JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 130/2009 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 7 października 2009r. w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjnych JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU 1

2 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Jednolity rzeczowy wykaz akt Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu, zwany dalej wykazem akt opracowany został zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Wykaz akt jest rzeczową, jednolitą dla wszystkich komórek i jednostek organizacyjnych klasyfikacją i kwalifikacją archiwalną akt powstających w toku działalności Uczelni. Stanowi on podstawę rejestracji, znakowania oraz przechowywania akt. Wykaz akt został opracowany w formie tabeli o następujących rubrykach: 1) symbol klasyfikacyjny symbol cyfrowy w układzie dziesiętnym, 2) hasło klasyfikacji tytuł dokumentacji, 3) komórka merytoryczna komórka organizacyjna, do której zadań, zgodnie z regulaminem organizacyjnym, naleŝy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwienie danego rodzaju sprawy, i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych dokumentów, 4) kategoria archiwalna : a) symbol A oznacza akta o trwałej wartości historycznej, b) symbol B z dodaniem cyfr arabskich oznacza akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentacji, po utracie przez nią praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki oraz dla celów kontrolnych, c) symbol BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które moŝe dokonać zmiany kategorii tej 2

3 dokumentacji; zmiana kategorii moŝe wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne, d) symbol Bc oznacza akta, które nie mają praktycznego znaczenia po ich wykorzystaniu i mogą zostać zniszczone w komórce organizacyjnej, za zgodą i wiedzą Archiwum Uczelni i w trybie uzgodnionym z Archiwum Państwowym w Poznaniu. 3

4 TYTUŁY KLAS I i II RZĘDU 0 - ZARZĄDZANIE 00 Ograny kolegialne 01 Organizacja Uczelni 02 Akty normatywne. Pomoc prawna 03 - Organizacja biurowości 04 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 05 Informatyka 06 Skargi i wnioski 07 Popularyzacja działalności Uczelni 08 Współdziałanie 09 Kontrole 1 - KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Fundusz płac i etaty 12 Zatrudnienie 13 Ewidencja osobowa 14 Dyscyplina pracy 15 Bezpieczeństwo i higiena pracy 16 Szkolenia 17 Sprawy socjalno-bytowe 18 Ubezpieczenia osobowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i remonty 22 Administracja nieruchomości 23 Gospodarka środkami ruchomymi 24 Transport i łączność 25 Zamówienia publiczne 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 Finanse, księgowość 4

5 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo-towarowa 35 Deklaracje podatkowe 36 Korespondencja w sprawach finansowych 37 Fundusze specjalne 38 Inwentaryzacja 39 Dyscyplina finansowa 4 - NAUKA 40 Rozwój kadry naukowej 41 Działalność naukowo-badawcza 42 - Wynalazczość, wdroŝenia, innowacje 43 - Rolnicze Zakłady Doświadczalne 44 - Współpraca z zagranicą 5 DYDAKTYKA 50 - ZałoŜenia organizacyjno-programowe studiów wyŝszych 51 Rekrutacja 52 Organizacja i tok studiów 53 Ewidencja studentów 54 - Praktyki studenckie 55 Sprawy socjalno-bytowe studentów. Ochrona zdrowia studentów. 56 Sprawy dyscyplinarne studentów 57 Absolwenci Uczelni. Promocja absolwentów. 58 Studia podyplomowe 59 Samorząd o organizacje studenckie. Studenckie grupy twórcze. 6 APARATURA NAUKOWO-BADAWCZA I DYDAKTYCZNA. WYDAWNICTWA. 60 Aparatura naukowo-badawcza i dydaktyczna 61 Wydawnictwa 62 Materiały audiowizualne Uczelni 5

6 7 ZBIORY BIBLIOTECZNE. ZASÓB ARCHIWALNY. 70 Biblioteka 71 Archiwum Uczelniane 6

7 ZESTAWIENIE SYMBOLI JEDNOSTEK I KOMÓREK UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU ZASTOSOWANYCH W JEDNOLITYM RZECZOWYM WYKAZIE AKT KR - Kwestor ZKR - Zastępca Kwestora AE - Samodzielne Stanowisko ds. Analizy Ekonomicznej BR - Biuro Rektora ZRP - Zespół Radców Prawnych AW - Audyt Wewnętrzny OOC - Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Ochrony Informacji Niejawnych ABI - Samodzielne Stanowisko Administratora Bezpieczeństwa Informacji DOP - Dział Organizacyjno-Prawny SFS - Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych BZP - Biuro Zamówień Publicznych BHP - Inspektor BHP i OP DN - Dział Nauki BPWP - Biuro Promocji i Współpracy z Praktyką DWZ - Dział Współpracy z Zagranicą DW - Dział Wydawnictw ZG - Zakład Graficzny DRU - Dział Rozwoju Uczelni DOSS - Dział Osobowy i Spraw Socjalnych DAND - Dział Aparatury Naukowej-Badawczej i Dydaktycznej OI - Ośrodek Informatyki DSSS - Dział Studiów i Spraw Socjalnych BK - Biuro Promocji Zawodowej Absolwentów i Studentów Biuro Karier DK - Dział Księgowości DF - Dział Finansowy DPS - Dział Płac i Stypendiów DESM - Dział Ewidencji Środków Materialnych DI - Dział Inwentaryzacji SGN - Sekcja ds. Gospodarki Nieruchomości AU - Archiwum Uczelniane KO - Kancelaria Ogólna DT - Dział Techniczny DGZ - Dział Gospodarczy i Zaopatrzenia DS - Domy Studenckie i Stołówki DZD - Dyrektor ds. Zakładów Doświadczalnych RP - Rzecznik Prasowy BG - Biblioteka Główna 7

