INFORMACJA POKONTROLNA NR 1/14/PWT/PB. Szczecin, ul. Spedytorska 6/ Szczecin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 2 INFORMACJA POKONTROLNA NR 1/14/PWT/PB Numer kontroli Nazwa jednostki kontrolowanej Adres jednostki kontrolowanej 1/14/PWT/PB Wojewódzka Stacja Sanitarno Epidemiologiczna w Szczecinie Szczecin, ul. Spedytorska 6/ Szczecin Termin kontroli r. Kontrola dotyczy projektu (nazwa i nr) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Skład zespołu kontrolującego Food and Hygiene and Food Safety in Baltic Region nr WTB /10 Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8. Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans.

2 9. Ustalenia kontroli wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie: Wszystkie działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z zawartą umową. Partner brał udział w licznych konferencjach i spotkaniach roboczych o tematyce związanej z badaniem i przechowywaniem żywności. Założeniem projektu było stworzenie wspólnej listy kontrolnej, zawierającej analogiczne punkty kontroli, w celach audytowania producentów żywności, zharmonizowanie metody audytu niewielkich wędzarni ryb tak popularnych w tym regionie. Celem było utworzenie banku pytań, który mógłby być użyty do przeprowadzenia sprawdzianów na płaszczyznach, gdzie potrzebne jest podnoszenie kwalifikacji personelu kontrolującego. Działania projektu pozwoliły na wymianę pracowniczą dla inspektorów krajów uczestniczących w projekcie w celu podnoszenia ich kwalifikacji i uzyskiwania doświadczeń. Aby wzbudzić zainteresowanie i rozszerzyć wiedzę w zakresie prawa żywnościowego i higieny żywności, projekt propaguje różnorodne systemy nagradzania motywującego w regionie basenu Morza Bałtyckiego (BMB), nakierowane na udostępnianie konsumentom wiedzy o higienie z poziomu producenta. W ramach całego projektu stworzono broszurę informacyjną dotyczącą handlu transgranicznego z informacjami dotyczącymi regulacji prawnych i docelowo utworzyć wspólną stronę internetową z niezbędnymi informacjami tak dla branżowców, jak i konsumentów. Opracowanie tych koncepcji miało miejsce przede wszystkim podczas konferencji, w których udział wzięli również wykładowcy spoza programu, co pozytywnie wpłynie na podnoszenie kwalifikacji wśród personelu kontrolującego. Grupami docelowymi są branża spożywcza i konsumenci w ramach układu partnerskiego, jak też osoby z personelu kontrolującego oraz organizacje z branży spożywczej. osiągnięcie wskaźników (w przypadku, kiedy partner jest odpowiedzialny za realizację konkretnych wskaźników projektu) Partner w ramach realizowanego projektu był odpowiedzialny za wykonanie 50 kontroli małych wędzarni, udokumentowanie rezultatów z kontroli na sporządzonych checklistach oraz przygotowanie i sporządzenie 60 egzemplarzy podręcznika Question Bank. kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację projektu W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu potwierdzono kwalifikowalność wydatków przedstawionych w raportach Partnera, zweryfikowanych w trakcie kontroli administracyjnej potwierdzonych wystawieniem certyfikatem pierwszego stopnia. Nie stwierdzono wydatków niekwalifikowalnych. prowadzenie ewidencji księgowej przez partnera Obowiązujące u Beneficjenta zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 020/26/2010 Dyrektora Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Szczecinie z dnia r. w sprawie Polityki Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont. WSSE w Szczecinie prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont opracowany dla Stacji w Części 85/32 Województwo Zachodniopomorskie, Dziale 851- Ochrona Zdrowia, Rozdziale Inspekcja Sanitarna. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała cztery Raporty partnera za okres: Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniach wydatków Załącznikach nr 1 do raportów partnera. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone 2

