Egzemplarz nr 2 44/13/INT-IV. Numer Projektu: FMP Tytuł Projektu: Poprzez sport do porozumienia. Klub Sportowy Pogoń Handball

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 44/13/INT-IV Numer Projektu: FMP Tytuł Projektu: Poprzez sport do porozumienia 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej 4 Kontrola dotyczy Programu 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli 7 Osoby przeprowadzające kontrolę 8 Zakres kontroli Klub Sportowy Pogoń Handball ul. J. Krasickiego 16/ Szczecin Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/ grudnia 2013 r. Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 1

2 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia r. funkcje jn. sprawowali: - Paweł Biały Prezes Klubu (do 26 czerwca 2013 r.); - Rafał Rojek Prezes Klubu (od 26 czerwca 2013 r.); - Paweł Gzyl - Wiceprezes Klubu; - Andrzej Fijałek - Dyrektor Klubu (do 17 września 2013 r.); - Marek Kaczyński Członek Zarządu; - Elżbieta Sroka - Księgowa Klubu. Dla Klubu Sportowego Pogoń Handball zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. Beneficjent zwrócił się do Partnera Wiodącego Funduszu Małych Projektów Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania - z jednym Raportem z realizacji projektu FMP za okres: na kwotę wydatków kwalifikowalnych ,93 PLN. Po zakończeniu weryfikacji PW FMP ujął Mały Projekt w zbiorczym Raporcie partnera nr INT /01/14/FMP za czternasty okres sprawozdawczy w ramach projektu nr INT pn.: Fundusz Małych Projektów (FMP) INTERREG IV A Projekt został poddany kontroli administracyjnej przez Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki poprzez skontrolowanie próby wydatków. W dniu 31 października 2012 r. Kontroler I-go stopnia potwierdził kwalifikowalność wydatków wystawiając Poświadczenie wydatków zgodnie z art. 16 rozporządzenia 1080/2006. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia - Pomorze Przednie/Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) projekt nr FMP został wylosowany przez Kontrolera I-go stopnia do przeprowadzenia kontroli na miejscu. W celu realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki na zakup artykułów, materiałów, towarów i usług, niezbędnych do przeprowadzenia turnieju. Koszty poniesione na organizację działań zostały wykazane w Zestawieniu wydatków Beneficjenta FMP INTERREG IVA, stanowiącego Załącznik nr 1 do Raportu z realizacji projektu FMP INTERREG IVA. Łączna suma wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu wyniosła ,93 PLN Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Zaplanowane we wniosku o dofinansowanie działania zostały wykonane, cel projektu został osiągnięty. Organizacja turnieju piłki ręcznej, w którym uczestniczyły dwie drużyny z Polski i dwie drużyny z Niemiec przyczyniła się do nawiązania i zacieśnienia kontaktów transgranicznych pomiędzy zespołami grającymi w piłkę ręczną na obszarach należących do Euroregionu Pomerania po obu stronach Odry. W wyniku realizacji projektu zapoczątkowano cykliczny, odbywający się corocznie 2

3 turniej piłki ręcznej z udziałem zespołów z Polski i Niemiec. Realizacja projektu pozwoliła na nawiązanie nowych kontaktów, zawarcie przyjaźni. Turniej umożliwił uczestnikom prezentację umiejętności, doskonalenie warsztatu oraz wymianę doświadczeń. Projekt wpłynął korzystnie na integrację regionu i jego mieszkańców, przyczyniając się jednocześnie do popularyzacji sportu i zdrowej rywalizacji Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy/ zlecenia: W celu realizacji projektu Beneficjent poniósł wydatki na zakup artykułów, materiałów, towarów i usług, niezbędnych do przeprowadzenia turnieju. Do rozliczenia przedstawiono koszty zakupu pucharów, statuetek, koszulek, certyfikatów, plakatów, baneru, długopisów, biletów wstępu na gokarty. Ponadto Beneficjent poniósł koszt ubezpieczenia uczestników turnieju, zatrudnienia tłumaczy i sędziów. W związku z realizacją projektu zakupiono usługi obsługi medycznej, a także usługi hotelowe, gastronomiczne i transportowe oraz ogłoszenia w lokalnej prasie. Koszty poniesione na organizację działań zostały wykazane w Zestawieniu wydatków Beneficjenta FMP INTERREG IVA, stanowiącego Załącznik nr 1 do Raportu z realizacji projektu FMP INTERREG IVA. Łączna suma wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu wyniosła ,93 PLN Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. W toku kontroli stwierdzono, że Klub Sportowy Pogoń Handball Zarządzeniem nr 11/2011 z dnia 01 sierpnia 2011 r. w sprawie zakładowego planu kont i zasad w zakresie rachunkowości wprowadził Politykę Rachunkowości. Kontroli podlegał Raport partnera za okres Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT. Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Wyodrębnienie ewidencji księgowej Projektu następuje przez nadanie kodu identyfikacyjnego przypisanego do Projektu FMP Oznaczenie kont, na których dokonano zapisów księgowych i które podlegały kontroli dotyczy w szczególności: 42050* - FMP koszty dot. projektów współfinansowanych UE z analityką dla realizowanego projektu, 21150* - zobowiązania dot. projektów finansowanych z UE z analityką dla realizowanego projektu; 23250* - rozrachunki z pracownikami dot. Projektów finansowanych z UE z analityką dla realizowanego projektu; 22450* - rozrachunki zob. publ. Prawnych dot. Projektów finansowanych z UE FMP ; 73050* przychody dotyczące projektów finansowanych z UE z analityką dla realizowanego projektu. 3

4 Beneficjent nie dokonał odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,86 EUR oraz rezerwę celową w kwocie 6 544,59 PLN. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską W ramach działań informacyjno promocyjnych został wykonany baner promocyjny i plakaty. Uczestnicy turnieju otrzymali koszulki sportowe z logo Programu, a także nazwą projektu. Na materiałach promocyjnych znajdowała się informacja o wspófinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFRR, logotypy UE oraz Programu. Ponadto w prasie ukazała się publikacja promująca Projekt. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy związane z promocją (logo Programu, logo UE, nazwa projektu) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych Wszystkie zamówienia zostały udzielone w oparciu o art. 4 pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. W celu realizacji projektu Beneficjent nie zawierał kontraktów z wykonawcami. b. Prawa budowlanego Nie dotyczy Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Zgodnie z oświadczeniem oraz wyjaśnieniami Beneficjenta dokumentacja znajduje się w siedzibie Klubu Sportowego Pogoń Handball w Szczecinie, przy ul. Krasickiego 16/1. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska Wskaźniki. Realizacja projektu pozwoliła na osiągnięcie zaplanowanych wskaźników. 4

5 /13/INT-IV STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Kontrola objęła oryginały dokumentów znajdujące się w siedzibie Beneficjenta: - faktury, rachunki; - umowy, zlecenia; - protokoły odbioru; - materiały promocyjne; - wyciągi bankowe; - ewidencja księgowa. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 5