Na podstawie 42 ust. 4 pkt 2 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje:

Transkrypt

1 DOP-013/43/2010 Poznań, 13 kwietnia 2010 roku Zarządzenie nr 43/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu w sprawie wprowadzenia do stosowania w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu Regulaminu ubiegania się jednostek organizacyjnych Uczelni o dofinansowanie projektów badawczych w ramach środków w 7 Programie Ramowym Unii Europejskiej (7. PRUE) Na podstawie 42 ust. 4 pkt 2 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu Regulamin ubiegania się jednostek organizacyjnych Uczelni o dofinansowanie projektów badawczych w ramach środków w 7 Programie Ramowym Unii Europejskiej (7. PRUE), stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Rektor /-/ prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak

2 Regulamin ubiegania się jednostek organizacyjnych Uczelni o dofinansowanie projektów badawczych w ramach środków w 7 Programie Ramowym Unii Europejskiej ( 7. PRUE). 1 Definicje Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o: 1) UP w Poznaniu naleŝy przez to rozumieć Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu; 2) Funduszach naleŝy przez to rozumieć wszelkie środki finansowe pochodzące z funduszy 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej; 3) Jednostkach organizacyjnych UP w Poznaniu naleŝy przez to rozumieć samodzielne jednostki organizacyjne instytuty, katedry, jednostki ogólnouczelniane oraz inne jednostki organizacyjne uczelni; 4) Jednostkach uprawnionych UP w Poznaniu naleŝy przez to rozumieć jednostki posiadające zdolność do realizacji Projektu. Są nimi wydziały, jednostki ogólnouczelniane oraz inne jednostki organizacyjne uczelni po otrzymaniu akceptacji od właściwego prorektora oraz jednostki specjalne powołane w celu pozyskania środków z Funduszy; 5) Kierowniku Projektu naleŝy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Rektora UP w Poznaniu, której zadaniem jest właściwa, zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi i finansowymi Polski i UE realizacja Projektu; 6) Kosztach kwalifikowanych naleŝy przez to rozumieć wszelkie koszty poniesione w ramach realizacji Projektu, które zgodnie z wytycznymi dokumentów programowych, kwalifikują się do refundacji ze środków Funduszy; 7) Okresie realizacji Projektu naleŝy przez to rozumieć czas od momentu podpisania umowy na dofinansowanie Projektu finansowanego z Funduszy, do chwili całkowitego rozliczenia rzeczowego i finansowego Projektu oraz złoŝenia sprawozdań i raportów końcowych; 8) Organie kolegialnym naleŝy przez to rozumieć Senat UP w Poznaniu; 9) Prefinansowaniu naleŝy przez to rozumieć konieczność przejściowego sfinansowania całości lub części wydatków na realizację Projektu ze środków własnych beneficjenta. 10) Projekcie naleŝy przez to rozumieć przedsięwzięcia UP w Poznaniu współfinansowane ze źródeł określonych powyŝej, realizowane w oparciu o niniejsze zarządzenie zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych oraz instrukcjach właściwych organów Unii Europejskiej i instytucji krajowych odpowiedzialnych za ich wdraŝanie; 11) Projekcie partnerskim naleŝy przez to rozumieć wspólny Projekt jednostek organizacyjnych UP w Poznaniu i innych podmiotów prawnych tworzących partnerstwo powołane w celu opracowania i realizacji określonego Projektu zgłaszanego do finansowania z Funduszy; 12) Wkładzie własnym naleŝy przez to rozumieć nakłady finansowo-rzeczowe będące w dyspozycji lub przyznane na ten cel jednostce organizacyjnej, które

