Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach

Transkrypt

1 Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO W KATOWICACH Katowice, grudzień 2012 roku

2 Symbole klasyfikacyjne akt Hasła klasyfikacyjne akt Kategoria archiwalna akt w w komórce komór- innych macierzystekach ZARZĄDZANIE 00 Władze uczelni 000 Senat Uwagi 0000 Posiedzenia A Skład, protokoły posiedzeń wraz z załącznikami, porządek obrad, lista obecności, referaty, wnioski, uchwały i sprawozdania z wykonania uchwał itp Obsługa organizacyjnoadministracyjna 001 Komisje senackie 0010 Posiedzenia A Dla każdej komisji prowadzi się odrębne teczki 0011 Obsługa organizacyjnoadministracyjna 002 Inne komisje Np. komisje rektorskie, komisja bhp 0020 Posiedzenia A 0021 Obsługa organizacyjnoadministracyjna 003 Rektor A Dokumentacja komisji wyborczej 004 Prorektorzy A Jak w kl Organy kolegialne Rektora 0050 Kolegium rektorskie A Skład, protokoły posiedzeń 0051 Rada Rektorska A Jak w kl Kanclerz A Zakres obowiązków 2

3 007 Rada Wydziału /instytutu/ lub innej jednostki 0070 Posiedzenia A Jak w kl Obsługa organizacyjnoadministracyjna 008 Komisje Rady Wydziału 0080 Posiedzenia A Jak w kl Obsługa organizacyjnoadministracyjna 009 Dziekan, prodziekani A Dokumentacja komisji wyborczej, zakres obowiązków 01 Organizacja uczelni 010 Podstawy prawne A działania uczelni 011 Organizacja władz BE5 M.in.: innych uczelni nadrzędnych i równorzędnych 012 Organizacja Uniwersytetu Statut, Regulamin Organizacyjny 0120 Organizacja wydziałów A Statuty, schematy organizacyjne 0121 Organizacja jednostek A pozawydziałowych 0122 Organizacja biblioteki A 0123 Organizacja administracji A 0124 Organizacja innych jednostek A M.in. stowarzyszeń 013 Uruchamianie nowych kierunków, form i typów studiów oraz specjalności A 014 Organizacje studenckie A Statuty, program działalności; rejestr 015 Zarządzenia porządkowe B5 Doraźne zarządzenia o charakterze administracyjnym nie mające znaczenia normatywnego 016 Zbiór normatywów 3

4 0160 Zbiór normatywów władz nadrzędnych B10 Wydane w formie zarządzeń, okólników itp Zbiór normatywów UE A Komplet wtórników zarządzeń, okólników, instrukcji itp. podpisanych przez Rektora, Kanclerza; oryginały łącznie z materiałami źródłowymi rejestruje się w odpowiednich klasach rzeczowych 017 Protokoły zmian na stanowiskach 02 Obsługa prawna, skargi i wnioski 020 Przepisy prawne dotyczące BE5 obsługi prawnej oraz skarg i wniosków 021 Sprawy sądowe B Sprawy arbitrażowe B3 023 Sprawy administracyjne B5 024 Opinie prawne BE5 025 Interpretacja prawna i sprawy kompetencyjne 0250 Interpretacje zewnętrzne BE Interpretacje własne A 026 Skargi i wnioski BE5 03 Planowanie, sprawozdawczość i statystyka BE5 Protokoły zdawczoodbiorcze wraz ze spisem przekazywanych akt 030 Ogólne zasady BE5 4

5 planowania i sprawozdawczości 031 Plany perspektywiczne A 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 033 Plany i sprawozdania roczne 034 Plany operacyjne i sprawozdania z ich wykonania 035 Statystyka 0350 Metodyka i tematyka prac statystycznych 0351 Źródłowe materiały statystyczne 0352 Statystyczne opracowania cząstkowe 0353 Statystyczne opracowania zbiorcze 0354 Statystyczne opracowania dla GUS 036 Analizy kompleksowe i problemowe 04 System kancelaryjny, biurowość A A Sprawozdania finansowe kl. 331 B5 Półroczne, kwartalne, miesięczne A Ustalenia UE BE5 A Dot. jednostek organizacyjnych UE A Z wyjątkiem opracowań dla GUS A Dot. opracowań zbiorczych BE5 040 Przepisy prawne BE5 041 Instrukcje kancelaryjne A 042 Wykaz akt A 043 Formularze i druki A Przechowuje się wzory opracowane przez uczelnię 044 Ewidencja pieczęci A Obejmuje również zbiór odcisków pieczęci, protokoły zniszczenia 045 Ewidencja korespondencji B3 Dzienniki korespondencji, książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych, zwykłych i paczek pocztowych 5