8 Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce merytorycznej w innych komórkach Symbol komórki merytoryczn ej Uwagi ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Organy uchwałodawcze Dla kaŝdego organu prowadzi się odrębne teczki 0000 Senat A Bc BR Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, wnioski, uchwały i sprawozdania z wykonanych uchwał 0001 Rady Wydziałów A Bc Dziekanaty 0002 Rady Instytutów A Bc Sekretariaty Instytutów 0003 Rada Biblioteczna A Bc BG 0004 Rada innej jednostki A Bc 001 Kolegia 0010 Kolegium Rektorskie A Bc BR 0011 Kolegium Dziekańskie A Bc Dziekanaty 002 Komisje uczelniane stałe 0020 Komisje senackie A Bc Komórki obsługujące 0021 Komisje rektorskie A Bc Komórki obsługujące 0022 Komisje dyscyplinarne A Bc Komórki obsługujące 003 Komisje uczelniane doraźne A Bc Komórki obsługujące 004 Komisje wydziałowe stałe A Bc Dziekanaty Jak przy klasie 000. Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty 005 Komisje wydziałowe doraźne A Bc Dziekanaty Jak przy klasie Udział w obcych organach kolegialnych 0060 Rada Główna Szkolnictwa WyŜszego 0061 Kolegium Rektorów Akademickich Szkół Polskich A Bc BR A Bc BR Do kategorii A kwalifikuje się własne wystąpienie, referaty, notatki, opracowania 0062 Pozostałe organy kolegialne BE5 Bc BR 8

9 007 Narady i odprawy pracownicze A Bc Komórki organizujące 008 Obsługa organizacyjnotechniczna Bc Bc Komórki organów obsługujące kolegialnych 01 Organizacja Uczelni 010 Podstawy prawne działania Uczelni Protokoły, sprawozdania itp. A Bc DOP Przepisy państwowe, resortowe dotyczące bezpośrednio działania Uczelni 011 Organizacja własnej jednostki Statut, regulamin organizacyjny, struktura, zakres działania 0110 Organizacja wydziałów A Bc Dziekanaty 0111 Organizacja jednostek ogólnouczelnianych 0112 Organizacja innych jednostek i komórek 02 Akty normatywne Pomoc prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych A Bc Jednostki Ogólnouczelniane A Bc B10 Bc DOP Normatywy wydane w formie zarządzeń, okólników, itp., zbiór dzienników i biuletynów urzędowych 021 Akty prawne władz Uczelni 0210 Uchwały Senatu A B5 BR 0211 Zarządzenia Rektora A B5 DOP Przechowuje się i rejestruje z materiałami źródłowymi w odpowiednich klasach rzeczowych 0212 Pisma okólne A Bc DOP 0213 Komunikaty B5 Bc DOSS 022 Protokół zmian na stanowiskach BE5 Bc Spisy zdawczoodbiorcze przekazywanych akt posiadają kat. A 023 Rejestr aktów prawnych władz uczelni 0230 Rejestr zarządzeń Rektora A Bc DOP 0231 Rejestr uchwał Senatu A Bc BR 024 Pomoc prawna 0240 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej 0241 Interpretacja przepisów prawnych BE5 Bc ZRP A Bc ZRP Interpretacja własnych aktów normatywnych 9

10 dotyczących merytorycznej działalności Uczelni 0242 Opinie prawne BE5 Bc ZRP 0243 Sprawy cywilne B10 Bc ZRP Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia orzeczenia lub umorzenia sprawy 0244 Sprawy arbitraŝowe B10 Bc ZRP Jak przy klasie Sprawy karne B10 Bc ZRP Jak przy klasie Sprawy B10 Bc ZRP Jak przy klasie 033 sądowo-administracyjne 0247 Sprawy z zakresu prawa pracy B10 Bc ZRP Jak przy klasie Sprawy z zakresu postępowania B10 Bc ZRP Jak przy klasie 033 upadłościowego i naprawczego 03 Organizacja biurowości 030 Przepisy kancelaryjnoarchiwalne A B5 DOP Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna A Bc 031 Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji 032 Ewidencja pieczęci i pieczątek A Bc DOP KO Obejmuje równieŝ zbiór odcisków pieczęci, protokoły zniszczenia 033 Formularze i druki B5 Bc Opracowanie wzorów 034 Terminarze, dowody doręczeń, Bc Bc KO opłaty pocztowe 035 Dzienniki korespondencyjne B5 Bc 04 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 040 Metodyka, organizacja planowania i sprawozdawczość 0400 Wytyczne i wskaźniki władz Uczelni A Bc DOP 041 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne A Bc Komórki sporządzające 042 Plany 0420 Wieloletnie A Bc Komórki sporządzające 0421 Roczne A Bc Komórki sporządzające 0422 Okresowe B5 Bc Komórki sporządzające 043 Sprawozdania 10

11 0430 Wieloletnie A Bc Komórki sporządzające 0431 Roczne A Bc Komórki sporządzające 0432 Okresowe B5 Bc Komórki sporządzające 044 Statystyka 0440 Źródłowe materiały statystyczne BE5 Bc Komórki sporządzające 0441 Statystyczne opracowania cząstkowe B5 Bc Komórki sporządzające 0442 Statystyczne opracowania zbiorcze A Bc Komórki sporządzające 045 Analizy 0450 Kompleksowe i problemowe A Bc Komórki sporządzające 0451 Wycinkowe A Bc Komórki sporządzające 046 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5 Bc Komórki sporządzające 05 Informatyka 050 Systemy informatyczne 0500 WdraŜanie systemów informatycznych 0501 Eksploatacja systemów informatycznych Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych SłuŜące do opracowań końcowych A Bc OI WdraŜanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie Uczelnią: licencje, protokoły ze szkoleń, protokoły odbioru prac A Bc OI Instalacja, uruchomienie, administracja i utrzymanie systemów 051 Prace systemowo-projektowe A Bc OI 052 Sieci komputerowe 0520 Organizacja sieci A Bc OI 0521 Nadzór nad sieciami lokalnymi B5 Bc OI 053 Rejestr oprogramowania A Bc OI UŜywanego przez Uczelnię 054 Baza danych A Bc OI 055 Przetwarzanie danych 0550 Ustalanie uprawnień dostępu do systemów informatycznych B10 Bc OI Rejestr uprawnień do systemów informatycznych 0551 Wydruki maszyn BE10 Bc Komórki Tabulogramy, 11

