Trik 1 Identyfikator klienta generowany za pomocą formuły

Transkrypt

1 :: Trik 1. Identyfikator klienta generowany za pomocą formuły :: Trik 2. Warunkowe podsumowanie z wielu kolumn :: Trik 3. Komunikaty o błędach niewidoczne na wydruku :: Trik 4. Wyliczanie wynagrodzenia godzinowego z dokładnością do minuty :: Trik 5. Straty i zyski w oddzielnych kolumnach Trik 1 Identyfikator klienta generowany za pomocą formuły Przyjmijmy, Ŝe w arkuszu Excela prowadzisz rejestr klientów. Dodanie nowej pozycji rozpoczynasz od ręcznego nadania identyfikatora, a następnie wpisujesz dane klienta. Okazuje się, Ŝe Excel moŝe Cię wyręczyć z pierwszej czynności i automatycznie utworzyć unikalny numer. Wystarczy, Ŝe w jednej z kolumn zastosujesz formułę opartą na funkcjach tekstowych. Rys. 1. Fragment rejestru => W tym celu: 1. Wstaw pustą kolumnę na początku rejestru. Zaznacz całą kolumnę A i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości). 2. Nadaj jej nazwę Identyfikator. 3. Do komórki A2 wprowadź następującą formułę: =ROK(B2)&"/"&LEWY(C2;2)&"/"& LEWY(D2;3)&"/"&LEWY(E2;2) 4. Skopiuj ją na większą liczbę komórek w dół. Dzięki temu w przypadku dopisania nowej pozycji do rejestru identyfikator zostanie automatycznie nadany. 1

2 Rys. 2. Identyfikatory zostały wyznaczone Wyjaśnienie działania formuły: KaŜda z funkcji wchodzących w skład formuły ma za zadanie pobranie fragmentu informacji z określonych kolumn zestawienia. Funkcja ROK pobiera rok z daty, a LEWY zwraca liczbę znaków z lewej strony określonego tekstu. W formule zastosowano operatory sklejenia (&), które słuŝą do łączenia tekstów w jednej komórce. Ukośnik pełniący funkcję separatora musi być ujęty w cudzysłów. 2

3 Trik 2 Warunkowe podsumowanie z wielu kolumn Utworzyłeś zestawienie produkcji dotyczące 1. kwartału bieŝącego roku. W komórkach powyŝej znajduje się tabelka wynikowa, w której chcesz uzyskać podsumowanie dotyczące konkretnego produktu. Niestety pojawia się problem, poniewaŝ funkcja SUMA.JEśELI nie uwzględnia wartości z kilku kolumn. Okazuje się, Ŝe jest pewien trik, który okaŝe się pomocny w rozwiązaniu tego zadania. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Zestawienie wyprodukowanych sztuk => Aby wykonać takie podsumowanie: 1. W komórce A2 wprowadź nazwę produktu. 2. W komórce B2 wpisz następującą formułę: =SUMA(JEśELI($A$5:$A$14=$A$2;$B$5:$D$14;0)) i koniecznie zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter, poniewaŝ jest to formuła tablicowa. Poprawnie zatwierdzona zostanie ujęta w nawiasy klamrowe widoczne na pasku formuły. 3

4 Rys. 2. Poprawny wynik Wyjaśnienie działania formuły: Funkcja JEśELI dla kaŝdej komórki z obszaru B5:D14 sprawdza, czy odpowiadająca jej wartość w kolumnie A równa się wartości w komórce A2. Jeśli ten warunek jest spełniony, to funkcja JEśELI zwraca wartość odpowiedniej komórki z obszaru B5:D14. W przeciwnym razie zwraca wartość 0. Funkcja JEśELI wylicza wartości osobno dla kaŝdej komórki z wspomnianego obszaru. Na końcu wszystkie te wartości są sumowane za pomocą funkcji SUMA. 4

