PROJEKTY WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ. Kielce, 15 czerwca 2012 Trener prowadzący: Przemysław Pawlak

Transkrypt

1 PROJEKTY WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ Kielce, 15 czerwca 2012 Trener prowadzący: Przemysław Pawlak Szkolenie/Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Prezentacja została przygotowana w oparciu o materiały Krajowej Instytucji Wspomagającej Centrum Projektów Europejskich w Warszawie

3 PROJEKT WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ ORAZ PROJEKT Z KOMPONENTEM PONADNARODOWYM

4 ISTOTA WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ O istocie współpracy ponadnarodowej w projektach PO KL stanowi: 1. Wspólna realizacja działańkwalifikowalnych = współpraca w celu rozwiązywania, łagodzenia zidentyfikowanych problemów 2. Rzeczywista wartośćdodana wynikająca ze współpracy ponadnarodowej 3. Opis partnerstwa, a w szczególności: a) organizacja współpracy = przekazane zasoby każdego z partnerów b) zasady podejmowania decyzji c) przepływ informacji = komunikacja w partnerstwie d) zaangażowanie partnera w osiąganie celów projektu = monitorowanie działań partnerów pod kątem realizacji celów projektu 4. Zawarcie umowy o współpracy ponadnarodowej

5 ISTOTA WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W opinii Instytucji Zarządzającej PO KL, aby projekt mógł zostać uznany za realizowany w ramach współpracy ponadnarodowej musi spełniać następujące 2 warunki: 1. musi być realizowany w partnerstwie ponadnarodowym 2. musi zawieraćdopuszczalne formy działańpomiędzy partnerami, np. wypracowanie nowych rozwiązań, badania i analizy Istotne jest także to, by pomiędzy partnerami następowała: - wymiana doświadczeń oraz - wzajemne uczenie się

6 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL

7 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL

8 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL

9 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL WYODRĘBNIONY projekt współpracy ponadnarodowej 1. Zakłada współpracę ponadnarodową od początku realizacji projektu. 2. Realizowany jest we współpracy z partnerem/partnerami ponadnarodowymi. 3. Wymaga załączenia listu intencyjnego do wniosku o dofinansowanie. 4. Wszystkie działania zaplanowane w projekcie realizowane będą we współpracy ponadnarodowej. 5. Zalecany czas realizacji miesięcy. 6. Współpraca ponadnarodowa wnosi rzeczywistą wartość dodaną

10 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH POKL Projekt z KOMPONENTEM współpracy ponadnarodowej 1. Projekt poza współpracą ponadnarodową zawiera także inne działania z nią nie związane. 2. Zakłada realizację komponentu ponadnarodowego od początku realizacji albo wprowadza komponent współpracy ponadnarodowej do już realizowanego projektu. 3. Wyraźne wyodrębnienie w opisie działania, działań ponadnarodowych. 4. Zaplanowanie w ramach projektu komponentu współpracy ponadnarodowej wnosi rzeczywistą wartość dodaną.

11 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL współpraca pomiędzy projektami realizowanymi w różnych krajach Forma współpracy ponadnarodowej współpraca pomiędzy sieciami instytucji działającymi w zbliżonych obszarach współpraca pomiędzy instytucjami (twinning), działającymi w tym samym obszarze i udzielającymi sobie wsparcia (tylko instytucje finansów publicznych)

12 MODELE WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ

13 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL MODELE WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ Współpraca ponadnarodowa może dotyczyć: MODEL 1: wymiany informacji i doświadczeń, MODEL 2: równoległego tworzenia nowatorskich rozwiązań = rozwijanie uzupełniającego podejścia MODEL 3: rezultatów i dobrych praktyk = import, eksport lub przyjęcie nowych metod i ich zaadaptowanie MODEL 4: rozwijania skoordynowanych lub wspólnych przedsięwzięć = wspólne tworzenie produktu lub systemu MODEL 5: wymiany kluczowych osób realizujących projekt lub uczestniczących w projekcie

