INFORMACJA POKONTROLNA NR 4/12/INTIV. Urząd Miejski w Policach, ul. Stefana Batorego Police 4 Termin kontroli 5 marca 2012 r.

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 4/12/INTIV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej INT Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police Gmina Police Urząd Miejski w Policach, ul. Stefana Batorego Police 4 Termin kontroli 5 marca 2012 r. 5 6 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 7 Zakres kontroli 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 1

2 5) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 8 6) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 30 maja 2011 r. do dnia 5 marca 2012 r. funkcję sprawowali: Władysław Diakun - Burmistrz Polic Janusz Zagórski - Skarbnik Gminy Police Kamilla Turzyńska Inspektor w Biurze Promocji i Współpracy Zagranicznej 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1) Umowa nr PW NZP/46/2011 z dnia 16 maja 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Policach. Przedmiotem umowy był wynajem namiotów wystawienniczych wraz z usługami towarzyszącymi podczas wystawy gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 2) Umowa nr PW NZP/62/2011 z dnia 15 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a firmą MEKTOR - Tomasz Kozdraś z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim. Przedmiotem umowy było wykonanie tłumaczeń pisemnych oraz konsekutywnych z języka niemieckiego na polski i z języka polskiego na niemiecki. Wartość umowy: 2.000,00 PLN brutto. 3) Umowa zlecenie nr PW NZP/60/2011 z dnia 22 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Robertem Smejlis zamieszkałym w Dołujach. Przedmiotem umowy było zapewnienie ochrony w trakcie wystawy gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: 6.200,00 PLN brutto. 4) Umowa nr PI NZP/60/2011 z dnia 15 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Policach. Przedmiotem umowy było zapewnienie służby porządkowej w trakcie wystawy gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: 2.000,00 PLN brutto. 5) Umowa nr PI NZP/61/2011 z dnia 15 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Policach. Przedmiotem umowy było przygotowanie cateringu na wieczór integracyjny podczas wystawy gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: 4.800,00 PLN brutto. 6) Umowa nr PW NZP/80/2011 z dnia 16 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a firmą BSL Technika Sceniczna Przemysław Bejster z siedzibą w Szczecinie. Przedmiotem umowy był wynajem sprzętu do nagłośnienia Programu Wystawy Gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: 4.000,00 PLN brutto. 7) Umowa nr PW NZP/81/2011 z dnia 17 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a VIP MED Rafał Kościołowicz z siedzibą w Policach. 2

3 Przedmiotem umowy było zapewnienie zaplecza medycznego w trakcie wystawy gospodarczej w Trzebieży. Wartość umowy: 2.800,00 PLN brutto. 8) Umowa nr PW NZP/53/2011 z dnia 13 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a Polskim Radiem Szczecin SA z siedzibą w Szczecinie. Przedmiotem umowy była realizacja akcji antenowej propagującej Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police. Wartość umowy: 5.500,00 PLN brutto. 9) Umowa nr PW NZP/54/2011 z dnia 8 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a TV Presto Barbara Frankowska z siedzibą w Policach. Przedmiotem umowy była produkcja oraz emisja relacji z imprezy pn. Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police. Wartość umowy: 2.500,00 PLN brutto. 10) Umowa nr PW NZP/63/2011 z dnia 17 czerwca 2011 r. zawarta pomiędzy Gminą Police a VIPMEDIA Mariusz Hałgas z siedzibą w Policach. Przedmiotem umowy była promocja imprezy pn. Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Zabezpieczenie środków. Na podstawie Uchwały Nr LIV A/402/10 Rady Miejskiej w Policach z dnia 25 maja 2010 r. stwierdza się, iż w Budżecie Gminy Police zabezpieczono środki na finansowanie zadania inwestycyjnego, objętego kontrolą, pn. Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police. Zarządzeniem Nr 254/2010 Burmistrza Polic z dnia 29 października 2010 r., Burmistrz Polic ustalił zasady polityki rachunkowości i wprowadził zakładowy plan kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej. b. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Gminy Police zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. c. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z jednym Raportem partnera, na łączną kwotę kwalifikowalną ,91 PLN. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała raport nr INT /02/01 za okres: r r. na kwotę ,91 PLN. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raporcie została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załączniku nr 1 do raportu. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały 3

