Rys. 1. Zestawienie rocznych kosztów ogrzewania domów

Transkrypt

1 :: Trik 1. Wykres, w którym oś pozioma jest skalą wartości :: Trik 2. Automatyczne uzupełnianie pominiętych komórek :: Trik 3. Niestandardowe sortowanie wg 2 kluczy :: Trik 4. Przeliczanie miar za pomocą formuły :: Trik 5. Szybkie usuwanie z arkusza reguł poprawności danych Trik 1 Wykres, w którym oś pozioma jest skalą wartości Pobierz plik z przykładem W arkuszu masz zestawienie kosztów ogrzewania kilkunastu domków jednorodzinnych i chciałbyś te dane przedstawić na wykresie. Specyfika danych wymaga, aby oś X była w skali wartości, a nie jako kolejne etykiety danych. Idealny wykres powinien na osi Y zawierać koszty ogrzewania, a na osi X powierzchnię w metrach kwadratowych. Jak to zrobić? Rys. 1. Zestawienie rocznych kosztów ogrzewania domów 1

2 Rys. 2. Wykres niezgodny z oczekiwaniami - oś X nie jest skalą wartości Aby oś pozioma była w skali wartości, musisz zmienić typ wykresu na Punktowy. W przypadku innych typów na osi X mogą się znajdować jedynie etykiety. => Aby zmienić typ wykresu: 1. Zaznacz wykres i wybierz polecenie menu Wykres/Typ wykresu (w Excelu 2007: na karcie Narzędzia wykresów/projektowanie, w grupie poleceń Typ wybierz polecenie Zmień typ wykresu). 2. W oknie z typami wykresów na liście kategorii po lewej stronie wybierz XY (Punktowy), a po prawej stronie wskaŝ odpowiedni rodzaj wykresu. Rys. 3. Zmiana typu wykresu 2

3 Rys. 4. Zmiana typu wykresu w Excelu 2007 Wskazówka W przypadku wykresu punktowego domyślne ułoŝenie linii prowadzących pomiędzy punktami jest często nieuzasadnione, dlatego zalecane jest stosowanie wykresu punktowego zawierającego same punkty danych. Po tej zmianie wartości na osi X będą skalowane w metrach kwadratowych, co znacznie ułatwi analizę kosztów ogrzewania dla tych budynków. Rys. 5. Wykres po zmianie typu na Punktowy 3

4 Trik 2 Automatyczne uzupełnianie pominiętych komórek Pobierz plik z przykładem Część uŝytkowników Excela podczas szybkiego wypełniania tabeli pozostawia puste rubryki, które będą później uzupełnione. MoŜe to być proste zestawienie, w którym wpisujesz kwoty zamówień złoŝonych przez poszczególnych klientów. W kolumnie A wpisałeś nazwę klienta, natomiast w kolumnie B wprowadzasz kwoty. Po wpisaniu pierwszej nazwy moŝe się zdarzyć, Ŝe kolejne komórki kolumny B będą się zapełniały, a w kolumnie A pozostaną puste miejsca. Będzie tak do czasu, aŝ rozpoczniesz wprowadzanie danych dotyczących innego klienta. Przykładowe zestawienie przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Zestawienie z pustymi rubrykami Gdy zajdzie potrzeba pogrupowania danych lub wykonania innej operacji, konieczne będzie uzupełnienie pustych komórek. Zamiast wprowadzać je ręcznie lub przeciągać myszką na puste obszary, moŝesz zastosować trik. => W tym celu: 1. Zaznacz zakres arkusza, którego puste komórki powinny zostać wypełnione (w przykładzie są to dane z kolumny A). 2. Teraz z menu Edycja wybierz polecenie Przejdź do i w wyświetlonym oknie dialogowym wybierz przycisk Specjalnie (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i grupie poleceń Edycja kliknij Znajdź i zaznacz/przejdź do specjalnie). 3. Zaznacz opcję Puste (jak na rysunku 2) i zatwierdź ustawienia przyciskiem OK. 4

5 Rys. 2. Przechodzenie do pustych komórek Excel podświetli wszystkie puste komórki zaznaczonego wcześniej obszaru. Rys. 3. Puste komórki zostały podświetlone 4. W aktywnej komórce (A3) wprowadź znak równości, a następnie klawiszem Strzałka w górę wskaŝ w formule komórkę leŝącą powyŝej. Uzyskasz więc zapis: =A2 Rys. 4. Odwołanie do komórki powyŝej 5. Formułę tę koniecznie zatwierdź kombinacją klawiszy Ctrl + Enter. 5

6 Rys. 5. Pominięte rubryki zostały uzupełnione Excel błyskawicznie wypełnił wszystkie zaznaczone komórki odpowiednimi odwołaniami, a co za tym idzie wszystkie brakujące nazwy klientów zostały wprowadzone. 6

7 Trik 3 Niestandardowe sortowanie wg 2 kluczy Pobierz plik z przykładem Posortowanie listy wg jednej kolumny nie jest szczególnie wielkim wyzwaniem. Jednoczesne uporządkowanie danych w kilku kolumnach to takŝe operacja, którą bez większych problemów jesteś w stanie wykonać. Problem moŝe jednak pojawić się wówczas, gdy chcesz np. posortować zestawienie względem 2 kolumn i ta druga powinna być uporządkowana wg niestandardowego klucza. Uwaga Ograniczenie w sortowaniu danych przedstawione w tym triku nie dotyczy Excela Przykład takiego grupowania danych przedstawimy Ci na przykładzie z rysunku 1. Rys. 1. Przykładowe dane do posortowania W kolumnie A znajdują się 4 powtarzające się nazwiska. NaleŜy je posortować alfabetycznie, aby znalazły się w przylegających komórkach. Dodatkowo w obrębie kaŝdej grupy nazwisk miesiące powinny być ułoŝone od najwcześniejszego do najpóźniejszego. A zatem nazwisko Bilski powinno się znaleźć w komórkach A2:A6, a odpowiadające mu miesiące w komórkach B2:B6 w kolejności od stycznia do maja. Niestety zdefiniowanie kryteriów przedstawionych na rysunku 5 nie przyniesie oczekiwanego efektu. 7