14 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL MODEL 2 Równoległe wypracowywanie rozwiązań MODEL 3 Import, eksport i adaptacja nowych rozwiązań do swojej sytuacji MODEL 4 Wspólne tworzenie produktu lub systemu MODEL 1 Wymiana informacji i doświadczeń MODEL 5 Wymiana kluczowych osób realizujących projekt lub uczestniczących w projekcie

15 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL Zadania realizowane w ramach projektów współpracy ponadnarodowej mogą mieć wyłącznie następujące formy: a) konferencje, seminaria, warsztaty i spotkanianp. przygotowanie konferencji, seminariów upowszechniających rezultaty projektu, druk podręczników, poradników b) prowadzenie badańi analiznp. spotkania robocze, działania merytoryczne w projekcie, spotkania upowszechniające wyniki badań i analiz c) przygotowywanie tłumaczenia i wydawanie publikacji, opracowańraportów np. tłumaczenia, opracowywanie edytorskie przetłumaczonego dokumentu, publikacja przetłumaczonego dokumentu

16 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL c.d. d) adaptowanie rozwiązańwypracowanych w innym kraju np. poznanie wypracowanych rozwiązań partnera, współpraca nad zastosowaniem rozwiązań wypracowanych w innym kraju, upowszechnienie rezultatów projektu ponadnarodowego Warto pamiętać, że: realizacja modelu współpracy ponadnarodowej opartego na adaptacji rozwiązań nie musi zawsze oznaczać, że jedyną stroną, która odnosi korzyści ze współpracy jest strona polska; istotą projektów ponadnarodowych jest bowiem m.in. wymiana doświadczeń pomiędzy partnerami

17 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL c.d. e) doradztwo, wymiana pracowników, staże, wizyty studyjne np. organizacja staży, wymiana pracowników partnerów f) wypracowywanie nowych rozwiązań np. realizacja zadań merytorycznych, testowanie/pilotaże wstępnych rozwiązań, doskonalenie założonego produktu, upowszechnianie rezultatów projektu

18 WARTOŚĆDODANA W PROJEKCIE PONADNARODOWYM ORAZ W PROJEKCIE Z KOMPONTEM PONADNARODOWYM

19 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL Współpraca ponadnarodowa powinna koncentrować się na realizacji tych celów szczegółowych Priorytetów, w przypadku których możliwość wymiany doświadczeń i wzajemnego uczenia się na poziomie ponadnarodowym wniesie rzeczywistą wartość dodaną.

20 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL Wartośćdodana w projektach współpracy ponadnarodowej: to kluczowy element projektu powinna być wyrażona poprzez konkretne produkty niemożliwe do osiągnięcia w projekcie realizowanym bez współpracy ponadnarodowej

21 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL CELE PRODUKTY WARTOŚĆ DODANA

22 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL

23 CHARAKTERYSTYKA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ W RAMACH PO KL Przykłady wartości dodanej projektów współpracy ponadnarodowej: - adaptowanie stosowanego w innym kraju modelu doradztwa zawodowego - opracowanie programu integracji zawodowej, przystosowanego do potrzeb młodzieży trudnej, w oparciu o dobrą praktykę i przy wsparciu partnera ponadnarodowego - wspólne wypracowanie z partnerem ponadnarodowym nowego bardziej efektywnego modelu współpracy pomiędzy pracodawcami zatrudniającymi absolwentów szkół zawodowych a szkołami zawodowymi kształcącymi absolwentów w tychże zawodach

24 PARTNERSTWO A PODWYKONAWSTWO

25 PARTNERSTWO VS. PODWYKONAWSTWO Partnerstwo Podwykonawstwo Efekt synergii, czyli uzyskanie zwielokrotnionych korzyści poprzez: wspólną realizację zadań w projekcie wspólne wypracowywanie rozwiązania problemu skoordynowanie działań podejmowanych przez różne podmioty w tym samym obszarze nawiązanie współpracy pomiędzy różnymi instytucjami i organizacjami wspierającymi rozmaite grupy interesariuszy partner dzieli z liderem ryzyko projektowe przekazanie realizacji zadań w projekcie lub zakup usług w ramach projektu wybór podwykonawcy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa wykonanie zleconego zadania bądź usługi samodzielnie przez podwykonawcę występuje stosunek podległości pomiędzy zlecającym i podwykonwacą ponosi tylko ryzyko wynikające z działalności gospodarczej Szkolenie/Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

