MODELOWANIE SYSTEMÓW RACHUNKU KOSZTÓW I DOKONAŃ W OPROGRAMOWANIU STANDARDOWYM

Transkrypt

1 PAWEŁ KUŻDOWICZ Wydział Ekonomii i Zarządzania Uniwersytet Zielonogórski MODELOWANIE SYSTEMÓW RACHUNKU KOSZTÓW I DOKONAŃ W OPROGRAMOWANIU STANDARDOWYM Streszczenie: W artykule przedstawiono wybrane aspekty modelowania systemów ewidencji w rachunku kosztów i dokonań przedsiębiorstwa. Skoncentrowano się na modelowaniu strumieni przepływów danych w systemie ERP (Enterprise Resource Planning) w kontekście ewidencji kosztów i dokonań. Dokonano charakterystyki wybranych przepływów w obszarach sprzedaży, zakupów oraz produkcji z uwzględnieniem ewidencji księgowej na kontach księgi głównej oraz obiektach rachunku kosztów i dokonań. Przedstawiono koncepcję prezentacji i raportowania przepływów układzie tabelarycznym wiążącym księgę główną (KG) z obiektami rachunku kosztów i dokonań. Słowa kluczowe: rachunek kosztów, modelowanie, centra kosztów, ERP 1. Wprowadzenie Aktualne kierunki zmian w rozwoju rachunkowości wynikają z jednej strony ze zmian potrzeb informacyjnych grup interesariuszy, a z drugiej z dynamicznego rozwoju technologii informacyjnych, niosącego z sobą nowe możliwości ewidencji i raportowania. Zaawansowana architektura oprogramowania standardowego do zarządzania, w szczególności coraz bardziej popularnych obecnie zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP (Enterprise Resource Planning) pozwala na budowę nowych modeli ewidencyjnych. Modele te tworzone są na rzecz wdrożenia systemów rachunkowości obejmujących księgę główną oraz obiekty rachunku kosztów i dokonań przedsiębiorstw.

2 64 Paweł Kużdowicz Celem artykułu jest prezentacja koncepcji modelowania systemów rachunku kosztów i dokonań osadzonych w systemie klasy ERP przedsiębiorstwa. Skoncentrowano się na wybranych przepływach strumieni wartości w obszarach sprzedaży, zakupów oraz produkcji z uwzględnieniem ewidencji księgowej na kontach księgi głównej oraz obiektach rachunku kosztów i dokonań. Do realizacji powyższego celu zastosowano metody badawcze obserwacji oraz badań literaturowych. 2. Identyfikacja przepływów strumieni wartości Modelowanie systemów rachunku kosztów i dokonań w systemie ERP przedsiębiorstwa sprowadza się do identyfikacji przepływów strumieni wartości. Źródłem tych przepływów w jest logistyka, tj. procesy logistyczne, które podlegają odpowiedniej ewidencji i raportowaniu w systemie rachunkowości przedsiębiorstwa w ramach podsystemów księgowości (finansowej) oraz rachunku kosztów i dokonań. Księgowość jest odpowiedzialna przede wszystkim za sporządzenie ogólnego sprawozdania finansowego na koniec roku obrotowego, a rachunek kosztów i dokonań za wewnętrzne szczegółowe raportowanie również w krótszych okresach, np. miesięcznych lub kwartalnych Definicja przepływu strumieni wartości Przepływ strumieni wartości obejmuje zmiany kosztów (nakładów) i dokonań (wyników) następujących w poszczególnych ogniwach łańcucha dostaw przedsiębiorstwa w związku z realizacją procesów zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży wytwarzanych dóbr. Zmiany te identyfikowane są w odniesieniu do różnych kategorii (tj. rodzajów kosztów lub dokonań) oraz obiektów analitycznych (np. centrów kosztów i zysków, produktów, grup klientów). Rozważanym zmianom towarzyszą zwykle przepływy ilościowe (materiałowe), związane ze zwiększeniem stanu i/lub zużyciem środków produkcji [6]. Na przykład przy wydaniu materiału do zużycia w produkcji występuje ruch materiałowy tj. zmniejszenie stanu oraz zwiększenie zużycia. Z kolei zmiany dokonań mogą być związane z ruchem materiałowym (np. zmiana stanu zapasów) lub nie (np. wystawienie faktury do klienta). W miarę postępu realizacji procesów wytwórczych w kolejnych ogniwach łańcucha dostaw następują zmiany kosztów i dokonań. Wydanie materiałów do przerobu powoduje zwiększenie wartości zużycia materiałów i produkcji w toku oraz zmniejszanie wartości zapasów tych materiałów. Zamykanie zleceń produkcyjnych powoduje zwiększanie zapasów

