INFORMACJA POKONTROLNA NR 15/11/INTIV. Muzeum w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 15/11/INTIV INT Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej Miejsca pracy przymusowej w okresie nacjonalnego socjalizmu w Stralsundzie i w Stargardzie wspólna rekonstrukcja Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Muzeum Stargard Rynek Staromiejski Stargard Szczeciński 4 Termin kontroli 1 marca 2012 r. 5 6 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Małgorzata Kruszewska starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego Pani Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 7 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez 1

2 8 Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą od dnia r. do dnia 1 marca 2012 r. funkcję sprawowali: Marcin Majewski Dyrektor Muzeum Teresa Czajewska Główna Księgowa Jolanta Aniszewska Zastępca Dyrektora ds. Naukowych 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1) Zlecenie wykonania tłumaczeń dokumentów archiwalnych, niezbędnych do opracowania przewodnika. Tłumaczenia dokumentów archiwalnych wymagają specyficznych umiejętności: znajomości języka historycznego, specjalistycznego słownictwa i orientacji w historycznych aspektach wytwarzania dokumentacji a także umiejętności odczytywania dokumentów pisanych odręcznie. W związku z tym tłumaczenia zlecane były osobiście lub telefonicznie tłumaczowi, który na stałe współpracuje z Muzeum. Muzeum nie ma podpisanej umowy z tłumaczem. Natomiast na tłumaczenie konsekutywne zostało przeprowadzone rozpoznanie rynku. 2) Zlecanie wykonania kopii materiałów archiwalnych. Ze względu na specyfikę tych dokumentów (dokumenty historyczne lub obiekty muzealne) instytucje przechowujące decydują o możliwości wykonania reprodukcji wskazanych materiałów. Zamawiający składając zamówienie na kopie dokumentacji jednocześnie akceptuje obowiązujący w danej instytucji cennik za wykonanie usługi. 3) Faktura VAT 225/2010 wystawiona przez firmę INVEST-MEDIA Rafał Młyński. Przedmiotem zakupu jest zestaw komputerowy wraz z oprogramowaniem. W celu dokonania zakupu Zamawiający przeprowadził analizę rynku. 4) Zakup materiałów biurowych w przypadku zakupu materiałów biurowych 2

3 nie była przeprowadzana pisemna analiza rynku. Muzeum dokonuje zakupów biurowych w dwóch sklepach prowadzących sprzedaż hurtową Darel P.P.H.U. oraz Sort Sp. Zo.o. 5) Faktura VAT nr 567/11/11 zlecenie wykonania Rollup oraz 300 szt. Folderów. W celu dokonania zakupu Zamawiający przeprowadził analizę rynku. 6) Koszty związane z podróżami służbowymi - w związku ze zbieraniem materiałów niezbędnych do opracowania przewodnika wykonano m.in. kwerendy: w Archiwum Państwowym w Szczecinie, Instytucie Pamięci Narodowej w Szczecinie, Dziale Rękopisów Książnicy Pomorskiej w Szczecinie, Centralnym Muzeum Jeńców Wojennych w Łambinowicach w Opolu, Urzędzie Miejskim w Międzyrzeczu, Instytucie Zachodnim w Poznaniu, Archiwum Państwowym w Gorzowie, Archiwum Akt Nowych w Warszawie, Instytucie Pamięci Narodowej w Warszawie. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Zabezpieczenie środków. W toku kontroli ustalono, iż Beneficjent zabezpieczył środki niezbędne do sfinansowania badanego projektu w: - Planie Finansowym instytucji kultury na rok 2009; - Planie Finansowym instytucji kultury na rok 2010; - Planie Finansowym instytucji kultury na rok b. Wielkość wydatków kwalifikowanych dla partnera polskiego. Dla Muzeum w Stargardzie Szczecińskim (partner polski Partner nr 1) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%. c. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z trzema Raportami partnera obejmującymi okresy: , oraz , na łączną kwotę wydatków kwalifikowalnych ,60 PLN, z czego refundacji podlega 85% wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego projektu. Kontrolę przeprowadzono na wydatkach przedstawionych w drugim i trzecim Raporcie partnera, wyłączono wydatki z pierwszego raportu, które zostały skontrolowane podczas kontroli na miejscu w trakcie realizacji projektu w terminie 28 czerwca 2011 r. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych ujętych w raportach. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone 3