26 PARTNERSTWO VS. PODWYKONAWSTWO formy rozliczeń Partnerstwo Podwykonawstwo -Wewnętrzny wniosek o płatność - Nota księgowa -Faktura -Rachunek Szkolenie/Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

27 BUDŻET PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (dotyczy budżetu wyodrębnionych projektów współpracy ponadnarodowej oraz projektów z komponentem ponadnarodowym)

28 BUDŻET PROJEKTU WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Projekt standardowy Pokazuje wszystkie wydatki kwalifiko walne realizowanego przedsięwzięcia (w szczególności są to wszystkie wydatki związane z przedsięwzięciem) Przy projektach partnerskich zakładany jest przepływ środków finansowych pomiędzy partnerami Wydatki w budżecie związane są ze wszystkimi wymienionymi we wniosku działaniami Zawiera wydatki typowe dla przedsięwzięć wymienionych w SzOP POKL Projekt współpracy ponadnarodowej Pokazuje tylko wydatki kwalifikowane leżące po stronie polskiej (lidera i partnerów) niejednokrotnie budżet przedsięwzięcia będzie większy niż ten wykazany we wniosku Finansowany zgodnie z zasadą wzajemności (rekomendowane) Wymienione w budżecie wydatki muszą dotyczyć wszystkich opisanych we wniosku działań (zadań lidera i partnerów również ponadnarodowych) wydatki finansowane z budżetu partnera są wymienione w budżecie z zaplanowanym kosztem 0 Zawiera wydatki typowe dla współpracy ponadnarodowej (związane z różnymi językami, walutami, przepisami prawnymi, itp.)

29 CO WPŁYWA NA BUDŻET PWP? WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA czas zadania w projekcie ponadnarodowym realizowane są z reguły dłużej niżw projekcie standardowym PO KL, odległość koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia są z reguły wyższe, narodowość różne języki, różna kultura i wartości to dodatkowe wydatki na ułatwienia komunikacji, kursy walut planowane wydatki muszą uwzględniać wahania kursowe, liczba partnerów im więcej partnerów tym wyższe koszty zarządzania partnerstwem, tłumaczeń, organizacji spotkań, itp.

30 PRZYKŁADOWE WYDATKI BEZPOŚREDNIE W PROJEKTACH WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (1) WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Wydatki związane z zarządzaniem projektem współpracy ponadnarodowej: wynagrodzenie personelu administracyjnego (np. menedżer projektu, koordynator współpracy ponadnarodowej, specjalista ds. rozliczeń) wydatki związane z podróżami (np. koszty podróży, w tym koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia) wydatki związane z organizacjąspotkańroboczych (np. koszty tłumaczeń, w tym tłumaczeńsymultanicznych, koszty przygotowania dokumentacji, obsługa prawna, koszty cateringu)

31 PRZYKŁADOWEWYDATKI BEZPOŚREDNIE W PROJEKTACH WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (2) WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Wydatki związane z zarządzaniem projektem współpracy ponadnarodowej: wydatki związane z komunikacjąpomiędzy partnerami (np. koszty systemów do zarządzania projektem, platformy internetowej, koszty łączy, koszty sprzętu do obsługi wideokonferencji, koszty specjalistycznego oprogramowania, koszty pocztowe i kurierskie) wydatki związane z monitoringiem projektu, kontrolą i ewaluacją zakup sprzętu/amortyzacja sprzętu do obsługi biura projektowego wydatki związane z obsługąfinansowąprojektu (np. koszty przelewów bankowych, koszty utrzymania konta, koszty opłat notarialnych)

