Kontrola pierwszego stopnia

Transkrypt

1 Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) )

2 Wojewoda przeprowadza kontrolę zgodnie z następującymi dokumentami: Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) , zwany dalej Programem, Wspólne uzgodnienia dotyczące kwalifikowalności wydatków przyjęte prze Komitet Monitorujący Programu INTERREG IV Wytyczne Koordynatora Krajowego dla polskich Wnioskodawców Programu Współpracy Transgranicznej Polska Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie)

3 Cele działań kontrolera Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że zadeklarowane (przedstawione do refundacji) przez Partnera Projektu wydatki są kwalifikowalne czyli: czy zostały poniesione w ramach realizacji projektu zatwierdzonego do dofinansowania w ramach odpowiedniego funduszu strukturalnego; czy są niezbędne dla realizacji projektu; czy są racjonalne; czy są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania; czy są zgodne z obowiązującymi przepisami. Kontroler sprawdza również, czy wydatki zostały rzeczywiście poniesione, a towary i usługi zostały dostarczone.

4 Podstawa weryfikacji wydatków: Partner, celem uzyskania Poświadczenia kwalifikowalności wydatków (inaczej Certyfikatu kwalifikowalności), sporządza Raport Partnera zawierający Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (zał. nr 2 do Raportu). Raport Partnera zawiera zestawienie działań i związanych z nimi wydatków w przyjętym okresie sprawozdawczym. Kontrola administracyjna nazywana jest również kontrolą zza biurka i polega na kontroli próby wydatków wybranej z Zestawienia wydatków.

5 Kontrola administracyjna: Raport Partnera Raport Partnera zawiera w szczególności dane na temat postępu realizacji części projektu, za którą odpowiedzialny jest Partner, który go składa. Dokument musi podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. Podpisany formularz Raportu należy złożyć do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz przesłać pocztą elektroniczną.

6 Kontrola administracyjna: Na wezwanie Kontrolera dla wybranej próby wydatków należy przysłać potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: zamówienie/zlecenie/umowę z wykonawcą (jeżeli dotyczy); protokół odbioru; rachunek, fakturę, listę płac, delegację; dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty przelewem bądź gotówką: wyciąg bankowy / nr raportu kasowego, kiedy na dokumencie jest adnotacja zapł. gotówką Nie należy wcześniej przesyłać dokumentów w formie załączników!

7 Kontrola administracyjna: Po zakończeniu weryfikacji Partner otrzymuje Poświadczenie kwalifikowalności wydatków (Certyfikat), które przekazuje Partnerowi wiodącemu celem załączenia go do Wniosku o płatność.

8 Wypełnianie Raportu Beneficjenta Wzór Raportu jest dostępny na stronie: do pobrania/rozliczanie projektów Okres rozliczeniowy, za który składane są Raporty są ustalane z Partnerem Wiodącym projektu. Od daty ostatecznej pozytywnej weryfikacji raportu zależy termin złożenia przez LP Wniosku o Płatność z realizacji projektu. W pkt. 1.1 znajduje się kwota wydatków kwalifikowalnych Raportu.

9 Wypełnianie Raportu Beneficjenta Raport powinien zostać wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera oraz osobę odpowiedzialną za finanse Partnera. Parafowanie stron Raportu nie jest wymagane. Opis realizacji Projektu powinien być w miarę szczegółowy i powiązany z wydatkami dokonanymi w okresie sprawozdawczym. Jednocześnie powinien być spójny z opisem projektu i harmonogramem, który jest załącznikiem do wniosku. Partner polski wypełnia Raport w PLN

10 Wypełnianie Raportu Beneficjenta Istotne jest składanie wersji papierowej i odpowiadającej jej wersji elektronicznej. Załączniki nr 1 i 2 do raportu mogą zostać złozone w wersji elektronicznej. Na podstawie art. 14 rozp. nr 1080 (WE), max czas zatwierdzania wydatków nie może przekroczyć 3 miesięcy. Kontroler ma 40 dni na poświadczenie wydatków (od momentu złożenia kompletu dokumentów wskazanych w próbie do kontroli).

11 Zestawienie zawiera dokumenty posortowane wg kategorii wydatków. poświadczające dokonanie wydatków Każda kategoria wydatków powinna zostać podsumowana. Należy wskazać, które z wydatków stanowią koszty przygotowawcze.

12 Wypełnianie Raportu Beneficjenta Kwoty zamieszczane w załączniku nr 1 powinny wynikać z podsum dokonanych w zestawieniu dokumentów będących załącznikiem nr 2.

13 Kontrola administracyjna: opisy dokumentów Opis faktury/rachunku powinien zawierać: nazwa projektu i numer (jeśli został nadany), opis związku wydatku z projektem w tym oznaczenie do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.), numer księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany, informacja o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, podstawa prawna, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; należy podać przepis w ustawie, na podstawie którego wydatek jest dokonany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy; w przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych nie jest wymagany, adnotacja mówiąca, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub/oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia , adnotacja z datą zawarcia umowy o dofinansowanie projektu.

14 Rozliczanie kosztów koszty osobowe Podstawowym dokumentem związanym z zatrudnianiem osób niezbędnych do realizacji projektu jest umowa o pracę i załączony do niej zakres czynności. Dokumentem poświadczającym poniesienie przez pracodawcę kosztu zatrudnienia pracownika jest lista płac. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej EWT... należy dołączyć również tabelę potwierdzającą że określone koszty związane z zatrudnieniem pracownika są kosztem kwalifikowalnym w projekcie.