3 Ocena metod tworzenia ontologii 65 wyrobów gotowych oraz zmniejszanie wartości produkcji w toku. Wydanie wyrobów gotowych do klienta powoduje z kolei zwiększenie wartości koszty sprzedanych produktów oraz zmniejszenie wartości zapasów wyrobów gotowych Wpływ typów działalności Na budowę modelu rachunku kosztów i dokonań w przedsiębiorstwie mają wpływ przede wszystkim jego wielkość oraz rodzaj działalności. Czynniki te przekładają się na typy controllingu, wśród których najczęściej wyróżnia się [2]: controlling zleceń klienckich, controlling produkcji oraz controlling zaopatrzenia. Producent jednostkowych urządzeń (tzw. instalacji) przemysłowych prowadzi zwykle controlling zleceń klienckich. Punktem ciężkości jest tutaj wyznaczanie i księgowanie kosztów w odniesieniu do zlecenia (zamówienia) klienckiego. W przypadku projektów realizowanych przez wiele miesięcy lub nawet lat konieczne jest stosowanie rozliczeń międzyokresowych. Pozwala to na wyznaczanie aktualnych kosztów i przychodów przez zakończeniem realizacji zlecenia. Dla wytwórcy zajmującego się produkcją seryjną na magazyn istotny jest controlling produkcji. Istotną rolę odgrywają tutaj kalkulacja, rozliczenie kosztów ogólnych oraz ewidencja kosztów magazynowania. Z kolei firma handlowa, która nie potrzebuje controllingu produkcji, koncertuje swoją uwagę na zakupach i sprzedaży towarów handlowych. Koncentruje ona swoją uwagę przede wszystkim na zarządzaniu i controllingu dostawców oraz analizie rentowości klientów. Kluczowe dla maksymalizacji zysku działalności handlowej są koszty zakupu oraz obrót ze sprzedaży. Powyższe nie oznacza jednak, że dana organizacja stosuje tylko jeden typ controllingu; często w użyciu są wszystkie naraz jednak z różnym poziomem intensywności, w zależności od sytuacji oraz fazy rozwoju całej organizacji Zintegrowane podejście Integracja w odniesieniu do zastosowań biznesowych oprogramowania standardowego oznacza automatyczne połączenie różnych obszarów organizacji, jak: produkcji, sprzedaży czy księgowości. Jej celem jest wzajemne połączenie danych pochodzących z różnych źródeł i przekazanie ich interesariuszom. Identyfikacja przypływów strumieni wartości w kontekście potrzeb informacyjnych różnych grup interesariuszy przedsiębiorstwa wymaga zatem zintegrowanego podejścia. Rozważmy to na przykładzie wewnętrznych grup interesariuszy, wśród których wyróżniono działy logistyki, księgowości oraz rachunku kosztów [2]. Wymagania logistyki koncertują się na ruchach materiałowych. Analizie podlegają wszystkie informacje, które zapewniają stabilny przebieg procesów produkcyjnych oraz dostaw. Informacje mogą pochodzić z rachunku kosztów pro-

