INTERREG IVC projekty kapitalizacyjne

Transkrypt

1 INTERREG IVC projekty kapitalizacyjne Kwalifikowalno wydatków Seminarium Informacyjne

2 Zasady kwalifikowalnoci wydatków oraz budet projektu zostały okrelone w Rozdziale 2.4 Podrcznika Programu Zasady raportowania oraz archiwizowania dokumentów zostały okrelone w Rozdziale 4.3 Podrcznika Programu

3 BUDET PROJEKTU Budet projektu dzielony na linie budetowe (BL) i komponenty (components - C) Rodzaje komponentów w projektach kapitalizacyjnych: C0 C1 C2 C3 Przygotowanie projektu (project preparation) Koordynacja i zarzdzanie (management & coordination) Komunikacja i rozpowszechnianie informacji (communication & dissemination) Wymiana dowiadcze (exchange of experience) predefiniowany nieobowizkowy predefiniowany obowizkowy predefiniowany obowizkowy predefiniowany obowizkowy

4 BUDET PROJEKTU Rodzaje linii budetowych BL: BL1 - Personel BL2 - Administracja BL3 - Podróe i zakwaterowanie BL4 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi BL5 - Sprzt BL6 - Sub-projekty (dotyczy wyłcznie miniprogramów)

5 BUDET PROJEKTU Przykładowy budet partnera w projekcie kapitalizacyjnym: C1 C2 C3 RAZEM Personel Administracja Podróe i zakwaterowanie Zewntrzne ekspertyzy i usługi Sprzt Sub-projekty RAZEM

6 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 1 Personel Koszty wynagrodze pracowników partnera projektu wymienionego oficjalnie we Wniosku Aplikacyjnym bezporednio zaangaowanych w realizacj projektu. W tej linii wyłcznie pracownicy zatrudnieni na umow o prac (inne formy zatrudnienia np. umowa zlecenie, umowa o dzieło w BL5 zewntrzne ekspertyzy i usługi). Pracownicy zatrudnieni wyłcznie do realizacji projektu (musi wynika to z umowy o prac i zakresu obowizków) lub czciowo do realizacji projektu Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o rzeczywiste stawki wynagrodzenia danej osoby za godzin robocz w danym miesicu Kalkulacje kosztów osobowych w oparciu o ewidencj czasu pracy na rzecz projektu w kartach czasu pracy

7 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Koszty kwalifikowalne przykładowe rodzaje: artykuły biurowe, kserokopie opłaty pocztowe, telefon, faks i Internet koszty utrzymania pomieszcze, gdzie pracuj osoby realizujce projekt np. ogrzewanie, elektryczno, usługi sprztania, konserwacja sprztu IT czynsz za wynajem biura, meble inne wydatki administracyjne ekonomicznie uzasadnione i absolutnie niezbdne do skutecznego przeprowadzenia operacji i jasno wynikajce z realizacji projektu Koszty te mog by bezporednimi lub porednimi kosztami ogólnymi. Bezporednie koszty ogólne mona okreli jako bezporednio przypisane do projektu. Porednie koszty ogólne (koszty ogólnego zarzdu zwizane z działaniami w ramach projektu) s obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie.

8 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 2 Administracja Kalkulacje kosztów porednich moliwe klucze: - stosunek liczby pracowników bezporednio pracujcych na rzecz projektu do liczby wszystkich pracowników jednostki - stosunek liczby godzin bezporednio przepracowanych na rzecz projektu w danym okresie do liczby wszystkich godzin przepracowanych w jednostce w danym okresie - stosunek powierzchni zajmowanej przez pracowników pracujcych bezporednio na rzecz projektu do powierzchni zajmowanej przez cał jednostk. Koszty administracyjne zwizane z usługami wiadczonymi przez ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w linii budetowej nr 5 -Zewntrzne ekspertyzy i usługi.

9 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 3 Podróe i zakwaterowanie Koszty podróy i zakwaterowania wyłcznie personelu partnera w zwizku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach, konferencjach majcych miejsce na terytorium krajów UE. Wszelkie wyjazdy musz by wyranie motywowane działaniami projektu i musz by niezbdne dla skutecznego wdraania projektu. Koszty podróy i zakwaterowania ekspertów zewntrznych musz by ujmowane w BL5 - Zewntrzne ekspertyzy i usługi. Koszty w tej linii musz by planowane z uwzgldnieniem krajowych przepisów dotyczcych delegacji słubowych pracowników partnera oraz przepisów wewntrznych regulujcych ww. kwestie obowizujcych w instytucji partnera. Podróe powinny odbywa si najbardziej ekonomicznym rodkiem transportu na danej trasie. Podobnie koszty zakwaterowania winny by ekonomicznie uzasadnione.