3 do zapłaty. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego Beneficjenta. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on, więc koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). WSSE prowadzi księgowość w formie tabelarycznej, tzw. amerykanka. Beneficjent wyodrębnił zapisy na analitycznych kontach księgowych dla kont zespołu 4, które pozwalają na identyfikację danego projektu w formie kart kontowych z oznaczeniem Projekt Bałtyk nr WTB /10 Food Hygiene and Food Safety in the Baltic Region. Focus on Food. Zaksięgowane wydatki i koszty zostały zweryfikowane na kontach: - 101: Kasa; - 130: Rachunek bieżący jednostki budżetowej; : Rachunek bankowy jednostki budżetowej (refundacja); - 402: Usługi obce; - 404: Wynagrodzenia; - 409: Pozostałe koszty rodzajowe. Do dnia kontroli Partner uzyskał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,74 PLN. Otrzymane środki Beneficjent zwrócił do Ministerstwa Finansów (Departamentu Budżetu Państwa) na wskazane konto bankowe, w związku z finansowaniem wydatków z rezerwy celowej budżetu państwa. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kopie kart kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do Informacji Pokontrolnej realizacja zawartych umów z kontrahentami w ramach projektu: 1. Umowa o dzieło nr 2/11 zawarta r. z Panem Rogerem Urbanowiczem na przetłumaczenie z języka polskiego na angielski opracowania na spotkanie robocze w Malmo. Wartość umowy: 375,00 PLN brutto. 2. Umowa o dzieło nr 7/12 zawarta r. z Panem Tadeuszem Wijaszką na wygłoszenie wykładu Bezpieczeństwo żywności i pasz ze szczególnym uwzględnieniem problemu dioksyn Wartość umowy 1100,00 PLN brutto. 3. Umowa o dzieło nr 2/12 zawarta r. z Panem Andrzejem Dryjańskim na tłumaczenie ustne z/na języka szwedzkiego na język polski podczas konferencji w ramach Activity 6 Wartość umowy: 390,00 PLN brutto. 4. Umowa o dzieło nr 3/12 zawarta r. z Panem Rogerem Urbanowiczem na przetłumaczenie z/na języka polskiego na angielski podczas konferencji w Szczecinie. Wartość umowy: 390,00 PLN brutto. 5. Umowa o dzieło nr 1/13 z dnia r. zawarta z Panem Rogerem Urbanowiczem na przetłumaczenie z/na języka polskiego na angielski materiałów merytorycznych 3

4 do podręcznika Bank pytań Wartość umowy: 1710,00 PLN brutto. 6. Umowa zlecenie nr 05/2013 zawarta r. z Andrzejem Dryjańskim na tłumaczenie ustne z/na języka szwedzkiego na język polski Wartość umowy: 1162 PLN brutto. 7. Zlecenie z dnia r dla drukarni COMgraph ul. Goleniowska 55 c Szczecin na wykonanie 60 sztuk segregatorów z wydrukiem opracowania Bank Pytań Wartość umowy: PLN brutto. kwalifikowalność podatku VAT: Podatek VAT jest kwalifikowalny w projekcie, partner realizując projekt nie może odzyskać poniesionego podatku VAT oświadczenie stanowi załącznik do akt sprawy. wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych: Na dokumentacji projektu oraz wszelkich materiałach zrealizowanych w ramach projektu zachowano zasady promocji, wpisując nazwę projektu, nazwę programu logo programu oraz logo Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi obowiązującymi. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. powstanie dochodów w projekcie W realizowanym projekcie nie osiągnięto dochodów oświadczenie beneficjenta stanowi załącznik do akt sprawy. sposób archiwizacji Wszelka dokumentacja dotycząca projektu zgodnie z oświadczeniem beneficjenta stanowiącym załącznik do akt kontroli znajduje się w Oddziale Finansowym w Wojewódzkiej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej. wnioski ogólne: Projekt zrealizowany bez zastrzeżeń zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem aplikacyjnym i podpisaną umową o dofinansowanie. 10. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości brak W ramach kontroli sformułowano zalecenia pokontrolne: TAK NIE x 11. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Złożone w wyznaczonym terminie zastrzeżenia/wyjaśnienia wobec treści informacji pokontrolnej będą rozpatrzone przez zespół kontrolujący. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia tej odmowy. 4

5 Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń pokontrolnych. Pan/i... Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej 1 Miejsce, data... 1 Dyrektora, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej. 5