Księgowanie wydatków projektu oraz rozliczanie projektu w ramach PO KL. 15 luty 2008r.

Transkrypt

1 Księgowanie wydatków projektu oraz rozliczanie projektu w ramach PO KL

2 będących beneficjentami PO KL Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej jest warunkiem zawartym w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL Polega ona na prowadzeniu odrębnej ewidencji w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych (poprzez wprowadzenie do zakładowego planu kont dodatkowych kont syntetycznych, analitycznych, pozabilansowych) w takim układzie aby możliwym było spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli.

3 może być prowadzona: 1. na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) 2. w sposób uproszczony dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (książka przychodów i rozchodów lub dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki) gdy beneficjent nie spełnia warunków określonych w art..2 ust.1 pkt 1-7 ustawy o rachunkowości

4 Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, Beneficjentów można podzielić na 3 grupy: 1). Prowadzących pełną księgowość 2). Prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów 3). Pozostałych beneficjentów

5 Beneficjent prowadzący pełną księgowość

6 Ad.1 Beneficjent wyodrębnia w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowe konta księgowe przeznaczone do ewidencjonowania transakcji związanych z otrzymanym wsparciem na podstawie umowy o dofinansowanie oraz uwzględnia te zmiany w posiadanej przez siebie polityce rachunkowości.

7 Ad.1 Może tego dokonać poprzez: - wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli, w szczególności w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego stanowiącego załącznik do wniosku beneficjenta o płatność, lub

8 Ad.1 - wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych:

9 Ad.1 - nr dokumentu źródłowego, - nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, - datę wystawienia dokumentu, - kwotę brutto dokumentu, - kwotę netto dokumentu.

10 Ad.1 Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do komputerowego sporządzania arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku Załącznik 1 do wniosku o płatność): Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

11 Beneficjent prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów

12 Ad.2 Wymóg wyodrębnionej dla projektu ewidencji może zostać spełniony jedynie poprzez wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją danego projektu. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany w rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu może być on umieszczony w kolumnie Uwagi lub Adnotacje podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

13 Ad.2 Zastosowany kod księgowy powinien umożliwiać sporządzanie zestawień w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: - nr dokumentu źródłowego, - numer w książce przychodów i rozchodów, - datę wystawienia dokumentu, - kwotę brutto lub netto dokumentu.

14 Ad.2 Beneficjent zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku Załącznik 1 do wniosku o płatność) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

15 Beneficjenci prowadzący inne formy księgowości

16 Ad.3 W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony jedynie poprzez comiesięczne sporządzanie komputerowych arkuszy kalkulacyjnych (łącznie): - Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr w miesiącu : /rok. - Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca : /rok.

17 Ad.3 - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr w miesiącu : /rok. Zestawienia miesięczne sporządzane są w celu bieżącego ewidencjonowania, monitorowania oraz kontroli wydatków dotyczących projektu. Przedstawione zestawienie jest tożsame co do konstrukcji i zasad wypełniania z załącznikiem Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

18 Ad.3 -- Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca : /rok. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca rozliczeniowego, sporządzane jest poprzez narastające ujęcie danych zawartych w miesięcznych zestawieniach.

19 Ad.3 Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych.

20 Ad.3 Ponadto Beneficjent przy składaniu wniosku o płatność sporządza arkusz kalkulacyjny (oraz załącza wydruk): Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (za okres, którego wniosek dotyczy). Dokumentacja w wersji papierowej i elektronicznej dotycząca złożonego wniosku o płatność powinna być archiwizowana przez beneficjenta.

21 będących beneficjentami PO KL c.d. Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego W przypadku beneficjentów, którzy załączają do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej zobowiązani są oni do dostosowania systemu finansowo-księgowego tak, aby można było uzyskać następujące dane: zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami, datę wystawienia dokumentu, wewnętrzny numer dokumentu księgowego, rodzaj wydatku kwalifikowalnego, (wydatki brutto kwalifikowalne i VAT kwalifikowalny), kwotę, sposób dokonania zapłaty oraz data zapłaty

22 Rozliczanie projektu Rozliczanie projektu w ramach PO KL następuje za pomocą wniosku beneficjenta o płatność

23 Rozliczanie projektu c.d. We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu (w związku z powyższym beneficjent nie sporządza odrębnych sprawozdań z realizacji projektu)

24 Rozliczanie projektu c.d. Beneficjent składa wniosek o płatność aby rozliczyć wcześniej otrzymane transze i wnioskować o kolejną transzę dotacji.

25 Rozliczanie projektu c.d. Wniosek beneficjenta o płatność składany jest do WUP w Rzeszowie w wersji papierowej i elektronicznej w terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące oraz - w przypadku wniosku o płatność końcową - nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. Wniosek o płatność składany będzie nie później niż w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego

26 Rozliczanie projektu c.d. Załączniki do wniosku beneficjenta o płatność 1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Może mieć formę: wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta, tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność. 2. Załącznik pt. Szczegółowa udzielonego wsparcia, charakterystyka 3. Wyciągi bankowe za okres, którego dotyczy wniosek o płatność.

27 Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Beneficjent do wniosku o płatność nie załącza kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane siedzibie beneficjenta wraz z inną dokumentacją dot. projektu i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP (WUP Rzeszów).

28 Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki c.d. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane tak, aby był widoczny związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy, tytuł projektu, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

29 Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki c.d. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności formalnej i rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienia do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

30 Zasady rozliczania wniosku beneficjenta o płatność Należy pamiętać o: kwocie wydatków kwalifikowalnych której nie wolno przekroczyć, limitach wydatków wskazanych w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, procentowym limicie wydatków pośrednich rozliczanych we wniosku o płatność w odniesieniu do przedstawianych w rozliczeniu wydatków bezpośrednich, którego nie wolno przekroczyć, wysokości poniesionych wydatków w ramach crossfinancingu.

31 Zasady rozliczania wniosku beneficjenta o płatność c.d. 1. Przesunięcia w rezultatach projektu do 10% wartości wskazanych we wniosku o dofinansowanie jest dopuszczalne bez konieczności informowania WUP. Nie mogą one jednak powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu oraz zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całego zadania. 2. Wszelkie inne odstępstwa od założeń w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie są traktowane jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody podmiotu będącego stroną umowy.