INFORMACJA POKONTROLNA NR 21/12/INT-IV. FMP Wystawa Transgraniczna Ptaków Okręgu Pomerania - Szczecin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 1 INFORMACJA POKONTROLNA NR 21/12/INT-IV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej FMP Wystawa Transgraniczna Ptaków Okręgu Pomerania - Szczecin Szczeciński Związek Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego 3 Adres jednostki kontrolowanej ul. Spokojna 7a, Stargard Szczeciński 4 Termin kontroli 26 października 2012 r. 5 6 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pan Andrzej Bell kierownik Oddziału EWT w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1. Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. 7 Zakres kontroli 2. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. 3. Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. 4. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. 1

2 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego. 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. 7. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 8 Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia r. funkcje jn. sprawowali: Adam Wegner Prezes Zarządu SZHGRiDO Roman Kukuła Prezes Zarządu SZHGRiDO od r. Grzegorz Mazurek Skarbnik 8.1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zlecenia oraz przyjął decyzje: 1. Umowa z dnia r. między Szczecińskim Związkiem Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego a firmą: Międzynarodowe Targi Szczecińskie Spółka z o.o. w celu zorganizowania XII Pomorskiej Wystawy Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego w zakresie wynajmu hali głównej, Sali konferencyjno bankietowej, Sali konferencyjnej, hali magazynowej, terenu zewnętrznego oraz parkingów; 2. Umowa o dzieło nr 34/2010 z dnia r. między Szczecińskim Związkiem Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego, a panią Izabelą Biernacką na wykonanie rozliczenia i koordynacji projektu; 3. Umowa o dzieło nr 35/2010 z dnia r. między Szczecińskim Związkiem Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego, a panią Renatą Kowalczyk na wykonanie rozliczenia i koordynacji projektu; 4. Umowa o dzieło nr 10/2010 z dnia r. między Szczecińskim Henrykiem Młynarskim na wykonanie montażu i demontażu klatek wystawowych; 5. Umowa o dzieło nr 11/2010 z dnia r. między Szczecińskim Edwardem Babickim na wykonanie montażu i demontażu klatek wystawowych; 6. Umowa o dzieło nr 12/2010 z dnia r. między Szczecińskim Dariuszem Stypik na wykonanie montażu i demontażu klatek wystawowych; 7. Umowa o dzieło nr 13/2010 z dnia r. między Szczecińskim 2

3 Zbigniewem Kowalczyk na wykonanie montażu i demontażu klatek wystawowych; 8. Umowa o dzieło nr 14/2010 z dnia r. między Szczecińskim Wiesławem Buczek na wykonanie montażu i demontażu klatek wystawowych; 9. Umowa o dzieło nr 31/2010 z dnia r. między Szczecińskim Zbigniewem Sprycha na wykonanie tłumaczenia; 10. Umowa o dzieło nr 17/2010 z dnia r. między Szczecińskim Robertem Klecha na wykonanie usługi ochrony wystawy; 11. Umowa o dzieło nr 18/2010 z dnia r. między Szczecińskim Mateuszem Langa na wykonanie usługi ochrony wystawy; 12. Umowa o dzieło nr 19/2010 z dnia r. między Szczecińskim Edwardem Babickim na wykonanie usługi ochrony wystawy; 13. Umowa o dzieło nr 20/2010 z dnia r. między Szczecińskim Henrykiem Młynarskim na wykonanie usługi ochrony wystawy; 14. Umowa o dzieło nr 23/2010 z dnia r. między Szczecińskim Grzegorzem Grabowskim na wykonanie usługi ochrony wystawy; 15. Umowa o dzieło nr 24/2010 z dnia r. między Szczecińskim Związkiem Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego, a panią Anitą Dega na wykonanie usługi sprzątania hali; 16. Umowa o dzieło nr 32/2010 z dnia r. między Szczecińskim Mirosławem Karpińskim na wykonanie dozorowania wystawy; 17. Umowa o dzieło nr 01/2010 z dnia r. między Szczecińskim Bogdanem Szmidt na sędziowanie; 18. Umowa o dzieło nr 02/2010 z dnia r. między Szczecińskim Krzysztofem Kanickim na sędziowanie; 19. Umowa o dzieło nr 03/2010 z dnia r. między Szczecińskim Sławomirem Ratajczak na sędziowanie; 20. Umowa o dzieło nr 04/2010 z dnia r. między Szczecińskim Waldemarem Kosickim na sędziowanie; 21. Umowa o dzieło nr 05/2010 z dnia r. między Szczecińskim Ireneuszem Rogowskim na sędziowanie; 22. Umowa o dzieło nr 06/2010 z dnia r. między Szczecińskim Manfred Hartmann na sędziowanie; 3