6 046 Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji 05 Informatyka A 050 Przepisy prawne B5 051 Projekty i koordynacja systemów i programów komputerowych A Opracowania własne 052 Bazy danych A 053 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów komputerowych 054 Przetwarzanie danych B5 06 Kontrola 060 Przepisy prawne B5 A Dotyczy także redagowania stron internetowych 061 Metodyka kontroli A Ustalenia UE 062 Kontrola zewnętrzna A Protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie dot. jednostki kontrolowanej 063 Kontrola wewnętrzna B5 Jak w kl. 062 dot. jednostki kontrolującej 064 Księga kontroli B5 07 Informacje własne, reprezentacja 070 Informacje własne A O działalności UE; m.in. skład osobowy oraz informacje dla masmediów 071 Ogłoszenia własne B5 6

7 072 Promocja uczelni 0720 Druki reklamowe B5 Informatory, foldery, plakaty, itp Inne formy promocji B5 073 Informacje dot. studiów 074 Kroniki UE A Nie dotyczy publikacji, objętych kl Emblematy i ceremoniał A UE 076 Uroczystości A Referaty, sprawozdania itp. oraz zestaw zdjęć fot. z uroczystości; obsługa organizacyjno administracyjna kat. 077 Reprezentacja 0770 Reprezentacja uczelni B5 Zaproszenia, gratulacje, kondolencje; obsługa organizacyjnoadministracyjna kat Udział w obcych B5 uroczystościach 08 Współpraca krajowa 080 Współpraca z organami władzy państwowej 081 Współpraca z organami samorządowymi 082 Współpraca z innymi organami krajowymi 083 Współpraca z władzami kościelnymi BE5 BE5 BE5 M.in. wymiana studentów BE5 09 Audyt wewnętrzny 7

8 090 Gromadzenie informacji dotyczących obszarów audytu wewnętrznego 0900 Akty normatywne i inne akty prawne 0901 Procedury, regulaminy, instrukcje, decyzje i zarządzenia dotyczące jednostki 0902 Plany roczne i wieloletnie audytu wewnętrznego 0903 Sprawozdania roczne z audytu wewnętrznego 0904 Inne informacje związane z audytem i analizą ryzyka 091 Dokumentowanie przebiegu zadań audytowych, planowanych i pozaplanowych B10 Związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie B10 Zasadniczo: mające wpływ na system kontroli finansowej A A B10 BC B10 Programy, protokoły z narad, spotkań, notatki, upoważnienia, pełnomocnictwa, kwestionariusze, oświadczenia, sprawozdania z przeprowadzonego zadania, notatka informacyjna, dokumenty robocze, protokoły, działania poaudytowe 8

9 1 KADRY 10 Podstawowe zasady pracy i płacy 100 Nauczyciele akademiccy A Ogólne zasady zatrudnienia, regulaminy pracy, siatki płac, wykazy etatów, taryfikatory klasyfikacyjne, przepisy służbowe 101 Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi A 11 Fundusz płac i etaty 110 Przepisy prawne A 111 Osobowy fundusz płac i etaty 112 Bezosobowy fundusz płac i honoraria A Potrzeby etatowe i osobowy fundusz płac jednostek organizacyjnych; osobowy fundusz płac i etaty UE opracowanie zbiorcze; rozdział osobowego funduszu płac 1120 Potrzeby jednostek A organizacyjnych; potrzeby UE opracowanie zbiorcze; rozdział bezosobowego funduszu płac Umowy cywilno-prawne B5 Nie dotyczy nauczycieli 113 Analiza wykorzystania osobowego i bezosobowego funduszu płac 9 A akademickich kl Zatrudnienie Wszystkie wnioski i decyzje dotyczące

10 120 Angażowanie i zwalnianie pracowników 121 Rozmieszczenie pracowników konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych kl. 130 B3 Sprawy ogólne ogłoszenia, zgłoszenia, konkursy, rejestr przyjętych i zwolnionych itp.; akta przyjętego pracownika kl. 130 B3 Przydział, przeniesienie, zastępstwo 122 Nauczyciele akademiccy 1220 Konkursy na stanowiska B Obciążenia dydaktyczne B3 Karty obciążeń imienne i przedmiotowe oraz korespondencja dot. zwolnień z obowiązującego pensum itp Oceny okresowe B5 Akta dot. konkretnego pracownika odkłada się do jego akt osobowych kl Rotacja B3 Wnioski o przedłużenie zatrudnienia na zajmowanym stanowisku, o zmianę stanowiska lub zwolnienie z pracy oraz decyzje 1224 Umowy cywilno-prawne B5 123 Cudzoziemcy pracownicy uczelni B5 Wnioski, decyzje itp.; wszystkie sprawy cudzoziemców pracowników UE prowadzi się w odpowiednich klasach rzeczowych 10