12 elektronicznych 0552 Materiały pomocnicze do tabulogramów 056 Zakup oprogramowania dla Uczelni 057 Zapotrzebowanie dotyczące zakupu sprzętu komputerowego 058 Ewidencja zakupionego sprzętu komputerowego i oprogramowania 059 Ochrona danych osobowych w systemach informatycznych 0590 Ewidencja osób upowaŝnionych do przetwarzania danych osobowych 06 Skargi i wnioski 060 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio B10 Bc Komórki sporządzające B5 Bc DAND B5 Bc DAND sporządzające wydruki statystyczne, wyniki badań kategoria A Instrukcje, wyjaśnienia itp. BE10 Bc DAND Rejestry sprzętu, dokumentacja przekazywania sprzętu do jednostek BE10 Bc ABI A Bc Komórki przyjmujące 061 Analiza skarg i wniosków A Bc Komórki sporządzające 07 Uroczystości, promocja Uczelni 070 Materiały prasowe bezpośrednio dotyczące Uczelni 071 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji 072 Czasopismo akademickie Wieści akademickie 073 Wydawnictwa promocyjne Uczelni organizacyjnych Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego, słuŝącego do przetwarzania danych osobowych w Uczelni W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się od 5 do 10% A Bc RP Wycinki prasowe, w tym równieŝ ogłoszenia płatne w gazetach i wydawnictwach ksiąŝkowych A Bc RP A Bc DW 0730 Informatory dla kandydatów na A Bc DW studia 0731 Foldery dotyczące Uczelni A Bc DW 0732 Foldery dotyczące Zespołu Pieśni i Tańca Łany A Bc DW Do kategorii A odkłada się po 2 egzemplarze wydawnictw 12

13 0733 Foldery dotyczące nadania A Bc DW doktoratu honoris causa 0734 Kroniki i monografie A Bc DW 074 Uroczystości uczelniane 0740 Inauguracja roku akademickiego A Bc BR Porządek uroczystości, sprawozdania, wykład inauguracyjny itp Akademie rocznicowe i okolicznościowe A Bc Komórki organizujące 0742 Doktoraty honoris causa A Bc Komórki organizujące 0743 Profesor honorowy Uczelni A Bc Komórki organizujące 0744 Reprezentacja B5 Bc BR, Dziekanaty Zaproszenia, gratulacje, Ŝyczenia, podziękowania, kondolencje itp. 08 Współdziałanie Obejmuje sprawy ogólne współpracy, niezwiązane z aktami innych klas 080 Z organami administracji państwowej A Bc Komórki współdziałające 081 Z organami administracji A Bc Komórki samorządowej współdziałające 082 Z innymi szkołami wyŝszymi A Bc Komórki współdziłające 083 Z krajowymi instytucjami A Bc Komórki naukowymi współdziałające 084 Z innymi instytucjami BE5 Bc Komórki krajowymi współdziałające 085 Z organizacjami politycznymi BE5 Bc Komórki współdziałające 086 Z organami związków BE5 Bc Komórki zawodowych współdziałające 087 Z organizacjami studenckimi BE5 Bc Komórki współdziałające Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów-kat. A, pozostałe materiały kat. B5 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie Z instytucjami zarządzającymi BE5 Bc Komórki Jak przy klasie 080 funduszami europejskimi współdziałające 09 Kontrole 090 Metodyka kontroli A Bc KW Zasady i tryb przeprowadzania kontroli wytyczne 091 Kontrole zewnętrzne Uczelni A Bc Jednostki i komórki Uczelni Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia 13

14 kontrolowane 092 Kontrole wewnętrzne A Bc AW KW 093 KsiąŜki kontroli A Bc KC 094 Audyt wewnętrzny 0940 Dokumentacja zadań audytowych 0941 Stała dokumentacja audytu wewnętrznego i zalecenia pokontrolne, sprawozdania z ich wykonania. KaŜda kontrola stanowi odrębną teczkę A Bc AW Programy zadań audytowych, protokoły z narad, sprawozdania A Bc AW Plany audytu wewnętrznego, procedury kontroli wewnętrznej finansowej, akty normatywne BE5 Bc AW Opinie, informacje, korespondencja 0942 Dokumentacja bieŝąca audytu wewnętrznego 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 100 Normy prawne z zakresu pracy i B5 Bc DOSS płacy wydane przez organy nadrzędne 101 Umowy zbiorowe i zakładowe A Bc DOSS 102 Taryfikatory kwalifikacyjne A Bc DOSS 103 Regulaminy pracy A Bc DOSS 104 Zasady wynagradzania, A Bc DOSS Siatki płac, stawek, premiowania dodatki itp. 11 Fundusz płac i etaty 110 Przepisy prawne A Bc DOSS DPS 111 Osobowy fundusz płac i etaty 1110 Wykazy etatów A Bc DOSS Potrzeby etatowe jednostek organizacyjnych Uczelni opracowanie zbiorcze 1111 Rozdział osobowego funduszu A Bc DPS Opracowanie zbiorcze płac 1112 Analiza wykorzystania A Bc DPS osobowego funduszu płac 112 Bezosobowy fundusz płac DPS i honoraria 1120 Bezosobowy fundusz płac A Bc DPS Opracowanie zbiorcze 1121 Rozdział bezosobowego B5 Bc DPS funduszu płac 113 PodwyŜki wynagrodzeń 14

15 1130 Wnioski o podwyŝki wynagrodzeń 12 Zatrudnienie 120 AngaŜowanie i zwalnianie pracowników B5 Bc DOSS B2 Bc DOSS Akta dotyczących konkretnych pracowników odkład się do akt osobowych 121 Opinie o pracownikach B5 Bc Jak przy klasie Oferty kandydatów Bc Bc DOSS 123 Rozmieszczenie pracowników Bc Bc DOSS Przydział, przeniesienie, zastępstwo 124 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników B2 Bc DOSS Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół, itp. 125 Prace zlecone B50 Bc DPS Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych. W tym równieŝ umowy - zlecenia bez składki na ZUS. 126 Awanse, dodatki, nagrody, odznaczenia, kary 1260 Awanse B3 Bc DOSS 1261 Dodatki B3 Bc DOSS Funkcyjne, specjalne, za wysługę lat 1262 Nagrody B10 Bc DOSS Wnioski, nagrody zwykłe, za osiągnięcia naukowe, za działalność dydaktyczną itp. Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 1263 Odznaczenia państwowe B5 Bc DOSS Rejestr odznaczeń kategoria A. Wnioski w sprawie odznaczeń, korespondencje odkłada się do akt osobowych danego pracownika 1264 Odznaczenia własne B5 Bc DOSS Jak przy klasie Kary B10 Bc DOSS 127 Wojskowe sprawy pracowników B5 Bc DOSS 15