10 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Zewntrzne ekspertyzy i usługi W linii tej naley umieci wydatki dokonywane przez partnerów na mocy zawartych umów/porozumie oraz faktur/rachunków z podmiotami zewntrznymi zarówno osobami fizycznymi, jak i prawnymi zatrudnionymi do realizacji działa, których partner nie ma moliwoci wykona własnymi siłami. Koszty zewntrznych ekspertyz i usług winny by zgodne z cenami rynkowymi a wybór wykonawców musi by dokonany zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Zewntrzne ekspertyzy i usługi musz by wyspecyfikowane we Wniosku Aplikacyjnym.

11 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 4 Zewntrzne ekspertyzy i usługi Przykładowe wydatki kwalifikowalne: organizacja spotka przez podmiot zewntrzny prelegenci i gocie z zewntrz na potrzeby spotka i konferencji pod warunkiem, e ich udział w spotkaniach przeniesie korzy projektowi tłumaczenia ekspertyzy, opracowania i analizy projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting wynajem sal na spotkania oraz catering zatrudnienie zewntrznego koordynatora merytorycznego i finansowego projektu przygotowanie, redagowanie, skład i drukowanie materiałów promocyjnych.

12 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Sprzt W linii tej mona raportowa zakup lub amortyzacj sprztu (przede wszystkim sprztu IT) uywanego w okresie realizacji projektu przez pracowników zaangaowanych w realizacj projektu. Amortyzacja musi by wyliczona zgodnie z przepisami krajowymi, a metoda amortyzacji musi by przechowywana dla celów ksigowych, kontroli i audytu. Parametry techniczne sprztu powinny odpowiada celom, do których sprzt uywany jest w projekcie. Co do zasady partner winien posiada sprzt niezbdny do realizacji projektu. Co wicej zakupy w tej linii nie mog stanowi podstawowego celu projektu. Rekomenduje si, aby koszty raportowane w tej linii nie przekraczały 5% kosztów całkowitych. Zakupy sprztu winny by dokonywane na długo przed zakoczeniem projektu i powinny by dokonane zgodnie z Prawem Zamówie Publicznych. Raportowa w projekcie mona sprzt zaplanowany w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym projektu.

13 BUDET PROJEKTU Linia budetowa nr 5 Sprzt Koszty amortyzacji sprztu mona rozlicza w projekcie wyłcznie dla sprztu, który: nie został ju sfinansowane z innych dotacji (np. europejskich, krajowych lub regionalnych) oraz nie został całkowicie umorzony tj. jest nadal amortyzowany w okresie realizacji projektu oraz nie został ujty w innej linii budetowej oraz jest absolutnie niezbdny dla wdroenia projektu. Koszty amortyzacji sprztu wykorzystywanego do realizacji projektu mog by przypisane do projektu w całoci wyłcznie w przypadkach, gdy dany sprzt jest wykorzystywany tylko i wyłcznie dla celów realizacji projektu. Jeli sprzt jest wykorzystywany take do innych ni realizacja projektu celów, amortyzacja moe by przypisana do projektu proporcjonalnie zgodnie z uzasadnion, rzeteln i sprawiedliw metod, która powinna obowizywa w tej samej postaci w całym okresie wdraania projektu. Linia budetowa nr 6 Sub-projekty NIE DOTYCZY PROJEKTÓW KAPITALIZACYJNYCH!

14 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, e został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez instytucj partnera. Podatek VAT, który mona odzyska, nie moe by uznany za kwalifikowalny nawet jeeli nie został faktycznie odzyskany przez instytucj partnera. Oznacza to, e w przypadkach gdy partner moe odzyska podatek VAT ale rezygnuje z tej moliwoci, podatek VAT jest niekwalifikowalny.

15 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI OPŁATY FINANSOWE Opłaty transakcyjne za midzynarodowe transakcje finansowe s kwalifikowalne. Jeeli realizacja projektu wymaga otwarcia odrbnego rachunku, opłaty bankowe za otwarcie i administrowanie rachunkiem równie uznaje si za kwalifikowalne. Raportujemy je w linii budetowej nr 2 Administracja. Uwaga! Prowizje bankowe za przelewy krajowe nie s kwalifikowalne!