11 124 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników B3 Młodocianych, inwalidów, rencistów itp. 125 Awanse, dodatki, nagrody, odznaczenia, kary 1250 Awanse B3 Zasady nagradzania i premiowania; decyzje dotyczące konkretnego pracownika odkłada się do jego akt osobowych kl Dodatki B3 Funkcyjne, specjalne, za wysługę lat, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia 1252 Nagrody B3 Wnioski o przyznanie nagród za osiągnięcia naukowe, za działalność dydaktyczną lub organizacyjną 1253 Odznaczenia państwowe B3 Wnioski, rejestr odznaczeń 1254 Kary B3 Rejestr kar 126 Sprawy dyscyplinarne pracowników 127 Sprawy wojskowe pracowników 128 Pozostałe sprawy pracowników 13 Ewidencja osobowa B10 B5 B5 130 Akta osobowe BE50 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę, obejmującą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmiany, pisma o odznaczeniach, odpisy akt stanu cywilnego, świadectwa pracy, szkolenia zawodowego, przyznania stopnia i 11

12 tytułu naukowego itp. akta o zasadniczym znaczeniu 131 Zaświadczenia w Rejestr zaświadczeń sprawach osobowych 132 Legitymacje służbowe B5 Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. 14 Szkolenia Szkolenia z dziedziny bhp kl Zasady i programy szkoleń A 141 Organizacja szkoleń B5 M.in.: umowy 142 Realizacja szkoleń B5 15 Dyscyplina pracy 150 Listy obecności B3 151 Absencje B3 Zwolnienia lekarskie, usprawiedliwienia nieobecności itp. 152 Urlopy 1520 Wypoczynkowe B3 Plany urlopów 1521 Naukowe B Szkoleniowe B Okolicznościowe B Macierzyńskie i B3 wychowawcze 1525 Bezpłatne B Ewidencja delegacji służbowych Rejestr 12

13 16 Bezpieczeństwo i higiena pracy 160 Przepisy i zasady bhp BE5 W tym wydane przez UE 161 Szkolenia z dziedziny bhp 1610 Szkolenia pracowników B Szkolenia studentów rozpoczynających naukę B5 162 Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B5 Według planu przeglądów i na zgłoszenia jednostek UE 163 Środki ochrony B5 M.in. tabela przydziału indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze 164 Wypadki i choroby zawodowe 1640 Wypadki przy pracy B Wypadki traktowane na B10 równi z wypadkami przy pracy 1642 Wypadki w drodze do B10 pracy lub z pracy do domu 1643 Choroby zawodowe A 1644 Wypadki śmiertelne A 17 Sprawy socjalno-bytowe 170 Przepisy prawne A Ustalenia UE 171 Wczasy pracownicze i kolonie 172 Pożyczki, zapomogi B Pożyczki mieszkaniowe B5 Okres przechowywania liczy się od daty 13

14 spłacenia pożyczki 1721 Pożyczki remontowe B5 Jak w klasie Zapomogi B5 173 Opieka nad rencistami i B3 inwalidami 174 Imprezy okolicznościowe B3 18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy prawne B5 181 Ubezpieczenia w PZU B Wnioski o emerytury i renty 2 ŚRODKI RZECZOWE B3 20 Przepisy prawne A Przepisy wydane przez UE 21 Inwestycje i remonty 210 Projekty inwestycji i remontów 2100 Zlecenia, umowy B5 211 Inwestycje budowlane 2110 Dokumentacja techniczno - prawna 2111 Zlecenia, umowy B Ewidencja inwestycji A BE5 Dokumentacja projektowo - kosztorysowa obiektów budowlanych UE BE5 Dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę, która obejmuje m.in.: korespondencję, protokoły posiedzeń dot. lokalizacji. Dokumentacja budynków zabytkowych kat. A 14

