Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Operacyjny Kapitał Ludzki Zagraniczna mobilność szkolnej kadry edukacyjnej w ramach projektów instytucjonalnych Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Umowa o Staż/Szkolenie Umowy partnerskie

3 Umowa o Staż/Szkolenie Przed rozpoczęciem pobytu za granicą Beneficjent zobowiązany jest podpisać Umowę o Staż/Szkolenie z uczestnikiem Umowa o Staż/Szkolenie zawiera Warunki umowy i załączniki: załącznik I Porozumienie o Programie Stażu/Szkolenia i Karta Jakości Stażu, załącznik II Warunki ogólne załącznik III Oświadczenie uczestnika projektu Sugerowany wzór możliwe modyfikacje

4 Umowa o Staż/Szkolenie Przygotowana dla każdego uczestnika, przed rozpoczęciem stażu/szkolenia 2 egzemplarze, po jednym dla każdej ze stron Sporządzana wg wzoru Niedopuszczalne wykreślanie zapisów w umowie W przypadku, gdy jakikolwiek z zapisów (artykułów) umowy nie ma zastosowania należy treść zapisu zachować z zaznaczeniem nie dotyczy Dopuszczalne rozbudowanie umowy o artykuły, których uregulowanie jest ważne z punktu widzenia Beneficjenta Beneficjent dokonuje wyboru waluty w jakiej będzie przekazane dofinansowanie dla uczestników projektu - PLN lub EUR.

5 Umowa o Staż/Szkolenie Umowę i załączniki należy przygotować w języku polskim, dodatkowo możliwe przygotowanie umowy w języku obcym Umowa w języku angielskim dostępna na stronie Data podpisania umowy ręcznie wpisana faktyczna data podpisania dokumentu przez każdą ze stron Po podpisaniu Umowy o staż/szkolenie i załączników przez uczestników danej grupy, przed jej wyjazdem na staż/szkolenie, należy odesłać do FRSE w oryginale Załącznik III Oświadczenie uczestnika projektu

6 Umowa o Staż/Szkolenie Art. 1. Cel finansowania Art. 2. Czas trwania umowy - wskazuje faktyczne daty rozpoczęcia i zakończenia stażu/szkolenia (bez podróży) Art. 3. Finansowanie stażu/szkolenia - utrzymanie (wyżywienie, zakwaterowanie, przejazdy lokalne, ubezpieczenie) jednego uczestnika kalkulacja dofinansowania dokonywana wg tabeli stawek (dofinansowanie maksymalne) Art. 4. Warunki płatności - określa sposób wypłaty dofinansowania Art. 5. Raport końcowy - zobowiązuje uczestnika do złożenia raportu (Mobility Tool) Art. 6. Konto bankowe Art. 7. Obowiązujące prawo i jurysdykcja sądowa Data i podpis uczestnika i Beneficjenta

7 Zarządzanie kosztami utrzymania Art. 3 Finansowanie stażu/szkolenia opcje do dodania Organizacja wysyłająca zobowiązuje się dokonać w imieniu uczestnika opłat związanych z kosztami podróży, zakwaterowania, wyżywienia, etc. Org. wysyłająca zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczeniowej (pakiet podstawowy OC, NW, KL: polisa indywidualna lub zbiorcza-imienna) na okres wyjazdu objęty umową na rzecz uczestnika ze środków przyznanych uczestnikowi na utrzymanie. Polisa zostanie przekazana uczestnikowi przed wyjazdem. Uczestnik otrzyma gotówkę w kwocie. EUR/PLN za pokwitowaniem przez obie strony. Org. wysyłająca przekaże na rachunek bankowy instytucji przyjmującej/ pośredniczącej kwotę... EUR/PLN na pokrycie kosztów utrzymania uczestnika, która obejmuje koszty: noclegów w terminie oraz wyżywienia (wymienić liczbę posiłków i dni, w których zostały opłacone)

8 Porozumienie o Programie Stażu/Szkolenia Integralna część Umowy o Staż/Szkolenie Opis umiejętności i kwalifikacji, jakie mają zostać nabyte Szczegółowy program stażu/szkolenia (daty rozpoczęcia i zakończenia) Program stażu/szkolenia wspólny dla wszystkich uczestników lub zindywidualizowany Monitorowanie stażu/szkolenia Sposób wykorzystania wyników, ewaluacja stażu/szkolenia Podpisane przez wszystkie zaangażowane strony - uczestnik - osoba kontaktowa w instytucji wysyłającej (np. przedstawiciel prawny lub koordynator projektu) - osobę kontaktową w instytucji przyjmującej - ewentualnie przedstawiciela organizacji pośredniczącej