4 66 Paweł Kużdowicz duktów dostarczane przez dział controllingu. Z drugiej strony controlling polega na informacjach z logistyki, aby na przykład przeprowadzić kalkulacje wyrobów. Informacje te dotyczą danych technologicznych (receptur) lub struktur produktów, a podstawowym ich zadaniem jest wykrycie na czas ewentualnych wąskich gardeł w przedsiębiorstwie w celu podjęcia działań korygujących. Księgowość korzysta z danych z logistyki; transakcje logistyczne podlegają wycenie na rzecz ich późniejszej dekretacji na kontach księgi głównej oraz obiektach kosztowych. Proces integracji zasobów informacyjnych i usług informatycznych w organizacji jest zjawiskiem permanentnym, widocznym przez pryzmat wdrażania całej rodziny systemów zintegrowanych. W każdej organizacji dąży się, więc do uzyskania wzmocnienia jej potencjału poprzez łączenie różnych rozwiązań w pewną całość [12]. 3. Modelowanie przepływów strumieni wartości Do identyfikacji przepływów strumieni wartości w łańcuchu logistycznym zastosowanie znajdują modele mapowania pozwalające na ilustrację graficzną analizowanych przepływów. Do najczęściej stosowanych należą modele łańcucha wartości dodanej Portera oraz SCOR (Supply Chain Operations Reference) stworzonym w celu analizy łańcucha dostaw i identyfikacji możliwych udoskonaleń w przepływach dóbr, pracy i informacji [9, 10, 11]. W dalszej części artykułu skoncentrowano się na przykładach zastosowań modelu SCOR do identyfikacji przepływów strumieni wartości w procesach zakupowych, produkcji i sprzedaży. Analizę przepływów dla poszczególnych procesów dokonano z perspektywy logistyki (ruch materiałowy) oraz księgowości i controllingu (przepływy strumieni wartości). Odwzorowanie procesów następuje każdorazowo za pomocą odpowiednich dokumentów (dowodów księgowych) Przepływy strumieni wartości w procesach zakupowych Na rysunku 1 przedstawiono przegląd możliwych dokumentów tworzonych przy rejestracji procesów zakupowych. Wyodrębniono następujące procesy logistyczne z obszaru zakupów: zamówienie, przyjęcie towaru, wejście rachunku oraz wyjście płatności. Dokumentom tym towarzyszą z kolei odpowiednie strumienie pierwotnych przepływów wartości w finansach (księgowość i controlling).

5 Ocena metod tworzenia ontologii 67 Logistyka Księgowość Controlling Zamówienie - prognoza płynności finansowej - obligo Przyjęcie towaru Dokument PZ - księg. stanu Dokument PZ - księg. stanu - rozlicz. zakupu - obligo (aktual.) Wejście rachunku Kontrola rachunku - ewent. księg. stanu Rachunek zakupowy - zobowiązanie - podatek - rozlicz. zakupu - obligo (aktual.) Wyjście płatności Wyciąg bankowy - wyjście śr. pien. - rozlicz. płatności * opcjonalnie Rys. 1. Przepływy strumieni wartości w procesach zakupu (opracowanie własne na podstawie [2]) Przepływy rozważanych strumieni w obszarze księgowości mają charakter obligatoryjny. Obejmują one księgowanie na kontach KG: przyjęcia towaru, rachunku zakupowego oraz zapłaty zobowiązania. Przepływy w obszarze controllingu są opcjonalne; obejmują w szczególności rejestrację obliga związanego z zamówieniem materiałów, wraz z jego aktualizacją w ramach poszczególnych procesów następczych. Poszczególne przepływy uruchamiane są automatycznie wraz z rejestracją dokumentów źródłowych w obszarze logistyki; dowód wewn. obliga wraz z utworzeniem zamówienia, dokument PZ przyjęciem towaru, rachunek zakupowy zatwierdzeniem kontroli rachunku. Poszczególne strumienie księgowane są odpowiednio na kontach KG oraz obiektach kosztowych w