5 Trik 3 Komunikaty o błędach niewidoczne na wydruku Chcesz wydrukować raport, który zawiera komunikaty o błędach. Zdajesz sobie sprawę, Ŝe osoba przeglądająca dane w pierwszym momencie pomyśli, Ŝe obliczenia są wykonane niepoprawnie, chociaŝ wcale tak nie jest. Komunikat moŝe być wyświetlony takŝe wtedy, gdy nie dysponujesz dostateczną ilością danych. W takiej sytuacji naleŝałoby ukryć błędy, ale nie moŝesz zmieniać formatowania arkusza, ani rozbudowywać formuł, np. o funkcję sprawdzającą CZY.BŁĄD. Wyjściem z takiej sytuacji będzie określenie odpowiednich ustawień drukowania zestawienia. Excel posiada specjalną opcję, która pozwala zdecydować, czy błędy mają być widoczne na papierze, a jeśli tak, to w jaki sposób oznaczone. => W tym celu: 1. Z menu Plik wybierz polecenie Ustawienia strony (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Układ strony i kliknij mały przycisk Ustawienia strony znajdujący się w prawym dolnym rogu grupy poleceń). 2. W oknie, które się pojawi, przejdź do zakładki Arkusz. 3. W sekcji Drukuj rozwiń listę Błędy komórek jako. Rys. 1. Ustawienia drukowania MoŜesz z niej wybrać sposób wyświetlania komunikatów. W przypadku błędów spowodowanych niedostateczną ilością danych najkorzystniej jest je ukryć lub przestawić w postaci kreski. Znaczenie symbolu #N/D! nie dla wszystkich moŝe być jasne. 5

6 Trik 4 Wyliczanie wynagrodzenia godzinowego z dokładnością do minuty Obliczenie wynagrodzenia za przepracowany czas sprowadza się właściwie do przemnoŝenia liczby godzin przez stawkę godzinową. Jeśli dane dotyczące poszczególnych pracowników masz zgromadzone w arkuszu Excela i czas pracy ma zostać rozliczony z dokładnością do minuty, moŝesz napotkać problemy. Nie wystarczy przemnoŝyć wartości czasu przez kwotę, poniewaŝ otrzymasz niepoprawny wynik, co przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Błędny wynik iloczynu Aby otrzymać poprawne wyniki, wartość czasu naleŝy zamienić na liczbę i moŝna to zrobić w tej samej formule. NaleŜy przy tym pamiętać, Ŝe w Excelu doba jest równa liczbie 1, a wartości czasu są jej ułamkami (np. 12 godzin jest równe 0,5). Kierując się tą zasadą, w pierwszej kolejności przemnóŝ wartość czasu w komórce B2 przez liczbę godzin w dobie (24), a następnie otrzymany wynik pomnóŝ przez stawkę godzinową. => W tym celu: 1. Zaznacz komórkę D2 i wpisz następującą formułę: =B2*24*C2 2. Skopiuj ją do komórek poniŝej i otrzymanym wartościom nadaj format walutowy. Poprawne obliczenia przedstawia rysunek 2. 6

7 Rys. 2. Rozbudowana formuła działa poprawnie 7

8 Trik 5 Straty i zyski w oddzielnych kolumnach W arkuszu zestawiłeś wyniki finansowe kilku firm. Część z nich osiągnęła zyski, a część straty. Dodatnie i ujemne wyniki finansowe znajdują się w jednej kolumnie, a Ty potrzebujesz je rozdzielić do osobnych. W jaki sposób to szybko zrobić? Sprawę załatwią dwie proste formuły warunkowe oparte na funkcjach JEśELI. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Wyniki finansowe kilku firm => Aby wykonać zadanie: 1. Kolumnę C nazwij Zysk, a kolumnie D nadaj nazwę Strata. 2. W komórce C2 wprowadź następującą formułę: =JEśELI(B2>0;B2;"") 3. Skopiuj ją do komórek poniŝej. 4. W komórce D2 zastosuj podobną formułę, ale z odwróconym operatorem porównania: =JEśELI(B2<0;B2;"") i takŝe skopiuj poniŝej. 8

9 Rys. 2. Zyski i straty rozdzielone do osobnych kolumn Zasada działania formuł jest bardzo prosta. Za pomocą funkcji JEśELI sprawdzamy, czy wartość w komórce B2 jest mniejsza (<) lub większa (>) od zera. Jeśli test daje w wyniku wartość PRAWDA, zwracana jest wartość z komórki B2. W przeciwnym razie wynikiem jest pusty ciąg znaków. 9