INFORMACJA POKONTROLNA NR 8/13/PWT PB. Akademia Morska w Szczecinie. ul. Wały Chrobrego 1/2, Szczecin

Transkrypt

1 INFORMACJA POKONTROLNA NR 8/13/PWT PB Egzemplarz nr. 1. Numer kontroli 8/13/PWT PB 2. Nazwa jednostki kontrolowanej 3. Adres jednostki kontrolowanej Akademia Morska w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 1/2, Szczecin 4. Termin kontroli r. 5. Kontrola dotyczy projektu (nazwa i nr) 6. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli WTPB /11 MarTech_LNG Marine Competence, Technology and Knowledge Transfer for LNG (Liquid Natural Gas) in the South Baltic Sea Region Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/ Skład zespołu kontrolującego Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; 8. Zakres kontroli Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Realizacja działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzenie poziomu osiągniętych wskaźników; Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) kwalifikowalności wydatków, b) prawa budowlanego, Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją

2 9. Ustalenia kontroli o przyznaniu wsparcia; Sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT oraz czy działania w trakcie realizacji projektu generowały dochód; Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 30 czerwca 2013 r. funkcje jn. sprawowali: prof. dr hab. inż. kpt.ż.w. Stanisław Gucma JM Rektor Akademii Morskiej w Szczecinie, prof. dr hab. inż. Krzysztof Chwesiuk Prorektor ds. Nauki Akademii Morskiej w Szczecinie (do stycznia 2013), dr hab. inż. Artur Bejger, prof. nadzw. AM Prorektor ds. Nauki Akademii Morskiej w Szczecinie (od ) dr inż. II of. mech. Przemysław Rajewski Prorektor ds. Nauczania Akademii Morskiej w Szczecinie (do ), dr inż. II of. mech. okr. Piotr Treichel Prorektor ds. Nauczania Akademii Morskiej w Szczecinie (od ) dr inż. kpt. ż.w. Wojciech Ślączka Prorektor ds. Morskich Akademii Morskiej w Szczecinie (do ), dr inż. kpt. ż.w. Andrzej Bąk prof. nadzw. AM Prorektor ds. Morskich Akademii Morskiej w Szczecinie (od ), Andrzej Durajczyk Kanclerz Akademii Morskiej w Szczecinie, Dorota Zujewska-Kozak Kwestor Akademii Morskiej w Szczecinie, dr inż. st. of. Stefan Jankowski Kierownik projektu MarTech LNG, Małgorzata Jankowska Asystent projektu MarTech LNG, wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie Projekt zrealizowany został zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. W ramach realizacji projektu zorganizowano szereg spotkań między Partnerami mających na celu omówienie wyników dotychczasowych prac oraz sposobu realizacji kolejnych etapów projektu. Pracownicy polskiego Partnera wzięli udział w międzynarodowych konferencjach ( LNG 17, Ro-Ro Shipping, Transnav ) w trakcie których szeroko promowano założenia Projektu oraz firmy z obszaru Południowego Bałtyku, których działalność związana jest z technologiami LNG. Akademia Morska w Szczecinie była również organizatorem warsztatów projektowych, szkoleń, oraz wyjazdów studyjnych, odpowiedzialna również była za zbieranie i analizę danych dotyczących firm z obszaru Południowego Bałtyku, których działalność związana jest z realizowanym projektem. W ramach realizacji projektu utworzona została strona internetowa na której na bieżąco można śledzić postęp realizacji projektu oraz zapoznać się z jego założeniami, AM na w/w portalu stworzyła mapę interaktywną przedstawiająca wszystkie instytucje oraz podmioty gospodarcze w regionie zajmujące się technologiami LNG. Projekt oraz jego założenia były również szeroko promowane przez Partnera polskiego za pośrednictwem mediów lokalnych oraz internetu. Wspólnie z Partnerami opracowano profil LNG dla SBSR pt. Mapping LNG knowledge and competence in the SBSR. 2

3 osiągnięcie wskaźników (w przypadku, kiedy partner jest odpowiedzialny za realizację konkretnych wskaźników projektu) Polski Partner projektu zrealizował wszystkie zakładane wskaźniki, co potwierdzono w trakcie kontroli na miejscu realizacji oraz kontroli administracyjnej raportów. kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację projektu W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu potwierdzono kwalifikowalność wydatków przedstawionych w raportach Partnera nr 1, 2 i 3 zweryfikowanych w trakcie kontroli administracyjnej. prowadzenie ewidencji księgowej przez partnera W związku z podpisanym porozumieniem partnerskim nr PP6/MarTech_LNG przez Akademię Morska w Szczecinie dotyczącym realizacji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk pn. Martech, działanie: Europejska Współpraca Terytorialna z dniem r. wprowadzono obowiązujący w Akademii Morskiej do celów prowadzenia wyodrębnionej w tym zakresie ewidencji księgowości: Wyodrębniony plan kont i zasady rachunkowości dotyczące projektu MARTECH LNG dofinansowanego z funduszy strukturalnych. Kontrola w trakcie realizacji projektu obejmowała raporty za okres: Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załączniku nr 1. Partner przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego Projektu, a jako koszt inwestycji zaksięgowano kwoty brutto wynikające z faktur dołączonych do wniosków o płatność. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa kosztów wg typów działalności i ich rozliczenia poprzez wprowadzenie kodu księgowego przypisanego do projektu 27 z analityką dla linii budżetowych i komponentów. Kontroler zweryfikował operacje na kontach księgowych: * Koszty funduszy strukturalnych - z analityką dla linii budżetowych i komponentów; środki trwałe w budowie fundusze strukturalne analityka Martech LNG dla realizowanego projektu; środki trwałe fundusze strukturalne z analityką dla realizowanego projektu; Rozrachunki z dostawcami z tytułu funduszy strukturalnych z analityką dla poszczególnych kontrahentów i realizowanego projektu. 3