4 23. Umowa o dzieło nr 07/2010 z dnia r. między Szczecińskim Ronald Kollhoff na sędziowanie; 24. Umowa o dzieło nr 08/2010 z dnia r. między Szczecińskim Heinz Marquard na sędziowanie; 25. Umowa o dzieło nr 09/2010 z dnia r. między Szczecińskim Götz Ziaja na sędziowanie; 26. Umowa o dzieło nr 28/2010 z dnia r. między Szczecińskim Grzegorzem Mazurkiem na sędziowanie; 27. Umowa o dzieło nr 33/2010 z dnia r. między Szczecińskim Krzysztofem Demitr na sędziowanie; 28. Umowa o dzieło nr 29/2010 z dnia r. między Szczecińskim Adamem Wegner na sędziowanie; 29. Umowa o dzieło nr 24/S/2010 z dnia r. między Szczecińskim Stanisławem Roszkowskim na sędziowanie; 30. Umowa o dzieło nr 30/2010 z dnia r. między Szczecińskim Adamem Wegner na wygłoszenie referatu; 31. Polisa ubezpieczeniowa nr z dnia r. między Szczecińskim Związkiem Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego, a firmą: PZU SA; 32. Zamówienie wykonania proporczyków z dnia r. udzielone firmie: GRAWER Piotr Nycz; 33. Zamówienie wykonania ścianki działowej na hali wystawowej z dnia r. udzielone firmie: Międzynarodowe Targi Szczecińskie Spółka z o.o.; 34. Zamówienie wykonania ścianki działowej na hali wystawowej z dnia r. udzielone firmie: Międzynarodowe Targi Szczecińskie Spółka z o.o.; 35. Zamówienie wykonania pucharów z dnia r. udzielone firmie: DAREL PPUH Zbigniew Niedźwiedź; 36. Zamówienie wykonania druku plakatów, katalogów i kart oceny z dnia r. udzielone firmie: VERTICO Paweł Linka; 37. Zamówienie wykonania klatek wystawowych z dnia r. udzielone firmie: TERRA-AQUA Firma Produkcyjno - Handlowa; 38. Zamówienie wykonania usługi hotelowej z dnia r. udzielone firmie: Hotel Restauracja Bar Bończa ; 39. Zlecenie zaprojektowania i wydruku materiałów promocyjnych z dnia r. udzielone firmie: Międzynarodowe Targi Szczecińskie Spółka z o.o. 4