16 13 Ewidencja osobowa 130 Akta osobowe nauczycieli akademickich A Bc DOSS Dla kaŝdego pracownika prowadzi się oddzielna teczkę zawierającą m.in. podanie, Ŝyciorys, kwestionariusz, świadectwa z poprzednich miejsc pracy, opinie, umowa o pracę, dokumentację dotyczącą przebiegu pracy zawodowej, podnoszenia kwalifikacji, angaŝe, wnioski o odznaczenia, dokumentację wypowiedzenia umowy o pracę, świadectwo pracy i opinie BE50 Bc DOSS 131 Akta osobowe pracowników niebędących nauczycielami 132 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc DOSS Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje 133 Legitymacje dotyczące zniŝek B5 Bc DOSS Wnioski na bilety PKP 14 Dyscyplina pracy 140 Listy obecności B2 Bc DOSS 141 Absencja B3 Bc DPS Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności kategoria Bc 142 KsiąŜki wyjść poza Uczelnie B3 Bc DOSS 143 Urlopy pracownicze 1430 Urlopy wypoczynkowe B2 Bc DOSS, DPS 1431 Urlopy macierzyńskie B5 Bc DOSS, DPS 1432 Urlopy bezpłatne B50 Bc DOSS, DPS 1433 Urlopy wychowawcze B50 Bc DOSS, DPS 1434 Urlopy dla poratowania zdrowia B50 Bc DOSS, DPS 1435 Plany urlopów B2 Bc DOSS 144 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 Bc DOSS 145 Analizy efektywnego czasu pracy 15 Bezpieczeństwo i higiena pracy 150 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy A Bc DOSS A Bc BHP Do kategorii A kwalifikuje się 16

17 instrukcje i wytyczne własne. Przepisy zewnętrzne kategoria B Środki ochronne A Bc BHP Projekty własne i ich zastosowanie 152 Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B5 Bc BHP Według planu przeglądów i na zgłoszenie jednostek Uczelni B3 Bc BHP Ewidencja 153 OdzieŜ ochronna i sprzęt ochrony osobistej 154 Wypadki przy pracy i choroby zawodowe 1540 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, A Bc BHP powodujące kalectwo 1541 Inne wypadki B10 Bc BHP np. wypadki w drodze do i z pracy 1542 Zgłoszenia chorób zawodowych B10 Bc BHP 155 Praca w warunkach B10 Bc BHP Wnioski, protokoły, szkodliwych dla zdrowia polecenia wypłaty 156 Badania okresowe pracowników 1560 Wykazy pracowników B5 Bc DOSS zobowiązanych do przeprowadzenia badań w danym roku 16 Szkolenia 160 Zasady i programy szkoleń A Bc Ustalenia własne, listy obecności kategoria A. Pozostałe kategoria B10 17 Sprawy socjalno-bytowe 170 Podstawowe zasady A Bc DOSS Własne ustalenia Uczelni 171 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc DOSS Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp. 172 Wczasy pracownicze B3 Bc DOSS 173 Opieka nad pracownikami B2 Bc DOSS Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami 174 Zapomogi losowe 1740 Zapomogi losowe dla pracowników B5 Bc DOSS 1741 Zapomogi losowe dla emerytów B5 Bc DOSS 175 Zapomogi pienięŝne 1750 Zapomogi pienięŝne dla pracowników B5 Bc DOSS 17

18 1751 Zapomogi pienięŝne dla B5 Bc DOSS emerytów 176 PoŜyczki mieszkaniowe 1760 PoŜyczki na remonty domów B5 Bc DOSS 5-letni okres przechowywania liczy się od daty spłaty poŝyczki 1761 PoŜyczki na remonty mieszkań B5 Bc DOSS 1762 PoŜyczki budowlane B5 Bc DOSS Dotyczy kupna, wykupu i budowy 18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 Bc DPS Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i PZU oraz innych instytucji ubezpieczeniowych 181 Ubezpieczenia społeczne B5 Bc DPS 182 Dowody uprawnienia do zasiłków 1820 Zasiłki chorobowe B5 Bc DPS 1821 Zasiłki rodzinne B50 Bc DPS 1822 Zasiłki pogrzebowe B5 Bc DPS 183 Ewidencja emerytów B10 Bc DOSS i rencistów 184 Wnioski o emerytury i renty B2 Bc DPS 185 Wnioski o kapitał początkowy B5 Bc DPS 186 Ubezpieczenie społeczne 1860 Składki ubezpieczenia B5 Bc DPS pracowników 187 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i remonty 210 Zasady inwestycji B10 Bc DPS Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej A Bc DOP Własne ustalenia A Bc DT Wytyczne własne, analizy potrzeb i kapitalnych remontów 211 Plany inwestycyjne A Bc DT W tym równieŝ plany rzeczowo-finansowe i analizy ekonomiczne planowanych inwestycji 212 Ewidencja inwestycji A Bc DT 213 Dokumentacja prawna obiektów Uczelni 214 Dokumentacja techniczna obiektów Uczelni A Bc DT W tym pozwolenie na budowę i na uŝytkowanie obiektów 18

19 2140 Budowle typowe BE5 Bc DT Dla kaŝdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się zlecenia, przetargi, protokoły przekazania budowy, kopie kosztorysów, protokoły odbioru; 5- letni okres przechowywania liczy się od daty utraty, zniszczenia lub przekazania obiektu 2141 Budowle nietypowe A Bc DT i zabytkowe 215 Wykonawstwo i odbiór inwestycji B5 Bc DT Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru, dokumentacja powykonawcza, narady autorskie 216 Nadzór i koordynacja inwestycji B5 Bc DT 217 Dokumentacja remontowa B5 Bc DT Dla kaŝdego remontu zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się zlecenia, przetargi, protokoły przekazania budowy, kopie kosztorysów, protokoły odbioru,; 5- letni okres przechowywania liczy się od daty odbioru remontu 22 Administracja nieruchomości 220 Ewidencja nieruchomości Uczelni 221 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 222 Przydział i najem nieruchomości A Bc SGN A Bc SGN Dokumentacja prawna i techniczna. Dla kaŝdej nieruchomości zakłada się odrębną teczkę B5 Bc SGN Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu 223 Eksploatacja nieruchomości B2 Bc DGZ Konserwacja, urządzeń i instalacji, remonty bieŝące, oświetlenie, gaz, ogrzewanie, woda, usługi komunalne, usługi kominiarskie, utrzymywanie czystości w tym takŝe 19