8 Rys. 2. Takie kryteria sortowania są nieprawidłowe Wprawdzie nazwiska zostaną poprawnie ułoŝone, ale nazwy miesięcy juŝ niestety nie. Excel posortuje je alfabetycznie zamiast od najwcześniejszego do najpóźniejszego. RównieŜ zastosowanie niestandardowego sortowania (wg własnego klucza) nie przyniesie efektu. Po kliknięciu przycisku Opcje w oknie dialogowym Sortowanie zobaczysz pewną waŝną informację, która nie pozwala skorzystać z tego sposobu: Rys. 3. Okno opcji sortowania Oznacza to, Ŝe niestandardowe sortowanie moŝna zastosować jedynie w odniesieniu do pierwszego klucza, którym w naszym przykładzie są niestety nazwiska, a nie miesiące. Czy nie moŝna zatem wykonać takiego grupowania danych? Okazuje się, Ŝe moŝna dwuetapowo. => W tym celu: 1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie zestawienia i z menu Dane wybierz polecenie Sortuj. 2. W wyświetlonym oknie z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Miesiące i kliknij przycisk Opcje. 3. Ustaw kryteria sortowania jak na rysunku 3 i w obu otwartych oknach zatwierdź, klikając OK. Miesiące zostaną ułoŝone od najwcześniejszego do najpóźniejszego. 8

9 4. Teraz kliknij dowolną komórkę z nazwiskiem i na pasku narzędziowym wybierz polecenie Sortuj rosnąco. Gotowe! Zestawienie zostało posortowane zgodnie z Twoimi potrzebami. Rys. 4. Niestandardowe sortowanie przeprowadzone dwuetapowo 9

10 Trik 4 Przeliczanie miar za pomocą formuły Pobierz plik z przykładem MoŜe się zdarzyć, Ŝe w swojej pracy będziesz potrzebował przeliczyć jednostki miary (odległości, wagi, czasu itd.). Bez odpowiedniej tablicy z wartościami przeliczeń zadanie moŝe okazać się trudne i pracochłonne. Rozwiązaniem jest mało znana funkcja Excela nosząca nazwę CONVERT. Wystarczy określić w jej argumentach jednostki, jakie mają być przeliczone, a w komórce zostanie zwrócony poprawny wynik. Uwaga Abyś mógł z niej skorzystać w wersjach Excela wcześniejszych niŝ 2007, musisz w pierwszej kolejności zainstalować dodatek o nazwie Analysis ToolPak. Zrobisz to za pośrednictwem polecenia Narzędzia/Dodatki. Zasadę działania funkcji pokaŝemy Ci na dwóch przykładach: przeliczanie jednostek czasu (lata na dni) oraz miary (mile na kilometry). Przeliczanie jednostek czasu W komórce A2 arkusza wpisaliśmy pewną wartość bazową. Za pomocą funkcji CONVERT sprawdzimy, ile dni obejmuje ta liczba przyjmując, Ŝe oznacza ona lata. => W tym celu: 1. Do komórki B2 wprowadź następującą formułę: =CONVERT(A2;"yr";"day") Zostanie zwrócony wynik jak na rysunku 1. Rys. 1. Tyle dni obejmuje okres 185 lat Przeliczanie jednostek miary Przeliczania jednostek miary wykonuje się w analogiczny sposób. Wystarczy zmienić argumenty funkcji CONVERT, a wynik zostaje wyświetlony natychmiast. => W tym celu: 1. Formułę z komórki B2 zastąp następującą: 10

11 =CONVERT(A2;"mi";"km") Rys. 2. Mile przeliczone na kilometry Funkcja moŝe wykonywać bardzo wiele przeliczeń. Spis argumentów, jakie moŝe przyjmować, znajdziesz w pomocy Excela pod hasłem CONVERT. 11

12 Trik 5 Szybkie usuwanie z arkusza reguł poprawności danych Pobierz plik z przykładem Twój współpracownik przekazał Ci arkusz zawierający spis wszystkich towarów, które były przyjmowane do magazynu. Ze względu na zmianę obowiązków w pracy, uzupełnianie go stało się teraz Twoim zadaniem. Niestety prowadzenie go jest bardzo uciąŝliwe, poniewaŝ poprzedni uŝytkownik w róŝnych zakresach zastosował ograniczenia wpisywania danych za pomocą narzędzia Sprawdzanie poprawności. Chciałbyś je wszystkie usunąć, ale nie wiesz jak to szybko zrobić. Kiedy zaleŝy Ci na czasie, skorzystaj z makra. => W tym celu: 1. Otwórz Edytor VBA, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F Z menu Insert wybierz polecenie Module. 3. Wpisz kod widoczny na rysunku 1. Znajdziesz go takŝe w pliku z przykładem załączonym do tego triku. Rys. 1. Makro usuwające ograniczenia Sprawdzania poprawności 4. Zapisz i zamknij Edytor VBA. => Aby teraz skorzystać z makra: 5. Zaznacz zakres komórek, z którego chcesz usunąć ograniczenia. 6. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F8. 7. W oknie, które się pojawi, wybierz makro usun_sprawdzanie_poprawnosci i kliknij przycisk Uruchom. Makro usunęło ograniczenia i masz pewność, Ŝe uciąŝliwy komunikat o wprowadzeniu niedozwolonej wartości juŝ się nie pojawi. 12