CZY WARTO MIE AUTO NA SPÓŁK Z PRACODAWC?

Transkrypt

1 CZY WARTO MIE AUTO NA SPÓŁK Z PRACODAWC? Artykuł omawia zalety podatkowe umownego ustanowienia pomidzy pracodawc i pracownikiem współwłasnoci samochodu osobowego Cel słubowy, cel prywatny droga pod górk W obrocie gospodarczym powszechne s dwie praktyki: z jednej strony, pracownicy wykorzystuj własne samochody osobowe równie do celów słubowych pracodawcy; z drugiej strony, pracodawcy zapewniajcy swoim pracownikom samochody słubowe zgadzaj si z reguły na wykorzystanie tych samochodów przez pracowników równie do celów prywatnych. Obie te formy współkorzystania z samochodu powoduj szereg problemów podatkowych. Wykorzystywanie przez pracownika własnego samochodu osobowego do celów słubowych pracodawcy rodzi szereg obowizków, w tym przede wszystkim uciliwy obowizek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( ustawa CIT ) oraz art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( ustawa PIT ). Z drugiej strony, wykorzystanie przez pracownika samochodu słubowego do celów prywatnych równie rodzi szereg trudnoci ewidencyjnych zwizanych bd to z koniecznoci opodatkowania nieodpłatnego wiadczenia pracodawcy na rzecz pracownika (jeli pracodawca zezwala na wykorzystanie samochodu słubowego do celów prywatnych bez odpłatnoci), bd to z koniecznoci rozliczenia przychodu pracodawcy z tytułu odpłatnego udostpnienia samochodu pracownikowi, w tym ustalenia akceptowalnej, z punktu widzenia fiskusa, ceny za t usług (jeli pracodawca zezwala na wykorzystanie samochodu słubowego do celów prywatnych za odpłatnoci). Wydaje si, i w obu tych sytuacjach ciekawym, prostszym podatkowo, rozwizaniem alternatywnym moe by doprowadzenie przez pracownika i pracodawc do sytuacji, w której samochód osobowy, wykorzystywany zarówno do celów słubowych pracodawcy, jak i do celów osobistych pracownika, stanie si współwłasnoci pracownika i pracodawcy. Niniejszy artykuł temu włanie jest powicony: dotyczy ujcia podatkowego wydatków i innych kosztów zwizanych z eksploatacj samochodu osobowego bdcego współwłasnoci spółki kapitałowej i zatrudnionej przez t spółk osoby fizycznej, a take rozpoznawania przychodu osoby fizycznej z tytułu korzystania z takiego samochodu do celów prywatnych. Ustanowienie współwłasnoci - przykład Załómy, i spółka kapitałowa zawrze z jej pracownikiem umow o zbycie udziału w prawie własnoci samochodu oraz okrelajc zasady korzystania z rzeczy wspólnej. Załómy, e zgodnie z tak umow pracownik sprzeda spółce udział w wysokoci 9/10 w prawie własnoci samochodu. W wyniku tej sprzeday, strony umowy stan si współwłacicielami samochodu i zgodnie z umow bd z niego korzysta oraz ponosi koszty tego korzystania na zasadach okrelonych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( kodeks cywilny ) dla współwłasnoci (art ). Strony mog w takiej umowie postanowi na przykład, i: (i) spółce przysługiwa bdzie pierwszestwo w korzystaniu z samochodu, (ii) w zakresie, w jakim spółce przysługuje prawo korzystania z samochodu, spółka przydziela pracownikowi samochód jako pojazd do wykonywania zada zwizanych z zatrudnieniem pracownika w spółce, jednak z prawem wykorzystania samochodu równie przez inne osoby zatrudnione w spółce, (iii) spółka ponosi koszty materiałów