4 umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. W trakcie kontroli dokonano analizy porównawczej pod kątem zgodności dokumentów księgowych dołączonych do raportu z oryginałami znajdującymi się u Beneficjenta. Kontrolujący stwierdzają, że kopie dokumentów są zgodne z oryginałami. d. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego Beneficjenta. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. e. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Gmina Police spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu, poprzez wprowadzenie kodu księgowego 24, zgodnie z klasyfikacją budżetową: 402-(8 oraz 9) zakres od do Usługi obce; 404-(8 oraz 9) zakres od do Wynagrodzenia; 405-(8 oraz 9) zakres od do Ubezpieczenia i inne świadczenia; 130-(8 oraz 9) zakres od 401 do 438 Rachunek bieżący jednostki. 1. Koszty osobowe: - naliczenie kosztów: Wn (404-(8 oraz 9) zakres od do ) Wynagrodzenia - z analityką dla projektu - zgodnie z klasyfikacją budżetową oraz Wn (405-(8 oraz 9) zakres od do ) Ubezpieczenia i inne świadczenia - z analityką dla projektu - zgodnie z klasyfikacją budżetową / Ma (231) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń z analityką dla poszczególnych pracowników, Ma (229) Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, Ma (225) - Rozrachunki z budżetami - dokonanie zapłaty: Wn (231) Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń z analityką dla poszczególnych pracowników, Wn (229) Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, Wn (225) - 4

5 Rozrachunki z budżetami / Ma (130-(8 oraz 9) zakres od 401 do 438) Rachunek bieżący jednostki z analityką dla projektu - zgodnie z klasyfikacją budżetową. 2. Pozostałe koszty: - otrzymanie faktury/rachunku: Wn (402-(8 oraz 9) zakres od do ) Usługi obce z analityką dla projektu - zgodnie z klasyfikacją budżetową / Ma (201) Rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów, - dokonanie zapłaty: Wn (201) Rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów / Ma (130-(8 oraz 9) zakres od 401 do 438) Rachunek bieżący jednostki z analityką dla projektu - zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontrolerzy stwierdzili, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do protokołu z kontroli w/w projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Celem projektu była organizacja imprezy pn. Transgraniczne Wystawy Gospodarcze w obrębie Euroregionu Pomerania 2010/2011 w Pasewalku i Gminie Police. Wystawy gospodarcze po stronie polskiej zostały zorganizowane w Trzebieży na terenie kompleksu turystycznego. Motywem przewodnim wystawy, która odbyła się 25 i 26 czerwca 2011 r. była prezentacja sektora turystycznego. Celem projektu było wzmocnienie i poszerzenie oferty Euroregionu Pomerania oraz zwiększenie potencjału turystycznego. Podczas imprezy zaprezentowali się polscy i niemieccy wystawcy, organy samorządowe, stowarzyszenia gospodarcze, zakłady komunalne oraz regionalni uczestnicy. W ramach projektu zrealizowano następujące wskaźniki: Ilość stoisk z wystawcami z Polski 41 szt. Ilość stoisk z wystawcami z Niemiec 10 szt. Oświadczenie z dnia 2 marca 2011 r. dotyczące realizacji wskaźników stanowi załącznik do informacji pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. W ramach projektu zakupiono następujące materiały promocyjne: 200 szt. plakatów A2 w dwóch wersjach językowych, 500 szt. ulotek A6 w pełnym kolorze, 300 szt. zaproszeń w dwóch wersjach językowych, szt. folderów A4 w dwóch wersjach językowych, szt. mapek A4 w pełnym kolorze, banery reklamowe 3 x 2,5x1m, 2x 4x1,2m. Materiały promocyjne zawierają logo i nazwę Programu, emblemat Unii 5

6 9 Europejskiej, a także informacja o finansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Informacje o projekcie zostały zamieszczone również w prasie, jak i mediach telewizyjnych i radiowych. Wzory materiałów promocyjnych znajdują się w raporcie rzeczowym (załącznik nr 1 do informacji pokontrolnej). 8.5 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumenty przechowywane są w Biurze Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Miejskiego w Policach (pokój nr 50). Oświadczenie z dnia 2 marca 2011 r. dotyczące archiwizacji dokumentów stanowi załącznik do informacji pokontrolnej. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.6 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/niepraw idłowości Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 6

7 7