4 w raportach poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Kontrolujący stwierdzili, że kopie dokumentów dołączonych do raportów są zgodne z oryginałami. d. Sprawdzenie prawidłowości dokonywania płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone z rachunku wskazanego w dokumentach księgowych: e. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. W trakcie kontroli stwierdzono, że od dnia 1 stycznia 2010 r. w badanej jednostce obowiązywał plan kont, do którego wprowadzono konta niezbędne do spełnienia wymogu wyodrębnionej ewidencji księgowej (Zarządzenie Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim nr 11/2009 z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie zmiany planu kont). Od 1 stycznia 2011 r. w jednostce obowiązywał nowy plan kont (Zarządzenie Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim nr 7/2010 z dnia 16 grudnia 2010 r. w sprawie zmiany planu kont). W Planie Kont wyodrębniono konta syntetyczne i analityczne, na których ewidencjonowane były wydatki ujęte w projekcie. Wyodrębniona ewidencja księgowa była prowadzona na następujących kontach syntetycznych: rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (dotyczy umów cywilno-prawnych); materiały; sprzęt; usługi obce; delegacje służbowe; otrzymana dotacja. W celu bardziej szczegółowego wyodrębnienia ewidencji kosztów projektu do kont syntetycznych prowadzono równoległe księgowania na kontach analitycznych: wynagrodzenia projekt INTERREG (dotyczy umów cywilnoprawnych); segregatory; znaczki pocztowe; koperty; materiały biurowe pozostałe; passe - partout; papier na zaproszenia i opisy; teczki; materiały plastyczne; tonery, tusze; materiały biurowe do projektu Miejsca pracy ; 4

5 sztalugi; ramy; wyżywienie; powiększenia fotografii; odbitki; filmy fotograficzne; tablice informacyjne; banery; tłumaczenia; kserokopie i zdjęcia; materiały dydaktyczne; druk książek; druk plakatu, ulotek, folderów; nocleg; wynajem sal; umowy INTERREG; koszty marketingowe INTERREG; delegacje krajowe samochodami; delegacje (koszty biletów PKP); noclegi krajowe; noclegi zagraniczne; przejazdy samochodowe zagraniczne; diety krajowe; diety zagraniczne. Koszty zatrudnienia pracowników zostały zaksięgowane w kwotach ogólnych, ponieważ stosowany w jednostce Beneficjenta program płacowy nie pozwala na wyodrębnienie części tych kosztów, które zostały przyporządkowane do kosztów projektu i stanowią wydatki kwalifikowalne w projekcie. Koszty zatrudnienia zaksięgowano na kontach: wynagrodzenia osobowe - pracownicy działalności podstawowej; ubezpieczenia społeczne - pracownicy działalności podstawowej; fundusz pracy. W celu uwidocznienia kwot wydatków kwalifikowalnych do list płac zostały załączone tabele z niezbędnymi informacjami (wysokość odprowadzonych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy, zaliczki na podatek dochodowy i innych potrąceń oraz wykaz roboczogodzin przepracowanych w projekcie). Dokonane płatności zostały zaksięgowane na kontach: kasa; rachunek bankowy. W przypadku wydatku przedstawionego w pozycji 26. Raportu partnera za okres kontroler stwierdził brak księgowania na koncie projektowym (kwota 81,71 PLN). Zgodnie z wyjaśnieniami Beneficjenta wydatek ten został zaewidencjonowany na koncie krajowe podróże służbowe, zamiast na koncie delegacje krajowe do projektu INTERREG. Z uwagi na zamknięcie ksiąg rachunkowych (wydatek dokonano w 2010 r.) Beneficjent nie ma możliwości dokonania przeksięgowań na ww. kontach. 5

