Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 1

Transkrypt

1

2 Jakie możliwości daje autofiltr... 1 Niestandardowe filtrowanie transakcji względem nazw produktów i dat... 3 Sprzedaż produktów w określonym czasie i wybranych miastach filtr zaawansowany... 5 Kontrola poprawności wprowadzania stawki VAT... 7 Załóżmy, że masz do przejrzenia listę danych dotyczącą sprzedaży, która zawiera kilkaset pozycji. Interesuje Cię informacja, które produkty sprzedawały się najlepiej. Sortujesz listę według produktów i sumujesz kwoty sprzedaż y pierwszego produktu, potem drugiego, trzeciego Jak wiele czasu to zajmie? Zamiast sumować oddzielnie kilkaset pozycji można skorzystać z autofiltra. Dzięki niemu kilkoma kliknięciami myszy ukryjesz wszystkie niepotrzebne dane i pozostawisz tylko te potrzebne. Jeśli dodatkowo z arkusza korzysta kilka osób, które mogą wprowadzać do niego dane, można go zabezpieczyć przed wprowadzaniem błędnych wartości. Pomoże w tym sprawdzanie poprawności danych. Możliwości autofiltra zaprezentujemy na przykładzie tabeli z rysunku 1. Zacznij od sprawdzenia, jak kształtowała się sprzedaż poszczególnych produktów w Warszawie. W tym celu: 1. Zaznacz dowolną komórkę z listy i na karcie Narzędzia główne wybierz Sortuj i Filtruj/Filtruj. W tym momencie w wierszu nagłówkowym tabeli pojawią się rozwijane listy. 2. Kliknij przycisk rozwijanej listy w kolumnie Miasto i wybierz Kutno. Pojawi się przefiltrowana lista produktów. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 1

3 Rysunek 1. Przykładowe zestawienie danych sprzedażowych Rysunek 2. Dane przefiltrowane pod kątem sprzedaży w Kutnie Zauważ, że strzałka na przycisku rozwijanej listy zmieniła symbol pojawił się symbol lejka. Excel informuje w ten sposób, względem której kolumny zostało przeprowadzone filtrowanie. Jeśli chcesz zrezygnować z filtrowania według określonej kategorii, w wybranym nagłówku kolumny rozwiń listę i wybierz pozycję Wszystkie. Jeśli filtrowanie zostało zastosowano w wielu kolumnach, można zrezygnować ze wszystkich kryteriów, wybierając Sortuj i Filtruj/Wyczyść. Załóżmy, że interesuje nas 10 transakcji o najwyższych kwotach. Można wykonać to zadanie za pomocą opcji 10 pierwszych dostępnej na rozwijanej liście autofiltra. Umożliwia ona znalezienie dziesięciu produktów o najwyższych cenach lub produktów, którym odpowiada najwyższa lub najniższa kwota sprzedaży. Opcję tę można stosować do liczb lub dat. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 2

4 Rysunek 3. Zdefiniowane kryteria dla opcji 10 pierwszych Wróćmy do naszego przykładu. Interesuje 10 transakcji o najwyższych kwotach sprzedaży. Aby uzyskać ich listę: 1. Usuń kryterium filtra zastosowane w poprzednim ćwiczeniu, rozwiń listę przy nagłówku Kwota sprzedaży i wybierz pozycję (10 pierwszych...). 2. W oknie, które się pojawi w pierwszym polu, wybierz Górne, ponieważ szukasz największych wartości. 3. W drugim polu ustalmy, jaką liczbę wartości chcesz zobaczyć (10 ). 4. W ostatnim polu wybierz Elementy i zatwierdź OK. Jeśli chcesz zastosować więcej warunków niż te dostępne w rozwijanej liście w danym nagłówku, można skorzystać z opcji Filtry liczby lub Liczby tekstu (w zależności od zawartości kolumny). Pozwala ona filtrować: wartości z określonego przedziału (np. od 1000 do 1500), wartości większe, mniejsze, równe bądź różne od danej liczby, nazwy o określonym początku, końcu lub zawierające dowolny tekst. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 3

5 Na początek poszukajmy nazw produktów rozpoczynających się od litery d. Aby uzyskać ich listę: 1. W pierwszej kolejności Usuńmy kryterium filtrowania z poprzedniego ćwiczenia. 2. Rozwiń listę przy nagłówku Produkty i wybierz opcję Filtry tekstu/filtr niestandardowy. Pojawi się okno dialogowe Autofiltr niestandardowy. 3. W polu Produkt z rozwijanej listy wybierz zaczyna się od. W polu obok wpisz literę d i kliknij OK. Rysunek 4. W ten sposób wyświetlimy produkty, których nazwa rozpoczyna się od litery d Teraz spróbujmy znaleźć nazwy produktów zawierające ciąg znaków płyty. Aby uzyskać ich listę: 1. Ponownie otwórz okno dialogowe Autoflitr niestandardowy i z pierwszej rozwijanej listy wybierz zawiera. 2. W polu po prawej wpisz płyty i zatwierdź OK. Rysunek 5. Nazwy produktów zawierające ciąg znaków płyty Teraz poszukamy listy transakcji z danego okresu. Aby ją uzyskać: 1. Usuń kryterium z poprzedniego przykładu i włączmy Autofiltr niestandardowy dla kolumny Data. 2. pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję jest większe niż lub równe, a w polu po prawej wybierz dowolną datę, która będzie stanowić początek okresu (np ). Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 4