6 68 Paweł Kużdowicz ramach domyślnej dekretacji ustalonej w momencie rejestracji zamówienia lub zmian wprowadzonych w dokumentach następczych [7]. Wyjątkiem od powyższej reguły jest dokument wyciągu bankowego, które nie ma pochodzenia w obszarze logistyki i rejestrowany jest tylko w obszarze księgowości Przepływy strumieni wartości w procesach produkcji Na rysunku 2 przedstawiono przegląd możliwych dokumentów tworzonych przy rejestracji procesów produkcji. Wyodrębniono następujące procesy logistyczne z obszaru produkcji: zlecenie produkcyjne, pobranie materiałów, zgłoszenie produkcji oraz zgłoszenie zakończenia. Logistyka Księgowość Controlling Zlecenie produkcyjne - kalkulacja wstępna zlecenia prod. Pobranie materiałów Dokument RW - księg. zużycia Dokument RW - księg. zużycia Dokument RW - księg. zużycia Zgłoszenia produkcji Karta pracy - księg. produkcji Karta pracy - księg. produkcji Zgłoszenia zakończenia Dokument PW - księg. zapasu Dokument PW - uznanie NoK * opcjonalnie Rys. 2. Przepływy strumieni wartości w procesach produkcji (opracowanie własne) Przyjęto, że dokumentem inicjującym proces produkcji jest zlecenie produkcyjne. Dokument ten nie generuje przepływów w księgowości; opcjonalnie pozwala na przeprowadzenie kalkulacji wstępnej zlecenia produkcyjnego w obszarze controllingu. Pierwszym dokumentem, który generuje przepływy

7 Ocena metod tworzenia ontologii 69 strumieni wartości na kontach KG jest dowód pobrania materiałowego RW. Wartościowo księgowany jest on na kontach zapasów (Ma) oraz zużycia materiałów (Wn) wg aktualnej ceny inwentarzowej danego produktu. Jednocześnie księgowany jest nośnik kosztów przypisany do zlecenia produkcyjnego. Zgłoszenia produkcji prowadzone są na podstawie tzw. kart pracy i dotyczą wykonanych operacji roboczych. Księgowania odbywają się wtedy z udziałem nośnika kosztów przy pomocy rodzajów kosztów dotyczących płac bezpośrednich oraz kosztów maszynogodzin. Zgłoszenia produkcji generują zatem przepływy strumieni wartości tylko w obszarze controllingu omijając niejako księgowość. Dokumentem kończącym rozważany proces jest zgłoszenie zakończenia, które generuje przepływy strumieni wartości zarówno w księgowości, jak i controllingu. Powoduje zatem księgowanie na kontach KG przyjęcia wyrobu gotowego na magazyn wg ustalonej wartości (np. po koszcie bieżącym, standardowym lub postulowanym). Dodatkowo odciążany jest nośnik kosztów po tej samej wartości Przepływy strumieni wartości w procesach sprzedaży Na rysunku 3 przedstawiono przegląd możliwych dokumentów tworzonych przy rejestracji procesów sprzedażowych. Wyodrębniono następujące procesy logistyczne z obszaru sprzedaży: zlecenie klienta, wydanie na zewnątrz, faktura oraz wejście płatności. Przyjęto, że dokumentem inicjującym proces sprzedaży jest zlecenie (zamówienie) klienta. W praktyce może być on poprzedzony zapytaniem ofertowym klienta oraz ofertą, które jednak nie wpływają na rozważane przepływy. O ile zlecenie klienta nie generuje księgowań na kontaktach KG, jednak jest widoczne w prognozie płynności finansowej. Pierwszym dokumentem sprzedażowym, który generuje przepływy strumieni wartości na kontach KG jest dowód dostawy. Księgowane są konta zapasów (Ma) oraz rozliczenia sprzedaży (Wn) wg aktualnej ceny inwentarzowej danego produktu. Dodatkowo opcjonalnie może nastąpić obciążenie obiektu kosztowego. Dokumentem następczym jest faktura, która generuje księgowania na kontach KG (należność, podatek, przychód, koszt sprzed. produktów) oraz obiektach kosztowych (np. przychód oraz koszt wytworzenia sprzedanych produktów na klienta, region, segment itd.). Faktura zamyka również dowód dostawy poprzez generowanie dodatkowego księgowania na kontach KG rozliczenia sprzedaży. Dokumentem kończącym rozważany proces jest wyciąg bankowy, stanowiący dowód płatności i jej rozliczenia. W przypadku skont generowane są opcjonalnie dodatkowe księgowania w controllingu zmniejszające zadekretowane przychody [7].