9 Karta Jakości Stażu i Warunki Ogólne, Oświadczenie Karta Jakości Stażu (dotyczy tylko staży studentów) Zobowiązania organizacji wysyłającej, pośredniczącej, przyjmującej i uczestnika Warunki Ogólne Odpowiedzialność Rozwiązanie umowy Ochrona danych Kontrole i Audyty Oświadczenie Uczestnika Projektu Dotyczy przetwarzania danych osobowych Nie należy modyfikować Podpisuje czytelnie tylko uczestnik

10 Umowy partnerskie Konieczne podpisanie umowy pomiędzy Beneficjentem Umowy finansowej, a instytucją pośredniczącą (jeśli występuje w projekcie) Szczegóły art. 9 Warunków Ogólnych Umowy Finansowej Umowa powinna zawierać działania zlecone instytucji pośredniczącej oraz koszty z tym związane. W innych przypadkach zawieranie umów partnerskich nie jest obowiązkowe.

11 Raportowanie

12 Rodzaje raportów Raport końcowy obowiązkowy dla wszystkich Beneficjentów Raport uczestnika wypełniany indywidualnie po odbyciu stażu/szkolenia Szczegóły dotyczące sprawozdawczości znajdują się w Umowie finansowej

13 Raportowanie System Mobility Tool system Komisji Europejskiej do przygotowania raportów E-form wspólny plik dla części opisowej i finansowej raportu końcowego

14 Mobility Tool Rejestracja w ECAS Mobility Tool - Przewodnik dla Beneficjentów programu Leonardo da Vinci Wpisanie danych uczestników i mobilności Wystawienie raportów uczestników Zaakceptowanie raportów uczestników Wypełnienie danych finansowych Wypełnienie i złożenie raportu końcowego

15 Rejestracja w ECAS /

16 Mobility Tool /

17 Mobility Tool - Uczestnicy /

18 Mobility Tool - Mobilności /

19 Raport uczestnika Ogólne informacje na temat stażu/szkolenia Przygotowanie Przebieg stażu/szkolenia Potwierdzanie nabytych umiejętności Efekty uczenia się Rozwiązania praktyczne Trudne sytuacje

20 Raport końcowy Warunek przekazania płatności końcowej Maksymalny termin 60 dni od daty zakończenia projektu (termin wskazany w Umowie finansowej) Plik E-form wersja papierowa i elektroniczna w systemie Mobility Tool (sprawozdanie merytoryczne, zestawienie kosztów poniesionych w poszczególnych kategoriach, informacje o uczestnikach i partnerach) Załączniki tylko wersja papierowa (zgodnie z aktualnymi wytycznymi FRSE)

21 Raport końcowy Streszczenie projektu Rezultaty Doskonalenie umiejętności uczestników Korzyści partnerów projektu Oddziaływanie Oddziaływanie na poziomie regionu/sektora Zagadnienia horyzontalne

22 Raport końcowy Wdrażanie Rekrutacja (założenia, kryteria, komisja) Partnerstwo (dobór i role partnerów, zaangażowanie, negocjacje) Administracja/logistyka Przygotowanie pedagogiczne, językowe i kulturowe Indywidualne ustalenia dot. programu stażu/szkolenia Zarządzanie projektem Nadzór nad realizacją programu stażu/szkolenia Walidacja/certyfikacja Upowszechnianie rezultatów Zapewnienie trwałości

23 Raport końcowy - złączniki Umowy o staż/szkolenie przykładowy egzemplarz dla każdej grupy + oświadczenie o zawarciu umowy ze wszystkimi uczestnikami Raporty indywidualne uczestników (kopia za zgodność z oryginałem) - przykładowy egzemplarz dla każdej grupy + oświadczenie, że wszyscy uczestnicy złożyli raporty w systemie Mobility Tool Certyfikaty uczestników kopie za zgodność z oryginałem certyfikatów wszystkich uczestników Certyfikat EUROPASS MOBILNOŚĆ (kopia za zgodność z oryginałem) przykładowy egzemplarz dla każdej grupy + oświadczenie o wydaniu certyfikatów wszystkim uczestnikom Produkty materialne Materiały upowszechniające

24 Raport końcowy najczęstsze wady Niedotrzymanie terminu raportu (Art.IV.2 Umowy finansowej system nie przyjmuje raportów złożonych po terminie!) Brak wymaganych podpisów (podpis prawnego reprezentanta) Niezgodność danych (wniosek/umowa/raport/certyfikaty) Brak odpowiedzi/lakoniczność Brak wymaganych załączników Nieuporządkowane dokumenty Chaotyczność informacji Kopiowanie informacji z wniosku Niewłaściwe lub nieaktualne formularze

25 Dziękuję za uwagę