Kursy Intensywne Erasmusa 2012

Transkrypt

1 Kursy Intensywne Erasmusa 2012 Raport końcowy Plan wystąpienia 1. Omówienie zagadnień zawartych w prezentacji 2. Pytania 1

2 Raport końcowy z realizacji Kursu Intensywnego Erasmusa należy sporządzić zgodnie z zapisami Umowy Finansowej, Przewodnika Programu Uczenie się przez całe życie 2012 oraz Wytycznymi do raportów końcowych Formy dofinansowania Umowa Finansowa przewiduje różne formy dofinansowania: płatność ryczałtową, finansowanie według stawki zryczałtowanej według skali kosztów jednostkowych, dofinansowania na podstawie kosztów rzeczywistych lub zwrotu określonej części uprawnionych kosztów. 2

3 Płatność ryczałtowa Beneficjent dofinansowania musi być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało faktycznie miejsce. Na etapie składania raportu końcowego Beneficjent nie jest zobowiązany do przedstawiania szczegółowego zestawienia poniesionych wydatków. Płatność ryczałtowa Nie zwalnia to Beneficjenta z obowiązku posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej wszystkie koszty poniesione na rzecz realizacji projektu. 3

4 Płatność ryczałtowa Dofinansowanie kosztów związane z organizacją i prowadzeniem kursu intensywnego ma charakter płatności ryczałtowej i wynosi Organizacja kursu intensywnego Dofinansowanie może być wykorzystane na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych. 4

5 Organizacja kursu intensywnego Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej na organizację kursu są: imienna lista obecności podpisana czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu, Organizacja kursu intensywnego Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej na organizację kursu są: ankieta oceny kursu wypełniona przez każdego studenta. 5

6 Stawka zryczałtowana z zastosowaniem skali kosztów jednostkowych Beneficjent powinien udowodnić, że działania uprawniające do otrzymania określonej kwoty dofinansowania zostały zrealizowane. Stawka zryczałtowana z zastosowaniem skali kosztów jednostkowych Dofinansowanie kosztów utrzymania wraz z kosztami ubezpieczenia jest kalkulowane w oparciu o liczbę dni/tygodni trwania kursu pomnożonej przez stawkę zależną od czasu uczestnictwa w kursie. 6

7 Stawka zryczałtowana z zastosowaniem skali kosztów jednostkowych Maksymalne stawki kosztów utrzymania podane są w Załączniku I do umowy finansowej (punkt 6: tabela 1 stawki dla studentów i tabela 2- stawki dla nauczycieli akademickich). Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Z dofinansowania na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie miejscowości, w której odbywa się kurs) i w przypadku dostępności środków stypendium. 7

8 Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Z dofinansowania można pokryć wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 Umowy. Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kosztów utrzymania uczestników kursu są: potwierdzenia udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa dla każdego uczestnika zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w która organizowała się kurs. 8

9 Koszty rzeczywiste Dofinansowanie udzielone na podstawie kosztów rzeczywistych zobowiązuje Beneficjenta do przechowywanie pełnej dokumentacji poniesionych kosztów i podania w raporcie końcowym kwoty faktycznie poniesionych kosztów. Koszty rzeczywiste Dofinansowanie kosztów podróży jest udzielone na podstawie kosztów rzeczywistych. 9

10 Koszty podróży Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty przyznanej w Art.III.1 Umowy w kategorii podróż. Koszty podróży Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kosztów podróży uczestników kursu są (Art.IV.2 Umowy): dowody zapłaty w formie faktur, rachunków, wykorzystanych biletów, kserokopii wiz, kart pokładowych na podróż w obie strony; wskazujące, że podróż odbyła się w terminach podanych w Art. III.1 Umowy. 10

11 Koszty podróży Wydatki na podróż samochodem osobowym (prywatnym lub firmowym) są możliwe do rozliczenia - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum oraz zostały one uzasadnione i których cena nie jest nadmierna. Koszty podróży Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo w tym np. informacje ze stron zawierające cenę. Należy dokonać wyboru wariantu spośród dwóch rozwiązań: rozliczenia na podstawie oświadczenia lub ceny biletu. 11

12 Koszty podróży Rozliczenie przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnej z wewnętrznymi zasadami Beneficjenta przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż stawka ustalona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. i nie wyższą niż 0,22 - wg kursu wskazanego przez NA do przeliczania wydatków poniesionych w PLN na EUR. Koszty podróży Zwrot na podstawie ceny biletu kolejowego w II klasie na trasie przejazdu samochodem na podstawie zaświadczenia od przewoźnika o cenie biletu. W przypadku, gdy samochodem podróżowało kilka osób, zwrócona zostanie równowartość jednego biletu. 12

13 Koszty podróży Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach dofinansowania kosztów podróży. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, po przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten wydatek. Brak wyjaśnienia lub właściwego uzasadnienia spowoduje, iż koszt ten nie zostanie zaakceptowany. Dokumentacja Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu w tym dokumentacji finansowej przez okres 5 lat, licząc od daty końcowej płatności NA lub wezwania do zwrotu Beneficjenta. 13

14 Dokumentacja Wszystkie dokumenty finansowe muszą być właściwie opisane przez Beneficjenta, tj. opis powinien zawierać kwotę i walutę dokumentu finansowego, źródło finansowania, numer Umowy oraz cel zakupu. Dokumentacja Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie Kursy Intensywne na realizację Umowy Finansowej nr kategoria budżetowa opis 14

15 Dokumentacja Daty wystawienia dowodów źródłowych oraz daty płatności na ich rzecz (spłata zobowiązania) muszą zawierać się w okresie kwalifikowalności kosztów określonym w Umowie w Art.II.2. Polityka kursowa Zgodnie z Umową Finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. Zasady polityki kursowej należy stosować przy przeliczaniu wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych. 15

16 Polityka kursowa Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty. Polityka kursowa Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej walucie dokonano za niego zapłaty. 16

17 Polityka kursowa W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować rzeczywisty kurs banku NA z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta. Polityka kursowa W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia pierwszej płatności zaliczkowej do dnia następnej. 17

18 Polityka kursowa W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta. Polityka kursowa W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta. 18

19 Polityka kursowa cfm?fuseaction=home&searchfield=&period =2009-2&Delim=,&Language=en Dziękuję Państwu za uwagę Aneta Pomorska 19