6 3. Z lewej listy leżącej poniżej wybierz pozycję jest mniejsze niż lub równe, a z prawej datę stanowiącą koniec przeszukiwanego okresu (np ). 4. Po zatwierdzeniu OK uzyskasz listę transakcji zrealizowanych pomiędzy 2 kwietnia a 25 maja. Rysunek 6. Dane ze wskazanego okresu Z czasem zauważymy, że niektóre operacje filtrowania danych wymagają bardziej złożonych kryteriów, niż możliwości oferowane przez autofiltr. Wtedy przydatny okaże się filtr zaawansowany. Załóżmy, że chcesz zobaczyć, jak kształtowała się sprzedaż długopisów i segregatorów w okresie od stycznia do kwietnia w miastach, których nazwa rozpoczyna się od litery S. W tym celu: 1. Najpierw wyłączmy autofiltr: Sortuj i Filtruj/Wyczyść. 2. Na podstawie rysunku 7 wpisz kryteria Filtra zaawansowanego. Ważne, aby kryteria nie znajdowały się bezpośrednio obok tabeli z danymi źródłowymi. Najlepiej umieść je powyżej lub obok, oddzielając pustym wierszem lub kolumną. Zwróć uwagę, aby wszystkie wpisy w tabeli pomocniczej (nagłówki i kryteria) odpowiadały wartościom z tabeli źródłowej. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 5

7 Rysunek 7. Kryteria dla filtra zaawansowanego 3. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli z danymi (nie w kryteriach). 4. Z karty Dane wybierz Sortowanie i filtrowanie/zaawansowane. Pojawi się okno dialogowe Filtr zaawansowany. Rysunek 8. W oknie dialogowym Filtr zaawansowany wskaż odpowiedni zakres kryteriów 5. W polu Zakres kryteriów wstaw kursor, klikając myszką. 6. Zaznacz zakres, w którym znajdują się przygotowane kryteria (razem z nagłówkami). Wróćmy do okna dialogowego Filtr zaawansowany i kliknij OK. Niepotrzebne rekordy zostaną ukryte. W arkuszu będą widoczne tylko te wiersze, które spełniają ustalone kryteria, W tym przypadku będą to segregatory i długopisy sprzedane od stycznia do kwietnia w miastach, których nazwy rozpoczynają się od litery S. Jeżeli chcesz przefiltrować tabelę, uwzględniając inne kryteria, nie musisz za każdym razem przed ponownym przefiltrowaniem usuwać bieżące warunki filtrowania. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 6

8 Rysunek 9. Dane przefiltrowane z użyciem filtra zaawansowanego Załóżmy, że do naszego przykładowego arkusza z danymi, w jednej z kolumn, chcesz wpisać stawkę VAT dla poszczególnych transakcji. Może się zdarzyć sytuacja, że przez pomyłkę zamiast 8% wpisz starą stawkę 7%. Ta niewielka różnica może mieć jednak poważne konsekwencje. Zamiast zastanawiać się, czy wszystko się zgadza, skorzystajmy ze narzędzia sprawdzania poprawności danych, które umożliwi kontrolę nad danymi wprowadzanymi do arkusza. W tym celu: 1. Przywróćmy listę do pierwotnego układu przed zastosowaniem filtrowania i kolumnę H nazwij Stawka VAT. 2. Zaznacz obszar, do którego będziemy wprowadzać stawki VAT i z karty Dane wybierz polecenie Poprawność danych. 3. W oknie, które się pojawi, w zakładce Ustawienia, z listy Dozwolone wybierz pozycję Lista. 4. W polu Źródło wpisz dozwolone stawki VAT: 0%; 4%; 7%; 8%; 23%; zwolnione. 5. Przejdź do zakładki Alert o błędzie i wpisz komunikat, który będzie się pojawiał zawsze, jeśli do komórek z zaznaczonego obszaru wpisane zostaną wartości inne niż znajdujące się na liście. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 7

9 Rysunek 10. Definiowanie kryteriów poprawności danych W zakładce Alert o błędzie mamy możliwość ustalenia stylu komunikatu. Jeśli użytkownik wprowadzi niewłaściwą wartość, a został ustawiony styl: Zatrzymaj (Stop) można wpisać wartość poprawną, wybrać ją z listy lub zrezygnować z jej wpisania. Ostrzeżenie można zaakceptować wartość uznaną za błędną, poprawić ją lub anulować wpis. Informacja (Informacje) można zaakceptować wpis lub go anulować. Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 8

10 Rysunek 11. W tym oknie zdefiniujemy treść i styl komunikatu W zakładce Komunikat wejściowy można zdefiniować informację, która wyświetli się po kliknięciu komórki z nałożonym sprawdzaniem poprawności danych. Po wypełnieniu odpowiednich pól i kliknięciu OK obok zaznaczonej komórki pojawi się przycisk rozwijanej listy, z której można wybrać właściwą stawkę VAT. Trzeba pamiętać, że sprawdzanie poprawności danych kontroluje tylko dane wpisywane z klawiatury. Nie sprawdza natomiast danych wklejonych z innych komórek. Autor: Krzysztof Chojnacki, ekspert ds. MS Office Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 9

11 Redaktor: Rafał Janus ISBN: E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0586 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon , faks , cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Jak sprawnie filtrować i sprawdzać poprawność danych w Excelu? 10