20 terenów otwartych 224 Podatki, opłaty i czynsze za B10 Bc SGN lokale 225 Ochrona obiektów 2250 Ochrona (strzeŝenie) obiektów B5 Bc DGZ Umowy z firmami zewnętrznymi 226 Ochrona przeciwpoŝarowa 2260 Protokoły z przeglądu B5 Bc BHP technicznego sprzętu przeciwpoŝarowego 227 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc DGZ i majątkowe 228 Obronność i obrona cywilna 2280 Korespondencja z Szefem B5 Bc OOC Obrony Cywilnej Miasta Poznania 2281 Korespondencja dotycząca B5 Bc OOC sprzętu obrony cywilnej 2282 Korespondencja dotycząca B5 Bc OOC obronności 23 Gospodarka środkami ruchomymi 230 Przepisy w zakresie gospodarki materiałowej A Bc DOP Do kategorii A kwalifikuje się przepisy własne. Przepisy zewnętrzne kategoria B Zaopatrzenie w materiały Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki 2310 Artykuły elektryczne B2 Bc DGZ 2311 Artykuły papiernicze i biurowe B2 Bc DGZ 2312 Meble i sprzęt biurowy B2 Bc DGZ 2313 OdzieŜ B2 Bc DGZ 2314 Środki czystości B2 Bc DGZ 2315 Pozostałe artykuły B2 Bc DGZ 232 Źródła zaopatrzenia, dostawcy B5 Bc DGZ 233 Magazynowanie i uŝytkowanie B5 Bc DGZ 234 Ewidencja ilościowa B5 Bc DGZ 235 Środki trwałe B10 Bc DGZ 236 Eksploatacja środków trwałych 2360 Konserwacja i remonty bieŝące B5 Bc DT 2361 Kasacja i upłynnianie B5 Bc DGZ, DT Likwidacja 24 Transport i łączność 240 Pojazdy mechaniczne B5 Bc DGZ Dla kaŝdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: faktury zakupu, protokoły zdawczoodbiorcze, ewidencję napraw zewnętrznych, ksiąŝkę pojazdu; 5-letni okres przechowywania 20

21 liczy się od daty sprzedaŝy (likwidacji pojazdu) 241 Eksploatacja środków transportu 2410 Karty eksploatacji pojazdów B3 Bc DGZ 2411 Przeglądy techniczne pojazdów B3 Bc DGZ 2412 Transport wewnątrzuczelniany B5 Bc DGZ Zamówienia, faktury 242 Gospodarka samochodowa 2420 Zaopatrzenie w paliwo B5 Bc DGZ 2421 Zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne B5 Bc DGZ Części zamienne, ogumienie i akumulatory 243 Eksploatacja środków łączności B3 Bc DGZ Telefony, radiowęzły itp. 25 Zamówienia publiczne 250 Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych A Bc DOP Przepisy własne; pozostałe kategoria B Plan zamówień publicznych B10 Bc BZP 252 Dokumentacja zamówień publicznych 253 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe B5 Bc BZP Dla kaŝdego przetargu zakłada się odrębną teczkę: oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, SIWZ, protokoły komisji, odwołania, protesty, korespondencja B10 Bc BZP Rejestry 300 Metody analizy wartości A Bc AE 301 System ewidencji i plan kont A Bc DK 302 Roczne sprawozdanie A Bc KR, ZKR finansowe bilans 31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy 3100 Plany kasowe B2 Bc DF 3101 Raporty kasowe B2 Bc DF, DK 3102 Grzbiety ksiąŝeczek czekowych B2 Bc DF 3103 Kopie asygnat i kwitariuszy B2 Bc DF Ustalenia normatywne Uczelni 3104 Zasady kredytowania, B5 Bc KR współpraca z bankiem 3105 Finansowanie inwestycji B5 Bc DF 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe B5 Bc DK Faktury, rachunki, dowody PZ 321 Dokumentacja księgowa B5 Bc DK Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe, zestawienia 21

22 322 Rozliczenia B5 Bc DF, DK, DPS, SGN obrotów i sald, wykaz składników, aktywów i pasywów Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi podatkowymi itp. 323 Windykacja naleŝności B5 Bc DK Dokumenty związane z udowodnieniem zadłuŝeń i naleŝności 324 Uzgadnianie sald B2 Bc DK Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna B5 Bc DK Księgi lub kartoteki finansowe i analityczna 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac B5 Bc DPS Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac-podatki, składki itp. 331 Deklaracje podatkowe PIT B6 Bc DPS 332 Listy zaliczek na płace B3 Bc DPS 333 Listy płac B50 Bc DPS 334 Karty zbiorcze płac B50 Bc DPS Imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuŝsze ujmujące zarobki za poszczególne miesiące 335 Zaświadczenia o płacach Bc Bc DPS Kopie zaświadczeń o wysokości płac lub rejestry tych zaświadczeń 336 Rozliczenia umów cywilno-prawnych 3360 Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego B5 Bc DPS 34 Księgowość materiałowo-towarowa 340 Dowody księgowe B5 Bc DESM Dowody magazynowe, noty księgowe, faktury, rachunki i inne. Środki trwałe - kategoria B Dokumentacja księgowa B5 Bc DESM Karty ilościowowartościowe, analityczne, księgi, rejestry, zestawienia obrotów, sprawozdania z katedr, potwierdzenia stanów i inne. Środki trwałe kategoria 22

23 B Księgi inwentarzowe B10 Bc DESM Okres przechowywania liczy się od daty sprzedaŝy lub zdjęcia z ewidencji środka trwałego 35 Deklaracje podatkowe 350 Podatek VAT, deklaracje B6 Bc DF INTRASTAT 351 Podatek dochodowy od osób B6 Bc ZKR, DF prawnych CIT 36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami A Bc DOP Przepisy własne Uczelni 361 Fundusze specjalne 3610 Specjalny Fundusz Nagród B5 Bc DOSS 3611 Zakładowy Fundusz Świadczeń B5 Bc DOSS Socjalnych 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady A Bc DOP 371 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne B5 Bc DI Weryfikacja spisów z natury, składników majątkowych 372 Harmonogramy inwentaryzacji B5 Bc DI 373 Zobowiązania do B5 Bc DI odpowiedzialności materialnej 374 Protokoły likwidacji B10 Bc DI 375 Protokoły przekazania B10 Bc DI 376 Wycena i przecena B10 Bc DI, DESM 4 NAUKA 40 Rozwój kadry naukowej 400 Tytuły, stopnie i stanowiska naukowe 4000 Przewody doktorskie A Bc Dziekanaty Dla kaŝdego doktoranta zakłada się osobną teczkę zawierającą wszystkie wymagane przepisami dokumenty 4001 Album wydanych dyplomów A Bc Dziekanaty doktorskich 4002 Przewody habilitacyjne A Bc Dziekanaty Dla kaŝdej habilitacji zakłada się osobną teczkę zawierająca wszystkie dokumenty 4003 Album wydanych dyplomów A Bc Dziekanaty doktorów habilitowanych 4004 Tytuł naukowy profesora A Bc Dziekanaty 4005 Stanowisko profesora A Bc DOSS nadzwyczajnego 23