8 70 Paweł Kużdowicz Logistyka Księgowość Controlling Zlecenie klienta - prognoza płynności finansowej Wydanie na zewnątrz Dowód dostawy - księg. stanu Dowód dostawy - księg. stanu - koszt wytworz. sprzed. prod. Faktura sprzedaży Faktura sprzedaży - należność, podatek, przychód - koszt sprzed. prod. - przychód, - k. w. sprzed. prod. Wejście płatności Wyciąg bankowy - wejście śr. pien. - rozlicz. płatności * opcjonalnie Rys. 3. Przepływy wartości w procesach sprzedaży (opracowanie własne na podstawie [2]) 4. Raportowanie kosztów i dokonań Ewidencja kosztów i dokonań w systemie ERP w ujęciu przepływów strumieni wartości sprowadza się do rejestracji operacji gospodarczych jednocześnie na kontach księgi głównej oraz obiektach kosztowych. Prezentacja oraz uzgodnienie danych następuje w układzie tabelarycznym, gdzie wiersze tabeli odpowiadają poszczególnym rodzajom kosztów i przychodów, a kolumny centrom i nośnikom kosztów oraz wyników (rysunek 4). Centrum kosztów gromadzi koszty według miejsca powstawania (np. dział zaopatrzenia, produkcji); nośnik kosztów gromadzi koszty przedmiotu stanowiącego przyczynę kosztu (np. produkt, zlecenie klienta, zlecenie magazynowe lub projekt); nośnik wyniku gro-

9 Ocena metod tworzenia ontologii 71 madzi przychody i koszty, które tworzą wynik działalności gospodarczej (np. klient, grupa artykułu lub region sprzedaży). Rys. 4. Identyfikacja przepływów strumieni wartości w układzie tabelarycznym (opracowanie własne) Ilustracja poszczególnych pozycji rozpoczyna się zwykle od wierszy z dochodami/przychodami, kolejne wiersze odpowiadają różnym pozycjom kosztów oraz sumom pośrednim, zwanym wynikami 1, 2 i 3. Pozycje alokowane są, w zależności od ich charakteru, jednocześnie w dwóch, trzech lub czterech obszarach. Na przykład: zużycie materiałów podstawowych jako koszt bezpośredni w kwocie odpowiadającej ilości zarejestrowanego zużycia w ramach rozchodu wewnętrznego na kontach księgi głównej oraz w rachunku nośników kosztów; amortyzacja jako nakład / koszt ogólny, w kwocie odpisu bilansowego na kontach księgi głównej oraz w kwocie odpisu kalkulacyjnego w rachunku centrów kosztów.

10 72 Paweł Kużdowicz Rys. 5. Przykład identyfikacji i raportowania przepływów strumieni wartości (opracowanie własne) Procedura zamykania okresu sprawozdawczego w układzie tabelarycznym sprowadza się do wyznaczenia narastająco kolejnych wyników (rysunek 5). Wynik 1 jest różnicą przychodów ze sprzedaży i zrównanych z nimi (w tym: zmiany stanu produktów i produkcji w toku) oraz kosztów materiałów podstawowych, kosztów pierwotnych produkcji (np. płac bezpośrednich i kosztów maszynogodzin) oraz pozostałych kosztów ogólnych. Przychody ze sprzedaży alokowane są bezpośrednio na nośnikach wyników, koszty materiałów podstawowych na nośnikach kosztów, a koszty pierwotne produkcji oraz pozostałe koszty ogólne na centrach kosztów. Wynik 2 uzyskiwany jest po odciążeniu centrów kosztów kosztami produkcji oraz kosztami ogólnymi (np. narzuty kosztów zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży i administracji) na rzecz dociążenia nośników wyników. Ostatni krok to rozliczenie kosztów pozostałych, sprowadzające się do wyzerowania centrów kosztów i doliczenia ich do nośników kosztów lub wyników, co pozwala na wyznaczenie wyniku 3. Wyzerowanie nośników kosztów związane jest z zaksięgowaniem odchyleń na kontach księgi głównej. Praktyczna realizacja uzależniona jest od dostępnego oprogramowania [4].

