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem za całe spotkanie w danym terminie (dla 7 osób) Dla 1 osoby: Łącznie dla 7 osób: Nazwa obiektu hotelarskiego Adres obiektu Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 2- osobowym za całe spotkanie w danym terminie Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 1- osobowym za całe spotkanie w danym terminie 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 72 godzin przed realizacją usługi. b) Brak przedpłaty. c) Podpisanie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa.

6 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..