SPOTKANIE DLA KOORDYNATORÓW PROJEKTÓW DOFINANSOWANYCH W 2018 ROKU W RAMACH PURWM. Warszawa

Transkrypt

1 SPOTKANIE DLA KOORDYNATORÓW PROJEKTÓW DOFINANSOWANYCH W 2018 ROKU W RAMACH PURWM Warszawa

2 KONKURS 2018 Liczba złożonych wniosków: 258 Kwota : EUR ,59 ; PLN ,81 Liczba dofinansowanych projektów: 70 Kwota : EUR ,17 ; PLN ,93

3 WNIOSKODAWCY - WOJEWÓDZTWA

4 UCZESTNICY MIEJSCA REALIZACJI PROJEKTÓW

5 FORMA PROJEKTU

6 WYBRANY PRIORYTET

7 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM KWESTIE JAKOŚCIOWE

8 Etapy projektu

9 Zaangażowanie młodzieży

10 Równe partnerstwo

11 Upowszechnianie rezultatów

12 Upowszechnianie rezultatów projektu a promocja

13 Promocja projektu oraz identyfikacja wizualna

14 Informacja o finansowaniu i klauzula wydawnicza

15 UMOWA FINANSOWA

16 Istotne zapisy w umowie 1/3 Strona kontrolna dane identyfikacyjne Łączny czas trwania projektu (Okres obowiązywania umowy) okres ponoszenia kosztów pozycja A7 (str.1) Reprezentacja prawna (osoby, które podpisują umowę) pozycja A1 (str.1) Rachunek bankowy (rachunek do przelewu i realizacji projektu) pozycja A3-5 (str.1) Pochodzenie środków (środki krajowe) artykuł 1., pkt.1.3 Raport z projektu (14 dni od daty zakończenia projektu, liczy się data złożenia raportu w systemie online.frse.org.pl) artykuł 4., pkt.4.1

17 Istotne zapisy w umowie 2/3 Załączniki do raportu : oświadczenie, lista uczestników, dokumentacja fotograficzna, materiały powstałe w ramach upowszechniania rezultatów projektu artykuł 4., pkt. 4.3 Monitorowanie i kontrola (beneficjent wyraża zgodę na monitorowanie i kontrole) artykuł 5. Reklama i znaki firmowe (oznakowanie i klauzula informacyjna oraz prawa FRSE i MEN) artykuł 6. Odpowiedzialność za uczestników (ponosi tylko organizator projektu, zapewnia ubezpieczenie OC i NNW dla uczestników) artykuł 7. Umowy z podwykonawcami (organizator nie może zlecić realizacji projektu osobom trzecim) artykuł 8.

18 Istotne zapisy w umowie 3/3 Własność/wykorzystywanie wyników (własność intelektualna należy do wykonawcy, FRSE i MEN może wykorzystywać wyniki w celu promocji rezultatów) artykuł 9. Marketing (beneficjent zapewni FRSE i MEN, że przysługuje mu prawo do upowszechniania wizerunku uczestników oraz do upowszechniania rezultatów/wyników pracy uczestników) artykuł 9. (warto podpisać z uczestnikami/rodzicami stosowne dokumenty) Ochrona danych osobowych (przysługuje wg ustawy, beneficjent wyraża zgodę na przesyłanie informacji o programach FRSE artykuł 10.. Rozwiązanie umowy (gdy są przesłanki lub beneficjent nie wywiązuje się z umowy) artykuł 11. Prawo właściwe i jurysdykcja sądu (właściwe dla miejsca siedziby FRSE) artykuł 12 Postanowienia administracyjne - artykuł 15.

19 Zmiany w projekcie Każde zmiany muszą zostać zgłoszone (system online.frse.org.pl dokument WNIOSEK O ZMIANĘ Zmiany muszą zostać zgłoszone przed zaistniałym faktem, chyba, że są to zmiany w trakcie realizacji projektu. Niektóre zmiany będę wymagać aneksu, szczególnie te dotyczące zapisów w umowie.

20 Monitoring i kontrola merytoryczna Monitoring projektu wizytacja podczas projektu, której celem jest sprawdzenie prawidłowej realizacji projektu. Osoba wizytująca ma prawo porozmawiać z przedstawicielami organizacji koordynującej, partnerskiej oraz z uczestnikami projektu. Beneficjent jest informowany o kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem. Beneficjent ma obowiązek udostępnić wszelką dokumentacje.

21 ZARZĄDZANIE FINANSAMI

22 Spis treści 1. Kwalifikowalność kosztów 2. Dokumentowanie kosztów w projekcie 3. Przesunięcia budżetowe 4. Polityka kursowa 5. Typy kontroli finansowej projektów

23 Kwalifikowalność kosztów Koszty projektu muszą być: 1. wytworzone i wykorzystane w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie finansowej; 2. rzeczywiście poniesione w datach obowiązywania umowy finansowej; 3. poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji; 4. poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; 5. racjonalne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; 6. zewidencjonowane w systemie księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz poddawać się identyfikacji i weryfikacji; 7. określone w szacunkowym budżecie; 8. przypisane i rozliczone w ramach jednej kategorii budżetowej.

24 Koszty nieuprawnione zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia; należne odsetki; straty wynikające z różnic kursowych; koszty przelewów z rachunków FRSE naliczane przez bank beneficjenta; koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego otrzymano dotację finansową; wkłady niepieniężne od osób trzecich; nadmierne lub nieuzasadnione wydatki; podlegający odliczeniu podatek VAT.