15 Rozliczanie kosztów osobowych Poniższa tabela stanowi przykład, jak można przedstawiać koszty związane z zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę. Ok Ok resowe rozliczenie środk ów ów finansowych z z wiązanych z z realizacją projek tu tu Pracodawca Lp. Lp. Nazwisko Imię Imię Płace zas. zas. Dod. Dod. staż. staż. Dod. Dod. SC SC Inne Inne Łącznie wynagrodzenie Składki społ. społ. - - pracodawca FP FP Łącznie całość = = Pracownik Tabela musi być podpisana przez osoby upoważnione do kontroli formalnej i merytorycznej np. głównego księgowego i dyrektora.

16 Rozliczanie kosztów wyjazdów służbowych Wyjazd służbowy musi być ściśle związany z realizacją projektu. Dokumentacja musi zawierać: polecenie wyjazdu służbowego oraz dokument potwierdzający rozliczenie kosztów wyjazdu. Z dokumentów musi wynikać: kto pojechał, na czyje polecenie, ile trwał wyjazd (łącznie z terminami przekraczania granicy państwa w przypadku delegacji zagranicznej), jakie były koszty przejazdu i pobytu, ile pracownikowi wypłacono diet w związku z wyjazdem, czy była wypłacona zaliczka i czy delegacja została ostatecznie rozliczona.

17 Kontrola ex-ante zamówień publicznych Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia kontroli ex-ante. W tym celu podejmuje następujące działania: jeżeli posiada decyzję/umowę o dofinansowanie zwraca się na piśmie do ZUW z prośbą o dokonanie kontroli ex-ante zamówienia publicznego. W piśmie zawiera informacje o przekazaniu dokumentacji na adres poczty elektronicznej abell@szczecin.uw.gov.pl lub wskazuje adres pod którym dokumenty są zamieszczone (pliki dużej objętości); O wyniku kontroli Benficjnt jest informowany na piśmie z adnotacją, że ew. rekomendacje należy wprowadzić, aby w przyszłości nie doszło do uznania części kosztów związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowane, oraz że kontroler nie ponosi odpowiedzialności za skutki przeprowadzenia postępowania.

18 Kontrola ex-ante zamówień publicznych Jeżeli beneficjent nie posiada jeszcze decyzji/umowy, a chce wszcząć postępowanie - całość kontroli przeprowadzana jest przy pomocy poczty elektronicznej stanowisko ZUW przekazywane jest na adres, z którego przekazano dokumenty do kontroli. Dokumenty wymagane do kontroli ex-ante: dokument z ustalenia wartości zamówienia, projekt SIWZ i projekt ogłoszenia, projekt umowy, inne. Należy szczególna uwagę zwrócić na zmiany w ustawie Prawo Zamówień Publicznych dotyczące warunków spełniania udziału w postępowaniu, wykluczania wykonawców itp. Należy stosować ustawę w brzmieniu jednolitego tekstu obublikowanego w Dzienniku Ustaw nr 223 z 2007, poz ze zmianami.

19 Kontrola ex-ante zamówień publicznych Kontroler weryfikuje powyższą dokumentację w szczególności w zakresie: prawidłowości wyboru trybu zamówienia, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w SIWZ, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

20 Kontrola ex-post zamówień publicznych Kontrola ex post co do zasady odbywa się po udzieleniu i wykonaniu zamówienia oraz dokonaniu płatności, czyli w trakcie kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu. Zakres kontroli obejmuje wtedy całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. Jednak kontrola ex post jest dokonywana również w trakcie kontroli administracyjnej, jeżeli wydatki ujęte w Raporcie Partnera zostały poniesione w ramach dokonania zamówienia publicznego. Kontrola obejmuje umowę zamówienia publicznego, protokoły odbioru oraz zgodność SIWZ z planem kosztów.

21 Kontrola na miejscu Kontrolę na miejscu realizacji Kontroler przeprowadza na wybranej próbie projektów: w trakcie trwania projektu, sprawdzając postęp prac inwestycyjnych i dostaw, prognozy osiągnięcia wskaźników na zakończenie realizacji jak również monitorując prowadzenie dokumentacji projektu w siedzibie Partnera. na zakończenie realizacji projektu, sprawdzając wykonane prace inwestycyjne i dostawy jak również poziom osiągniętych wskaźników. Sprawdzeniu podlega również prawidłowość prowadzenia księgowości dla projektu i archiwizacji dokumentów.

22 Wizyta monitorująca Wizyty monitorujące są elementem kontroli projektów miękkich wizytacje szkoleń, warsztatów itp. Termin wizyty monitorującej nie jest powiązany z terminem kontroli na miejscu po zakończeniu realizacji projektu, natomiast jest ściśle uzależniony od harmonogramu realizacji projektu.

23 Fundusz Małych Projektów W mikroprojektach czynności kontrolnych dokonuje Partner wiodący FMP przed sporządzeniem Raportu Partnera. Raport Partnera z realizacji FMP zawiera zestawienie wydatków mikrobeneficjentów w podziale na poszczególne projekty oraz zestawienie wydatków poniesionych na koszty zarządzania projektem. Kontroler dokonuje raz do roku w siedzibie Partnera wiodącego FMP sprawdzenia systemu kontroli mikroprojektów. W czasie tej kontroli dokonywana jest również kontrola na miejscu realizacji mikroprojektów.

24 Dziękuję za uwagę.