15 212 Remonty obiektów budowlanych 2120 Dokumentacja techniczno - prawna 2121 Zlecenia, umowy B5 15 B5 Dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę 22 Administracja nieruchomościami 220 Ewidencja obiektów UE A Dla każdej nieruchomości zakłada się oddzielną teczkę, obejmującą korespondencję, dokumentację formalno prawną, dokumentację techniczną itp.; jedna nieruchomość jedna sprawa 221 Nabywanie, zbywanie i najem nieruchomości i pomieszczeń na potrzeby uczelni 222 Gospodarka nieruchomościami i pomieszczeniami 223 Eksploatacja nieruchomości i pomieszczeń 2230 Konserwacja urządzeń i instalacji 2231 Dekorowanie, flagowanie, estetyka 224 Ochrona obiektów B25 Oryginały aktów notarialnych, umów kupnasprzedaży itp., okres przechowywania liczy się zaprzestania eksploatacji B5 B3 B3 obiektu M.in. utrzymanie czystości; dotyczy także terenów otwartych 2241 Ochrona (strzeżenie) B5 M.in. umowy obiektów 2242 Ochrona ppoż. B5 M.in. umowy 23 Gospodarka środkami ruchomymi 230 Źródła zaopatrzenia w materiały, narzędzia i pomoce biurowe

16 2300 Zapotrzebowania, B3 zamówienia, przydziały 2301 Magazynowanie i B5 Gospodarka magazynowa użytkowanie 2302 Ewidencja ilościowa B5 231 Meble i sprzęt biurowy 2310 Zapotrzebowania, B3 zamówienia, przydziały 2311 Eksploatacja B3 W tym konserwacja i remonty 2312 Kasacja i upłynnianie B5 232 Maszyny, urządzenia i aparatura naukowa 2320 Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały B3 W tym sprzęt komputerowy 2321 Eksploatacja B5 W tym konserwacja i remonty 2322 Ewidencja maszyn, B5 urządzeń i aparatury naukowej 233 Materiały reprezentacyjne i artykuły spożywcze 2330 Zapotrzebowania, B5 zamówienia, dostawcy 2331 Magazynowanie i B5 wydawanie 234 Środki trwałe 2340 Ewidencja środków trwałych 2341 Eksploatacja środków trwałych 2342 Konserwacja i remonty środków trwałych 24 Transport i łączność B5 B5 B5 240 Pojazdy mechaniczne B5 Dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę, obejmującą dokumentację techniczną pojazdu itp. 16

17 241 Eksploatacja własnych środków transportu 2410 Przeglądy techniczne i remonty pojazdów 2411 Dysponowanie środkami transportu 2412 Ryczałty samochodowe umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych 242 Eksploatacja środków łączności 25 Ubezpieczenia rzeczowe B5 B5 Karty drogowe, karty eksploatacyjne, zestawienia przebiegu kilometrów itp. B3 Zapotrzebowania jednostek organizacyjnych UE na transport B5 B3 Konserwacja i naprawy telefony, radio, telewizja itp. 3 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ 30 Podstawowe przepisy prawne 300 Władz nadrzędnych B Władz uczelni A 31 Budżet i jego realizacja 310 Obrót gotówkowy 3100 Raporty kasowe B Grzbiety książeczek czekowych 3102 Kopie asygnat i kwitariuszy 311 Obrót bezgotówkowy 3110 Umowy dotyczące prowadzenia rachunku bankowego 17 B3 B3 B3

18 3111 Wyciągi bankowe B Upoważnienia do B5 dysponowania rachunkami 3113 Umowy dotyczące lokat B Korzystanie z Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta B Zakup i sprzedaż walut B5 312 Kredyty bankowe 3120 Finansowanie jednostek organizacyjnych 3121 Korespondencja z bankami finansującymi B5 B Korespondencja B5 finansowa z jednostkami podległymi 313 Dotacje i pożyczki B Rozliczenia dotacji B5 MNiSW, KBN 314 Finansowanie badań B5 naukowych 315 Fundacja B5 316 Opracowania i materiały dotyczące budżetu oraz jego realizacja 32 Księgowość finansowa A 320 Dowody księgowe B5 321 Dokumentacja księgowa B5 Księgi, dzienniki, zestawienia obrotów i sald, wykaz składników, aktywów i pasywów, rejestry 322 Rozliczenia Z instytucjami 18