24 4006 Stanowisko profesora A Bc DOSS zwyczajnego 4007 Ewidencja stanowisk profesora nadzwyczajnego A Bc Dziekanaty, DOSS 4008 Ewidencja stanowisk profesora zwyczajnego A Bc Dziekanaty, DOSS 4009 Stypendia naukowe A Bc DRU 401 Nostryfikacja dyplomów A Bc Dziekanaty 402 Nadawanie stopni doktora honoris causa A Bc Jednostka inicjująca 403 Studia doktoranckie 4030 Programy i plany studiów doktoranckich A Bc Dziekanaty, Studium 4031 Organizacja i tok studiów doktoranckich doktoranckie A Bc Dziekanaty, Studium doktoranckie 404 Akta osobowe doktorantów A Bc Kierownik Studium doktoranckiego Dziekanaty 405 Oceny nauczycieli akademickich 4050 Oceny pracowników naukowodydaktycznych, naukowych oraz dydaktycznych 4051 Oceny nauczycieli akademickich przez studentów 4052 Konkursy dotyczące zatrudnienia pracowników naukowo-dydaktycznych, naukowych oraz dydaktycznych 41 Działalność naukowobadawcza 410 Badania własne 4100 Wniosek Uczelni o dotację podmiotową na badania własne 4101 Projekty badawcze finansowane z dotacji na badania własne 4102 Projekty interdyscyplinarne finansowane z dotacji na badania własne Dla kaŝdego doktoranta zakłada się osobną teczkę, do której odkłada się wszystkie dokumenty związane ze studiami doktoranckimi A Bc Dziekanaty Dokonywane jeden raz na cztery lata BE5 Bc Dziekanaty Anonimowo BE5 Bc DOSS Dla kaŝdego konkursu zakłada się odrębną teczkę A Bc DN Dla kaŝdego wydziału odrębna teczka, w tym raport z danego roku oraz decyzja właściwego ministra A Bc DN Dla kaŝdego wydziału odrębna teczka zawierająca wnioski, umowy, kalkulacje kosztów i sprawozdania A Bc DN Rejestr realizowanych projektów 24

25 411 Działalność statutowa Dla kaŝdego wydziału odrębna teczka 4110 Wniosek o przyznanie dotacji A Bc DN Jak przy klasie 4100 na podstawową działalność statutową 4111 Projekty badawcze finansowane z dotacji na działalność statutową A Bc DN Jak przy klasie Ankiety wydziałów 4120 Ocena parametryczna wydziałów z ankietami 413 Projekty krajowe 4130 Projekty badawcze, rozwojowe, celowe, finansowane przez MNiSW, NCBR i NCN 4131 Rejestr projektów badawczych, rozwojowych i celowych A Bc DN Dokonywana raz na cztery lata. Dla kaŝdego wydziału odrębna teczka A Bc DN Przepisy, wytyczne, rozliczenia finansowe A Bc DN Dla kaŝdego projektu odrębna teczka zawierająca wniosek, decyzje o dofinansowaniu, umowę, dokumentację związaną z realizacją, sprawozdania 414 Projekty infrastrukturalne A Bc SFS Dla kaŝdego projektu odrębna teczka zawierająca wniosek, decyzje o dofinansowaniu, umowę, dokumentację związaną z realizacją, sprawozdania 415 Inne przedsięwzięcia badawcze finansowane z róŝnych źródeł 416 Prace badawcze i usługowe zlecane przez podmioty zewnętrzne 4160 Rejestr prac badawczych i usługowych 417 Doświadczenia i zajęcia dydaktyczne z wykorzystywaniem zwierząt 4170 Wnioski i zezwolenia na wykonywanie badań (doświadczeń) oraz prowadzenie zajęć dydaktycznych z wykorzystywaniem zwierząt A Bc DN Wnioski, rejestr wydanych decyzji, sprawozdania Przepisy, wytyczne, rozliczenia finansowe A Bc DN KaŜde zlecenie odrębna teczka A Bc DN 25

26 418 Doświadczenia i zajęcia dydaktyczne z uŝyciem GMO A Bc DN Rejestr wniosków, zezwoleń, sprawozdania 42 Wynalazczość, wdroŝenia, innowacje 420 Wynalazczość Własne ustalenia 4200 Projekty wynalazcze A Bc BPWP Projekty opatentowane lub nieopatentowane a wdroŝone kwalifikuje się do kategorii A. Pozostałe projekty kategoria B10. Dla kaŝdego projektu patentowego zakłada się odrębną teczkę 4201 Rejestr projektów wynalazczych A Bc BPWP 421 WdroŜenia 4210 Umowy licencyjne i wdroŝeniowe 4211 Umowy dotyczące współpracy z podmiotami gospodarczymi, administracją rządową i samorządową 43 Rolnicze Zakłady Doświadczalne 430 Działalność naukowodydaktyczna RZD i stacji badawczych 431 Zagospodarowanie mienia po zlikwidowanych zakładach doświadczalnych A Bc BPWP BE5 Bc BPWP W tym wynagrodzenia za projekty wynalazcze i wdroŝenie wyników prac naukowobadawczych A Bc DZD BE5 Bc DZD Przetargi, umowy, dokumentacja związana z dzierŝawami i sprzedaŝą nieruchomości 432 Dokumentacja prawna poszczególnych składników majątkowych 4320 Odpisy ksiąg wieczystych A Bc SGN 4321 Mapki geodezyjne A Bc SGN 4322 Akty notarialne A Bc SGN 433 Wycena nieruchomości A Bc SGN 434 SprzedaŜ mieszkań 4340 Umowy sprzedaŝy mieszkań B10 Bc SGN 435 Korespondencja dotycząca funkcjonowania stacji badawczych i Rolniczych Zakładów Doświadczalnych BE5 Bc DZD 26