6 Refundacja poniesionych wydatków w kwocie ,60 PLN została zaksięgowana na koncie dotacja INTERREG. Podatek VAT stanowi koszt niekwalifikowalny projektu, Beneficjent rozlicza podatek VAT wg współczynnika struktury sprzedaży. W związku z powyższym jako koszt projektu zaksięgowano kwoty netto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. Kontrolerzy stwierdzili, że Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności). 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt polegał na analizie prac przymusowych polskich obywateli w okresie nazistowskim w miastach Stralsund i Stargard. Efektem polsko-niemieckiego projektu jest publikacja Miejsca pracy przymusowej Polaków w Stralsundzie i Stargardzie/Orte der Zwangsarbeit von Polen in Stralsund und Stargard. Część książki, opracowana przez stronę niemiecką, ukazuje miejsca pracy i zamieszkania polskich robotników przymusowych w Stralsundzie. W części publikacji opracowanej przez pracowników stargardzkiego Muzeum omówiono miejsca pracy i losy głównie polskich robotników przymusowych, jeńców wojennych i więźniów obozów koncentracyjnych wykorzystywanych do niewolniczej pracy w Stargardzie i w okolicznych miejscowościach w latach II wojny światowej. W pierwszym etapie projektu przeprowadzono kwerendy w placówkach archiwalnych i naukowo badawczych, które miały na celu zebranie niezbędnych materiałów do opracowania polsko-niemieckiej publikacji. W drugim etapie pracownicy Muzeum Jolanta Aniszewska i Andrzej Bierca po konsultacjach z niemieckimi partnerami z PRORA-ZENTRUM na Rugii przystąpili, w oparciu o pozyskane materiały archiwalne, do opracowywania polsko - niemieckiego przewodnika. W trakcie realizacji projektu, ze względu na specyfikę trudno dostępnych materiałów wydłużono termin przeprowadzenia i zakończenia kwerend (zbierania materiałów) a tym samym termin publikacji przewodnika. W związku z tym w dniu 31 marca 2011 została podpisana decyzja zmieniająca do decyzji o przyznaniu wsparcia z dnia r. wydłużająca okres wykorzystania środków do dnia r. Etap kwerend został zamknięty. Ponadto na wniosek Partnera wiodącego Prora Zentrum e.v. w dniu 2 września 2011 r. podpisano drugą decyzję zmieniająca, w której zmieniono okres na jaki zostało przyznano wsparcie na dzień r. Po stronie niemieckiej publikacja miała swoją premierę 18 listopada 2011 r. w Starlsundzie. Polska prezentacja publikacji miała miejsce 2 grudnia 2011 r. w Stargardzie. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. W trakcie prezentacji publikacji w Stargardzie oraz Stralsundzie wszyscy uczestnicy zostali poinformowani o dofinansowaniu projektu z UE (dokumentacja zdjęciowa). W publikacji, na zestawie komputerowym oraz na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy związane z promocją, tj. posiadają logo Programu, emblemat 6

7 9 Unii Europejskiej, zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Ponadto w parsie lokalnej (Kurier Szczeciński, 7 Dni Ziemi Stargardzkiej, Stargardzki Informator Samorządowy, Europomerania, Głoś Szczeciński, Głos Stargardzki) oraz na stronach internetowych (m.in zamieszczono artykuły dotyczące projektu. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych nie dotyczy. Wydatki ujęte w raporcie są poniżej kwoty Euro nie ma obowiązku stosowania Ustawy Pzp. W celu dokonywania zakupów przeprowadzano analizę rynku. b. Prawa budowlanego nie dotyczy. W projekcie nie przewidziano robót budowlanych. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta dokumenty dotyczące realizacji niniejszego projektu są przechowywane w dwóch Działach Muzeum w Stargardzie: w Księgowości (dokumenty finansowe) oraz w Dziale Historycznym (pozostała dokumentacja). Po zakończeniu rozliczenia projektu dokumenty te zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi trafią do Archiwum Zakładowego Muzeum w Stargardzie. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.... 7

8 ... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 8