19 19 podatkowymi, ubezpieczeniowymi, dostawcami i odbiorcami 3220 Rozliczenia ze studentami B5 Czesne, przesunięcie płatności, opłaty za powtarzanie roku itp. 323 Uzgadnianie sald Korespondencja, wyciągi z kont 324 Ewidencja syntetyczna i B5 Księgi inwentarzowe, analityczna 325 Realizacja dochodów i kosztów działalności uczelni 33 Sprawozdania finansowe kartoteki B5 Wyjaśnienia pozycji kosztów i przychodów, przeliczenia kosztów, np. kosztów wydziału 330 Sprawozdania okresowe B5 Miesięczne, kwartalne i półroczne 331 Roczne sprawozdanie uczelni A Wraz z badaniem przez biegłego rewidenta 34 Dyscyplina i rewizja finansowa 340 Orzecznictwo w sprawach naruszenia dyscypliny finansowej B5 Także decyzje władz nadrzędnych 341 Rewizja finansowa B5 Analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne i ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych 342 Inne sprawy nadzoru finansowego 35 Rachuba płac 350 Dokumentacja płac B5 Materiały źródłowe do obliczenia płacy /karty pracy itp./; także dokumentacja potrąceń z płac i deklaracje podatkowe oraz dokumentacja prac dydaktycznych dodatkowych i ponadwymiarowych, godzin nadlicz- B5

20 351 Listy płac bowych i płac pracowników pracujących w oparciu o system godzinowo premiowy itp Listy wypłat stypendiów B50 studenckich 352 Indywidualne karty B50 uposażeń 353 Zaświadczenia o płacach Rejestr zaświadczeń 3530 Do celów emerytalnych Zaświadczenia Rp-7 odkłada się do właściwych akt osobowych kl Do innych celów 354 Rozliczenia umów cywilno-prawnych 3540 Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego 3541 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego 355 Podatek dochodowy od osób fizycznych B10 B10 B Deklaracje rozliczeniowe B10 ZUS 357 Zasiłki chorobowe, B50 Listy wypłat rodzinne i inne 358 Dochody emerytów i B5 rencistów 36 Księgowość materiałowa środków trwałych, inwestycji i usług 360 Dowody księgowe B5 Faktury własne i obce 361 Dokumentacja księgowa B5 Karty ilościowo wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry 362 Amortyzacja środków trwałych B5 20

21 363 Raporty dzienne stołówki 364 Raporty miesięczne punktów księgarskich 37 Zamówienia publiczne 370 Rejestr zamówień B10 publicznych 371 Komisja przetargowa B10 Protokoły z posiedzeń Komisji ds. przetargów 372 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Ogłoszenia, SIWZ, oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski 38 Fundusze specjalne 380 Zasady gospodarowania funduszami A Ustalenia UE 381 Fundusze specjalne 3810 Zakładowy fundusz nagród 3811 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych B5 B5 39 Inwentaryzacja Przepisy prawne i ustalenia UE 390 Spisy i protokoły B5 inwentaryzacyjne 391 Sprawozdania z przebiegu B5 inwentaryzacji 392 Wycena i przecena B5 4 DYDAKTYKA, WYCHOWANIE 40 Przepisy prawne i założenia programowe 400 Podstawowe zasady organizacji studiów 401 Organizacja zajęć B5 21 A M.in.: przepisy prawne władz nadrzędnych i UE, regulamin studiów, akredytacje

22 402 Programy i plany studiów B5 Ramowe i indywidualne realizowane w UE; także wnioski dot. zmian w programach i planach studiów oraz decyzje władz nadrzędnych 403 Organizacja pracy B5 Ustalenia UE dydaktycznowychowawczej 41 Rekrutacja 410 Podstawowe zasady prawne 411 Akta osobowe kandydatów 4110 Dokumenty kandydatów nieprzyjętych na studia 4111 Prace pisemne kandydatów 412 Egzaminy wstępne 4120 Uczelniana Komisja Rekrutacyjna 4121 Wydziałowa /instytutowa/ Komisja Rekrutacyjna 4122 Zbiorcze listy egzaminacyjne A Limity przyjęć, tematy egzaminacyjne itd. Także korespondencja dot. uzupełnienia dokumentacji kandydata oraz rejestr kandydatów; akta osobowe kandydatów przyjętych na studia - w kl. 421 B3 B3 A Skład, protokoły posiedzeń, sprawozdanie z działalności A Jak w kl Robocze zestawienie ocen egzaminów ustnych i pisemnych 413 Odwołania w sprawach B3 przyjęć na studia 414 Rekrutacja na studia za B3 Lista zakwalifikowanych granicą 415 Cudzoziemcy B3 416 Obsługa organizacyjnoadministracyjna Dyspozycja lokalami dydaktycznymi, zabezpieczenie ciszy, spokoju itp. 22