3 zgodnie ze szczegółowymi zasadami Funduszy beneficjent jest zobowiązany zaangaŝować w realizowany Projekt; 13) Zespole projektowym naleŝy przez to rozumieć grupę osób wyznaczonych przez Kierownika Projektu, w celu naleŝytego zarządzania Projektem; 14) Procedurze naleŝy przez to rozumieć procedurę postępowania określoną w niniejszym regulaminie; 15) Dziale Współpracy z Zagranicą (DWZ) naleŝy przez to rozumieć jednostkę administracyjną, której zadaniem jest nadzór nad przygotowaniem, tworzeniem, realizacją i rozliczeniem Projektów finansowanych z Funduszy; 16) Instytucji naleŝy przez to rozumieć instytucję przyznającą dofinansowanie na realizację Projektu. 2 Wstęp 1) Rektor powierza nadzór nad wykonywaniem czynności, związanych z Projektami, właściwemu prorektorowi. 2) Umowy i wszelkie dokumenty dotyczące Projektów podpisuje Rektor UP w Poznaniu lub właściwy prorektor na mocy pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo wymaga formy aktu notarialnego lub notarialnego uwierzytelnienia podpisu jeśli taki wymóg zawierają wytyczne Instytucji. 3) Wszystkie projekty finansowane z Funduszy, wykonywane w Uczelni, podlegają rejestracji w Dziale Współpracy z Zagranicą, ul. Wojska Polskiego 28, pokój 310, Poznań, tel. (061) ) Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej wniosku o dofinansowanie z Funduszy, realizacja i rozliczenie Projektu odbywa się zgodnie z Procedurą UP w Poznaniu. 5) Kierownika Projektu wskazuje Rektor UP w Poznaniu, a decyzja jest przekazywana do wiadomości: Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą, Kierownika jednostki uprawnionej UP w Poznaniu, Kwestora, Kierownika Działu Współpracy z Zagranicą. 6) Kierownik Projektu powołuje Zespół Projektowy, czyli grupę osób wyznaczonych do opracowania, realizacji i rozliczenia projektu, w skład którego wchodzą: Kierownik Projektu, osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w Projekcie. 7) Szczegółowy zakres obowiązków osób wymienionych w ust. 6 musi zostać określony przez Kierownika Projektu zgodnie ze specyfikacją zawartą w Projekcie. Wymienione wyŝej osoby powinny złoŝyć deklarację uczestnictwa w Projekcie. Oba dokumenty muszą zostać złoŝone w DWZ niezwłocznie po ich podpisaniu. 8) Zespół projektowy współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi UP w Poznaniu, w celu prawidłowej realizacji Projektu.

4 3 Wniosek 1) Wniosek projektowy o dofinansowanie powinien być zgodny z przepisami krajowymi, wspólnotowymi oraz z zasadą racjonalnego gospodarowania. 2) W ramach sporządzenia wniosku projektowego do obowiązków Kierownika Projektu naleŝy przedstawienie wstępnej kalkulacji kosztów obejmującej wszystkie źródła finansowania, harmonogram oraz spis stanowisk pracy, które będą utworzone w ramach Projektu. Przed przystąpieniem do podpisania umowy na realizację Projektu naleŝy przedstawić ostateczną kalkulację kosztów uwzględniając wszystkie źródła finansowania. 3) Dokumenty, o których mowa w ust. 2, naleŝy załączyć do wniosku projektowego składanego w DWZ. 4) Dziekan/Kierownik jednostki uprawnionej UP w Poznaniu oraz Kwestor potwierdza posiadanie lub przyznanie wystarczających środków finansowych w celu pokrycia: a) wkładu własnego, w przypadku Projektu, w którym zgodnie z zasadami Funduszy konieczne jest zagwarantowanie pokrycia części kosztów kwalifikowanych Projektu, b) kosztów prefinansowania Projektu, w sytuacji, w której zgodnie z zasadami Funduszy poniesione przez Projektodawcę wydatki są refundowane, c) kosztów niekwalifikowalnych. 5) W przypadku, gdy jednostka uprawniona UP w Poznaniu nie dysponuje środkami finansowymi wystarczającymi do pokrycia wkładu własnego i prefinansowania Projektu moŝe ubiegać się o uzupełnienie ze środków własnych UP lub pomoc właściwych jednostek organizacyjnych w pozyskaniu środków finansowych niezbędnych do realizacji Projektu z innych źródeł. 6) Jednostka uprawniona jest wspierana przez DWZ oraz inne jednostki organizacyjne UP w Poznaniu przy przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej. 7) W przypadku Projektów, w których wymagane jest potwierdzenie przez organ kolegialny UP dysponowania i przeznaczenia środków finansowych wystarczających do zapewnienia płynności finansowej Projektu Senat UP, na wniosek prorektora właściwego ds. nauki i współpracy z zagranicą, podejmuje uchwałę intencyjną określającą wysokość wkładu własnego i źródła jego finansowania. 8) Nie później niŝ 7 dni przed złoŝeniem wniosku do Instytucji wymagane jest uzyskanie jego akceptacji przez Kwestora, Głównego Specjalistę ds. Zamówień Publicznych oraz właściwego pracownika DWZ. 4 Umowa 1) Podpisanie umów w sprawie dofinansowania Projektów wymaga uprzedniej akceptacji umowy przez radcę prawnego pod względem formalno-prawnym. 2) Na wniosek prorektora właściwego ds. nauki i współpracy z zagranicą przygotowane są, przez DWZ, obligatoryjne dokumenty gwarantujące prawidłową realizację Umowy o dofinansowanie Projektu.