4 Do dnia kontroli Beneficjent otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,64 EUR. Zakupione środki trwałe w ramach realizowanego projektu zostały przyjęte na stan, utworzono dokumenty OT nr 5/03/12 i 6/03/12 Przyjęcie środka trwałego. Wszystkie zapisy na kontach księgowych w ewidencji Beneficjenta pokrywają się z przedstawionymi dowodami księgowymi. realizacja zawartych umów z kontrahentami w ramach projektu Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa nr AG/JŁ/39/2013 zawarta w dniu , przedmiot umowy organizacja spotkania dotyczącego projektu MARTECH_LNG, wartość 8.750,00 PLN brutto, Ponadto w ramach realizacji projektu zlecono wykonanie następujących dostaw/usług: - Zakup/wykonanie pieczątek, - zakup materiałów biurowych, - usługi kurierskie, Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów/zamówień/zleceń zostały załączone do raportów). Umowy zawarte w wyniku udzielonych zamówień publicznych: 1. przetarg nieograniczony pn. Dostawa materiałów eksploatacyjnych do sprzętu drukującego i kopiującego na potrzeby projektów., Transfer kompetencji morskich, technologii i wiedzy dla LNG w regionie Morza Południowego Bałtyku MARTECH LNG realizowanych w Akademii Morskiej w Szczecinie weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 1 nie stwierdzono naruszenia przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). Umowa nr AG/AZ/343/12 zawarta w dniu r., wartość 800,00 PLN netto, 2. przetarg nieograniczony pn. Sprzedaż wraz z dostawą sprzętu komputerowego na potrzeby projektu Transfer kompetencji morskich, technologii i wiedzy dla LNG w regionie Morza Południowego Bałtyku MARTECH LNG realizowanego w Akademii Morskiej w Szczecinie weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 1 nie stwierdzono naruszenia przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). Umowa nr AG/AS/5/2012 zawarta w dniu r., wartość 8.600,00 PLN netto, 3. przetarg nieograniczony pn. Dostawa materiałów eksploatacyjnych do sprzętu drukującego i kopiującego na potrzeby projektów., Transfer kompetencji morskich, technologii i wiedzy dla LNG w regionie Morza Południowego Bałtyku MARTECH LNG realizowanych w Akademii Morskiej w Szczecinie weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 1 nie stwierdzono naruszenia przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). Umowa 4

5 nr AG/MS/56/2012 zawarta w dniu r., wartość 1.778,58 PLN brutto kwalifikowalność podatku VAT Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, beneficjent nie ma możliwości odzyskania VAT, jest to wydatek kwalifikowalny w projekcie. powstanie dochodów w projekcie Działania prowadzone w ramach realizacji projektu nie generowały dochodów (oświadczenie stanowi załącznik nr 3). wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych materiały promocyjne oraz informacyjne zakupione i wytworzone w ramach realizacji projektu opatrzono logo Unii Europejskiej oraz Programu (materiały i opracowania projektowe stanowią akta kontroli administracyjnych), w trakcie warsztatów, szkoleń oraz spotkań realizowanych w ramach projektu uczestnicy byli informowani o jego dofinansowaniu, na stronie internetowej projektu umieszczono informację o dofinansowaniu projektu ze środków UE, sprzęt zakupiony w ramach realizowanego Projektu oznaczono logo Programu i UE oraz zamieszczono informację o dofinansowaniu(zdjęcia z wizji lokalnej stanowią załącznik 2 nr do informacji pokontrolnej), sposób archiwizacji Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach: - Dział Obsługi Księgowej Projektów Międzynarodowych dokumenty księgowe, - Dział Księgowości listy płac, raporty kasowe, - Dział Administracyjno-Gospodarczy dokumenty związane z zakupem sprzętu, usług i materiałów, postępowania przetargowe zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, - Dział Kadr umowy o pracę, aneksy do umów, zakresy czynności pracowników, listy obecności, - Biuro Projektu umowy, aneksy do umów, dokumenty z organizacji spotkań, listy obecności, poświadczone za zgodność z oryginałem dokumenty do Raportów. Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta (załącznik nr 4 do informacji pokontrolnej) Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. wnioski ogólne Projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 10. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości 5

6 W ramach kontroli sformułowano zalecenia pokontrolne: TAK NIE 11. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Złożone w wyznaczonym terminie zastrzeżenia/wyjaśnienia wobec treści informacji pokontrolnej będą rozpatrzone przez zespół kontrolujący. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń pokontrolnych.. Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Szczecin, r.... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej 1 Miejsce, data... 1 Dyrektora, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej. 6