23 42 Ewidencja studentów 420 Album studentów A 421 Akta studenckie BE50 Dla każdego studenta prowadzi się odrębną teczkę, obejmującą podanie, kwestionariusz osobowy, dokumentację egzaminu wstępnego, karty egzaminacyjne, dziennik praktyk, karty wpisowe, egz. pracy dyplomowej i jej ocenę, protokół egzaminu dyplomowego, odpis dyplomu itp. 422 Pomoce ewidencyjne do akt studenckich B50 Skorowidze, kartoteki itd. 423 Legitymacje, indeksy, książeczki zdrowia 424 Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów 43 Tok studiów B5 Rejestr Rejestry 430 Rozkład zajęć dydaktycznych B3 Siatki zajęć oraz dyspozycja lokalami dydaktycznymi 431 Sesje egzaminacyjne Sprawy organizacyjne egzaminów, kolokwiów, zaliczeń; sprawozdania z sesji kl. 03;decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do akt studenckich kl Zbiorcze listy egzaminacyjne (protokoły egzaminacyjne) 432 Dzienniki studentów B10 Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia studiów 23

24 4320 Studenci UE B Studenci z innych uczelni B5 433 Praktyki, obozy i objazdy studenckie B3 Program naukowo dydaktyczny oraz sprawozdania z wykonania 434 Dyscyplina studiów Wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do akt studenckich kl Urlopy dziekańskie B Zmiana kierunków studiów 4342 Przeniesienia z innych uczelni 4343 Inne sprawy dyscypliny studiów 435 Sprawy wojskowe studentów 436 Sprawy dyscyplinarne studentów 437 Egzaminy dyplomowe B3 B3 B3 Np. przekładanie egzaminów, odwołania w sprawie studiów B5 Listy studentów podlegających służbie wojskowej; zaświadczenia rejestr, przysposobienie obronne B10 Także repertorium spraw; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę; wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do akt studenckich kl Prace dyplomowe BE50 Umieszcza się w teczce danego studenta kl. 421; także oceny pracy 4371 Protokoły egzaminu końcowego A Jak w kl Nostryfikacje dyplomów A 438 Księga dyplomów A 24

25 439 Stypendia i nagrody za wyniki w nauce B5 44 Studencki ruch naukowy i inne formy działalności studenckiej 440 Koła naukowe BE5 Rejestr, statut, program 441 Inne formy studenckiego B3 ruchu naukowego 442 Inne formy działalności B3 M.in. chór UE, AZS studenckiej 4420 Imprezy okolicznościowe B3 M.in. Juwenalia 45 Samorząd studencki BE5 Skład zarządu, program, sprawozdania z działalności 46 Opieka wychowawcza, zawodowa promocja absolwentów 460 Opiekunowie BE3 461 Duszpasterstwo akademickie 462 Zawodowa promocja absolwentów 47 Sprawy socjalno-bytowe BE3 B5 470 Stypendia socjalne Wnioski, listy przyznanych świadczeń, Odwoławcza Komisja Stypendialna 4700 Studenci krajowi B Studenci cudzoziemcy B5 471 Zapomogi B5 Jak w kl Stołówka B3 Również dopłaty do posiłków 473 Zakwaterowanie studentów Również dopłaty do zakwaterowania 25

26 4730 W domach studenckich B5 Umowy, kartoteki osobowe, książki hotelowe, księgi odwiedzin, księgi meldunkowe 474 Ubezpieczenia studentów B10 48 Studia podyplomowe 480 Programy i plany studiów B Rekrutacja B5 482 Album studentów A 483 Akta studenckie BE50 Jak w kl Tok studiów B3 485 Dyscyplina studiów B3 Wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do akt studenckich kl Księga świadectw A 487 Umowy o naukę B3 Umowy zbiorowe z zakładami pracy 49 Akademickie Centrum Kariery 491 Praktyki studenckie B5 Podania, plany i harmonogramy praktyk, zaśw. o ubezpieczeniu NNW, porozumienia między pracodawcą a uczelnią, zaśw. o ukończeniu praktyk 492 Rekrutacja dotycząca podmiotów zewnętrznych 26 B3 Dokumenty aplikacyjne kandydatów, oferty pracy, kwestionariusze rozmów kwalifikacyjnych, testy, umowy 493 Szkolenia i spotkania z B3 Umowy pracodawcami 494 Doradztwo B5 Baza osób poszukujących

