INFORMACJA POKONTROLNA nr 30/15/INT-IV

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 30/15/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Urząd Miasta i Gminy Gryfino 3 Adres jednostki kontrolowanej ul. 1 Maja 16, Gryfino Projekt nr INT pn. Polsko Niemieckie Centrum ds. Młodzieży, Edukacji i Komunikacji w związku gmin Oder-Welse gminie Passow i gminie Pinnow oraz w gminach Chojna, Gryfino, Kołbaskowo, Stare Czarnowo i Wałcz. 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Anita Romańczyk starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego, Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: zamówień publicznych, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych 1

2 z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia r. funkcję sprawowali: Mieczysław Sawaryn Burmistrz, Paweł Nikitiński Zastępca Burmistrza, Tomasz Miler - Zastępca Burmistrza, Beata Blejsz Skarbnik, Mariusz Andrusewicz Kierownik Wydziału Inwestycji i Funduszy Europejskich, Magdalena Sztukiel - p.o. Naczelnika Wydziału Planowania Przestrzennego, Strategii, Rozwoju i Inwestycji. Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. Umowa BMP-PI z dnia r. z Piotrem Oleszkiewiczem, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Firma Ogólnobudowlana Piotr Oleszkiewicz. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła pełnienia funkcji inspektora inwestorskiego dla kontraktu na roboty ujęte w projekcie. 2. Umowa nr BMI-PI z dnia r. z firmą PAK&W Krzysztof Motyka, Ks. Jerzego Popiełuszki 22 m. 14, Gryfino. Wartości umowy: ,53 PLN brutto. Umowa dotyczyła wykonania robót budowlanych zgodnie z projektem pn. Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania Szkoły Podstawowej na Przedszkole przy ul. Kościuszki 17 w Gryfinie. 3. Zlecenie z dnia r. na opracowanie projektu architektoniczno budowalnego przebudowy i zmiany sposobu użytkowania części budynku Szkoły podstawowej Nr 4 przy ul. Kościuszki 17 w Gryfinie na przedszkole. Wybrany wykonawca: Projektowanie Architektoniczne mgr inż. Arch. Dariusz Kędzierski, ul. Rysiowa 8, Dołuje. Wartość zlecenia: ,00 PLN brutto. 4. Umowa BWS z dnia r. z firmą Moje Bambino Sp. z o.o. Wartość umowy: ,90 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem - zabawki, meble, sprzęt multimedialny). 5. Umowa BWS z dnia r. z firmą F.H.U. ET TOI, ul. Horaka 1, Kraków. Wartość umowy: 2 367,84 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów pomocowych i dydaktycznych przedszkola (zgodnie z zamówieniem- zabawki, gry). 6. Umowa BWS z dnia r. z firmą Inter Flora Sp. z o.o. 2

3 ul. W. Grabowskiego 22, Siechnice. Wartość umowy: ,07 PLN brutto. Umowa dotyczyła zakupu, dostawy i montażu urządzeń zabawowych na plac zabaw. 7. Umowa Zlecenie Nr BWS z dnia r. z Panem Radosławem Zabłockim. Wartości zlecenia: 500,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła pełnienia funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. 8. Umowa BWS z dnia r. z firmą Moje Bambino Sp. z o.o. Wartość umowy: ,90 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem- zabawki, meble, sprzęt multimedialny). 9. Umowa BWS z dnia r. z firmą EDUCOL ul. Spółdzielcza 9, Tczew. Wartość zumowy: 1 649,20 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia sprzętu rehabilitacyjnego akcesoria do zabaw ruchowych. 10. Umowa BWS z dnia r. z firmą P.P.H.U. GAZDA Skowarcz, ul. Kwiatowa 20, Pszczółki. Wartość umowy: 8 001,51 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem - pawilon ogrodowy, meble, sprzęt rehabilitacyjny, materiały i pomoce dydaktyczne). 11. Umowa BWS z dnia r. z firmą IT GRYF Usługi Informatyczne ul. Gen. Andersa 4, Gryfino. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem -sprzęt multimedialny). 12. Umowa BWS z dnia r. z firmą Nowa Szkoła Sp. z o.o. ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 25, Łódź. Wartość umowy: 3 417,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem - akcesoria do zabaw ruchowych). 13. Umowa BWS z dnia r. z firmą Moje Bambino Sp. z o.o. Wartość umowy: 1 772,03 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem - materiały i pomoce dydaktyczne). 14. Umowa Zlecenie BMP - PI z dnia r. Wartość zlecenia: 1 780,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła przygotowania Raportu okresowego partnera nr Umowa BWS z dnia r. z firmą INTERBAU Sp. z o.o., ul. Flisacza 17/6, Gryfino. Wartość umowy: 5 634,89 PLN brutto. Umowa dotyczyła wykonania prac remontowych na placu zabaw w przedszkolu Nr 5 w Gryfinie. 16. Umowa BWS z dnia r. z Panem Radosławem Zabłockim. Wartość umowy: 1 350,00 PLN brutto. Umowa dotyczyła pełnienia funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego na montaż urządzeń zabawowych na placu zabaw. 17. Umowa BWS z dnia r. z firmą ASTRUS, ul. Orla 13 A/4, Koszalin. Wartość umowy: ,01 PLN brutto. Umowa dotyczyła dostarczenia elementów wyposażenia przedszkola (zgodnie z zamówieniem - zabawki, meble, sprzęt multimedialny). 18. Umowa Zlecenie z dnia r. wraz z Aneksem z dnia r. Wartość zlecenia: 1 780,00 PLN oraz 1 780,00 PLN (tj. za wykonanie Raportu partnera nr 2 oraz Raportu końcowego). 19. Umowa BMP-PI P4,5 z dnia r. z firmą SABPOL II Sebastian Lityński, ul. Okrężnej 25 A, Gryfino. Wartość umowy: ,63 PLN brutto. Umowa dotyczyła wykonania robót budowlanych na zadanie pn. Poprawa funkcjonalności kuchni 3