5 3) Podpisaną umowę wraz z pełną dokumentacją projektu DWZ przekazuje do realizacji Kierownikowi Projektu. 4) Kopię podpisanej umowy wraz z załącznikami DWZ przekazuje Kwestorowi. 5 Realizacja 1) Wykonywanie związanych z projektami czynności po podpisaniu umowy przez osoby nie wymienione w 2 następuje na podstawie pełnomocnictwa Rektora udzielonego na wniosek Kierownika Projektu za zgodą Kierownika jednostki uprawnionej UP w Poznaniu. 2) Realizacja Projektów musi być zgodna z zasadami programów opisanych w dokumentach programowych. 3) W realizację Projektów angaŝowani są pracownicy UP w Poznaniu. Na wniosek Kierownika Projektu i za zgodą Rektora mogą być zatrudniane osoby spoza Uczelni. 4) Jeśli Projekt wymaga rejestracji czasu pracy w formie kart czasu pracy i nie zobowiązuje uczestników Projektu do wypełniania określonego wzoru kart czasu pracy, zastosowanie mają wzory kart czasu pracy opracowane przez Kierownika Projektu. 5) Wszystkie umowy z wykonawcami podpisywane w ramach Projektu wymagają kontrasygnaty DWZ oraz Kwestora, a takŝe uprzedniej akceptacji radcy prawnego. 6) Obsługa finansowa odbywa się na wyodrębnionym na potrzeby Projektu rachunku bankowym. 7) DWZ potwierdza kwalifikowalność poniesionych w ramach Projektu w formie akceptacji wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych dotyczących danego projektu. Koszty uznane za niekwalifikowane są sfinansowane ze środków Jednostki uprawnionej UP w Poznaniu, wskazanych przez Kierownika Projektu za zgodą jej kierownika. 8) Rachunek bankowy przypisany danemu Projektowi jest zasilany do wysokości poszczególnych wydatków do czasu wpłynięcia odpowiednich środków zewnętrznych związanych z jego realizacją. 9) Kierownik projektu zatwierdza podpisem wszelkie dokumenty, co oznacza gotowość jednostki do wykonania zadań i posiadanie niezbędnych środków, w tym środków na sfinansowanie kosztów niekwalifikowanych. 10) Jednostka organizacyjna realizująca Projekt ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia Kwestora o terminie kontroli w zakresie oceny rzeczowej, operacji finansowych oraz systemów zarządzania i kontroli Projektu. 6 Rozliczenie i zakończenie projektu 1) W przypadku cofnięcia bądź nie zrefundowania przewidzianych środków z funduszy strukturalnych oraz wystąpienia kosztów niekwalifikowanych, odpowiedzialność finansową ponosi jednostka uprawniona UP w Poznaniu, w której realizowany jest Projekt.

6 2) Kierownik projektu, po uzyskaniu z Instytucji dokumentu potwierdzającego całkowite rozliczenie Projektu przekazuje niezbędną dokumentację do DWZ oraz występuje z wnioskiem do Kwestury o zamknięcie rachunku bankowego Projektu. 7 Obieg dokumentów 1) Ustala się następujący obieg i sposób przechowania dokumentacji Projektu: a) oryginały dokumentacji finansowej (wraz z tłumaczeniem na język polski) przechowuje się w Kwesturze na zasadzie wyodrębnionej księgowości, b) oryginały dokumentacji technicznej (wraz z tłumaczeniem na język polski) przechowuje się w jednostce realizującej Projekt do czasu zakończenia Projektu, c) oryginały dokumentacji przetargowej (wraz z tłumaczeniem na język polski) przechowuje się w jednostkach realizujących zamówienia publiczne zgodnie z ich zakresem obowiązków, d) oryginały innych dokumentów (wraz z tłumaczeniem na język polski) przechowuje się w jednostce realizującej Projekt do czasu zakończenia Projektu, e) dokumentacja związana z właściwą realizacją Projektu (zabezpieczenie umówweksle, gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, akty notarialne o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, itp.) ewidencjonuje i przechowuje Kwestura, f) jednostka realizująca Projekt zobowiązana jest przekazywać do DWZ kopie dokumentów sprawozdawczych przygotowywanych dla właściwych instytucji, w tym takŝe korespondencji istotnej dla przebiegu realizacji Projektu. 2) Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie w sprawie finansowania danego Projektu. 3) JeŜeli umowa w sprawie dofinansowania Projektu przewiduje inne warunki obiegu przechowywania dokumentacji Projektu, jednostka organizacyjna realizująca Projekt zobowiązana jest je wypełnić. 4) Po zakończeniu Projektu kompletna dokumentacja dotycząca jego realizacji wraz z jej pisemnym wykazem, podpisanym przez Kierownika Projektu, z wyłączeniem dokumentacji finansowej oraz dokumentacji dotyczącej spraw pracowniczych, musi być przekazana do DWZ. Dokumentacja dotycząca wykorzystania Funduszy powinna być przechowywana zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Projektu. 5) Dokumentacja finansowa dostarczana jest w miarę jej wytwarzania do kwestury, a po zakończeniu projektu przechowywana przez minimum 10 lat. Dokumentacja dotycząca spraw pracowniczych dostarczana jest do Działu Spraw Osobowych, a po zakończeniu Projektu przechowywana zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Projektu.