2 eksploatacyjnych i drobnych napraw zwizanych z korzystaniem z samochodu w zwizku z działalnoci gospodarcz spółki i na zasadach okrelonych w przepisach prawa jest uprawniona do amortyzowania swojego udziału we współwłasnoci samochodu, (iv) pracownik ponosi koszty materiałów eksploatacyjnych i drobnych napraw zwizanych z korzystaniem z samochodu dla celów własnych, (v) spółka ponosi pozostałe koszty zwizane z własnoci samochodu (remonty generalne, naprawy powypadkowe, koszty ubezpieczenia itp.), jest zobowizana do szczegółowej ewidencji tych kosztów i jest uprawniona do obcienia pracownika uzgodnion przez strony czci tych kosztów, odpowiadajc stosunkowi w jakim strony odnosz korzyci z poniesienia tych kosztów lub w jakim przyczyniły si do koniecznoci poniesienia tych kosztów, (vi) spółka ma prawo do ponoszenia nakładów zwikszajcych warto samochodu bez zgody pracownika, jednake w wypadku, gdy pracownik odmówił zgody na poniesienie nakładu, spółka nie jest uprawniona do obciania pracownika jakkolwiek kwot z tego tytułu. Jak w takim wypadku bdzie wygldało ujmowanie w kosztach podatkowych wydatków i innych kosztów spółki zwizanych z eksploatacj samochodu? I drugie pytanie: jakie s zasady rozpoznawania przychodu osoby fizycznej (pracownika) z tytułu korzystania z takiego samochodu do celów prywatnych? Współwłasno samochodu według prawa cywilnego i przykładowej umowy Podstaw prawn współwłasnoci samochodu bd przepisy kodeksu cywilnego oraz zawarta pomidzy pracodawc i pracownikiem umowa w tym przedmiocie, której przykładowe postanowienia opisalimy wyej. Zgodnie z kodeksem cywilnym, własno tej samej rzeczy moe przysługiwa niepodzielnie kilku osobom. Mamy wówczas do czynienia włanie ze współwłasnoci. Współwłasno moe by albo współwłasnoci w czciach ułamkowych, albo współwłasnoci łczn. Współwłasno samochodu, która powstanie w wyniku wykonania umowy bdzie tzw. współwłasnoci w czciach ułamkowych, do której stosuje si przepisy art kodeksu cywilnego. Zgodnie z wyej wymienionymi przepisami kodeksu cywilnego, kady ze współwłacicieli jest obowizany do współdziałania w zarzdzie rzecz wspóln. Do czynnoci zwykłego zarzdu rzecz wspóln potrzebna jest zgoda wikszoci współwłacicieli. W braku takiej zgody kady ze współwłacicieli moe da upowanienia sdowego do dokonania czynnoci. Ponadto, zgodnie z wyej wymienionymi przepisami kodeksu cywilnego, do rozporzdzania rzecz wspóln oraz do innych czynnoci, które przekraczaj zakres zwykłego zarzdu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłacicieli. W braku takiej zgody współwłaciciele, których udziały wynosz co najmniej połow, mog da rozstrzygnicia przez sd, który orzeknie majc na wzgldzie cel zamierzonej czynnoci oraz interesy wszystkich współwłacicieli. W umowie opisanej wyej, jej strony, czyli pracownik i spółka, zmodyfikowały powysze zasady kodeksowe przyjmujc, i spółka ma prawo do ponoszenia nakładów zwikszajcych warto samochodu bez zgody zbywcy. Zgodnie z art. 206 kodeksu cywilnego, kady ze współwłacicieli jest uprawniony do współposiadania rzeczy wspólnej oraz do korzystania z niej w takim zakresie, jaki daje si pogodzi ze współposiadaniem i korzystaniem z rzeczy przez pozostałych współwłacicieli. W umowie opisanej wyej, jej strony, czyli pracownik i spółka, uszczegółowiły powysze zasady kodeksowe przyjmujc, i spółce przysługuje pierwszestwo w korzystaniu z samochodu, co jednake nie pozbawia pracownika prawa do korzystania z samochodu. Takie uszczegółowienie jest zgodne ze stosunkiem udziałów stron umowy w prawie własnoci samochodu (gdy spółce przysługuje, zgodnie z przyjtymi wyej ustaleniami, udział w wysokoci 9/10).