32 PRZYKŁADOWEWYDATKI BEZPOŚREDNIE W PROJEKTACH WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (3) WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Wydatki związane z prowadzeniem badań i analiz: wynagrodzenie personelu prowadzącego badania (np. badaczy, ekspertów, ankieterów, moderatorów) wydatki związane z obróbką statystyczną badań wydatki związane z ekspertyzami wydatki związane z organizacjąbadańi ekspertyz (np. koszty materiałów badawczych, wynajem sal, sprzętu, wydatki związane z zakupem baz danych, wydatki związane z podróżami personelu badawczego, zakup pozycji literaturowych, opłaty licencyjne)

33 PRZYKŁADOWE WYDATKI BEZPOŚREDNIE W PROJEKTACH WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (4) WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Wydatki związane z przygotowaniem publikacji, opracowań, raportów: wynagrodzenie autorów publikacji/opracowań/raportów wynagrodzenia recenzentów wydatki związane z ekspertyzami wydatki związane z przygotowaniem publikacji/opracowań/raportów (np. koszty tłumaczeń, koszty składu, edycji i druku, koszty dystrybucji)

34 WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA PRZYKŁADOWE WYDATKI BEZPOŚREDNIE W PROJEKTACH WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ (5) Wydatki związane z doradztwem, wymianąpracowników, stażami, wizytami studyjnymi: wynagrodzenia doradców, opiekunów staży dodatki stażowe, stypendia koszty przygotowania staży i wizyt studyjnych (koszty organizacji zajęćprzygotowawczych, koszty materiałów dla stażystów, koszty podróży i zakwaterowania uczestników, koszty organizacji spotkań, koszty ubezpieczeń stażystów i pracowników, itp.)

35 BUDŻET PROJEKTU Zasady obliczania wysokości wydatków pośrednich są takie same jak w standardowych projektach PO KL. WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej wszystkie wydatki zawarte w budżecie projektu są jednocześnie wydatkami współpracy ponadnarodowej (koszty pośrednie Projektodawcy PO KL (tylko wyodrębnione PWP) + koszty bezpośrednie, w tym koszty zarządzania). Projekt z komponentem ponadnarodowym wyłącznie koszty bezpośrednie ujęte w zadaniu Współpraca ponadnarodowa budżetu projektu z wyłączeniem kosztów związanych z zarządzaniem projektem, które powinny być ujęte w zadaniu Zarządzanie projektem! W budżecie wykazywane są wszystkie zadania (lub ich części) realizowane we współpracy z partnerami ponadnarodowymi zarówno te finansowane przez projektodawcę PO KL, jak i te finansowane przez partnera zagranicznego.

36 WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA ZASADY FINANSOWANIA Koszty współpracy ponadnarodowej powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa. Zasada wzajemności (korzyści są obustronne) koszty współpracy ponadnarodowej są dzielone pomiędzy strony zgodnie z zasadą: każdy partner ponosi swoje koszty w projekcie. W w/w zasadzie nie zakłada się przepływów środków finansowych, co w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy ponadnarodowej zasada rekomendowana przez IZ.

37 WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO Budżet projektu współpracy ponadnarodowej określony jest w:

38 WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO Budżet we wniosku o dofinansowanie wyrażony jest w złotych polskich, zawiera wydatki finansowane zarówno przez polskiego lidera (w budżecie wskazane kwoty dla zaplanowanych wydatków), jak równieżfinansowane przez partnera zagranicznego (w budżecie wskazane 0 dla tych wydatków) Budżet w umowie o współpracy ponadnarodowej zawiera wydatki finansowane zarówno przez polskiego lidera (w budżecie wskazane kwoty dla zaplanowanych wydatków), jak równieżfinansowane przez partnera zagranicznego (w budżecie wskazane kwoty dla zaplanowanych wydatków). Budżet w umowie o współpracy ponadnarodowej jest wyrażony w euro (wyjątek stanowi sytuacja, gdy umowa przewiduje koszty wnoszone wyłącznie przez projektodawcępo KL wówczas koszty w umowie o współpracy ponadnarodowej mogą zostać ujęte w złotych) Kurs, według którego przelicza siębudżet z wniosku o dofinansowanie na budżet do umowy, na euro to kurs zgodny z miesięcznymi obrachunkowymi kursami wymiany stosowanymi przez Komisję Europejską Do przeliczenia należy przyjąćkurs dla miesiąca, w którym ogłoszono konkurs / zgłoszono zmianę do projektu wprowadzając komponent.