11 5. Wnioski Ocena metod tworzenia ontologii 73 Przedstawione podejście obrazuje alternatywny sposób ewidencji i raportowania w systemie rachunkowości przedsiębiorstwa osadzonym w oprogramowaniu standardowym. Sprowadza się ono do rejestracji przepływów strumieni wartości wiążących księgę główną z obiektami kosztów i dokonań (tj. centrami, nośnikami kosztów i wyników). Zastosowano układ tabelaryczny stosowany w systemach ERP, który zapewnia adekwatność danych planistycznych zestawianych w formie tabel, z danymi z wykonania. O stopniu użyteczności rozważanego podejścia decyduje sposób zamodelowania rozważanych przepływów na rzecz ich późniejszej analizy. Użyteczność ta może się zmieniać w miarę rozwoju danej organizacji oraz zmian rynkowych. Oznacza to potrzebę stałej adaptacji zastosowanego rozwiązania. Kierunkiem dalszych badań jest opracowanie metody modelowania przepływów strumieni wartości w kontekście możliwości ich stałej adaptacji do zmian w otoczeniu oraz rozwoju samej organizacji. Postulowane rozwiązanie powinna zatem nadążać za zmieniającym i doskonalącym się łańcuchem dostaw organizacji. Literatura 1. Hoitsch, H. J., Lingnau (2007), V., Kosten- und Erlösrechnung. Eine controllingorientierte Einführung, 6. Aufl. Springer Verlag, Berlin. 2. Hölzlwimmer A., (2009), Integrierte Werteflüsse mit SAP ERP, Galileo Press, Bonn. 3. Kużdowicz D., Kużdowicz P., Witkowski K., (2012), The application of normal and actual cost accounting in production companies, CO-MAT- TECH 2012: Global Crisis - Opportunities and Threats, 20th International Scientific Conference, AlumniPress, Trnava, Slovak Republic 2012, s , ISBN: Kużdowicz D., Kużdowicz P., (2012), Closure of reporting period in companies using standard software, Znalosti pro tržní praxi význam znalostí v aktuálni fázi ekonomického cyklu : sborník z mezinárodni vědecké conference, Societas Scientiarum Olomucensis II, Olomouc, Czechy, s ISBN:

12 74 Paweł Kużdowicz 5. Kużdowicz P., Relich M., Kużdowicz D., (2012), Cross-company data flows with ERP system, Znalosti pro tržní praxi význam znalostí v aktuálni fázi ekonomického cyklu : sborník z mezinárodni vědecké konference. Societas Scientiarum Olomucensis II, Olomouc, Czechy 2012, s , ISBN: Kużdowicz P., Relich M., Kużdowicz D., (2013), Przepływy strumieni wartości w łańcuchu dostaw przedsiębiorstwa, Logistyka 5/2013, ILIM Poznań, s Kużdowicz P., Witkowski K., Vidová H., (2013), Modelling value stream flows in the enterprise supply chain, [w:] Management 2013, Vol.17, No. 2,, pp , ISSN Schmidt, A. (2008), Kostenrechnung. Grundlagen der Vollkosten-, Deckungsbeitrags- und Plankostenrechnung sowie des Kostenmanagements, W. Kohlhammer Druckerei GmbH + Co. KG, Stuttgart. 9. Trocki M., (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa. 10. Witkowski J., (2003), Zarządzanie łańcuchem dostaw, PWE, Warszawa. 11. Zając M., Zając P., (2004), Zarządzanie łańcuchem dostaw z wykorzystaniem modelu SCOR, Logsityka 3/2004, ILIM, Poznań. 12. Zaskórski P., Integracja zasobów i usług informacyjnych w organizacji biznesowej, Zeszyty Naukowe WWSI, nr 7/2012, Warszawa 2012, s