27 pracy,testy psychologiczne i inne dok. związane z doradztwem 495 Korespondencja B3 Zewnętrzna i wewnętrzna 496 Sprawozdania BE5 Raporty i sprawozdania z działalności jednostki 497 Badania własne B5 Kwestionariusze, ankiety, Zgody na przetw. danych osobowych, korespondencja, umowy i porozumienia z podmiotami zewn. i wewn., promocja badań na stronie www. 498 Projekty Unii Europejskiej 499 Współpraca z pracodawcami i innymi podmiotami 5 ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ 50 Przepisy prawne B* * r.-termin przechowywania dokumentów określają odrębne przepisy. Kwestionariusze osobowe, umowy, szkolenia, doradztwo, sprawozdania, korespondencja, materiały promocyjne, publikacje i inne dot. projektu B5 Umowy, porozumienia, materiały operacyjne, również dot. strony www 500 Władz zwierzchnich B Władz uczelni A 51 Staże naukowe 510 Staże naukowe krajowe i zagraniczne własnych pracowników 511 Staże naukowe obcych pracowników w UE 52 Studia doktoranckie B3 Wnioski, program i sprawozdanie ze stażu B3 Jak w kl

28 520 Organizacja studiów A Podstawowe zasady 521 Programy i plany studiów B10 Ramowe i indywidualne doktoranckich 522 Rekrutacja A M.in.: protokoły komisji rekrutacyjnej 523 Album doktorantów A 524 Akta osobowe, legitymacje, indeksy, zaświadczenia 5240 Akta osobowe doktorantów 5241 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych doktorantów BE50 Dla każdego doktoranta zakłada się oddzielną teczkę B50 Skorowidze, kartoteki, itp Legitymacje, indeksy B3 Rejestr 5243 Zaświadczenia w sprawach osobowych doktorantów 525 Tok studiów Rejestr 5250 Rozkład zajęć B3 Siatki zajęć dydaktycznych 5251 Dyscyplina studiów B3 Wszystkie decyzje dot. konkretnego doktoranta odkłada się do akt osobowych kl Świadczenia dla B3 M.in.: stypendia doktorantów 528 Sprawy wojskowe B5 Zaświadczenia rejestr doktorantów 53 Nadawanie stopni naukowych 530 Podstawowe przepisy BE5 prawne 531 Przewody doktorskie A Dla każdego przewodu zakłada się oddzielną teczkę 532 Księga dyplomów A 28

29 doktorskich 533 Nostryfikacja dyplomów A doktorskich 534 Przewody habilitacyjne A Jak w kl Księga dyplomów doktora habilitowanego 536 Nostryfikacja dyplomów doktora habilitowanego 537 Nadawanie stopni doktora honoris causa 538 Księga dyplomów doktora honoris causa A A A A 539 Obsługa organizacyjno administracyjna Ustalanie terminów itp. 54 Nadawanie tytułu naukowego 540 Profesora uczelni A Dla każdego kandydata zakłada się oddzielną teczkę 541 Profesora A Jak w kl Obsługa organizacyjnoadministracyjna 6 BADANIA NAUKOWE 60 Przepisy prawne 600 Władz nadrzędnych B Władz uczelni A 61 Organizacja i koordynacja badań naukowych 610 Zespoły naukowe A Skład, program, protokoły posiedzeń itd. sprawozdania kl Inne formy pracy A 29

30 naukowej 62 Prace naukowe Prace z planu badań statutowych i własnych 620 Ewidencja prac A Wnioski, sprawozdania naukowych statutowych 621 Ewidencja prac A Wnioski, sprawozdania naukowych własnych 622 Informacja o wynikach A badań własnych 623 Obsługa organizacyjno- administracyjna 63 Współpraca naukowa krajowa 630 Z uczelniami i PAN A Porozumienia, umowy, program, plany współpracy itd. 631 Z instytucjami naukowymi 632 Z towarzystwami i innymi organizacjami A A 633 Z osobami fizycznymi A 64 Konferencje naukowe 640 Konferencje, sympozja, wystawy zjazdy, seminaria, sesje organizowane przez UE 641 Udział w konferencjach, sympozjach itd. obcych 642 Obsługa organizacyjno administracyjna 65 Informacja naukowa A Program, referaty, protokół z dyskusji itp. A Referaty pracowników UE, sprawozdania, relacje z obrad 650 Kwerendy biblioteczne A 651 Kwerendy archiwalne A 652 Inne kwerendy B5 66 Popularyzacja wiedzy 660 Odczyty, wykłady, pokazy, wystawy A Programy, materiały informacyjne, księgi pamiątkowe 30