16 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI PRZYCHÓD WYGENEROWANY PRZEZ PROJEKT Jeeli projekt generuje przychód np. poprzez usługi, opłaty za uczestnictwo w konferencji, sprzeda broszur lub ksiek, przychody te musz one by odjte od kosztów kwalifikowalnych w całoci lub proporcjonalnie, w zalenoci czy były generowane w całoci lub czci w wyniku dofinansowywanej operacji. Uwaga! Finansowanie z EFRR oblicza si na podstawie łcznych kosztów kwalifikowalnych po odliczeniu przychodów przypisanych do projektu.

17 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH RODKÓW UE LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH Wydatek, który otrzymał ju dofinansowanie z innego ródła finansowania w ramach funduszy europejskich nie uznaje si za kwalifikowalny w kontekcie projektów INTERREG IVC. Jeli wydatek jest ju w pełni pokrywany przez inn dotacj krajow lub regionaln, równie nie moe by uznany za kwalifikowalny, gdy skutkowałoby to podwójnym finansowaniem.

18 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI WYDATKI DOFINANSOWYWANE Z INNYCH RODKÓW UE LUB INNYCH DOTACJI KRAJOWYCH LUB REGIONALNYCH Podwójne finansowanie - przykłady: sfinansowanie danego wydatku z dwóch rónych projektów współfinansowanych ze rodków UE uzyskanie refundacji kosztu podatku VAT przy jednoczesnym odzyskaniu go z budetu pastwa rozliczanie w projekcie amortyzacji sprztu, który wczeniej został sfinansowany ze rodków dotacji krajowej lub unijnej.

19 ZASADY KWALIFIKOWALNOCI ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAANE S M.IN.: wkłady rzeczowe pod adn postaci, odsetki od zadłuenia, grzywny, kary pienine i straty na rónicach kursowych, odsetki karne, prowizje bankowe za przelewy krajowe, koszty przygotowawcze, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, wydatki inwestycyjne, chyba e zostały zaakceptowane we zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym, podatek VAT jeli moe by odzyskany.

20 OKRES KWALIFIKOWALNOCI OGÓLNE RAMY CZASOWE KWALIFIKOWALNOCI Zgodnie z art. 56 rozporzdzenia (WE) nr 1083/2006, program musi si zakoczy dnia 31 grudnia 2015 r. Wszelkie działania w ramach projektów INTERREG IVC musz si zatem zakoczy najpóniej dnia 31 grudnia 2014 r. WANE W PRZYPADKU OSTATNICH RUND APLIKACYJNYCH!

21 OKRES KWALIFIKOWALNOCI Okres kwalifikowalnoci dla kosztów innych ni koszty przygotowawcze rozpoczyna si w dniu zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy programu. Realizacja projektu powinna si zacz w cigu dwóch miesicy od daty zatwierdzenia projektu przez Komitet Monitorujcy. Kady projekt ma jedn oficjaln dat kocow jest to koniec miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month Jest to data koca kwalifikowalnoci wydatków dla danego projektu. Oznacza to, e wszystkie wydatki aby by kwalifikowalne musz by dokonane przed t dat.

22 OKRES KWALIFIKOWALNOCI Zasady praktyczne: wszystkie wydatki w ramach projektu musz by dokonane przed kocem okresu kwalifikowalnoci czyli przed kocem miesica okrelonego w zatwierdzonym Wniosku Aplikacyjnym jako finalisation month ustalajc okres trwania projektu oraz plan realizacji działa w ramach projektu naley przyj, e działania merytoryczne powinny si zakoczy 2-3 miesice przed zakoczeniem okresu kwalifikowalnoci ostatnie 2-3 miesice powinny by powicone na czynnoci administracyjne zwizane z zakoczeniem projektu

23 KOSZTY PRZYGOTOWAWCZE S to koszty bezporednio zwizane z przygotowaniem projektu i złoeniem Wniosku Aplikacyjnego, który finalnie został zaakceptowany do realizacji przez Komitet Monitorujcy.Musz one dotyczy działa realizowanych od dnia 1 stycznia 2007 do dnia złoenia Wniosku Aplikacyjnego. Koszty te musz by zaplanowane i opisane we Wniosku Aplikacyjnym w podziale na linie budetowe. S raportowane razem z kosztami pierwszego okresu sprawozdawczego musz do tego czasu by zapłacone. Maksymalny limit kosztów przygotowawczych wynosi EUR. Przykładowe koszty: przygotowanie idei projektu, poszukiwanie przyszłych partnerów, spotkania przyszłych partnerów, udział w spotkaniach dla przyszłych partnerów wiodcych.