5 8.2. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Szczecińskiego Związku Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%. b. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Projekt został ujęty w czwartym okresie sprawozdawczym Raportu partnera (PW FMP) w ramach projektu nr INT pn.: Fundusz Małych Projektów (FMP) INTERREG IV A z dnia 3 października 2011 r., następnie poddany kontroli administracyjnej przez Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki, który pełniąc rolę Kontrolera I stopnia potwierdził kwalifikowalność wydatków wydając 4 października 2011 r. Poświadczenie wydatków zgodnie z art. 16 rozporządzenia 1080/2006. Beneficjent zwrócił się z jednym Raportem z realizacji projektu FMP za okres , na kwotę wydatków kwalifikowalnych ,66 PLN, z czego refundacji podlega 85%. Kwota wydatków kwalifikowalnych została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załączniku nr 1 do Raportu. Kwota wydatków kwalifikowalnych wykazana w ww. Załączniku wynosi ,66 PLN - w Raporcie została ona pomniejszona o kwotę przychodu 2 670,00 PLN. Beneficjent przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w Raporcie poparte zostały dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. c. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że Szczeciński Związek Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego na realizację projektu zaciągnął kredyt. Kontroler stwierdził, że nie było podwójnego finansowania. Wpłaty otrzymane od członków SZHGRiDO wynosiły 9 587,00 PLN i stanowiły majątek stowarzyszenia. Wpłaty od osób nie będących członkami związku w wysokości 2 670,00 PLN zostały uznane jako przychód uzyskany w trakcie realizacji projektu. Przychody wykazano w Raporcie Beneficjenta FMP z dnia r. Wydatki kwalifikowalne zostały pomniejszone o kwotę przychodu. 5

6 W toku czynności kontrolnych ustalono, że koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych. Beneficjent dokonywał płatności gotówkowych oraz z bieżącego rachunku bankowego i z rachunku kredytowego. SZHGRiDO nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT, w związku z tym nie dokonywał żadnych odliczeń. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu. d. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Beneficjent wprowadził zasady (politykę) rachunkowości oraz plan kont z uwzględnieniem wyodrębnienia ewidencji dla zrealizowanego projektu. Kontrolowana jednostka nie prowadzi księgowości elektronicznej. Szczeciński Związek Hodowców Gołębi Rasowych i Drobiu Ozdobnego wyodrębnił zapisy na kontach księgowych, które pozwalają na identyfikację danego projektu: 220 Rozrachunki publiczno prawne, Pozostałe rozrachunki, 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne kosztów operacyjnych. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Do dnia kontroli Partner Wiodący FMP przekazał dla SZHGRiDO refundację poniesionych wydatków w wysokości ,00 PLN. Kserokopie kartotek stanowią załączniki z kontroli finansowej do niniejszej Informacji pokontrolnej. e. Pozostałe ustalenia. W trakcie kontroli ustalono, że Beneficjent podczas realizacji projektu osiągnął przychód z tytułu opłat pobieranych na organizację wystawy w kwocie 2 670,00 PLN. Przychód ten został wykazał w Raporcie z realizacji projektu FMP i pomniejszył kwotę wydatków kwalifikowalnych. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego Wszystkie zaplanowane działania zostały wykonane, wskaźniki zostały osiągnięte. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską W ramach promocji projektu wykonano banery i plakaty. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy związane z promocją (logo Programu, logo UE, nazwa projektu). 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: 6

7 a. Zamówień publicznych Wszystkie wydatki kwalifikowalne w projekcie poniesiono w oparciu o art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Zgodnie z oświadczeniem oraz wyjaśnieniami Beneficjenta dokumentacja znajduje się w miejscu zamieszkania Skarbnika SZHGRiDO. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości W trakcie realizacji projektu Beneficjent zawarł umowy o dzieło na wykonanie usług w zakresie ochrony wystawy: 1. Umowa o dzieło nr 17/2010 z dnia r. 2. Umowa o dzieło nr 18/2010 z dnia r. 3. Umowa o dzieło nr 19/2010 z dnia r. 4. Umowa o dzieło nr 20/2010 z dnia r. 5. Umowa o dzieło nr 23/2010 z dnia r. 6. Umowa o dzieło nr 32/2010 z dnia r. Charakter usługi wskazuje na zasadność zastosowania umowy zlecenia, co skutkuje powstaniem obowiązku odprowadzenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Kontrolujący stwierdzili, że Beneficjent zastosował niewłaściwy rodzaj umowy cywilnoprawnej, co spowodowało niedopełnienie obowiązku zgłoszenia pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz odprowadzenia odpowiednich składek.... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego) 7

8 ... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 8