25 Dokumentowanie kosztów w projekcie Kategoria budżetowa Mechanizm finansowania Kwota / dokumentacja Koszty podróży do/z miejsca realizacji projektu (dotyczy również kosztów podróży do/z miejsca wizyty przygotowawczej) Koszty przygotowań Koszty wyżywienia i zakwaterowania Koszty ryczałtowe Koszty ryczałtowe Koszty ryczałtowe stawka 0,17 EUR/km/osoba; listy obecności uczestników z obu grup, zawierające obowiązkowo imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, adres owy, datę rozpoczęcia i zakończenia działania, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce działania oraz podpis uczestnika. 10% przyznanej sumy kosztów zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań (po 5% dla każdego kraju). w przypadku organizacji partnerskiej dowód przekazania środków partnerowi na podstawie umowy z partnerem oraz wezwania do zapłaty. wysokość stawki: - 20,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji PL; - 15,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji UKR; listy obecności uczestników z obu grup, zawierające obowiązkowo imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, adres owy, datę rozpoczęcia i zakończenia działania, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce działania oraz podpis uczestnika.

26 Dokumentowanie kosztów w projekcie Kategoria budżetowa Mechanizm finansowania Kwota / dokumentacja wysokość stawek: - 10,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji PL; - 10,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji UKR; Koszty działań Koszty upowszechniania Koszty specjalne Koszty ryczałtowe Koszty rzeczywiste Koszty rzeczywiste listy obecności uczestników z obu grup, zawierające obowiązkowo imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, adres owy, datę rozpoczęcia i zakończenia działania, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce działania oraz podpis uczestnika. maksymalnie do 15% przyznanej sumy kosztów przygotowań, zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań; faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty wraz z potwierdzeniami płatności. 100%, nie więcej jednak niż kwota przyznana na ten cel w umowie finansowej. Limit to 100,00 EUR na osobę z mniejszymi szansami. Maksymalnie 1500,00 EUR na projekt. faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty wraz z potwierdzeniami płatności.

27 Dokumentowanie kosztów w projekcie Kategoria budżetowa Mechanizm finansowania Kwota / dokumentacja wysokość stawek: - 25,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji PL; - 20,00 EUR/dzień/osoba miejsce realizacji UKR; Wizyta przygotowawcza koszty działań Koszty projektów promocyjnoinformacyjnych Koszty ryczałtowe Koszty rzeczywiste listy obecności uczestników z obu grup, zawierające obowiązkowo imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, adres owy, datę rozpoczęcia i zakończenia działania, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce działania oraz podpis uczestnika. maksymalnie 1300,00 EUR na projekt; faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty wraz z potwierdzeniami płatności.

28 Dokumentowanie kosztów w projekcie Do raportu końcowego nie należy załączać żadnych dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie kosztów. Wyliczenie ostatecznej kwoty dofinansowanie przez NIZ nastąpi na podstawie zadeklarowanych przez beneficjenta w raporcie końcowym kwot. W przypadku kosztów finansowych w formie ryczałtu ostateczna kwota dofinansowania w danej kategorii budżetowej nie musi być potwierdzona faktycznie poniesionymi kosztami. Na prośbę NIZ Beneficjent powinien być w stanie przedstawić dowody poszczególnych działań/aktywności dofinansowanych w ramach pozycji budżetowych naliczanych w formie ryczałtu. Niezależnie od rzeczywiście poniesionych kosztów, Beneficjent jest uprawniony do otrzymania pełnej kwoty wynikającej z ryczałtu. Oznacza to, iż w przypadku poniesienia niższych kosztów rzeczywistych w danej kategorii ryczałtowej, niż wynosi ryczałt, NIZ nie wymaga zwrotu ewentualnie niewykorzystanych środków.

29 Przesunięcia budżetowe W projekcie nie ma możliwości przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami budżetu. W przypadku przekroczenia kosztów w danej kategorii budżetowej różnicę pokrywa beneficjent z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie

30 Polityka kursowa Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu 1 Euro = 4,1808 PLN Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN i EUR. Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN, stosując kurs InforEuro z miesiąca ogłoszenia konkursu. Uwaga Dotyczy to również dowodów wystawionych w walucie EUR. Pokrycie ewentualnych różnic kursowych leży po stronie beneficjentów i nie stanowi kosztu projektu.

31 Kontrola finansowa projektów Analiza raportu końcowego Kontrola w siedzibie beneficjenta, w czasie realizacji projektu

32 Analiza raportu końcowego KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej OBSZAR KONTROLI Część finansowa raportu końcowego MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba FRSE

33 Kontrola w siedzibie beneficjenta, w trakcie trwania projektu KIEDY W trakcie realizacji projektu KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Weryfikacja realności i kwalifikowalności wszystkich działań OBSZAR KONTROLI Kontrola dokumentacji projektu MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba beneficjenta

34 Należy pamiętać, że FRSE ma prawo, przeprowadzić: kontrolę SPECJALNĄ dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.

35 Wytyczne finansowe załącznik do Umowy odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów w ramach Polsko-Ukraińskiej Rady Wymiany Młodzieży nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych.

36 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Zespół Merytoryczny: Koordynator : Andrij Pavlovych tel: andrij.pavlovych@frse.org.pl Marta Piwka tel , mpiwka@frse.org.pl Iwo Magierski tel , iwo.magierski@frse.org.pl Zespół Rozliczeń i Kontroli Finansowych: Marcin Żółcik Justyna Krześniak tel , mzolcik@frse.org.pl tel , jkrzesniak@frse.org.pl Konkurs 2018