27 436 Korespondencja z Agencją Nieruchomości Rolnych w sprawie składników majątkowych 437 Mieszkania niesprzedane 4370 Umowy najmu mieszkań niesprzedanych 4371 Korespondencja w sprawach BE5 Bc DZD BE5 Bc SGN, DF BE5 Bc SGN mieszkaniowych 438 Protokoły inwentaryzacyjne B10 Bc DZD Środki trwałe po zlikwidowanych Rolniczych Zakładach Doświadczalnych 44 Współpraca naukowa z zagranicą 440 Umowy i porozumienia z partnerami zagranicznymi A Bc DWZ Dwustronna współpraca naukowa 441 Wyjazdy zagraniczne 4410 Wnioski o wyjazd B5 Bc DWZ 4411 Wnioski dewizowe B5 Bc DWZ 4412 Sprawozdania z wyjazdów A Bc DWZ zagranicznych 442 Przyjazdy cudzoziemców Wizyty gości zagranicznych 4420 StaŜe naukowe B5 Bc DWZ 4421 Studia doktoranckie B5 Bc DWZ 443 Programy międzynarodowe 4430 Współpraca w ramach programu Erasmus 4431 Współpraca w ramach programu CEEPUS 4432 Współpraca w ramach innych A Bc DWZ A Bc DWZ BE5 Bc DWZ programów 444 Oferty zagraniczne B5 Bc DWZ Oferty dotyczące stypendiów 5 DYDAKTYKA 50 ZałoŜenia organizacyjnoprogramowe studiów wyŝszych 500 Podstawowe zasady organizacji studiów A Bc DSSS Regulamin studiów, akredytacje itp. 501 Pogramy i plany studiów A Bc Dziekanaty dziennych 502 Programy i plany studiów A Bc Dziekanaty zaocznych 503 Indywidualne programy A Bc Dziekanaty i plany studiów 504 Rozkład zajęć dydaktycznych B2 Bc DSSS Siatki zajęć oraz dyspozycje salami dydaktycznymi 27

28 505 Ogólne i szczegółowe B50 Bc DSSS zestawienie zbiorcze godzin dydaktycznych 51 Rekrutacja 510 Podstawowe zasady, limity A Bc DSSS Ustalenia własne 511 Działalność promocyjna dla kandydatów na studia B5 Bc DSSS, Dziekanaty 512 Dokumentacja rekrutacyjna B2 Bc DSSS Harmonogramy, powołanie egzaminatorów, 513 Egzaminy wstępne 5130 Protokoły wydziałowych A Bc Dziekanaty komisji rekrutacyjnych 5131 Odwołania od decyzji B2 Bc DSSS wydziałowych komisji rekrutacyjnych w sprawie przyjęć na studia 514 Studenci stypendyści Rządu RP BE5 Bc DSSS Studenci obcokrajowcy. Zestawienia kosztów kształcenia itp. 52 Organizacja i tok studiów 520 Podstawowe zasady A Bc DSSS Własne przepisy dotyczące organizacji i toku studiów 521 Realizacja planów i programów studiów B5 Bc Dziekanaty Dotyczy minimum programowego i obsady kadrowej 522 Semestralne plany zajęć B5 Bc Dziekanaty 523 Sesje egzaminacyjne 5230 Protokoły egzaminacyjne A Bc Dziekanaty 53 Ewidencja studentów 530 Akta osobowe studentów A Bc Dziekanaty Dla kaŝdego studenta zakłada się odrębną teczkę obejmującą wszystkie dokumenty określone rozporządzeniem właściwego ministra 531 Księga dyplomów A Bc DSSS, Dziekanaty 532 Rejestr legitymacji studenckich, B5 Bc Dziekanaty indeksów 533 Legitymacje studenckie B2 Bc Dziekanaty 534 Album studenta A Bc DSSS 535 Zaświadczenia dla studentów B5 Bc Dziekanaty 536 Dokumenty studentów i absolwentów B10 Bc AU np. dyplomy, indeksy, świadectwa dojrzałości, itp. Rejestr oraz korespondencja dotycząca wydanych 28

29 i wysłanych dokumentów 54 Praktyki studenckie 540 Podstawowe zasady A Bc Dziekanaty Do kategorii A kwalifikujemy własne przepisy 541 Realizacja praktyk A Bc Dziekanaty Porozumienia, umowy, zaliczenia, zaświadczenia, dziennik praktyk, sprawozdania z praktyk. Całość dokumentacji odkładana jest do akt osobowych studenta. 542 Praktyki zagraniczne A Bc Dziekanaty 55 Sprawy socjalno-bytowe studentów 550 Pomoc socjalna dla studentów W tym równieŝ dla studentów obcokrajowców 5500 Podstawowe zasady A Bc DSSS Do kategorii A kwalifikuje się własne przepisy. Przepisy zewnętrzne kategoria B Stypendia naukowe B5 Bc Dziekanaty 5502 Stypendia socjalne B5 Bc DSSS 5503 Zasiłki losowe i zapomogi B5 Bc Dziekanaty 551 Domy studenckie 5510 Podstawowe zasady A Bc DSSS Regulaminy, zasady przydziału miejsc, ceny itp Podania i decyzje w sprawie B5 Bc DSSS przyznania miejsca w domu studenckim 5512 Zakwaterowania, wykwaterowania z domu studenckiego B5 Bc DS W domach studenckich do dokumentów dotyczącego zakwaterowania dołącza się kartoteki odpłatności B5 Bc DS 5513 Kartoteki odpłatności za domy studenckie 5514 Dokumentacja dotycząca B5 Bc DS Księgi inwentarzowe, majątku domów studenckich likwidacje 5515 Księgi meldunkowe B5 Bc DS 5516 Wynajem pokoi hotelowych B5 Bc DS Skierowania, faktury, rozliczenia, sprawozdania miesięczne B10 Bc DGZ Polisy itp Ubezpieczenia majątkowe i rzeczowe domów studenckich 29