31 661 Obsługa organizacyjno administracyjna 7 ZBIORY BIBLIOTECZNE I ZASÓB ARCHIWALNY 70 Przepisy prawne 700 Władz nadrzędnych B Władz uczelni A 71 Gromadzenie i ewidencjonowanie zbiorów bibliotecznych 710 Zakup wydawnictw B3 krajowych 711 Import wydawnictw B3 712 Prenumerata czasopism B3 713 Inne formy gromadzenia B3 Depozyty, egzemplarz obowiązkowy druków 714 Zbiory specjalne B3 Materiały fonograficzne, audiowizualne, fotografie, dokumentacja kartograficzna itp. 716 Dary BE5 717 Wymiana 7170 Krajowa B Zagraniczna B3 718 Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi B3 Również rejestr wypływów 719 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 7190 Inwentarz A 7191 Karty akcesyjne czasopism 31

32 7192 Skontrum A 7193 Księga ubytków A 72 Opracowywanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych 720 Katalogi A 7200 Komputerowy A 721 Udostępnianie w czytelni B3 Księga obecności, karty obecności, druki zamówienia 722 Wypożyczanie 7220 Na zewnątrz B3 Komputerowa rejestracja wypożyczeń 7221 Międzybiblioteczne BE3 Rejestr 7222 Międzynarodowe BE3 Rejestr 73 Kształtowanie i ewidencja zasobu archiwalnego 730 Normatywy archiwalne A Instrukcja archiwalna, wykaz akt 731 Przekazywanie akt do Archiwum UE 7310 Spisy zdawczo-odbiorcze A 732 Wydzielanie akt na A Protokoły, spisy, zgody makulaturę lub zniszczenie 74 Opracowywanie i udostępnianie zasobu archiwalnego 740 Zezwolenia na B10 korzystanie z zasobu 741 Skorowidze A 32

33 742 Inne formy opracowania A Katalogi 743 Udostępnianie w czytelni B3 Księga korzystających, zezwolenia na korzystanie z zasobu 744 Wypożyczanie materiałów archiwalnych B3 Kartoteka wypożyczonych materiałów archiwalnych oraz korespondencja dot. wypożyczeń 745 Zaświadczenia B3 Rejestry wydanych zaświadczeń, kopie zaświadczeń 8 WYDAWNICTWA 80 Przepisy prawne BE5 81 Plan wydawnictw 810 Zbiorczy plan wydawnictw A i sprawozdania z wykonania 811 Zgłoszenia do planu B3 wydawniczego 812 Zgłoszenia poza planem B3 wydawnictw uczelni 82 Redakcje periodyków B5 Obsługa organizacyjnoadministracyjna kat. 83 Teki wydawnicze Dla każdego tytułu książki, numeru czasopisma, druku akcydensowego zakłada się oddzielną teczkę, obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egz. wydawnicze oraz opinie o wydanym tytule; także rejestr wydanych 33

34 830 Wydawnictwa ciągłe A tytułów 831 Wydawnictwa zwarte A 832 Inne wydawnictwa BE5 Akcydensy 833 Obsługa organizacyjnoadministracyjna 84 Magazynowanie wydawnictw 85 Rozpowszechnianie wydawnictw B3 Kartoteki 850 Sprzedaż wewnętrzna B3 Noty księgowe 851 Sprzedaż zewnętrzna Faktury VAT 8510 Zamówienia B Prenumerata B Stali odbiorcy B3 Umowy z księgarniami 852 Inne formy rozpowszechniania B3 Instytucje, osoby fizyczne, rozpowszechnianie gratisów 9 ORGANIZACJA WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ 90 Przepisy prawne BE5 91 Współpraca z zagranicą 910 Wyjazdy B5 Nauczyciele akademiccy, doktoranci, studenci, stażyści wnioski, dok. , rozliczenia 911 Przyjazdy B5 Nauczyciele akademiccy, doktoranci, studenci, stażyści wnioski, dok. 34

35 , rozliczenia 912 Obsługa organizacyjnoadministracyjna 92 Uniwersyteckie umowy międzynarodowe 93 Projekty A Umowy między uczelniami i innymi podmiotami 930 Dokumentacja finansowa B* *-okres przechowywania zgodnie z wytycznymi projektu. Faktury, raporty cząstkowe, wyciągi bankowe, dok. pomocnicza 931 Dokumentacja merytoryczna 9310 Wyjazdy związane z projektem 94 Członkostwo w organizacjach i towarzystwach zagranicznych B* *-okres przechowywania zgodnie z wytycznymi projektu. Realizacja zadań, certyfikaty ze szkoleń, założenia projektu, umowy z beneficjentami, kontrakty, sprawozdania, zaświadczenia, korespondencja B* *-okres przechowywania zgodnie z wytycznymi projektu. A Sprawy członkostwa, opłacanie składek itp. 35