39 FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA W przypadku projektów współpracy ponadnarodowej koszty ponoszone przez partnera ponadnarodowego mogą być wyłącznie refundowane przez lidera projektu, o ile sąponoszone z budżetu PO KL, co może mieć miejsce tylko w uzasadnionych przypadkach. Nie ma możliwości przekazywania zaliczek partnerom ponadnarodowym. Za prawidłowość rozliczeń z partnerami odpowiada lider projektu. Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów (załączone kopie dokumentów potwierdzonych za zgodnośćz oryginałem warunek uregulowany w umowie).

40 WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO Sposób przedstawienia wydatków, które beneficjent (lider) zrefundował partnerom powinna regulować umowa współpracy ponadnarodowej Jeśli wydatki partnera są refundowane przez beneficjenta PO KL: -partner zobowiązany jest ponosićwydatki zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki -zobowiązany jest do stosowania zasady efektywnego zarządzania finansowego i w związku z tym zapewnienia, że wydatki ponoszone przez partnera sąracjonalne i efektywne. Każdy partner składa odrębne oświadczenie o kwalifikowalności VAT i oświadczenie o braku podwójnego finansowania.

41 FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Rozliczenie wydatków partnera ponadnarodowego, finansowanych z budżetu wniosku PO KL możliwe jest na podstawie noty obciążeniowej. Partner w nocie wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umowąpartnerstwa. Załącznikami do noty obciążeniowej sąpotwierdzone za zgodnośćz oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej. Refundacja wskazanej notą kwoty na podstawie dyspozycji w banku na kwotę wyrażoną w Euro.

42 ROZLICZANIE WYDATKÓW PARTNERA (1) W celu rozliczenia wydatków Partnera (refundacja) we wniosku o płatność Beneficjent powinien: rozliczyć wydatki partnera powołując się na notę obciąŝeniową (Partner przesyła Liderowi notę obciąŝeniową, w której wskazuje rodzaj poniesionego kosztu, przypisując go do określonego zadania, zgodnie z umową partnerstwa. Załącznikami do noty obciąŝeniowej są potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty, takie jak: faktury, rachunki, umowy oraz wydruki z ewidencji księgowej) wartość refundacji rozliczana jest zgodnie z kursem przeliczeniowym zastosowanym przez bank realizujący przelew

43 ROZLICZANIE WYDATKÓW PARTNERA (2)

44 FINANSOWANIE PROJEKTU PONADNARODOWEGO IV. BUDŻET PROJEKTU Kategoria Odpowiedzialny 2010 Ogółem Zadanie 1 Szkolenia Lider, partner Podzadanie 1.1. Rekrutacja Lider Podzadanie 1.2. Organizacja szkolenia (sala, sprzęt, catering, ankiety ewaluacyjne) Podzadanie 1.3. Zapewnienie trenerów (dojazd, materiały szkoleniowe, prowadzenie szkolenia, raport po szkoleniu) Lider Partner 0 0 Zadanie 2 Zarządzanie projektem Lider, partner Podzadanie 2.1. Koordynacja projektu Lider Podzadanie 2.2. Rozliczanie projektu Lider Podzadanie 2.3. Koordynacja pracy trenerów Partner 0 0 Podzadanie 2.4. Monitorowanie realizacji projektu Podzadanie 2.5. Organizowanie spotkań grupy sterującej Lider, partner Lider 25 25

45 FINANSOWANIE PROJEKTU PARTNERSKIEGO UMOWA O WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ Budżet przypadający na każdego partnera ponadnarodowego Zadanie Nr 1 Nr 2 RAZEM 1. Nazwa zadania 1 2. Nazwa zadania 2 Koszty zarządzania Koszty pośrednie Koszty ogółem

46 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