30 552 Hotel asystenta B5 Bc DSSS Protokoły z przydziału miejsc, rozliczenia, plany remontów itp. 553 Kredyty studenckie Przepisy zewnętrzne, zaświadczenia 5530 Rejestr zaświadczeń B5 Bc DSSS 554 Ubezpieczenia zdrowotne B5 Bc DSSS studentów 555 Ubezpieczenia zdrowotne od następstw nieszczęśliwych wypadków B5 Bc DSSS 56 Absolwenci Uczelni. Promocja absolwentów 560 Zaświadczenia dla celów emerytalnych 561 Promocja studentów 5610 Szkolenia dla studentów i absolwentów B5 Bc Dziekanaty np. zaświadczenia dla ZUS-u, KRUS-u i itp. B5 Bc BK Do kategorii A kwalifikuje się programy szkoleń 5611 Prezentacja firm BE5 Bc BK Spotkania z przedstawicielami firm 5612 Współpraca z Wojewódzkim BE5 Bc BK Urzędem Pracy 57 Studia podyplomowe 570 Utworzenie studiów podyplomowych 571 Programy i plany studiów podyplomowych 572 Akta osobowe uczestników studium podyplomowego 573 Rejestr wydanych świadectw ukończenia studium podyplomowego A Bc Katedry prowadzące, Dziekanaty, Studium Podyplomowe A Bc Katedry prowadzące, Dziekanaty, Studium Podyplomowe A Bc Katedry prowadzące, Dziekanaty, Studium Podyplomowe A Bc Katedry prowadzące, Dziekanaty, Studium Regulaminy Dla kaŝdego uczestnika Studium Podyplomowego zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się m in. podanie, kwestionariusz, odpis dyplomu, recenzje pracy dyplomowej oraz odpis świadectwa ukończenia studium podyplomowego do akt 30

31 574 Rejestr opłat za studia podyplomowe 58 Samorząd i organizacje studenckie. Studenckie grupy twórcze 580 Organizacja samorządu studenckiego 581 Organizacje ogólnopolskie działające na terenie Uczelni Podyplomowe B5 Bc Katedry prowadzące, Dziekanaty, Studium Podyplomowe A Bc DSSS A Bc Plany działalności, prośby o dofinansowanie, składki 582 Studenckie grupy twórcze 5820 Chór CORO DA CAMERA A Bc Plan pracy, dokumentacja wyjazdów zagranicznych 5821 Zespół Pieśni i Tańca Łany A Bc Plan pracy, dokumentacja wyjazdów zagranicznych 5822 Zespół Trębaczy Myśliwskich A Bc VENATOR 583 Finansowanie samorządu i organizacji studenckich oraz grup twórczych 584 Studencki ruch naukowy 5840 Studenckie koła naukowe A Bc 5841 Obozy naukowe A Bc Kosztorysy, programy, sprawozdania 5842 Dofinansowanie kół naukowych B5 Bc 6 APARATURA I POMOCE DYDAKTYCZNE. WYDAWNICTWA 60 Aparatura i pomoce dydaktyczne 600 Podstawowe zasady A Bc DAND Do kategorii A kwalifikuje się własne zasady 601 Zakup aparatury, maszyn B5 Bc B5 Bc DAND Zamówienia, faktury, protokoły odbioru i urządzeń 602 Rejestr zakupów B10 Bc DAND 603 Rejestr przyjętych środków B10 Bc DAND, DGZ trwałych 31

32 604 Karty urządzeń B5 Bc Komórki uŝytkujące Wraz z kartami OT. Odrębne dla kaŝdego środka trwałego. Okres przechowywania liczy się od daty sprzedaŝy lub likwidacji urządzenia 605 Ewidencja aparatury drogocennej A Bc DGZ Sprawozdania z katedr z wykorzystania czasu pracy aparatury B5 Bc DAND 606 Naprawa i konserwacje pomocy naukowych i dydaktycznych 607 Dokumentacja środków trwałych 6070 Likwidacja środków trwałych B5 Bc DGZ 6071 Przekazanie nieodpłatne B5 Bc DGZ środków trwałych 6072 Zmiany miejsca uŝytkowania B5 Bc DGZ środków trwałych 61 Wydawnictwa 610 Programy wydawnictw A Bc DW Badania potrzeb, ogólne sprawy wydawnicze 611 Teki wydawnicze A Bc DW Dla kaŝdego tytułu publikacji prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, recenzje, projekty graficzne oraz egzemplarz wydawniczy 612 Wykonanie poligraficzne B2 Bc ZG Sprawy wydawnicze: ewidencja zleceń, kartoteka 613 Rozpowszechnianie B2 Bc DW KolportaŜ wydawnictw 7 ZBIORY BIBLIOTECZNE. ZASÓB ARCHIWALNY 70 Zbiory biblioteczne 700 Podstawowe zasady dotyczące A Bc BG Zarządzenia gromadzenia, opracowania i wytyczne władz Uczelni i udostępniania 701 Gromadzenia zbiorów bibliotecznych 7010 Zakup zbiorów na rynku B5 Bc BG krajowym 7011 Zakup zbiorów zagranicznych B5 Bc BG 32

33 7012 Prenumerata czasopism B5 Bc BG 702 Inne formy gromadzenia zbiorów 7020 Egzemplarz obowiązkowych B5 Bc BG druków 7021 Dary B5 Bc BG 7022 Zbiory przejęte B5 Bc BG Przyjęcie księgozbiorów naukowych kategoria BE Depozyty B5 Bc BG 7024 Wymiana B5 Bc BG 703 Gospodarka dubletami B5 Bc BG i drukami zbędnymi 704 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 7040 Inwentarze A Bc BG 7041 Katalogi A Bc BG 7042 Księgi ubytków A Bc BG 7043 Inne formy ewidencji A Bc BG 705 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych 7050 Udostępnianie w czytelni B2 Bc BG Rewersy kategoria Bc 7051 Udostępnianie prac dyplomowych B10 Bc BG AU 7052 WypoŜyczanie B2 Bc BG 71 Zasób archiwalny 710 Kształtowanie zasobu archiwalnego 7100 Przekazywanie akt do Archiwum Uczelnianego Wnioski, decyzje, karty zgłoszenia itp. A Bc AU Spisy zdawczoodbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych 7101 Wydzielanie akt na makulaturę A Bc AU Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania wraz ze zgodą Archiwum Państwowego w Poznaniu 711 Udostępnianie zasobu archiwalnego 7110 Księga udostępnianych akt A Bc AU 7111 Udostępnianie zbioru B2 Bc AU Karty udostępnienia archiwalnego 7112 WypoŜyczenia B2 Bc AU Karty wypoŝyczenia 7113 Rejestr akt wydanych z BE10 Bc AU Dotyczy akt osób Archiwum Uczelnianego ponownie zatrudnionych i 33

34 studentów wznawiających studia 712 Kwerendy naukowe A Bc AU Podania o udostępnienie i zezwolenia na korzystanie z zasobów 713 Kwerendy genealogiczne A Bc AU 714 Kwerendy dla potrzeb B5 Bc AU społecznych 715 Konserwacja zbiorów archiwalnych B5 Bc AU 34