24 OKRESY SPRAWOZDAWCZE Okres sprawozdawczy kolejne 6 kalendarzowych miesicy: stycze czerwiec lipiec grudzie Okresy sprawozdawcze dla danego projektu zostan okrelone w Umowie Dotacji (umowa pomidzy Instytucj Zarzdzajc a Partnerem Wiodcym projektu) Partner składa raporty merytoryczne i finansowe za dany okres sprawozdawczy do Partnera Wiodcego, a Partner Wiodcy składa je do Wspólnego Sekretariatu Technicznego za okres stycze czerwiec do dnia 1 padziernika za okres lipiec grudzie do dnia 1 kwietnia

25 KURSY WYMIANY Koszty i wydatki poniesione w walucie krajowej przeliczane na EUR po jednym z czterech moliwych kursów: kurs rynkowy z dnia poniesienia wydatku, kurs rynkowy z ostatniego dnia okresu raportowania tj. 30 czerwiec lub 31 grudzie, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk z miesica poniesienia wydatku, kurs redni miesiczny ustalony przez Komisj Europejsk obowizujcy w ostatnim miesicu okresu raportowania. Koszty i wydatki poniesione w EUR powinny by raportowane w kwotach EUR wynikajcych z faktur VAT, rachunków i innych dokumentów o równowanej mocy dowodowej Rodzaj kursu wymiany jaki winien zosta uyty jest ustalany przez Partnera Wiodcego projektu w porozumieniu z Partnerami projektu i winien obowizywa przez cały okres realizacji projektu. Co do zasady powinien zosta wpisany do Umowy Partnerstwa (Partnership Agreement).

26 ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Wszelkie dokumenty dotyczce realizacji projektu musz by przechowywane przez Partnerów co najmniej do koca 2020 roku. W tym celu naley ju na pocztku realizacji projektu dostosowa wewntrzne przepisy archiwizacyjne obowizujce w jednostce Partnera. Jest to wymóg konieczny na potrzeby póniejszych kontroli i audytów dokonywanych przez uprawnione do tego instytucje krajowe i unijne.

27 KOSZTY DZIELONE Koszty dzielone (common costs/shared costs) s to koszty ponoszone pierwotnie przez jednego z partnerów, którymi obciani s pozostali partnerzy projektu. Np. jeden z partnerów odpowiedzialny jest za stworzenie kosztów strony internetowej programu potem kosztem tym obcia pozostałych partnerów. Jeli nie da si unikn dzielenia kosztów, naley upewni si przed ich poniesieniem czy wszyscy partnerzy oraz ich kontrolerzy si na takie koszty godz. Zaleca si, aby koszty takie wystpowały jedynie w BL5 Zewntrzne ekspertyzy i usługi!

28 KONTROLA I STOPNIA Art. 16 ustp 1 Rozporzdzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 roku w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylajce rozporzdzenie (WE) nr 1783/1999 W celu zatwierdzenia wydatków kade pastwo członkowskie ustanawia system kontroli umoliwiajcy weryfikacj dostarczenia produktów i usług stanowicych przedmiot dofinansowania, zasadnoci wydatków zadeklarowanych dla działa lub ich czci wdraanych na terytorium danego pastwa, jak równie zgodnoci tych wydatków i zwizanych z nimi operacji lub ich czci z przepisami wspólnotowymi i krajowymi.

29 KONTROLA I STOPNIA System kontroli I stopnia w Polsce jest mieszany: zdecentralizowany Urzdy Marszałkowskie, Urzdy Wojewódzkie, Ministerstwa i inne urzdy centralne - kontrol I stopnia mog prowadzi niezaleni od wdraania projektu kontrolerzy wewntrzni ww. instytucji. Jest to moliwe po uprzednim zatwierdzeniu kontrolera przez MRR na podstawie zamieszczonego na stronie MRR wniosku o zatwierdzenie kontrolera projektu. scentralizowany Pozostałe jednostki korzystaj z bezpłatnej kontroli I stopnia wykonywanej przez Władz Wdraajc Programy Europejskie.

30 KONTROLA I STOPNIA Elementy systemu kontroli I stopnia Kontrola administracyjna 100 % wydatków wszystkich projektów Kontrola na miejscu wybrane projekty (analiza ryzyka)

31 KONTROLA I STOPNIA Kontrola I stopnia bezpłatna dla polskich partnerów Osoba odpowiedzialna za kontrol I stopnia przydzielana w momencie wpływu pierwszego rozliczenia Co do zasady ten sam kontroler przez cały okres realizacji projektu

32 DANE KONTAKTOWE Władza Wdraajca Programy Europejskie ul. Wspólna 2/ Warszawa Sylwia Tyszko Główny Ksigowy WWPE tel Jan Krzesiski tel Katarzyna Suda-Puchacz tel Dzikuj za uwag!