4 przedszkolnej w Przedszkolu nr 4 przy ul. Kościuszki 17 w Gryfinie i Przedszkolu nr 5 przy ul. Żeromskiego 12 w Gryfinie. 20. Umowa BMP-PI P4,5 z dnia r. z przedsiębiorstwem POI, ul. Wojska Polskiego 119, Stargard Szczeciński. Wartość umowy: 4 907,70 PLN brutto. Umowa dotyczyła wykonania usług z zakresu inspektora nadzoru inwestorskiego (zgodnie z ww. umową). Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zarządzeniem Nr z dnia 3 stycznia 2011 r. oraz jego zmianami: Zarządzeniem Nr z dnia 25 kwietnia 2012 r. i Zarządzeniem Nr z dnia 4 października 2012 r. (z późn. zm.), Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino wprowadził zasady polityki rachunkowości wraz z planem kont. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała trzy Raporty partnera za okres: Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w raportach została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Partner jest podatnikiem podatku VAT. Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Gmina Gryfino wyodrębniła ewidencję księgową dotyczącą badanego projektu. Przy realizacji zadania Polsko-Niemieckie Centrum ds. Młodzieży, Edukacji i Komunikacji w związku gmin Oder-Welse gminie Passow i gminie Pinnow oraz w gminach Chojna, Gryfino, Kołbaskowo, Stare Czarnowo i Wałcz zastosowano zapisy księgowe w oddziale 001 oraz 006 w typie rejestru o nazwie PKI oraz WBI. Wydatki i koszty zaksięgowane zostały na kontach: - 080: Środki trwałe w budowie (Inwestycje) - z analityką na projekt w podziale na czwartą cyfrę paragrafu 8 i 9 ; środki trwałe budynki i lokale/ spółdz.własnościowe; - Konta zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" służące do ewidencji kosztów osobowych 4

5 (wynagrodzenia osobowe pracowników, składki na ubezpieczenia społeczne) z analityką na projekt w podziale na czwartą cyfrę paragrafu 8 i 9 ; : Rachunek bieżący jednostki wydatki z analityką na projekt w podziale na czwartą cyfrę paragrafu 8 i 9. Powstałe i zakupione środki trwałe w ramach zrealizowanego projektu zostały przyjęte. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,48 EUR. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontroler stwierdził, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do protokołu z kontroli w/w projektu. Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt zakładał wzmocnienie współpracy pomiędzy przedszkolami po stronie polskiej i niemieckiej, tak by dzieci poznały kulturę i obyczaje sąsiadów oraz rozpoczęły naukę języka niemieckiego. Aby sprostać temu zadaniu Beneficjent dokonał remontów i przebudów Przedszkoli, zostały też wyposażone place zabaw na świeżym powietrzu. W tym celu również zostały zakupione pomoce dydaktyczne przydatne w nauce języka niemieckiego oraz oglądania zdjęć i filmów krajoznawczych. Temu służyć mają zakupione w ramach niniejszego projektu zabawki oraz sprzęt multimedialny i pomoce edukacyjne. Osiągnięte wskaźniki przez polskiego Partnera projektu: - liczba projektów na rzecz przezwyciężania barier językowych 3, - liczba uczestników sieci kooperacyjnych/instytucje/ szkoły wyższe liczba przedszkoli 3, -Liczba projektów w ramach FMP 1. Po zakończeniu projektu będą kontynuowane dalsze działania parterów. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na materiałach oraz dokumentach znajdują się wymagane informacje dotyczące przyznanego dofinansowania projektu. Materiały promocyjne posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Na terenie placu zabaw zostały zamontowane tabliczki pamiątkowe informujące o dofinansowaniu z Unii Europejskiej oraz realizacji projektu w ramach Programu EWT. 5

6 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: Zamówień publicznych Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania Szkoły Podstawowej na Przedszkole przy ul. Kościuszki 17 w Gryfinie. Wybrany wykonawca: PAK&W Krzysztof Motyka, Ks. Jerzego Popiełuszki 22 m. 14, Gryfino. Wartość umowy: ,53 PLN brutto. Podczas kontroli ex-post stwierdzono naruszenie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, poprzez opisanie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia bez zachowania przesłanek wymienionych w tym przepisie. Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: Poprawa funkcjonalności kuchni przedszkolnej w Przedszkolu Nr 4 przy ul. Kościuszki 17 w Gryfinie i Przedszkolu Nr 5 przy ul. Żeromskiego 12 w Gryfinie. Wybrany wykonawca: SABPOL II Sebastian Lityński, ul. Okrężnej 25 A, Gryfino. Wartość umowy: ,63 PLN brutto. Podczas kontroli ex-post stwierdzono naruszenie art. 7 ust. 1 w zw. z art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Kontroler pierwszego stopnia wraz z Koordynatorem Krajowym ustalił, że korekta finansowa za powyższe naruszenie będzie zmniejszona z 25% do 5%. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W zrealizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Podczas dokonywania czynności kontrolnych w dniu 03 września 2015 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - faktury, rachunki, - zamówienia, zlecenia, - protokoły odbioru, - materiały promocyjne, - wyciągi bankowe, - polityka rachunkowości z planem kont. 6

7 Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 7