3 Natomiast zgodnie z art. 207 kodeksu cywilnego, poytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadaj współwłacicielom w stosunku do wielkoci udziałów; w takim samym stosunku współwłaciciele ponosz wydatki i ciary zwizane z rzecz wspóln. W przykładowej umowie, pracownik i spółka zmodyfikowały powysze zasady kodeksowe. Zgodnie z przykładow umow, kada ze stron umowy sama ponosi koszty materiałów eksploatacyjnych i drobnych napraw zwizane z korzystaniem przez ni z samochodu. Wprawdzie spółka ponosi pozostałe koszty zwizane z własnoci samochodu (remonty generalne, naprawy powypadkowe, koszty ubezpieczenia itp.), jednake strony umowy okreliły szczegółowe zasady obciania przez spółk tymi kosztami pracownika, tak aby pracownik ponosił w ostatecznym rachunku tak cz tych kosztów, która odpowiada stosunkowi w jakim pracownik odnosi korzyci z poniesienia tych kosztów lub w jakim przyczynił si do koniecznoci poniesienia tych kosztów. Tym samym, w ostatecznym rachunku, adna ze stron umowy nie ponosi ciarów zwizanych z korzystaniem z samochodu przez drug stron umowy. Ujcie w kosztach podatkowych eksploatacji samochodu amortyzacja Zgodnie z art. 15 ustp 6 ustawy CIT, kosztem uzyskania przychodów s odpisy z tytułu zuycia rodków trwałych oraz wartoci niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłcznie zgodnie z przepisami art. 16a-16m ustawy CIT, z uwzgldnieniem art. 16 ustawy CIT. Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy CIT, amortyzacji co do zasady podlegaj midzy innymi rodki transportu stanowice własno lub współwłasno podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do uytku w dniu przyjcia do uywania, o przewidywanym okresie uywania dłuszym ni rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby zwizane z prowadzon przez niego działalnoci gospodarcz. Tak wic, dopuszczalna jest amortyzacja podatkowa samochodu, jako rodka transportu nabytego przez spółk na zasadzie współwłasnoci, pod warunkiem, i samochód spełnia pozostałe elementy definicji rodka trwałego ( kompletne i zdatne do uytku w dniu przyjcia do uywania, o przewidywanym okresie uywania dłuszym ni rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby zwizane z prowadzon przez niego działalnoci gospodarcz ). Zgodnie z art. 16g ust. 1 ustawy CIT, za warto pocztkow nabytych odpłatnie rodków trwałych uwaa si co do zasady cen ich nabycia. Natomiast, zgodnie z ustpem 8 tego artykułu, w razie gdy składnik majtku stanowi współwłasno podatnika, warto pocztkow tego składnika ustala si w takiej proporcji jego wartoci, w jakiej pozostaje udział podatnika we własnoci tego składnika majtku. Tym samym, warto pocztkowa samochodu dla celów amortyzacji podatkowej bdzie równa cenie zapłaconej przez spółk pracownikowi za udział w prawie własnoci (oczywicie, z zastrzeeniem, e cena ta nie powinna przekracza wartoci rynkowej). Zgodnie z art. 16j ust. 1 punkt 2 ustawy CIT, podatnicy mog indywidualnie ustali stawki amortyzacyjne dla uywanych lub ulepszonych rodków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym e okres amortyzacji nie moe by krótszy, w wypadku samochodów osobowych, ni 30 miesicy. Zgodnie z art. 16j ust. 2 punkt 1 ustawy CIT, samochód bdzie mona uzna za uywany, jeeli spółka udowodni, e przed jego nabyciem przez spółk był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesicy. Naley te wzi pod uwag ograniczenie wynikajce z art. 16 ust. 1 punkt 4 ustawy CIT, zgodnie z którym nie uwaa si za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zuycia samochodu osobowego w czci ustalonej od wartoci samochodu przewyszajcej równowarto EURO przeliczonej na złote według kursu redniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do uywania.

4 Ujcie w kosztach podatkowych eksploatacji samochodu inne koszty Zgodnie z art. 15 ustp 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów s wszelkie koszty poniesione w celu osignicia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ródła przychodów, z wyjtkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W danym stanie faktycznym, naley rozway nastpujce ograniczenia odnoszce si do samochodów, zawarte w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie uwaa si za koszty uzyskania przychodów: 30) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu uywania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: a) w celu odbycia podróy słubowej (jazdy zamiejscowe) w wysokoci przekraczajcej kwot ustalon przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych w wysokoci przekraczajcej wysoko miesicznego ryczałtu pieninego albo w wysokoci przekraczajcej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, okrelonych w odrbnych przepisach wydanych przez właciwego ministra, 49) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokoci przekraczajcej ich cz ustalon w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowarto EURO, przeliczona na złote według kursu redniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartoci samochodu przyjtej dla celów ubezpieczenia, 50) strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeeli samochody nie były objte ubezpieczeniem dobrowolnym, 51) wydatków, z zastrzeeniem pkt 30, z tytułu kosztów uywania, dla potrzeb działalnoci gospodarczej, samochodów osobowych niestanowicych składników majtku podatnika w czci przekraczajcej kwot wynikajc z pomnoenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, okrelonej w odrbnych przepisach wydanych przez właciwego ministra. Dodatkowo, w art. 16 ust. 5 ustawy CIT prawodawca wskazał, i przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy CIT, powinien by, z wyłczeniem ryczałtu pieninego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec kadego miesica. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu uywania samochodów nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Jednake, analiza treci powyszych ogranicze wskazuje, i w danym stanie faktycznym do spółki nie bd miały zastosowania ograniczenia zawarte w punktach 30 oraz 51 artykułu 16 ustp 1 ustawy CIT. Ograniczenie zawarte w punkcie 30 artykułu 16 ustp 1 ustawy CIT nie bdzie miało zastosowania, gdy spółka nie bdzie wypłacała pracownikowi jakichkolwiek kwot z tytułu korzystania przez pracowników z tytułu uywania przez nich samochodów na potrzeby podatnika. Naley bowiem zauway, i spółka bdzie współwłacicielem samochodu i zgodnie z umow sama ponosi bdzie wszelkie koszty zwizane z korzystaniem przez ni z samochodu do własnych celów gospodarczych. Ograniczenie zawarte w punkcie 51 artykułu 16 ustp 1 ustawy CIT nie bdzie miało zastosowania, gdy samochód stanowi bdzie składnik majtku spółki.

5 Rozpoznawanie przychodu pracownika z tytułu korzystania z samochodu do celów prywatnych Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegaj wszelkiego rodzaju dochody osób fizycznych, chyba e przepisy wskazuj wyranie, i dany dochód nie podlega opodatkowaniu lub na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, przychodami co do zasady s otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pienidze i wartoci pienine oraz warto otrzymanych wiadcze w naturze i innych nieodpłatnych wiadcze. Z powyszego wynika, i aby wystpił przychód musi by dokonane wiadczenie na rzecz podatnika ( otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika ). wiadczenie jest dokonane na rzecz innego podmiotu wówczas, gdy podmiot ten odniesie korzy w wyniku wiadczenia. Tym samym, nie mona uzna za przychód podatkowy pracownika korzystania przez tego pracownika z samochodu do celów prywatnych, gdy w tym wypadku w ogóle nie dochodzi do jakiegokolwiek wiadczenia pomidzy stronami. Jak bowiem wskazano wyej, zgodnie z przepisami prawa cywilnego, kady ze współwłacicieli jest uprawniony do współposiadania rzeczy wspólnej oraz do korzystania z niej w takim zakresie, jaki daje si pogodzi ze współposiadaniem i korzystaniem z rzeczy przez pozostałych współwłacicieli. Ponadto, jak wskazano wyej, zgodnie z zapisami umowy, adna ze stron umowy nie ponosi ciarów zwizanych z korzystaniem z samochodu przez drug stron umowy. Do powstania przychodu podatkowego po stronie pracownika doszłoby jedynie wówczas, gdyby spółka poniosła koszty zwizane z korzystaniem z samochodu przez pracownika do celów prywatnych i nie obciyła go co najmniej równowartoci tych kosztów. W takim wypadku doszłoby do nieodpłatnego wiadczenia na rzecz osoby fizycznej. Co do zasady, wiadczenie takie powinno by opodatkowane. W wypadku, gdy tytułem do takiego wiadczenia bdzie stosunek pracy, spółka zobowizana bdzie, jako płatnik, do poboru zaliczek na podatek dochodowy. Podsumowanie Powysza analiza wskazuje, i w wypadku odpowiedniego zaprojektowania umowy ustanawiajcej pomidzy pracodawc i pracownikiem współwłasno samochodu osobowego mona unikn zarówno kłopotliwego obowizku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jak i nie mniej kłopotliwego zadania rozliczenia si podatkowego z korzystania przez pracownika z samochodu słubowego do celów prywatnych. Autor: Dr Andrzej Malec doradca podatkowy, wpis nr 06013, Senior Partner oraz współodpowiedzialny za praktyk podatkow w kancelarii prawnej Kochaski Ziba Rpała i Partnerzy. 14 wrzenia 2011 r. Wszelkie prawa zastrzeone. Jakiekolwiek wykorzystanie, z wyjtkiem cytowania krótkich fragmentów w celu omówienia lub krytyki artykułu, moliwe tylko za pisemn zgod autora. Niniejszy artykuł nie jest opini prawn i nie rodzi jakiejkolwiek odpowiedzialnoci autora.